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Wie man Routinen baut, die dein Leben und Arbeit auf Spur halten

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This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
Your Productivity Style: Find It and Use It for Better Work

German (Deutsch) translation by Wei Zhang (you can also view the original English article)

Wenn Sie denken, dass abhängig von Routinen Sie in einen langweiligen, vorhersagbaren, unkreativen Automaten verwandeln werden, denken Sie noch einmal darüber nach. Routinen sind die Geheimwaffe kreativer Profis und seit Jahrhunderten. Dichter W.H. Auden empfahl einen routinemäßigen Ansatz: "Entscheide, was du mit dem Tag willst oder tun solltest, dann tu es immer jeden Tag genau zur selben Zeit, und Leidenschaft wird dir keine Probleme bereiten."

Viele andere Kreative, von Autoren über Künstler bis hin zu Komponisten und Filmemachern, waren auf robuste, vorhersehbare Alltagsroutinen angewiesen, um ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. (Für einen genaueren Blick, schau dir Mason Curreys Blog und Buch, Daily Routines, an.)

Der Philosoph William James postulierte, dass Gewohnheiten und Routinen unsere Gehirne von fortwährenden kleinen Entscheidungen befreien, so dass wir "unsere höheren Geisteskräfte" leichter entwickeln und anwenden können. Die Verwendung von Routinen ist eine Frage der Zuteilung von Ressourcen. Die Forschung zeigt uns, dass Willenskraft, wie ein Muskel, müde wird, wenn man sie benutzt.

Wenn du wirklich darüber nachdenken musst, was du zum Frühstück essen sollst, welche Route du zur Arbeit nimmst und wann du heute trainierst, dann verbrauchst du viel von deiner kreativen Willenskraft bei weltlichen Entscheidungen. Wenn Sie stattdessen Ihre Routinen einrichten, um Sie durch sich wiederholende Aufgaben zu lotsen, können Sie Ihre Gedanken mit großartigen Ideen durchwandern, grübeln, mustern und durchdringen. Es ist leichter, mit vollem Willenstempo in das Tun, Schaffen und Problemlösen zu springen.

1. Wählen Sie Routinen, um Ihr Leben zu stabilisieren

Der Wunsch, produktiver zu werden, konzentriert sich normalerweise zu Recht auf unsere Arbeit. Indem Sie Routinen für Ihr persönliches Leben verwenden, können Sie sie vereinfachen und stabilisieren. Auf diese Weise haben Sie weniger Stress und weniger Komplikationen, ohne wichtige Interaktionen zu verpassen, Beziehungen zu ignorieren oder Ihre Prioritäten zu vernachlässigen.

Kleine Krisenmomente im persönlichen, familiären, sozialen und häuslichen Leben entstehen oft durch das Vergessen oder Vernachlässigen von Aufgaben. Denken Sie über den Schmerz nach, Steuern zu zahlen, einen Geburtstag oder Jahrestag zu vergessen oder Ihren Kalender doppelt zu buchen. Routinen sorgen dafür, dass Sie tun, was regelmäßig getan werden muss, damit Sie diese Krisensituationen vermeiden können.

Hier sind einige Beispiele für hilfreiche Lebensroutinen:

  • Morgen- und Abendprogramm: Wenn Ihr Morgen chaotisch ist, wenn Sie hektisch im Haus herumlaufen und ein sauberes Hemd, ein anständiges Frühstück und das Zeug suchen, das Sie für Ihren Tag brauchen, dann könnte diese Buchreihe genau das sein, was Sie brauchen . Stellen Sie sich vor, rechtzeitig aufzuwachen, um sich fertig zu machen, ohne sich zu beeilen, das Tagesoutfit im Bad hängen zu lassen, ein Frühstück im Kühlschrank und eine Tasche mit Ihren Notwendigkeiten vor der Tür. Sie können es schaffen, indem Sie ein paar einfache Schritte planen, die Sie jeden Abend vor dem Schlafengehen machen, um sich auf den nächsten Tag (Ihre Abendroutine) vorzubereiten und dann eine einfache, zeitlich angemessene Morgenroutine an Ort und Stelle zu setzen.
  • Wochenend-Routine: Eine Wochenend-Routine kann Ihnen helfen, alle Hausprojekte, Besorgungen und Einkäufe, die Familienzeit und die persönliche Zeit zu planen, die Sie in zwei kurze Tage einbauen müssen. Indem Sie eine Wochenendroutine einrichten, können Sie planen und priorisieren, wie Sie Ihre Zeit verbringen und sicherstellen, dass Sie die notwendigen Aufgaben und Aufgaben erledigen, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie keine Spiel- oder Ruhezeit haben.
  • Familientreffen: Ein wöchentliches Familientreffen kann Ihnen dabei helfen, Kalender synchron zu halten, finanzielle Entscheidungen zu planen, geteilte Verantwortlichkeiten zuzuweisen und mit den beschäftigten Mitgliedern Ihrer Familie in Verbindung zu bleiben. Es könnten nur Sie und Ihr Partner sein, über das Budget und den Kalender gehen, oder Sie können Ihre Kinder in diese Routine aufnehmen, so dass Sie alle Input geben und auf dem richtigen Weg bleiben können.

2. Wählen Sie Routinen, um Ihre Arbeit zu verbessern

Jetzt ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie mit einigen arbeitsorientierten Routinen Ihre Produktivität steigern, Ihren Stress reduzieren und Ihre kreative Leistung steigern können. Selbst wenn Sie in einem kreativen Bereich arbeiten oder Ihre beruflichen Verantwortlichkeiten von Tag zu Tag stark variieren, gibt es immer noch Möglichkeiten, die Arbeit mit Routinen zu rationalisieren.

Hier sind einige Beispiele für effektive Arbeitsroutinen:

  • Starting Ritual: Der Einstieg in die Arbeit ist oft der schwierigste Teil. Eine Stunde in sozialen Medien zu verbringen, mit Kollegen unzufrieden zu sein oder sich im endlosen Strom von E-Mails zu verlieren, ist kein produktives Start-Ritual. Wenn Sie mit großen Projekten, kreativen Aufgaben oder, wirklich, etwas komplizierterem als das Binden Ihrer Schuhe beschäftigen, müssen Sie eine schnelle, zuverlässige Weise haben, um in Gang zu kommen und für den Tag zu gehen. Entwerfen Sie eine Startroutine und folgen Sie ihr konsequent, um Ihr Gehirn zu trainieren, ohne das Zögern und Zaudern zu beginnen, das Sie jetzt vielleicht überwinden müssen.
  • Wöchentliche Prioritäten Routine: Wenn Sie regelmäßig Prioritäten setzen und die beteiligten Personen einbeziehen, können Sie Ihre Zeit sinnvoll für die effektivste Ausgabe nutzen. Vielleicht jonglieren Sie viele Projekte, verwalten Sie ein Team mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten oder müssen Sie mit Kunden, Konten oder einer ganzen Reihe von Verantwortlichkeiten umgehen, die sich in einem ordentlichen, wiederholbaren und zeitgebundenen Plan widersetzen. Richten Sie eine reguläre Routine ein (normalerweise wöchentlich), um eine Top-Down-Ansicht zu erhalten, bestimmen Sie, welche Aufgaben die meiste Aufmerksamkeit verdienen, blockieren Sie die Zeit für das, was Sie erreichen möchten, und geben Sie bei Bedarf Eingaben ein.
  • Kommunikationsroutine: Durch gemeinsame Arbeit, das Teilen von Verantwortlichkeiten und Projekten mit einem Team oder den Umgang mit Kunden wird eine zuverlässige Kommunikation erforderlich. Aber hin- und hergehende E-Mail-Konversationen oder Spiele von Telefon-Tags können wertvolle Arbeitszeit kosten. Indem Sie eine Kommunikationsroutine erstellen, werden Sie vorhersehbar für die Leute, die von Ihnen hören müssen, was es auch für sie einfacher macht, in Kontakt zu bleiben. Legen Sie täglich eine bestimmte Zeit fest, um nicht dringende E-Mails zu beantworten, Anrufe zurückzugeben und Ihre Kollegen und Kunden anderweitig zu aktualisieren. Eine Kommunikationsroutine kann Sie davon abhalten, zu vergessen, regelmäßig zu kommunizieren, und Sie auch davon abhalten, Ihren Tag durch einen endlosen Strom von Fragen und Erklärungen entführt zu haben.
  • Follow-Up-Routine: Der Aufbau starker Beziehungen, sei es mit Gleichgesinnten, Teammitgliedern oder Kunden, ist der Schlüssel, um jetzt gute Arbeit zu leisten und gute Chancen für die Zukunft zu schaffen. Es gibt jedoch einen schmalen Grat zwischen aktivem Online-Networking und dem Verschwenden von Stunden in den sozialen Medien. Eine Follow-up-Routine kann Ihnen helfen, Ihre Netzwerkaktivitäten zu optimieren, sei es über soziale Medien, E-Mail, Telefon oder persönliche Treffen.

Um zu entscheiden, welche Arbeitsroutine Sie zuerst festlegen sollten, fragen Sie sich, welche Aufgaben oder Ziele Sie am meisten erreichen möchten. Diese Bereiche werden am meisten von einer starken unterstützenden Routine profitieren.

3. Entwerfen Sie eine feste Routine

Aus diesen Beispielen können einige Routinen hervorstechen. Oft sind die ansprechendsten Routinen diejenigen, die für die chaotischsten Bereiche Ihres Lebens und Ihrer Arbeit gelten würden. Es genügt jedoch nicht, eine allgemeine Vorstellung von einer Routine zu haben oder die Routine anderer zu kopieren. Du bist einzigartig und dein Leben ist dein eigenes. Um eine Routine zu erstellen, die für Sie arbeitet, werden Sie sehr spezifisch.

Beginnen Sie mit dem Endziel

Was wird diese Routine für Sie erreichen? Jede Routine muss, um am effektivsten zu sein, für einen bestimmten Zweck gebaut werden. Zum Beispiel könnte das Ziel der Morgen- / Abendroutine darin bestehen, Sie jeden Morgen auf eine organisierte, gemächliche und gesunde Weise aus dem Haus zu bringen. Das Ziel eines beginnenden Rituals bei der Arbeit könnte sein, Ihnen zu helfen, vor dem Mittag wesentliche Fortschritte bei Ihrem Hauptprojekt oder Ihrer Hauptaufgabe zu machen. Definieren Sie zuerst das Endziel, bevor Sie mit dem Entwurf Ihrer Routine beginnen.

Rückwärts arbeiten

Als nächstes beginnen Sie mit Ihrem Endziel und arbeiten rückwärts, um zu bestimmen, welche Schritte in Ihre Routine gehören. Schätzen Sie, wie viel Zeit für jeden Schritt benötigt wird. Optimiere so viel wie möglich, aber zwinge dich nicht zur Eile. Am besten überschätzen Sie die Zeit, die Sie zu diesem Zeitpunkt benötigen. Sie können es später immer reduzieren.

Gehe hindurch

Als nächstes gehen Sie mental durch Ihre Routine von Anfang bis Ende. Dieser mentale Durchlauf wird Ihnen helfen, Schritte oder notwendige Ressourcen zu sehen, die Sie möglicherweise übersehen haben. Sie können auch nach Wegen zur Vereinfachung suchen. Schneiden Sie überflüssige Schritte aus. Komplikation ist der Feind: Die besten Routinen sind leicht zu merken und so einfach wie möglich. Ordne die Schritte für deine Routine auf die logischste Art und Weise, aber mach dir keine Sorgen um Perfektion. Sie werden Zeit haben, es zu optimieren, nachdem Sie Ihre Routine einige Male ausprobiert haben.

4. Beginnen Sie mit den neuen Routinen

Konzentriere dich darauf, nicht mehr als zwei Routinen gleichzeitig zu erstellen. Mehr als zwei werden verwirrend und anstrengend, und der Versuch wird kontraproduktiv. Ein Ansatz besteht darin, eine Lebensroutine und eine Arbeitsroutine gleichzeitig zu bestimmen. Eine erhöhte Effizienz sowohl in Ihrem persönlichen Leben als auch in Ihrer Karriere zur gleichen Zeit zu sehen, ist nett und hilft, Verwirrung oder Überschneidungen zu minimieren, da jede Routine zu einem anderen Teil Ihres Lebens gehört.

Es braucht Zeit, um eine Routine zu erstellen. Es könnte mehr als 21 Tage dauern, bis es klebt. Die Forschung zeigt, dass die Zeit, die benötigt wird, um eine feste Gewohnheit aufzubauen, von 21 Tagen bis zu 250 Tagen stark variieren kann.

Die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Routine automatisch zu machen, hängt von der Komplexität der Routine sowie von anderen Faktoren ab, z. B. von Ihrer Persönlichkeit, Ihrem Stresslevel und Ihrer Unterstützung. Gönnen Sie sich mindestens 30 Tage, um eine neue Routine oder eine Reihe von Routinen zu erstellen. An der 30-Tage-Marke können Sie einschätzen, ob Sie Ihre Routine gut genug eingerichtet haben, um eine weitere zu bauen, oder ob Sie sich für weitere 30 Tage auf die aktuelle Routine konzentrieren müssen.

5. Verbessere deine Routinen

Wenn du anfängst, eine neue Routine zu benutzen, erwarte Widerstand ... vor allem von dir. Alles, was Veränderung und erhöhte Selbstdisziplin erfordert, wird sich zunächst unangenehm, vielleicht sogar schmerzhaft anfühlen. Verwechsle nicht Unbehagen, fehlende Vertrautheit oder Schwierigkeiten als Zeichen dafür, dass deine Routine schlecht oder unvollständig ist. Natürlich können alle Routinen verbessert werden, aber wenn Sie anfangen, Ihre Routine zu früh zu optimieren, wird es nie zur Gewohnheit werden.

Versuchen Sie, eine neue Routine einzuhalten, und zwar mindestens eine Woche, bevor Sie Änderungen vornehmen. Berücksichtigen Sie nach einer Woche die kleinen Optimierungen, die Ihre Routine verbessern könnten: Neuordnen der Reihenfolge, Verbessern der Methoden, Ändern der angegebenen Zeit, Hinzufügen oder Subtrahieren eines Schritts oder Reorganisieren des Speicherplatzes oder der Ressourcen. Nachdem Sie Ihre Routine optimiert haben, bleiben Sie eine weitere Woche dran, bevor Sie sie wieder ändern.

Sobald Sie sich mit einer Routine vertraut fühlen und bereit sind, eine weitere zu bauen, versuchen Sie, die etablierte Routine in Ruhe zu lassen. Eine etablierte Routine zu optimieren, während eine neue Routine (oder zwei) erstellt wird, kann schnell zu einer Häufung kleiner Änderungen und dem Zerfall der Stabilität führen, die Sie aus Ihren Routinen gewonnen haben.

Die Stärke einer Routine besteht darin, dass sie zur Routine wird: Sie möchten, dass es sich um eine Standardmenge von Aktionen handelt, zweitens, eine Reihe von Schritten, an die Sie nicht denken müssen. Wenn Sie Ihre Routinen kontinuierlich optimieren und anpassen, schränken Sie die Vorteile dieser Routinen ein. Wenn es Ihnen schwer fällt, ständig Routinen zu optimieren, dann planen Sie es ein. Ordnen Sie einen Tag jeden Monat oder eine Woche pro Quartal zu, um mit Feinabstimmungs- und Verbesserungsroutinen zu spielen. Der Rest der Zeit, lassen Sie Ihre Routinen routinemäßig sein und ihre magische Arbeit tun, so müssen Sie nicht.

6. pflegen Sie Ihre Routinen

Einige Routinen werden dir lange Zeit gut tun; Andere müssen angepasst, neu arrangiert oder sogar verworfen werden, wenn sich die Bedürfnisse Ihres Lebens und Ihrer Arbeit ändern. Wenn Sie zum Beispiel befördert werden und einen Satz von Aufgaben für einen anderen tauschen, sind Ihre alten Routinen möglicherweise nicht mehr hilfreich. Sie müssen sich Ihre neuen Verantwortlichkeiten ansehen und darüber nachdenken, wie Sie sie am effektivsten und effektivsten erreichen.

Wann immer Sie sich einem wichtigen Lebens- oder Arbeitswechsel nähern, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wie Ihre Routinen beeinflusst werden. Die Routinen, die nicht geändert werden müssen, helfen Ihnen, geerdet und effektiv zu bleiben, wenn Sie mit dem Stress von Neuheit und Veränderung umgehen. Bewerten Sie die Routinen, die geändert werden müssen, um sie an Ihre neue Situation anzupassen, und folgen Sie den obigen Schritten, um neue Routinen zu erstellen, die die alten, veralteten ersetzen.

Lassen Sie Routinen die Arbeit machen

Routinen sind magisch, weil sie ruhig, banal, vorhersehbar und sogar ein wenig langweilig sind. Es ist die langweilige Wiederholung einer starken Routine, die dich geerdet hält und dir ermöglicht, effektiv zu arbeiten, selbst mitten im Chaos, einer verrückten Arbeitslast, einer unvorhersehbaren Umgebung, anspruchsvollen Klienten oder anderen situativen Stressoren.

Routinen in Ihrem Leben und Ihrer Arbeit erlauben es Ihnen, gut platzierte Tracks direkt zu den Endzielen zu verfolgen, die Sie selbst gewählt haben. Sie befreien Ihre kreative Kraft und Ihre Selbstdisziplin, um für höhere, kreative Beschäftigungen ausgegeben zu werden, während Sie die täglichen Dinge des Lebens in einer zuverlässigen Arbeitsordnung halten.

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