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Cómo Escribir un Correo Formal (Con Excelentes Resultados)

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Spanish (Español) translation by Christian Marroquin (you can also view the original English article)

¿Necesitas aprender a escribir un correo electrónico profesional? Como lo señala wikiHow, si estás acostumbrado a redactar emails casuales a amigos o familiares, puede que no sepas cómo se escribe un correo electrónico formal en español apropiadamente.

¡No te preocupes, no estás solo! Muchas personas tienen problemas escribiendo un email formal. Este artículo te va a enseñar a escribir emails apropiadamente.

Básicamente, necesitas escribir emails formales al dirigirte a alguien que no conoces bien o en alguna situación de negocios. Según universia.es, el correo electrónico es el principal medio de comunicación utilizado en los negocios.

Si no estás seguro si enviar un email formal o uno informal, normalmente es mejor enviar un mensaje formal.

How to write a formal email
¿Estás listo para aprender a cómo escribir un correo electrónico profesional? (fuente gráfica)

A lo largo de este artículo, aprenderás las diferencias entre un email formal y uno informal y a cómo escribir un correo electrónico.

También te daremos ejemplos de para que aprendas las partes que lo conforman y conozcas las diferencias entre los dos. Aprenderás cómo se escribe un correo electrónico con el formato apropiado antes de enviarlo y a usar plantillas de firma para email para generar una mejor impresión.

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Ahora comenzaremos el tutorial sobre cómo se escribe un correo electrónico formal en español:

1. ¿Qué es un Email Formal?

Los emails formales normalmente son enviados a alguien que no conoces bien o que está en una posición de autoridad; por ejemplo profesores, personas públicas, compañías o personas con las que quieras hacer negocios.

Si el ambiente de tu trabajo es formal, lo más apropiado es que uses mensajes formales para dirigirte a tu jefe y colegas (a menos de que se te indique lo contrario). Muchos lugares de trabajo están mutando a un ambiente más casual y relajado, mismo que se debe ver reflejado en tu redacción de emails. Si no estás seguro de cuál es la mejor manera de comunicarte en tu trabajo, lo mejor será que preguntes.

Email Casual vs Email Formal: ¿Cuál es la Diferencia?

Los emails casuales normalmente están dirigidos a personas que conoces bien o les tienes confianza, como amigos o parientes. Al escribir un email casual no tienes que preocuparte tanto sobre la estructura y el tono. De hecho parte de lo que caracteriza a un email formal de uno casual, es el tipo de escritura.

La estructura de un email formal es definida, empezando por el saludo, apertura, cuerpo y firma. Otra de los factores que los diferencía, es el tipo de lenguaje que se usa en cada uno. Al escribir un email formal en español, evita usar abreviaciones, contracciones, gentilicios, emoticones y cualquier otra terminología informal.

El tono en un email formal, también es diferente. Muchas veces los correos informales no usan oraciones completas o no tienen gramática apropiada, sin embargo un email formal debe de tenerlo.

Aquí hay un ejemplo de lenguaje formal en un email:

Esta reunión está programada para el 5 de diciembre a las 9:30 a.m. Todos los estudiantes deben asistir a dicha reunión. Necesitarán los avances de su proyecto.

Ahora comparalo con este mail informal:

Reunión requerida—5 de diciembre, 9:30 am. Se necesitan los avances. Nos vemos :)

Ambos correos contienen la misma información, pero el tono es lo que los diferencía. El primero es un email formal y el segundo informal.

2. Escribir un Email Formal

Mientras que un correo informal puede ser enviado rápidamente, escribir un email formal en español normalmente requiere más tiempo y reflexión ya que se necesitan considerar varios elementos.

Teniendo eso en mente, echemos un vistazo a las características que conforman un email formal:

Asunto

El asunto es lo que lo primero que verá el lector en su bandeja de entrada. Si el asunto tiene información errónea o incompleta, puede que nunca lo abran o incluso ser direccionado a la carpeta de no deseados. Entre más formal sea el email, más detallado debe ser el asunto.

Aunque sea detallado, debes cuidar que tu asunto no sea muy largo.

Aquí hay un ejemplo de un asunto formal:

Reunión de Estudiantes Obligatoria: 5 de Diciembre, 9:30 a.m.

Ahora comparala con este asunto informal:

Próxima Reunión.

Nota que el primero de los casos es informativo y en el segundo apenas se toca el tema.

Saludo.

El saludo está directamente enfocado a la persona que se envía el correo y siempre es usada en emails formales. Aquí hay algunos ejemplos de saludos formales e informales:

Si estás enviando el email a un grupo, saluda a todo el grupo. Aquí hay un ejemplo:

Estimados Estudiantes,

Si tienes el nombre de la persona, es apropiado usar el nombre y algún título que la persona posea, por ejemplo:

Estimado Licenciado Fernández,

Siempre debes tratar de conseguir el nombre de la persona a quien te diriges, pero en caso de que no lo consiguieras, como último recurso, te puedes dirigir usando el título de la persona.

Aquí hay un ejemplo de saludo formal sin nombre:

Estimado Director de Recursos Humanos.

En situaciones extrañas donde no sabes el nombre de la persona o el título, está bien usar este tipo de saludo:

A quien corresponda,

A continuación podrás comparar diferentes tipos de saludos para situaciones informales:

Saludo Informal para un Grupo

¡Hola a todos!

Saludo Informal para un individuo

Hola Mariana,

Como puedes ver, los saludos formales para encabezar mail son muy diferentes.

Introducción

En la apertura de un email formal, es necesario hacer una breve introducción de quién manda el mail, te tienes que presentar a ti mismo.

Por el contrario los correos informales son enviados a alguien que ya conoces y no es necesario presentarte.

Aquí hay un ejemplo de una apertura de un correo formal:

Mi nombre es Carlos González. Soy catedrático de Estadística para la Universidad XYZ. Este mensaje es para todos los estudiantes.

En este artículo, encontrarás más ejemplos de apertura de emails:

  • Correo Electrónico
    ¿Cómo Comenzar y Terminar un Correo Profesional de Negocios?
    Laura Spencer

Cuerpo

En el cuerpo de un email formal, normalmente se menciona el propósito del mismo. Por el contrario en un email informal, no es necesario hacerlo.

El cuerpo del mensaje de un mail formal debe contener información detallada expresada de manera clara y concisa. Recuerda que el remitente no está familiarizado contigo ni con el tema que van a tratar y es importante que todo quede lo más claro posible para que no haya lugar a malinterpretaciones.

Cierre

Por último pero no menos importante, está el cierre del mensaje. El cierre es la última impresión con la que se quedará tu destinatario. En esta sección debes aclarar quién eres e incluir información tal como tu nombre completo, si cuentas con algún título e información de contacto (en caso de que sea apropiado).

Si puedes, usa una plantilla de firma profesional para añadir impacto. (Aprende más acerca de la firma en la siguiente sección.)

En contraste, el cierre de un email informal puede ser extremadamente casual. En algunos casos, cuando conoces muy bien al destinatario, puedes omitir el cierre del correo.

La manera más común de empezar el cierre de tu email, es usando la palabra “Atentamente”.

Es una forma muy fácil de terminar tu mensaje

Aquí hay un ejemplo de un cierre de email formal:

Atentamente,

Amancio Murillo,

Profesor de Estadística, Universidad XYZ

[Aquí va el email]

[Aquí el número de teléfono]

En estos artículos, encontrarás más ejemplos de cierres formales (e informales):

  • Correo Electrónico
    ¿Cómo Terminar un Correo Electrónico con un Cierre Profesional?
    Laura Spencer
  • Correo Electrónico
    +30 de las Mejores Manera de Firmar tu Correo (Para que Sea Memorable)
    Laura Spencer

Ahora sabes cómo escribir correctamente un email formal. Los correos formales son muy similares a los correos electrónicos profesionales, ya que son escritos con un estilo formal.

Las reglas que se aplican a los correos profesionales, también son útiles en los formales.

Aprende cómo escribir un correo electrónico profesional con ejemplos en este tutorial:

  • Escritura
    ¿Cómo Escribir Correos Claros y Profesionales?
    David Masters

3. Formato y Estructura de un Email Formal

Normalmente no te tienes que preocupar tanta por la estructura en un correo informal, pero en el caso de los formales, tienes que prestar especial atención al formato y estructura. Por más breve que sea, un email formal debe contener los siguientes elementos:

  • Asunto: Tiene que ser específico y conciso. Muchos expertos están de acuerdo en que el asunto ideal es de seis a diez palabras, máximo.
  • Saludo: Dirígete al destinatario por su nombre, si es posible. Usa honoríficos, cuando sea apropiado. Por ejemplo, Estimado Licenciado Ramírez, no Hola.
  • Cuerpo: Esta sección explica el tema principal del email. En un email formal, usa gramática apropiada y oraciones completas.
  • Firma: El cierre debe ser formal. Usa tu nombre y apellido. Si estás escribiendo un email a nombre de una organización y conoces el título de la persona a la que les estás enviando el correo, úsalo.

Como mencionamos antes, hay muchas similitudes entre un email de negocios y uno profesional. Este tutorial explica la manera apropiada de estructurar un email de negocios:

  • Correo Electrónico
    ¿Cómo Dominar el Formato Apropiado de Correos de Negocios (y Evitar un Desastre Profesional)?
    Laura Spencer

Otra característica importante del formato de los email formales, es la elección adecuada del tipo de fuente. Aunque muchas plataformas de correo modernas te permiten usar muchas fuentes diferentes, es mejor apegarse a fuentes comunes como Verdana, Calibri, Time New Roman o Georgia. Helvetica y Arial son fuentes sans-serif comunes que también puedes usar.

Evita usar fuentes modernas como Comic Sans, Bradley Hand, o Brush Script. Recuerda que si escoges una fuente inusual, puede que algunas plataformas de correo electrónico no la lean.

También procura usar solo una o dos fuentes. Usar muchas tipografías puede hacer que tu correo se vea muy casual e incluso hacerlo poco legible.

4. Enviar un Correo Electrónico Formal

Una vez escrito y después de cuidar el formato, tu correo está casi listo para ser enviado; pero antes debes de revisarlo cuidadosamente.
Busca:

  • Errores de deletreo
  • Errores en un nombre
  • Error tipográfico
  • Errores gramaticales

Recuerda que, un email lleno de errores causa mala impresión.

También, presta atención a la dirección de correo que estás usando si quieres que sea tomado en serio. Muchos creamos cuentas de correo cuando éramos jóvenes que no son las más apropiadas para entablar comunicación formal. Lo ideal es que generes un email específico para tratar temas formales. Te dará más seriedad.

Aquí hay algunos ejemplos de direcciones de correo apropiadas e inapropiadas:

Email Inapropiado #1

Amante-de-Gatitos100%@ejemplo.com

Usa este tipo de dirección para enviar correos casuales a familiares y amigos

Email Apropiado #2

Tfranciscolopez@ejemplo.com

Esta dirección de correo puede ser usada para correos profesionales y formales.

Nota: Estas direcciones de correo electrónico usados aquí y a través de este artículo son solo usados con el propósito de dar ejemplos. No intentan representar un correo real.

Si eres un estudiante o escritor en nombre de una organización, es buena idea usar el correo provisto por la institución o la organización que representas. Muchas universidades, proveen a sus estudiantes de direcciones de correo con el siguiente formato:

primernombreapellido@nombredeuniverisdad.edu

5. Usar Plantillas para un Formato de Correo

Una manera de añadir impacto extra al formato de tu correo, es usando firmas diseñadas profesionalmente. Una plantilla de firma electrónica le agrega valor y seriedad a tu email y puede contener toda tu información de contacto.

Aquí hay un ejemplo de un correo formal con una plantilla de firma:

formal email signature template example
Aquí hay un ejemplo de un correo formal con una plantilla de firma.

Nota: El ejemplo anterior usa plantillas profesionales de correo electrónico de GraphicRiver. Nota la diferencia que hace una plantilla de calidad. Para más ejemplos de plantillas para firmas de correo electrónico, revisa este artículo:

  • Correo Electrónico
    +12 Plantillas de Firmas de Correo Electrónico: Con Diseños Únicos
    Sean Hodge

Conclusión

Puedes no tener mucha experiencia en cuanto escribir correos, pero si necesitas escribir uno, es importante hacerlo de la manera correcta. Escribir un correo formal no es tan difícil cuando conoces los pasos a seguir.

Un correo formal es diferente de uno informal. Tiene una estructura, formato, y tonos apropiados que debes usar.

Ahora que hemos explicado lo que necesitas saber acerca de correos formales, estás listo para escribirlo, darle formato y enviarlo. ¡Buena Suerte!

Además de escribir correos, es también importante mantenerte al día con tu bandeja de entrada.

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