Wie man eine formelle E-Mail richtig schreibt (die Ergebnisse bringt)

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Benötigen Sie es zu wissen, wie man eine formelle E-Mail schreibt? Wenn Sie es gewohnt sind, zwanglose E-Mails an Freunde und Familie zu schreiben, wissen Sie vielleicht nicht, wie man eine formelle E-Mail richtig schreibt.

Machen Sie sich keine Sorgen. Sie sind nicht allein. Viele Menschen haben Probleme damit, eine formelle E-Mail zu schreiben. Dieser Artikel wird Ihnen helfen.

Formelle E-Mails sind oft gefragt, wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie nicht gut kennen. Auch für einige geschäftliche Situationen ist eine formelle E-Mail die richtige Wahl. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine formelle oder informelle E-Mail senden sollen, ist es in der Regel besser, eine formelle Nachricht zu senden.

How to write a formal email — Sind Sie bereit zu lernen, wie man eine formelle E-Mail schreibt? (Grafikquelle)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich eine formelle E-Mail von einer informellen E-Mail unterscheidet. Wir zeigen Ihnen Beispiele für die verschiedenen Teile einer E-Mail, damit Sie den Unterschied zwischen informellen und formellen E-Mails erkennen können. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie eine formelle E-Mail richtig schreiben, eine formelle E-Mail formatieren und eine formelle E-Mail versenden. Außerdem erfahren Sie, wie E-Mail-Signaturvorlagen Ihrer formellen E-Mail mehr Wirkung verleihen können.

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Lassen Sie uns nun mit dem Lernen beginnen–entweder indem Sie sich das Video-Tutorial ansehen:

oder indem Sie durch die detaillierten schriftlichen Schritte unten gehen, wie man formelle E-Mails schreibt.

1. Was ist eine formelle E-Mail?

Eine formelle E-Mail wird typischerweise an jemanden geschickt, den Sie nicht gut kennen, oder an zuständige Behörde. Beispiele für jemanden, dem Sie eine formelle E-Mail schicken könnten, sind Ihr Professor, ein Beamter oder sogar ein Unternehmen, mit dem Sie Geschäfte machen.

Wenn Ihr Arbeitsplatz eine formelle Umgebung hat, verwenden Sie formelle E-Mails mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen, es sei denn, Sie werden anderweitig angewiesen. An vielen Arbeitsplätzen geht der Trend zu einer zwangloseren Umgebung, und das überträgt sich oft auf die E-Mail-Kommunikation. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was für Ihren Arbeitsplatz richtig ist, fragen Sie nach.

Informelle versus formelle E-Mail: Was ist der Unterschied?

Eine formelle E-Mail unterscheidet sich von einer informellen E-Mail. Eine informelle E-Mail geht in der Regel an eine Person, die Sie gut kennen—oft ist es jemand, mit dem Sie sich gut verstehen, z. B. ein Freund oder Familienmitglied. Wenn Sie eine informelle E-Mail senden, müssen Sie sich nicht so viele Gedanken über Struktur und Tonfall machen.

Tatsächlich unterscheidet sich eine formelle E-Mail von einer informellen E-Mail unter anderem durch ihre Struktur. Eine formelle E-Mail hat eine sehr definierte Struktur, mit einer eindeutigen Anrede (der erste Teil der E-Mail), einem Signaturabschnitt, einem Einleitungssatz und einem Textkörper.

Außerdem verwenden Sie in einer formellen E-Mail eine andere Sprache als in einer lockeren E-Mail. Vermeiden Sie Abkürzungen, Verkürzungen, Umgangssprache, Emoticons und andere informelle Terminologie. Der Ton einer formellen E-Mail ist ebenfalls anders. Eine informelle E-Mail verwendet vielleicht nicht einmal vollständige Sätze oder korrekte Grammatik, aber eine formelle E-Mail tut dies immer.

Hier ist ein Beispiel für formelle E-Mail-Sprache:

Das Treffen ist für den 5. Dezember um 9:30 Uhr angesetzt. Ihre Projekt-Updates werden benötigt.

Vergleichen Sie die formelle Sprache mit der informellen E-Mail-Sprache in dieser E-Mail:

Obligatorisches Treffen—5. Dezember, um 9:30 Uhr. Updates werden benötigt. Wir sehen uns dort. :)

Beide Aussagen enthalten die gleichen Informationen. Aber der Ton der ersten ist viel förmlicher. Beachten Sie den unvollständigen Satz, die Umgangssprache und das Emoticon in dem informellen Beispiel.

2. Schreiben einer formellen E-Mail

Während eine informelle E-Mail oft schnell verschickt werden kann, erfordert das Schreiben einer formellen E-Mail in der Regel etwas mehr Überlegung und Zeit. Jedes Element in einer E-Mail muss sorgfältig bedacht werden.

Schauen wir uns daher einige gängige Elemente einer formellen E-Mail genauer an:

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das, was der Leser in seinem Posteingang sieht. Wenn die Betreffzeile irreführend ist oder Informationen fehlen, wird Ihre E-Mail möglicherweise nicht gelesen. Die Nachricht kann sogar in den Spam verschoben werden. Je formeller Ihre E-Mail ist, desto ausführlicher sollte Ihre Betreffzeile sein. Acht geben, dass Sie Ihre Betreffzeile nicht zu lang gestalten.

Hier ist ein Beispiel für eine formelle E-Mail-Betreffzeile:

Obligatorisches Studententreffen: 5. Dezember, 9:30 Uhr.

Vergleichen Sie diese Betreffzeile mit dieser informellen E-Mail-Betreffzeile:

Bevorstehendes Meeting

Beachten Sie, dass die erste Betreffzeile informativer und vollständiger ist. Die informelle Betreffzeile, die an jemanden geschickt wird, den Sie gut kennen, berührt das Thema nur knapp.

Anrede

Die Anrede spricht die Person, an die Sie die E-Mail senden, direkt an. Sie wird in formellen E-Mail-Nachrichten immer verwendet, in informellen Nachrichten jedoch manchmal übersprungen. Hier sind einige Beispiele für formelle und informelle Anreden:

Wenn Sie die E-Mail an eine Gruppe senden, sprechen Sie die gesamte Gruppe an. Hier ist ein Beispiel:

Liebe Studenten,

Wenn Sie den Namen der Person haben, an die Sie die E-Mail senden möchten, ist es angemessen, ihren Namen zusammen mit einem eventuellen Titel der Person zu verwenden. Hier ist ein Beispiel für eine formelle Anrede für eine Person:

Sehr geehrter Herr Professor Smith,

Wenn Sie den Namen der Person, die Sie erreichen wollen, nicht kennen, sollten Sie sich bemühen, diese Information herauszufinden. Als letzter Ausweg ist es in Ordnung (aber weniger effektiv), die E-Mail an den Titel der Person zu richten, die Sie zu erreichen hoffen. Hier ist ein Beispiel für eine formelle Anrede ohne Namen:

Sehr geehrter Personalabteilungsleiter,

In seltenen Fällen, in denen Sie den Namen oder Titel einer Person nicht kennen, ist es in Ordnung, diese Anrede zu verwenden:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vergleichen Sie die formellen Begrüßungsbeispiele mit den folgenden informellen Anreden:

Informelle Anrede für eine Gruppe

Hallihallo!

Informelle Anrede für eine Einzelperson

Hallo Taylor,

Wie Sie sehen können, sind die formelle und die informelle Anrede sehr unterschiedlich.

Einleitung

Beim Öffnen einer formellen E-Mail muss der Absender oft sich vorstellen. Im Gegensatz dazu werden informelle E-Mails an jemanden gesendet, den Sie kennen, und die Einleitung ist nicht erforderlich.

Hier ist ein Beispiel für eine Eröffnung in einer formellen E-Mail:

Mein Name ist Jordan Smith. Ich bin der Professor für Statistik an der Universität XYZ. Diese Nachricht ist für alle derzeitigen Studenten bestimmt.

In diesem Artikel finden Sie noch mehr Beispiele für E-Mail-Eröffnungen:

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So starten und beenden Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail

Laura Spencer

Textkörper

Der Textkörper einer formellen E-Mail erläutert normalerweise den Zweck der E-Mail. In einer informellen E-Mail ist eine solche Ausarbeitung möglicherweise nicht erforderlich. Obwohl der Textkörper detaillierte Informationen enthält, ist es wichtig, in einer formellen E-Mail klar und prägnant zu schreiben. Denken Sie daran, dass Ihr Leser Sie nicht kennt und vielleicht auch nicht mit Ihrem Thema vertraut ist. Sie wollen nicht, dass Ihr E-Mail-Empfänger einen wichtigen Punkt missversteht.

Schlusswort

Wie Sie eine formelle E-Mail beenden, ist ebenso wichtig. Da das E-Mail-Schlusswort das letzte ist, was Ihr Empfänger sieht, kann Ihr E-Mail-Schlusswort einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Ein gutes formelles E-Mail-Schlusswort erinnert den Leser auch daran, wer Sie sind, da es Ihren vollständigen Namen, Ihre Kontaktinformationen und Ihren Titel (falls zutreffend) enthalten sollte. Wenn Sie können, verwenden Sie eine professionelle Signaturvorlage für zusätzliche Wirkung. (Erfahren Sie mehr über Signaturvorlagen im nächsten Abschnitt.)

Im Gegensatz dazu kann ein E-Mail-Schlusswort bei einer informellen E-Mail extrem lässig sein. In einigen Fällen, in denen der Empfänger Ihnen gut bekannt ist, können Sie das E-Mail-Schlusswort sogar weglassen.

Die gängigste Art, ein formelles E-Mail-Schlusswort zu beginnen, ist das Wort "Mit freundlichen Grüßen". Es ist zwar ein üblicher Schluss, aber auch ein sicherer Schluss.

Hier ist ein Beispiel für einen formellen E-Mail-Abschluss:

Mit freundlichen Grüßen,

Jordan Smith Professor für Statistik, XYZ College [E-Mail Adresse geht hier ein] [Telefonnummer geht hier ein]

In diesen Artikeln finden Sie noch mehr Beispiele für formelle (und informelle) E-Mail-Abschlüsse:

Sie haben nun die Informationen, die Sie benötigen, um jeden Abschnitt einer formellen E-Mail zu schreiben. Formelle E-Mails sind professionellen E-Mails sehr ähnlich, da professionelle E-Mails oft in einem formellen Stil geschrieben werden. Die Prinzipien, die für berufliche E-Mails gelten, sind auch für formelle E-Mails nützlich. Lernen Sie in diesem Tutorial, wie Sie eine effektive professionelle E-Mail schreiben:

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So schreiben Sie klare und professionelle E-Mails

David Masters

3. Formatierung und Strukturierung einer formellen E-Mail

Während viele informelle E-Mails unstrukturiert sind, ist es wichtig, wie Sie Ihre formelle E-Mail formatieren und strukturieren. Eine formelle E-Mail sollte mindestens alle der folgenden Elemente enthalten:

Betreffzeile. Seien Sie spezifisch, aber prägnant. Viele Experten sind sich einig, dass die ideale Betreffzeile sechs bis zehn Wörter lang ist.
Anrede. Sprechen Sie den Empfänger, wenn möglich, mit seinem Namen an. Verwenden Sie ggf. Anreden. Schreiben Sie zum Beispiel Lieber Professor Smith, nicht Hey.
Textkörper. In diesem Abschnitt wird die Hauptbotschaft der E-Mail erläutert. Verwenden Sie bei einer formellen E-Mail korrekte Grammatik und vollständige Sätze.
Unterschrift. Ihr E-Mail-Schluss sollte formell und nicht informell sein. Verwenden Sie Ihren Vor- und Nachnamen. Wenn Sie im Namen einer Organisation schreiben und den Titel der Person kennen, an die Sie die E-Mail senden, verwenden Sie ihn.

Wie bereits erwähnt, gibt es viele Gemeinsamkeiten zwischen einer geschäftlichen E-Mail und einer professionellen E-Mail. In dieser Anleitung wird der richtige Aufbau einer geschäftlichen E-Mail erklärt:

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Die Wahl der E-Mail-Schriftart ist ebenfalls wichtig, wenn Sie eine formelle E-Mail formatieren. Obwohl viele moderne E-Mail-Plattformen die Verwendung vieler verschiedener Schriftarten erlauben, ist es am besten, bei einer gängigen, gut lesbaren Schriftart wie Verdana, Calibri, Times New Roman oder Georgia zu bleiben. Helvetica und Arial sind ebenfalls gängige serifenlose Schriftarten, die Sie verwenden können.

Vermeiden Sie neuartige Schriftarten wie Comic Sans, handschriftliche Schriftarten wie Bradley Hand und Schreibschriften wie Brush Script. Denken Sie daran, wenn Sie eine ungewöhnliche Schriftart für Ihre formelle E-Mail wählen, dass diese Schriftart möglicherweise von einigen E-Mail-Plattformen nicht unterstützt wird.

Halten Sie sich außerdem an ein oder zwei Schriftarten in Ihrer formellen E-Mail. Wenn Sie zu viele verschiedene Schriftarten verwenden, kann Ihre E-Mail zu lässig wirken. Zu viele Schriftarten können sogar dazu führen, dass Ihre formelle E-Mail weniger lesbar ist.

4. Versenden einer formellen E-Mail

Sobald Sie Ihre formelle E-Mail geschrieben und formatiert haben, sind Sie fast bereit, Ihre Nachricht zu versenden. Doch bevor Sie auf den Senden-Button drücken, sollten Sie Ihre E-Mail noch einmal sorgfältig überprüfen. Suchen Sie nach:

Rechtschreibfehler
Fehler in einem Namen
Schreibfehler
Grammatikalische Fehler

Denken Sie daran: Eine schlampige E-Mail voller Fehler macht einen schlechten Eindruck.

Achten Sie auch auf die E-Mail-Adresse, die Sie zum Senden der E-Mail verwenden, wenn Sie ernst genommen werden wollen. Viele von uns haben in jungen Jahren E-Mail-Adressen erstellt, die für formelle E-Mails nicht geeignet sind. Wenn Sie es schaffen, sollte Ihre E-Mail-Adresse für formelle E-Mails eine Variation Ihres Namens ohne zusätzliche Zeichen sein.

Hier sind einige Beispiele für angemessene und unangemessene E-Mail-Adressen:

E-Mail Adresse #1

KittenL0ver73%@example.com

Heben Sie sich diese Art von E-Mail-Adresse für zwanglose E-Mails an Ihre Familie und Freunde auf.

E-Mail Adresse #2

TaylorJones@example.com

Diese E-Mail-Adresse kann für formelle und professionelle E-Mails verwendet werden.

Hinweis: Die hier und in diesem Artikel verwendeten E-Mail-Adressen dienen nur als Beispiele. Sie sollen keine realen E-Mail-Adressen darstellen.

Wenn Sie ein Student sind oder im Namen einer Organisation schreiben, ist es eine gute Idee, die von Ihrer Bildungseinrichtung oder der Organisation, die Sie vertreten, bereitgestellte E-Mail-Adresse zu verwenden. Die meisten Hochschulen stellen ihren Studenten zum Beispiel E-Mail-Adressen im Format:

firstnamelastname@collegename.edu

5. Vorlagen für eine formelle E-Mail verwenden

Eine Möglichkeit, Ihrer formellen E-Mail zusätzliche Wirkung zu verleihen, besteht darin, eine professionell gestaltete Signaturvorlage zu verwenden. Eine Signaturvorlage verleiht Ihrer E-Mail eine interessante Grafik. Eine Signaturvorlage enthält außerdem Ihre vollständigen Kontaktinformationen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine E-Mail, die mit einer professionell gestalteten Signaturvorlage abgeschlossen wird:

Here is an example of a formal email closing with a signature template — Hier ist ein Beispiel für einen formellen E-Mail-Abschluss mit einer Signaturvorlage

Hinweis: Das vorherige Beispiel verwendet das Email Signature Template Pack von Envato Elements, das eine gute Quelle für professionelle E-Mail-Vorlagen wie die im obigen Beispiel verwendet ist.

Beachten Sie den Unterschied, den eine Qualitätsvorlage ausmacht. Weitere großartige Beispiele für E-Mail-Signaturvorlagen finden Sie in diesem Artikel:

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Fazit

Sie haben vielleicht nicht viel Erfahrung mit dem Schreiben formeller E-Mails, aber wenn Sie eine schreiben müssen, ist es wichtig, dass Sie es richtig machen. Das Schreiben einer formellen E-Mail ist nicht schwierig, wenn Sie wissen, was zu tun ist.

Eine formelle E-Mail unterscheidet sich deutlich von einer informellen E-Mail. Es gibt eine richtige Struktur, Formatierung und einen richtigen Ton, den Sie für eine formelle E-Mail verwenden sollten.

Nun, da wir Ihnen erklärt haben, was Sie über formelle E-Mails wissen müssen, sind Sie bereit, Ihre eigene formelle E-Mail zu schreiben, zu formatieren und zu versenden. Viel Erfolg!

Neben dem Schreiben guter E-Mails ist es auch wichtig, den Überblick über Ihren E-Mail-Posteingang zu behalten.

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