Redactar y Enviar Nuevos Correos con Microsoft Outlook

Los correos son una gran parte de nuestras visas personales y profesionales. De acuerdo a las estadísticas de la firma Radicati Group, hay cerca de 2.6 billones de usuarios de correo electrónico en el mundo. Probablemente eres uno de ellos.

Tienes muchas elecciones para los servicios de correo. Un software popular es Microsoft Outlook. Si estás comenzando con Outlook y nunca lo usaste antes, puedes preguntarte cómo puedes enviar un correo.

Ya sea que seas nuevo en Outlook o solo necesitas refrescar, este tutorial puede ayudarte. En él, aprenderás cómo redactar un correo y enviarlo. También cubriremos lo básico del correo electrónico como darle formato al mensaje y cómo adjuntar archivos a un correo.

Guía para el Dominio de la Bandeja de Entrada (Descarga Gratis)

Antes de proceder, asegúrate de tomar nuestro libro gratis: La Guía Definitiva para Dominar la Bandeja de Entrada. Viene con estrategias y consejos para organizar el correo eficientemente.

Ahora vamos a ver en este material sobre cómo redactar un correo con Outlook.

¿Cómo Redactar un Correo Electrónico con Outlook? (Video)

En el video de arriba aprende cómo redactar un correo en Outlook y enviarlo. O, lee las instrucciones comprensivas para ayudarte a crear tu primer mensaje de correo.

Paso 1. Abre Microsoft Outlook

Antes de aprender a cómo enviar un correo usando Outlook, primero necesitas abrirlo.

Así que, abre Microsoft Outlook en tu escritorio. En muchos casos, esto significa dar clic en el icono de Outlook. Microsoft Outlook se abre:

Importante: Microsoft tiene muchas versiones disponibles de Outlook. La apariencia y la funcionalidad de tu pantalla podrían depender en gran medida de qué versión estás usando y cómo está configurado.

Notarás que Outlook se abre automáticamente a tu Bandeja de Entrada. Ya que esta es una nueva cuenta de Outlook, no tenemos muchos mensajes.

También nota que la porción principal de las opciones de menú, debajo de la pestaña de opciones,es llamada Cinta.

Paso 2. Crea un Nuevo Mensaje de Outlook

El siguiente paso para enviar tu primer mensaje con MS Outlook es aprender cómo crear un nuevo correo.

Para crear un nuevo mensaje de Microsoft Outlook, da clic en la opción de Nuevo Mensaje en la parte izquierda de la Cinta, debajo de la pestaña de Inicio. La ventana de Nuevo Mensaje aparece en la pestaña de Mensaje:

Paso 3. Rellena la Información de Encabezado

La primera cosa que necesitarás para llenar la ventana de Nuevos Mensajes es la información de encabezado. Esto consiste en los siguientes campos:

• Desde el Menú Desplegable: El campo contiene la dirección de correo desde el cual envías el mensaje. (Nota: Si tu cuenta de Outlook está adjunta a una cuenta de correo, este campo no aparecerá.)
• Para: Este campo contiene la dirección o las direcciones a la cual envías el correo.
• Cc: En este campo, puedes incluir destinatario adicionales.
• Asunto: Este campo contiene una descripción breve del tema de tu corre.

1. ¿Cómo Rellenar la Información de Encabezado (Para, De, y Asunto)?

Para comenzar, asegúrate de que la información en el campo de De sea correcto. Este campo por defecto tiene el correo actual que estás usando con Outlook. Si usas más de un correo con Outlook, verás una flecha a la derecha del campo. Esta flecha te permite cambiar a otra dirección de correo electrónico si das clic en él. Aquí lo que pasa cuando das clic en la flecha:

Luego, quieres identificar a quién estás enviando el mensaje. Puedes hacer esto de dos maneras:

1. Pon la dirección de corre en el campo. Si hay más de una dirección, usa una coma para separarlas.
2. Da clic en el campo para buscar tus contactos de correo. Selecciona los contactos a los cuales quieres enviar el mensaje, desde el cuadro de diálogo de Seleccionar Nombres: Contactos.

Aquí hay una vista del cuadro a dicho cuadro de diálogo:

También necesitas completar el campo de Asunto antes de enviar tu mensaje. En este campo, pon una descripción breve de lo que el correo se trata. El tutorial de abajo discute esto, pero muchos de los principios aplican a otros correos también:

• 
  Marketing de Email
  Escribir la Mejor Línea de Asunto para tus Correos
  David Masters

2. ¿Cómo Copiar a Alguien en Outlook? (Cc, CCO)

No tienes que copiar a cualquier en tu mensaje para enviarlo, pero Outlook te da la opción de hacer una copia o un copia de carbón oculta para añadir destinatarios adicionales si quieres.

Contactos que están copiados (CC) en un mensaje, no se espera que respondan. Ellos reciben el mensaje para que solo sean informados. Por ejemplo, puedes copiar a tu jefe en un importante memo.

Los contactos que están en copia de carbón oculta (CCO) no son visibles a otros que reciben el mensaje. Tampoco se espera que respondan. Puedes querer usar esta opción si necesitas mantener la información del destinatario oculta.

Para copiar los destinatarios de tu correo, pon la dirección de corre en el campo CC o da clic en el campo CC para seleccionarlos desde el cuadro de dialogo de Seleccionar Nombres: Contactos.

También puedes usar el cuadro de diálogo de Seleccionar Nombres: Contactos para especificar que los destinatarios tienen una copia de carbón oculta. En ves de dar clic en el campo Para o CC, usa el campo CCO.

Paso 4: Redacta un Nuevo Mensaje con Outlook

Una vez que hallas llenado la información de encabezado, estás listo para aprender a cómo redactar un correo. Este es el contenido de tu mensaje.

Simplemente pon el mensaje en el cuadro debajo de la información de encabezado:

Para consejo en cómo escribir un correo efectivo, revisa estos tutoriales:

• 
  Correo Electrónico
  ¿Cómo Escribir Apropiadamente un Correo Formal? (Que Obtenga resultados)
  Laura Spencer
• 
  Correo Electrónico
  ¿Cómo Escribir un Correo Más Efectivo? (+15 Consejos y Trucos)
  Laura Spencer
• 
  Correo
  Dominar el Formato de Correo de Negocio — Y Evitar un Desastre Profesional
  Laura Spencer

Una vez escrito tus mensajes, no has terminado. Para maximizar su efectividad, debes usar algunas de las características de formato de Outlook. Vamos a echar un vistazo de cerca a estos:

1. ¿Cómo Darle Formato a tu Mensaje?

Microsoft Outlook soporta las herramientas de formato básicas, comunes a otros productos Microsoft. Puedes encontrarlos en la pestaña de Formato de Texto:

Aquí hay un resumen de algunas de las características de formato disponibles en Outlook:

• fuente
• tamaño
• negrita
• cursiva
• subrayado
• color de fuente
• alineado de fuente
• lista de números
• lista de viñetas
• menos sangría
• más sangría
• cita
• borrar formato
• tachado
• doble tachado
• superíndice
• subíndice
• letras minúsculas
• todas mayúsculas
• oculto

Nota: Puedes encontrar muchas de estas opciones de formato en la pestaña de Mensaje en la sección de Formato.

Para usar una de estas herramientas de formato, selecciona el texto al cual quieres darle formato. Luego, da clic en el tipo de formato que quieres aplicar en el texto.

En el ejemplo de abajo, he aplicado cursivas y he enumerado una lista al texto:

Precaución: Outlook usa HTML para producir opciones de formato de texto. Si la persona que recibe el mensaje está usando un sistema que solo soporte Texto sin formato, no serán capaces de ver el formato que has aplicado.

2. ¿Cómo Renombrar el Formato de Texto en Microsoft Outlook?

MS Outlook te permite borrar el formato de texto rápida y fácilmente. Puedes querer hacer esto si necesitas enviar un mensaje con texto sin formato. Aquí hay un ejemplo:

Para borrar el formato de texto, selecciona el texto, y da clic en Limpiar Todo el Formato.

3. ¿Cómo Adjuntar un Archivo o Elemento a Mensaje de Outlook?

Puedes fácilmente adjuntar un archivo o elemento a tu mensaje usando el icono de Adjuntar Archivo o el icono de Adjuntar Elemento. Estos iconos se encuentran en la pestaña de Mensaje:

O en la pestaña de Insertar, encontrarás el icono de Adjuntar Archivo y el icono de Outlook:

Para adjuntar un archivo o elemento a tu mensaje pon tu cursor en el mensaje. Da clic en el icono y selecciona el elemento que quieres adjuntar desde tu PC o de la lista que aparezca. El elemento está adjunto debajo de la línea del Asunto:

4. ¿Cómo Insertar un Vínculo a un Mensaje de Outlook?

Puedes también insertar un vínculo a tu mensaje desde la pestaña de Insertar, usando el icono de Vínculo.

Pon tu cursor en el mensaje donde quieres añadir el vínculo. Da clic en el icono de Vínculo. El cuadro de diálogo de Insertar Hipervínculo se muestra:

Pon la URL de vínculo que quieres incluir en el campo de Direcciones. Si el texto que quieres mostrar es diferente de la URL, pon en el campo de Texto para Mostrar. Da clic OK. El vínculo se ha insertado en el cuerpo de tu mensaje:

5. ¿Cómo Añadir una Foto a un Mensaje de Outlook?

Puedes añadir una foto o imagen de gráfico en el cuerpo de tu mensaje desde la pestaña Insertar, usando los iconos de Imágenes o Imágenes en Línea. Aquí aparece el respectivo cuadro de diálogo:

Otra manera de insertar una imagen en tu mensaje de Outlook es a través del icono de En Línea (luego del icono de Imágenes). Este icono te deja escoger una imagen de tu computadora para insertar tu correo. El icono de En Línea se abre con una búsqueda de imagen en Bing.

Precaución: Muchas imágenes en línea tienen derechos de autor. Asegúrate de revisar la información de derechos de autor antes de usarlas.

Para añadir una imagen, pon el cursor en el mensaje donde quieres que la imagen aparezca. Da clic en el icono y selecciona la imagen. La imagen seleccionada aparece en el mensaje:

Precaución: Outlook usa HTML para mostrar las imágenes en mensajes. Si la persona que recibe el mensaje está usando un sistema que solo soporta texto, no será capaz de ver las imágenes en tu mensaje.

Nota: La imagen aparece en su tamaño original. Arrastra los bordes para cambiarla de tamaño.

La pestaña de Formato se abrirá automáticamente y puedes darle formato a la imagen que has añadido.

6. ¿Cómo Añadir una Imagen de Firma?

Una manera de hacer tu correo más profesional es añadir una imagen de firma. La imágenes de firma están disponibles a través de Envato Elements y Envato GraphicRiver.

Para añadir una imagen de firma para una plantilla, da clic en el icono de Firma desde la pestaña de Mensaje. Desde el menú desplegable, da clic en Firmas. Los cuadros de diálogo correspondientes aparecen:

Si tienes más de una cuenta de correo adjunta a tu correo, tendrás que usar el campo de Seleccionar Firma para Editar para escoger qué firma estarás editando.

Da clic en el cuadro debajo de Editar Firma y da clic en Insertar Imagen. Selecciona tu imagen desde el cuadro de dialogo de Insertar Imagen y da clic en el botón OK. La firma automáticamente será añadida en todos los correos.

El artículo debajo contiene información adicional acerca de las plantillas de firma:

• 
  Correo
  9 Consejos de Firma de Correo—Con las Mejores Plantillas de Ejemplos
  Laura Spencer

Paso 5. Revisa tu Mensaje

Una vez terminado tu mensaje, revisa cuidadosamente para asegurarte de que no hay errores. Los errores en un correo de negocio puede causar una mala impresión. Aquí hay algunas de las áreas que debes revisar:

1. ¿Está Completo? ¿El correo dice todo lo que tiene que decir? Si una acción es requerida, ¿el destinatario entenderá lo que tiene que hacer? ¿El propósito del mensaje es claro y fácil de entender?
2. Tono: Es fácil para un lector malinterpretar el tono de tu mensaje. Si puedes, es buena idea tener un amigo o colega a que lea el mensaje. Pregúntales si el mensaje hace que parezca que estás enojado o molesto. Si es así, revisa tu mensaje.
3. Errores de Ortografía y Gramática. Debajo de la pestaña Revisar, hay un icono de Ortografía y Gramática. Usa este verificador para buscar errores, pero se consciente de que a veces puede no entender el uso de algunas palabras. Así que, es buena idea leer tu correo.
4. Exactitud. ¿Todos los detalles en tu información están correctos? Revisa el nombre de los lugares y las cosas. Si hay un número de teléfono o dirección de calle, asegúrate de que sea el correcto. Pon atención particular a los puntos decimales en los números, especialmente si envuelven dinero.
5. Formato. Un buen formato puede hacer tu correo fácil de leer. Asegúrate de tomar ventaja de las características del formato, como negritas, cursivas, lista de números o viñetas.
6. Archivos Adjuntos: Si tu mensaje se supone que incluya archivos adjuntos, ¿estos archivos están adjuntos al mensaje? Si no, adjúntalos ahora.

Paso 6. Envía tu Mensaje de Outlook

Una vez que hallas revisado cuidadosamente tu mensaje, estás listo para enviarlo. Da clic en el botón Enviar en la ventana superior izquierda de Nuevo Mensaje.

Si decides no enviar tu mensaje, tienes otras opciones. Puedes:

• Descartar un mensaje.
• Guardar un mensaje como borrador.

Aquí instrucciones sobre cómo hacer ambos:

1. ¿Cómo Guardar un Mensaje como Borrador?

Para guardar un mensaje en borrador, ve a Archivo. Da clic en Guardar. El mensaje que no se ha enviado estará guardado en la carpeta de Borradores.

La siguiente ves que abras tu correo, da clic en la carpeta de Borradores. Da clic en el mensaje para abrirlo.

2. ¿Cómo Descartar un Mensaje de Outlook?

Si no te gusta tu mensaje, puedes escoger no guardarlo. Simplemente da clic en la X en la esquina superior derecha de la ventana Nuevo Mensaje para cerrarla. El sistema te dirá: ¿Quiere guardar los cambios? Da clic en el botón NO.

La ventana de Nuevo Mensaje se cerrará y tu mensaje será descartado.

Más Consejos y Estrategias Útiles

No olvides registrarte al boletín informativo de Tuts+ Business y toma nuestro libro: La Guía Definitiva para Dominar la Bandeja de Entrada. Contiene estrategias y consejos para administrar tu bandeja de entrada eficientemente.

Conclusión

Ahora que has aprendido cómo enviar un correo con Outlook, estás listo para comenzar a usar Outlook. Has aprendido lo básico de Outlook, como darle formato a un mensaje, cómo guardar un mensaje, y cómo adjuntar un archivo. Así que, ve. ¡Envía ese Mensaje hoy!