So verfassen und senden Sie Ihre erste E-Mail mit Google Mail

Die Verwendung von Google Mail für Ihr kleines Unternehmen ist sehr sinnvoll.  Es ist ein sicheres System.  Es ist kostenlos.  Und es lässt sich gut in andere Google-Tools integrieren.

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Google Mail-Nachrichten senden, ist dies jedoch wenig hilfreich.  Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie wissen, wie Informationen an andere gesendet werden.  Sie müssen wissen, wie Sie bei Bedarf Informationen in Ihre E-Mails einfügen oder einfügen können.  Sie müssen auch wissen, wie Sie eine empfangene Nachricht weiterleiten oder andere Personen in einer gesendeten Nachricht kopieren.

In diesem Tutorial erläutern wir Ihnen, was Sie zum Senden Ihrer ersten E-Mail mit Google Mail wissen müssen, einschließlich eines speziellen Abschnitts, wie Sie Ihre Google Mail-Nachrichten professioneller gestalten können.  Außerdem werden einige grundlegende Google Mail-Funktionen beschrieben, mit denen Sie Ihr Google Mail-Konto optimal nutzen können.

So senden Sie eine E-Mail an Google Mail

In diesem schnellen Screencast erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach eine neue Google Mail-Nachricht erstellen und senden können:

Weitere Informationen zum Senden Ihrer ersten Google Mail-Nachricht erhalten Sie in den nachfolgenden ausführlichen schriftlichen Schritten.

Schritt 1: Öffnen Sie Google Mail

Öffnen Sie zunächst Ihren Google Mail-Posteingang.  Wenn Sie Ihr Google Mail-Konto noch nicht eingerichtet haben, lesen Sie unsere Kurzanleitung:

• 
  Gmail
  So erstellen Sie ein neues Google Mail-Konto (Schnellstartanleitung)
  Laura Spencer

Schritt 2: Erstellen Sie eine neue Google Mail-Nachricht

Klicken Sie im geöffneten Google Mail-Posteingang oben links auf die Schaltfläche Erstellen.

Das Formular Neue Nachricht wird angezeigt.

Bevor Sie mit dem Ausfüllen des Formulars Neue Nachricht beginnen, können Sie es auf Ihrem Bildschirm maximieren, indem Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf das Symbol Maximieren klicken (es sieht aus wie zwei diagonale Pfeile).

Schritt 3: Füllen Sie das neue Nachrichtenformular aus

Im Formular für neue Nachrichten gibt es vier grundlegende Bereiche, die ausgefüllt werden müssen:

• das Feld 
• Andas Von-Feld
• das Feld Betreff
• der Hauptteil der Nachricht

Es gibt auch Links in der oberen rechten Ecke des Formulars Neue Nachricht, über die Sie andere Personen in der Nachricht kopieren können.

1. Wie fülle ich das Feld aus?

Das erste auszufüllende Feld ist das An-Feld.

Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie Ihre Nachricht senden möchten.  Die E-Mail-Adresse muss genau sein.

2. So füllen Sie das Von-Feld aus

Das Feld Von verwendet standardmäßig die Google Mail-Adresse, die Sie zum Erstellen der Nachricht verwenden.  Sie können es nur ändern, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse mit anderen E-Mail-Adressen kombiniert haben.  Anweisungen dazu finden Sie in diesem Tutorial:

• 
  Email
  So kombinieren Sie alle Ihre E-Mail-Konten in einem Google Mail-Konto
  Paula DuPont

3. Ausfüllen des Betrefffelds

Das nächste auszufüllende Feld ist das Feld Betreff.

Das Feld Betreff enthält eine kurze Beschreibung der Nachricht. Sie wird im Posteingang des Empfängers angezeigt, bevor sie die Nachricht öffnen.

Achten Sie darauf, was Sie in das Feld Betreff eingeben.  Wenn Sie eine unprofessionelle Betreffzeile eingeben oder die Betreffzeile leer lassen, kann Ihre Nachricht in den Spam-Ordner des Empfängers gefiltert werden.

4. Senden von Kopien über Google Mail

Sie können eine Kopie Ihrer Nachricht an weitere Empfänger senden.  Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

• Durch Hinzufügen von Cc-Empfängern.  Cc-Empfänger werden einer Nachricht oft nur zu Informationszwecken hinzugefügt.  Wenn sich beispielsweise das ABC-Projekt auf Ihr Projekt auswirkt, können Sie Cc-Empfänger von Nachrichten zu ABC-Projekten sein, auch wenn Sie nicht auf diese Nachrichten antworten müssen.
• Durch Hinzufügen von Bcc-Empfängern.  Bcc steht für Blindkopie.  Wenn Sie einen Empfänger blind auf eine Nachricht kopieren, kann niemand feststellen, dass er eine Kopie der Nachricht außer Ihnen und dieser Person erhält.

Um die Optionen Cc und Bcc zu aktivieren, setzen Sie den Cursor in das Feld An.  Die Optionen Cc und Bcc werden in der oberen rechten Ecke des Formulars Neue Nachricht angezeigt.

Um das Feld Cc zu öffnen, klicken Sie auf die Option Cc.  Das Feld Cc wird unter dem Feld An angezeigt.

Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie eine Kopie der Google Mail-Nachricht erhalten möchten, in das Feld Cc.

Um das Feld Bcc zu öffnen, klicken Sie auf die Option Bcc.  Das Bcc-Feld wird unter dem Cc-Feld angezeigt.

Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie blind auf die Google Mail-Nachricht im Feld Bcc kopieren möchten.

Sie können jetzt mit dem Erstellen des Nachrichtentexts Ihrer neuen Google Mail-Nachricht beginnen.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Nachricht

Sie können nicht nur den Text Ihrer Nachricht eingeben, sondern auch, wie Ihre Nachricht aussieht.  Sie können mit Ihrer Nachricht Anhänge oder sogar Geld senden.

Beginnen Sie, indem Sie den Text Ihrer Nachricht unterhalb der Betreffzeile eingeben.

Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, habe ich begonnen, den Text meines Statusberichts einzugeben.  Die Nachricht ist jedoch nicht vollständig.  Ich muss die Formatierung hinzufügen, eine Datei von meinem Computer anhängen und eine URL einbetten.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie diese Elemente zur E-Mail hinzufügen, und mehr.

1. So integrieren Sie die Formatierung in Google Mail

Die Formatierungsoptionen von Google Mail werden in einem Menü am unteren Rand des Formulars Neue Nachricht angezeigt.  Wenn sie nicht sichtbar sind, klicken Sie neben der Schaltfläche Senden auf das Symbol Formatierungsoptionen (es sieht aus wie ein unterstrichenes Großbuchstabe A).

Von links nach rechts sind die Formatierungsoptionen:

• Schriftart
• Größe
• Fett gedruckt
• kursiv
• unterstreichen
• Schriftfarbe
• Schrift ausrichten
• nummerierte Liste
• Liste mit Aufzählungszeichen
• weniger einrücken
• mehr einrücken
• Zitat
• Formatierung entfernen

Um eine Formatierungsoption anzuwenden, platzieren Sie den Cursor neben dem Text, den Sie formatieren möchten. Ziehen Sie den Cursor über den Text, um ihn auszuwählen.  Wenn Sie Ihren Text ausgewählt haben, klicken Sie auf die Option Formatierung, die Sie auf den ausgewählten Text anwenden möchten.

Als Beispiel werde ich Fett und Punkte auf Teile meiner Nachricht anwenden.  So sieht die formatierte Google Mail-Nachricht aus.

2. So hängen Sie eine Datei von Ihrem Computer an

Um eine Datei von Ihrem Computer oder von Google Drive anzuhängen, klicken Sie auf das Symbol Dateien anhängen (es sieht aus wie eine Büroklammer) am unteren Rand des Formulars Neue Nachricht.  Der Windows Explorer wird geöffnet.

Wählen Sie die Datei aus, die Sie an Ihre Nachricht anhängen möchten.  Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, um es anzuhängen.

Hinweis: In Google Mail gibt es eine Größenbeschränkung für Anhänge. Ihre angehängten Dateien dürfen nicht größer als 25 MB sein. Das bedeutet, dass eine einzelne Datei nicht größer als 25 MB sein kann oder eine Gruppe von Dateien nicht mehr als 25 MB groß sein kann.  Sie können auch keine Dateien mit der Erweiterung EXE anhängen, da dieser Dateityp einen Virus enthalten kann.  Es gibt jedoch mehrere effektive Methoden zum Senden großer Dateien außerhalb von Google Mail.

3. Einfügen eines Links in Ihre Google Mail-Nachricht

Sie können auch einen E-Mail-Link oder eine URL in Ihre E-Mail-Nachricht einfügen.  Um einen Link einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Link stehen soll, und klicken Sie im Menü Formatierungsoptionen auf das Symbol Link einfügen.  Das Feld Link bearbeiten wird angezeigt:

Geben Sie im Feld Anzuzeigender Text den Text ein, der über dem Link angezeigt werden soll.

Wählen Sie anschließend aus, ob der Link eine Webadresse oder eine E-Mail-Adresse sein soll:

• Um eine Webadresse auszuwählen, klicken Sie auf den Kreis neben der Webadresse und geben Sie die URL ein.
• Um eine E-Mail-Adresse auszuwählen, klicken Sie auf den Kreis neben E-Mail-Adresse und geben Sie die E-Mail-Adresse ein.

Wenn Sie möchten, können Sie die URL-Adresse testen, indem Sie auf Diesen Link testen klicken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wenn Sie fertig sind.  Der Hyperlink wird in Ihre Nachricht eingefügt.

4. Hinzufügen eines Emoji zu Ihrer E-Mail

Um Ihrer Nachricht einen Emoji hinzuzufügen, klicken Sie im Menü Formatierungsoptionen auf das Symbol Emoji einfügen (es sieht aus wie ein Smiley).  Das Emoji-Auswahlfeld wird angezeigt.

Sie können die Bildlaufleiste rechts neben der Box oder die Emoji-Symbole oben auf der Box verwenden, um weitere Emojis zu finden.  Wenn Sie das gewünschte Emoji gefunden haben, klicken Sie darauf und es wird in Ihre Google Mail-Nachricht eingefügt.

Tipp: Beachten Sie die professionellen E-Mail-Richtlinien, wenn Sie eine Geschäftsnachricht senden, da Emoticons im falschen Kontext unreif werden können.

5. So integrieren Sie ein Foto in die Nachricht

Sie können ein Foto in den Nachrichtentext einfügen.  Um das Feld Fotos hochladen anzuzeigen, klicken Sie im Menü Formatierungsoptionen auf das Symbol Foto einfügen (es sieht aus wie eine Kamera).

Sie haben drei Möglichkeiten, ein Foto auszuwählen, das Sie in Ihre Nachricht einfügen möchten:

1. Laden Sie das Foto per Drag & Drop von Ihrem Desktop hoch
2. Wählen Sie das Foto über den Windows Explorer aus
3. Verwenden Sie eine Bild-URL (Webadresse)

Wenn Sie ein Bild ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen in der linken unteren Ecke des Felds Fotos hochladen.

6. Geld senden

Wenn Sie über ein Google Wallet-Konto verfügen, können Sie sogar Geld über Gmail senden und anfordern.  Um auf diese Funktion zuzugreifen, klicken Sie auf das Symbol Geld senden und anfordern (es sieht aus wie ein Dollarzeichen). Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Geld zu senden oder anzufordern.

Hinweis: Sie können diese Funktion nicht verwenden, wenn Sie die E-Mail-Nachricht an mehrere Personen senden.

Schritt 5: Überprüfen Sie Ihre Nachricht

Bevor Sie Ihre neue Google Mail-Nachricht senden, sollten Sie sie sorgfältig überprüfen.  Stellen Sie sicher, dass es sagt, was Sie sagen wollen und dass die Informationen korrekt sind.  Google Mail bietet auch eine Möglichkeit, Rechtschreibfehler zu überprüfen.

Wenn Ihre Nachricht nicht ganz vollständig ist, können Sie sie als Entwurf speichern.  Wenn Sie die erstellte Nachricht nicht senden möchten, können Sie sie auch als Entwurf speichern.

Sehen wir uns jede dieser Optionen an.

1. So prüfen Sie die Rechtschreibung in Google Mail

Um die Rechtschreibung in Ihrer Nachricht zu überprüfen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der rechten unteren Ecke des Felds Neue Nachricht.  Das Untermenü Weitere Optionen wird angezeigt.  Klicken Sie auf Rechtschreibung prüfen:

Fehler in Ihrer Nachricht werden gelb hervorgehoben.

Korrigieren Sie Ihre Fehler.  Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu prüfen, wenn Sie fertig sind.

Speichern als Entwurf in Google Mail

Es ist nicht schwierig, Ihre Nachricht als Entwurf zu speichern.  Klicken Sie einfach auf das X in der oberen rechten Ecke des Felds Neue Nachricht.  Ihre Nachricht wird im Ordner Entwürfe gespeichert und das Feld Neue Nachricht wird geschlossen.

So löschen Sie eine Nachricht mit Google Mail

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre neue Google Mail-Nachricht nie zu senden, können Sie sie verwerfen.  Klicken Sie auf das Symbol Verwerfen (es sieht aus wie ein Mülleimer) in der rechten unteren Ecke des Felds Neue Nachricht.

Schritt 6: Senden Sie Ihre Nachricht in Google Mail

Sie können jetzt Ihre Nachricht senden.

1. Senden einer Gmail-Nachricht

Wenn Sie bereit sind, ist es nicht schwierig, Ihre neue Google Mail-Nachricht zu senden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der linken unteren Ecke des Felds Neue Nachricht.  Eine Meldung informiert Sie darüber, dass Ihre Nachricht gesendet wurde.

2. So leiten Sie eine Nachricht in Google Mail weiter

Eine Variante des Versendens einer Nachricht leitet eine Nachricht weiter.  Sie können nur eine Nachricht weiterleiten, die Sie bereits gesendet oder erhalten haben.  In Ihrem Ordner Gesendet finden Sie bereits gesendete Nachrichten.

Öffnen Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten.  Klicken Sie auf den Pfeil in der rechten Ecke der Nachricht.

Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.  Klicken Sie auf die Option Weiterleiten.  Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person, an die Sie die Nachricht weiterleiten möchten, in das Feld An ein.  Geben Sie zusätzliche Informationen ein, die Sie in den Textkörper einfügen möchten.

Beachten Sie, dass Google Mail der ursprünglichen Nachricht einen Header hinzufügt, der die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders sowie das Datum und die Uhrzeit des Versands enthält.

Wenn Sie bereit sind, die weitergeleitete Nachricht zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der unteren linken Ecke.

3. So beantworten Sie eine Nachricht in Google Mail

Eine Variante des Versendens einer Nachricht ist eine Antwort auf eine Nachricht.  Sie können nur auf eine Nachricht antworten, die Sie bereits gesendet oder erhalten haben.  In Ihrem Ordner Gesendet finden Sie bereits gesendete Nachrichten.

Geben Sie zusätzliche Informationen ein, die Sie in den Textkörper einfügen möchten.  Klicken Sie in der linken unteren Ecke auf die Schaltfläche Senden.

Hinweis: Überprüfen Sie sorgfältig die ursprünglichen Empfänger der Nachricht.  Wenn Sie die Empfänger, auf die Sie nicht antworten möchten, manuell löschen, erhalten sie alle Ihre Antwort.

So gestalten Sie Ihre ersten Google Mail-Nachrichten professioneller

Als Kleinunternehmer ist es wichtig, dass Ihre E-Mails professionell erscheinen. In diesen Tutorials erfahren Sie mehr darüber, wie Sie professionelle E-Mails schreiben:

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  Wie man das richtige E-Mail-Format beherrscht - und professionelle Katastrophen vermeidet
  Laura Spencer
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  So starten und beenden Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail
  Laura Spencer

Signaturvorlagen sind eine weitere Möglichkeit, Ihre neue Google Mail-Nachricht professioneller zu gestalten.  Eine Signaturvorlage enthält wichtige Kontaktinformationen sowie das Logo Ihres Unternehmens.  Hier finden Sie eine kuratierte Auswahl der besten E-Mail-Signaturvorlagen mit Tipps zur Verwendung:

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  9 Professionelle E-Mail-Signaturtipps - Mit besten Vorlagenbeispielen
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Sie können Ihre eigenen bevorzugten E-Mail-Signaturvorlagen auf unserem GraphicRiver-Marktplatz herunterladen, wo Sie viele professionelle Optionen zum Browsen finden können.  Sie können schnell angepasst werden, um ein hervorragendes E-Mail-Signaturdesign zu ermöglichen.

Fazit

E-Mail ist ein wichtiges Werkzeug, das Sie für Ihr kleines Unternehmen benötigen.  Google Mail ist eine leistungsstarke E-Mail-Plattform für Ihre Kommunikation mit kleinen Unternehmen.

Sobald Sie wissen, wie Sie eine E-Mail an Gmail senden, befinden Sie sich auf dem Fahrersitz.  Sie können steuern, an wen Sie Nachrichten senden, an was Sie Ihre E-Mails angehängt haben, und vor dem Senden sicherstellen, dass Ihre Nachrichten professionell und zielsicher sind.