Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Cách soạn và gởi email đầu tiên của bạn với Gmail

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Create a New Gmail Account (Quick Start Guide)
14 Killer Gmail Features to Make Use of Now

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Dai Phong (you can also view the original English article)

Sử dụng Gmail cho việc kinh doanh nhỏ của bạn làm mang nhiều ý nghĩa. Nó là một hệ thống bảo mật. Miễn phí. Và nó tích hợp với các công cụ khác của Google.

Tuy nhiên, nó sẽ vô tác dụng nếu bạn không biết cách gửi thư trong Gmail. Là những người kinh doanh nhỏ, bạn cần biết cách gởi thông tin đến những người khác. Bạn cần biết cách đính kèm hoặc chèn thông tin vào thư khi cần thiết. Bạn cũng cần biết cách chuyển tiếp một thư nhận mà bạn nhận hoặc sao chép thư mà bạn đang gởi.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn để bạn có thể gửi được email đầu tiên với Gmail, bao gồm cách soạn thư với Gmail chuyên nghiệp hơn. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu một số tính năng cơ bản của Gmail mà sẽ giúp bạn có hầu hết từ tài khoản Gmail.

Cách gởi một thư trên Gmail

Xem nhanh qua ảnh chụp màn hình để tìm hiểu những cách cơ bản để tạo và gởi một thư mới với Gmail nhanh chóng.

Hoặc xem qua những bước cụ thể dưới đây để biết thêm chi tiết cách làm thế nào để gởi thư đầu tiên với Gmail.

Bước 1: Mở Gmail

Bắt đầu mở hộp thư Gmail của bạn. Nếu bạn chưa cài đặt tài khoản Gmail, tham khảo hướng dẫn nhanh của chúng tôi:

Bước 2: Tạo một thư Gmail mới

Mở hộp thư đến Gmail, nhấp vào nút Compose ở phía trên bên trái của màn hình.

how to send gmail Compose Button
Một biểu mẫu mới xuất hiện New Message, hãy nhấp vào nút Compose.

Form New Message sẽ hiển thị.

New Message Form
Sử dụng các mũi tên để phóng to biểu mẫu.

Trước khi chúng tôi bắt đầu điền vào biểu mẫu New Message, bạn có thể phóng to nó trên màn hình bằng cách nhấp vào biểu tượng Maximize ở góc trên bên phải của màn hình (nó trông giống như hai mũi tên chéo).

Bước 3: Điền vào biểu mẫu New Message

Trên form New Message có bốn vùng cơ bản để điền vào:

  • Trường To
  • Trường From
  • Trường Subject 
  • Nội dung thư

Có các liên kết ở góc trên bên phải của New Message cho phép bạn sao chép tin nhắn.

1. Cách điền vào các Trường

Trường đầu tiên điền vào trường To

The To field in Gmail
Gõ địa chỉ email mà bạn muốn gởi thư đến

Nhập địa chỉ email của cá nhân mà bạn muốn nhận tin nhắn của bạn. Địa chỉ email cần chính xác.

Cách điền vào trường thư đi

Trường From mặc định là địa chỉ Gmail bạn sử dụng để tạo tin nhắn. Bạn không thể thay đổi trừ khi bạn kết nối tài khoản email của bạn với địa chỉ email khác. Để hướng dẫn làm thế nào thực hiện điều đó, xem bài hướng dẫn này:

3. Cách điền trường Subject 

Trường tiếp theo là điền trường Subject

Subject field in Gmail
Tiếp theo,  điền vào trường Subject. 

Trường Subject là một tin nhắn mô tả ngắn. Nó hiển thị hộp thư người  nhận trước khi họ mở tin nhắn.

Hãy cẩn thận, bạn cần điền cái gì vào trường Subject.  Gõ một dòng tiêu đề không chuyên nghiệp hay để trống có thể làm cho tin nhắn của bạn đến thư mục rác của người nhận.

Cách gởi một bản sao trong Gmail

Bạn có thể gửi một bản sao của tin nhắn của bạn để thêm người nhận. Hiện có hai cách để làm điều này:

  • Thêm người nhận Cc. Người nhận Cc thường thêm vào tin nhắn cho mục đích thông báo. Ví dụ, nếu  dự án ABC ảnh hưởng đến dự án của bạn, bạn có thể nhận Cc thư về dự án ABC thậm chí khi không cần thiết cho bạn để phản hồi những tin nhắn này.
  • Thêm người nhận Bcc. Bcc là sao chép ẩn danh. Khi bạn một người nhận ẩn danh vào tin nhắn, sẽ không ai có thể biết rằng họ đang nhận được một bản sao của tin nhắn nhưng bạn và người đó.

Để kích hoạt tùy chọn Cc Bcc, đặt con trỏ đến trường To. Tùy chọn Cc Bcc xuất hiện dưới góc bên phải biểu mẫu New Message.

The Cc and Bcc options
Để sao chép một ai đó hoặc sao chép một ai đó ẩn danh vào một email, sử dụng các tùy chọn Cc hay Bcc.

Để mở trường Cc, bấm vào tùy chọn Cc. Trường Cc Hiển thị dưới trường To.

The Cc field in Gmail
Để sao chép một ai đó trên Gmail sử dụng trường Cc.

Nhập địa chỉ email của bất kỳ cá nhân mà bạn muốn nhận  bản sao của tin nhắn Gmail vào trường Cc.

Để mở trường Bcc, bấm vào tùy chọn Bcc. Trường Bcc hiển thị dưới trường Cc.

The Bcc field in Gmail
Sử dụng trường Bcc để sao chép ẩn danh một ai đó trên email.

Loại địa chỉ email của bất kỳ cá nhân mà bạn muốn được sao chép ẩn danh vào thư Gmail trong trường Bcc.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thêm nội dung trong Gmail.

Bước 4: Tạo tin nhắn của bạn

Để gõ nội dung vào tin nhắn, bạn có thể kiểm soát tin nhắn của bạn trông như thế nào. Bạn có thể gửi tập tin đính kèm hoặc thậm chí tiền với tin nhắn của bạn.

Bắt đầu bằng cách gõ nội dung dưới dòng chủ đề.

Gmail message body text
Gõ nội dung của tin nhắn

Như bạn nhìn thấy ở ví dụ phía trên, tôi vừa mới bắt đầu nhập nội dung vào báo cáo của tôi. Tuy nhiên, tin nhắn chưa hoàn thành.  Tôi cần thêm định dạng, đính kèm một tệp từ máy tính và nhúng vào một URL.

Hãy cùng xem lại cách thêm những cách cơ bản vào email và nhiều hơn thế nữa.

1. Cách kết hợp các định dạng trong Gmail

Tùy chọn định dạng của Gmail xuất hiện trong thanh thực đơn phía dưới biểu mẫu New Message. Nếu chúng không hiển thị, nhấp chọn biểu tượng Formatting options (nó giống như chữ A in hoa gạch dưới) cạnh nút Send.

Gmail Formatting menu
Để định dạng nội dung của tin nhắn sử dụng thực đơn Formatting.

Từ trái sang phải, các tùy chọn định dạng là:

  • Font
  • Kích thước 
  • Đậm
  • Nghiêng
  • gạch dưới
  • Màu font chữ
  • canh chỉnh font chữ
  • danh sách số
  • danh sách bulleted 
  • thụt lề ít
  • thụt lề nhiều
  • Trích dẫn
  • Gỡ bỏ định dạng

Để áp dụng một tùy chọn định dạng đặt con trỏ bên cạnh văn bản mà bạn muốn định dạng. Kéo con trỏ qua văn bản để chọn nó. Ngay khi văn bản được chọn, nhấp vào tùy chọn Formatting mà bạn muốn áp dụng để chọn văn bản.

Ví dụ, tôi sẽ áp dụng in đậm và dấu đầu dòng cho các phần của tin nhắn. Thư trong Gmail đã được định dạng trông như thế này.

Formatted Gmail message
Bạn có thể định dạng nội dung của tin nhắn mới trong Gmail.

Cách đính kèm một tập tin từ máy tính của bạn

Để đính kèm một tập tin từ máy tính của bạn hoặc Google Drive, nhấp chọn Attach files (nó trông như một cái kẹp) dưới của biểu mẫu New message.  Windows explorer được mở.

Attach image to Gmail message
Để chọn một ảnh, nhấp chọn và chọn nút Open.

Chọn tập tin mà bạn muốn đính kèm vào thư của bạn Nhấp chọn nút Open để đính kèm nó.

Lưu ý: có một sự giới hạn kích thước đính kèm trong Gmail. Tệp đính kèm của bạn không vượt quá kích thước 25MB. Điều đó có nghĩa là một tập tin đơn lẻ không thể vượt quá kích thước  25MB, hoặc một nhóm các tập tin không thể tải lên quá 25MB. Bạn cũng không thể đính kèm tệp với một mở rộng .exe vì loại tệp này có thể chứa virus. Tuy nhiên, có nhiều phương pháp hiệu quả cho việc gửi thư với các tập tin có dung lượng lớn bên cạnh Gmail.

3.  Cách chèn một liên kết vào Gmail của bạn

Bạn cũng có thể chèn một liên kết email hoặc một URL vào email của bạn. Để chèn một liên kết,  đặt con trỏ vào trong text mà bạn muốn liên kết và nhấp chọn Insert link (nó giống như một dây xích) trong trình đơn Formatting Options. Hộp Edit link xuất hiện:

Edit link box in Gmail
Để chèn một liên kết vào Gmail của bạn, nhấp vào biểu tượng Link.

Trong trường Text to display, gõ văn bản mà bạn muốn hiển thị theo liên kết.

Tiếp theo, nên chọn các liên kết là một địa chỉ web hoặc địa chỉ email:

  • Để chọn một địa chỉ web, nhấp chọn vòng tròn cạnh Web address và gõ URL.
  • Để chọn một địa chỉ email, nhấp chọn vòng tròn cạnh Email address và gõ địa chỉ email.

Nếu bạn muốn, bạn có thể kiểm tra địa chỉ URL bằng cách nhấp chọn Test this link.

Nhấp chọn nút OK khi hoàn tất. Các siêu liên kết đã được chèn vào tin nhắn của bạn.

Cách chèn các ký tự biểu cảm trong email của bạn 

Để thêm một biểu tượng cảm xúc vào trong thư của bạn, nhấp chọn biểu tượng Insert emoji (nó giống như hình mặt cười) từ trình đơn Formatting options. Hộp tùy chọn Emoji hiển thị.

Gmail Emoji selection box
Để chọn một ký tự cảm xúc, nhấp chọn nó.

Bạn có thể sử dụng thanh cuộn bên phải của hộp hoặc biểu tượng cảm xúc đầu trang của hộp để tìm thêm biểu tượng cảm xúc. Khi bạn tìm được biểu tượng mà bạn thích, nhấp chọn nó và chèn vào thư trong Gmail của bạn.

Mẹo: Hãy nhớ cách gửi email chuyên nghiệp nếu bạn đang soạn một thư thương mại, những biểu tượng cảm xúc nào có thể sử dụng sai ngữ cảnh.

5. Cách kết hợp hình ảnh vào thư

Bạn có thể đưa một ảnh vào trong nội dung thư của bạn. Để hiển thị hộp Upload Photos, nhấp chọn biểu tượng Insert Photo (nó giống như một camera) trên trình đơn Formatting options.

Upload photos box in Gmail
Thêm một ảnh vào tin nhắn mới trong Gmail.

Có ba cách bạn có thể chọn một ảnh để chèn vào thư của bạn:

  1. tải lên các hình ảnh bằng cách kéo và thả từ máy tính của bạn
  2. chọn hình ảnh thông qua Windows explorer
  3. sử dụng một  URL của ảnh (địa chỉ trang web)

Một khi bạn đã chọn một hình ảnh, nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái của hộp Upload Photos.

6. Cách gửi tiền

Nếu bạn có một tài khoản Google Wallet, bạn có thể gửi và yêu cầu nhận tiền thông qua Gmail. Để truy cập vào tính năng này, nhấp vào biểu tượng Send and request money (nó trông giống như một dấu hiệu đồng đô la). Thực hiện theo gợi ý trên màn hình để gửi hoặc yêu cầu rút tiền.

Lưu ý: Bạn không thể sử dụng tính năng này nếu bạn đang gửi thông báo email đến hơn một người.

Bước 5: Xem lại nội dung tin nhắn của bạn

Trước khi bạn gửi thư, bạn nên xem lại nó cẩn thận. Chắc chắn những điều bạn muốn nói và thông tin là chính xác. Gmail cũng cung cấp một cách cho bạn kiểm tra lỗi chính tả.

Nếu thư chưa hoàn thành, bạn có thể lưu lại như là một bản nháp. Nếu bạn quyết định không gửi tin nhắn mà bạn vừa tạo, bạn có thể lưu lại như là một bản nháp.

Hãy xem các tùy chọn này.

1. Cách kiểm tra chính tả trong Gmail

Để kiểm tra chính tả trong thư của bạn, nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của hộp New Message. Trình đơn phụ More options hiển thị. Chọn Check spelling:

Check spelling option in Gmail
Để kiểm tra chính tả trong nội dung tin nhắn Gmail , sử dụng tùy chọn Check spelling.

Những lỗi trong tin nhắn được tô sáng màu vàng.

Gmail Spell Check feature
Sửa lỗi trong Gmail.

Để sửa lỗi. Nhấp chọn nút Recheck sau khi hoàn thành.

Cách lưu như là thư nháp trong Gmail

Không khó để lưu tin nhắn của bạn như là một bản nháp. Chỉ cần nhấp vào X ở góc trên bên phải của hộp New Message . Thư của bạn được lưu trong thư mục Drafts và gần hộp New Message.

Cách hủy một thư với Gmail

Nếu bạn quyết định không bao giờ gởi thư mà bạn soạn, bạn có thể hủy nó. Nhấp vào Discard draft (nó trông giống như một thùng rác) biểu tượng ở góc dưới bên phải của hộp New Message.

Trash icon in Gmail
Để hủy thư của bạn, nhấp vào biểu tượng Trash.

Bước 6. Gửi thư trong Gmail

Bây giờ bạn đã sẵn sàng gửi thư.

Cách gửi một thư trong Gmail

Khi hoàn tất, không khó để gửi một thư mới trong Gmail.

Send button in Gmail
Để gửi thư, nhấp chọn nút Send.

Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái của hộp New Message. Một tin nhắn sẽ hiển thị thông báo rằng thư của bạn đã được gửi.

Cách chuyển tiếp thư trong Gmail

Một cách khác của việc gửi thứ là chuyển tiếp một tin nhắn. Bạn chỉ có thể chuyển tiếp một thư mà bạn đã gửi hoặc bạn đã nhận được. Bạn có thể tìm những thư bạn đã gửi trong thư mục thư Sent Mail.

Mở thư bạn muốn chuyển tiếp. Nhấp vào mũi tên ở góc bên phải của thư.

Forward option in Gmail
Bạn có thể chuyển tiếp thư bạn đã gửi hoặc một trong những thư đã nhận được từ người khác.

Một trình đơn thả xuống xuất hiện. Nhấp chọn Forward. Gõ địa chỉ thư của người bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn đến trong trường To. Gõ thêm bất kỳ thông tin mà bạn muốn bao gồm nội dung thư.

Lưu ý rằng Gmail thêm một tiêu đề tin nhắn ban đầu bao gồm địa chỉ email của người gửi đầu tiên cũng như ngày và thời gian gửi.

Header of Forwarded message in Gmail message
Gmail thêm một tiêu đề để chuyển tiếp tin nhắn của bạn.

Khi bạn đã sẵn sàng để gửi thư được chuyển tiếp, nhấp vào nút Send ở góc dưới bên trái.

Cách phản hồi một thư trong Gmail

Một cách khác của việc gửi thứ là trả lời một thư. Bạn chỉ có thể trả lời một thư mà bạn đã gửi hoặc bạn đã nhận. Bạn có thể tìm lại thư đã gửi trong thư mục Sent Mail.

Reply to a Gmail message
Để trả lời thư Gmail, sử dụng mũi tên cong ở bên phải của thư.

Nhập bất kỳ thông tin bổ sung mà bạn muốn bao gồm nội dung thư. Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái.

Lưu ý: Xem cẩn thận những người nhận bản gốc của thư. Trừ khi bạn xóa bằng tay những người nhận mà bạn không muốn trả lời, họ sẽ gửi tất cả các phản hồi của bạn.

Cách gửi thư lần đầu với Gmail chuyên nghiệp hơn

Là một người kinh doanh nhỏ, điều quan trọng là email của bạn hiển thị chuyên nghiệp. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách viết email chuyên nghiệp trong các bài hướng dẫn sau:

Chữ ký mẫu là một cách khác để làm cho thư của bạn chuyên nghiệp hơn. Mẫu chữ ký bao gồm các thông tin liên lạc quan trọng cũng như logo công ty của bạn. Dưới đây là một sự lựa chọn những mẫu chữ ký cho email với các mẹo làm như thế nào để sử dụng chúng:

Bạn có thể tải về những mẫu chữ ký thiết kế cho email tại tài khoản Graphic của tôi, có nhiều sự lựa chọn chuyên nghiệp thông qua trình duyệt.  Chúng có thể được tùy biến một cách nhanh chóng, để thiết kế một chữ ký email tuyệt vời.

Tóm lại 

Email là một công cụ quan trọng bạn cần cho kinh doanh nhỏ. Gmail là một nền tảng email mạnh mẽ để sử dụng cho truyền thông doanh nghiệp nhỏ

Một khi bạn biết làm thế nào để gửi một email trên Gmail, bạn đang ở chỗ ngồi của lái xe. Bạn có thể kiểm soát những ai mà bạn đã gửi tin nhắn đến, bạn đã đính kèm cái gì vào trong email của bạn, và đảm bảo rằng tin nhắn của bạn chuyên nghiệp  và đạt mục tiêu trước khi gửi. 

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.