Wie man das richtige Format für geschäftlichen E-Mails beherrscht - und ein berufliches Missgeschick vermeidet

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

E-Mail ist für viele Geschäftsleute zum wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Die meisten von uns verschicken mehr geschäftliche E-Mails als jede andere Form der geschäftlichen Kommunikation.

Jeden Tag versenden Sie E-Mails an Ihren Chef, Ihre Kunden, Ihre Lieferanten und Ihre beruflichen Kontakte.

Ihre E-Mails sind wichtig. Eine gute E-Mail kann zu geschäftlichem Erfolg führen. Eine schlechte E-Mail hingegen kann einer beruflichen Beziehung schaden, Ihr Projekt verzögern oder Ihren Ruf schädigen.

Trotz ihrer Wichtigkeit wird die Formatierung von E-Mails oft vernachlässigt. Eine korrekte Formatierung verbessert die Chancen, dass ein Empfänger Ihre E-Mail liest, beantwortet und positiv darauf reagiert.

In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie professionelle geschäftliche E-Mails erstellen können, indem Sie das richtige Format bei geschäftlichen E-Mails verwenden. Ich werde Ihnen auch Musterbeispiele für gute und schlechte geschäftliche E-Mails geben, die Sie auf Ihre eigene Nachricht anwenden können.

Bevor Sie sich in diese Tutorial-Schritte vertiefen, sollten Sie unser neues eBook herunterladen: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (Es ist kostenlos mit dem Tuts+ Business-Newsletter erhältlich.)

1. Finden Sie das Publikum für Ihre geschäftliche E-Mail

Nicht alle E-Mail-Zielgruppen sind gleich. Aus diesem Grund sollten auch nicht alle geschäftliche E-Mails auf die gleiche Art und Weise formatiert und geschrieben werden. Manche geschäftliche E-Mails sollten in einem formelleren Stil verfasst werden. Wenn Sie mit Ihrem Empfänger besser vertraut sind, können Sie Ihre E-Mail auch in einem weniger formellen Stil verfassen.

Der von Ihnen gewählte E-Mail-Stil bestimmt, wie Sie Ihre E-Mail öffnen und schließen. Er kann auch die Sprache, die Sie verwenden, und den Ton der E-Mail bestimmen. Um mehr über formellen und informellen E-Mail-Stil zu erfahren, lesen Sie meinen letzten Beitrag:

E-Mail

So beginnen und beenden Sie eine professionelle geschäftliche E-Mail

Laura Spencer

Hier ist eine kurze Zusammenfassung einiger allgemeiner Regeln darüber, wann Sie einen formellen und wann einen informellen E-Mail-Stil verwenden sollten.

Verwenden Sie einen formellen E-Mail-Stil:

wenn es in Ihrer Organisation vorgeschrieben ist
wenn die Empfänger Ihnen nicht gut bekannt sind
wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, der in der Autorität über Ihnen steht, wie z. B. Ihr Chef oder ein Lehrer

Verwenden Sie einen informellen E-Mail-Stil:

wenn es in Ihrer Organisation erwünscht ist (Ihr Chef und andere verwenden einen informellen Stil)
für einen Geschäftskollegen, der Ihnen bekannt ist und/oder mit dem Sie befreundet sind
für persönliche E-Mails, die sowohl geschäftliche als auch nicht geschäftliche Themen enthalten können

Die Wahl zwischen formellem und informellem Stil variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, was in Ihrem Unternehmen akzeptiert wird. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine formelle E-Mail-Struktur oder eine informelle E-Mail-Struktur verwenden sollten, ist es oft sicherer, den formelleren Stil zu verwenden.

2. Kennen Sie die Struktur einer geschäftlichen E-Mail

Wie Sie Ihre geschäftliche E-Mail formatieren, macht einen Unterschied. Eine gute Struktur einer geschäftlichen E-Mail hilft, Ihre Botschaft klar zu kommunizieren. Eine schlecht formatierte E-Mail kann einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Alle guten geschäftlichen E-Mails sollten mindestens diese Teile haben:

Betreffzeile. Die Betreffzeile ist der erste Teil der E-Mail, den Ihr Leser sieht. Sie kann darüber entscheiden, ob Ihr Leser die E-Mail öffnet. Die meisten Experten sind sich einig, dass die Betreffzeile kurz (sechs bis zehn Wörter) und spezifisch sein sollte.
Anrede. Die Anrede ist die Art und Weise, wie Sie den Leser begrüßen. Es ist wichtig, dass Sie wissen, ob Sie sich an ein formelles oder informelles Publikum wenden.
Textkörper. Der Textkörper vermittelt die Hauptbotschaft der E-Mail. Er sollte auch eine Einleitung und eine Schlussfolgerung enthalten. Er sollte in kurzen Absätzen von ein bis zwei Sätzen geschrieben werden. Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen, wenn dies der Übersichtlichkeit dient.
Signatur. Ihre Signatur kann formell oder informell sein, abhängig von Ihrer Zielgruppe. Eine gute E-Mail-Signaturvorlage hilft Ihrem Leser, alle Informationen über Sie zu finden, die er benötigt. Envato Market hat hilfreiche Signaturvorlagen, um Ihre E-Mail-Signatur professioneller zu gestalten.

Verwenden Sie ein korrektes E-Mail-Format. Strukturieren Sie Ihre E-Mail so, dass die ersten paar Sätze des Textkörpers erklären, worum es in der E-Mail geht. Die letzten Sätze sollten eine Schlussfolgerung sein, die die geschäftliche E-Mail zusammenfasst. Die Zusammenfassung ist auch eine gute Stelle, um eine Handlungsaufforderung einzufügen. Eine Handlungsaufforderung sagt dem E-Mail-Leser, was er als nächstes tun soll und wie er es tun soll.

3. Das Problem mit den meisten E-Mails

Viele von uns haben nie gelernt, wie man eine geschäftliche E-Mail richtig strukturiert. Deshalb werfen so viele Leute einfach eine E-Mail zusammen und hoffen auf das Beste. Leider schaden diese hastigen E-Mails unserem beruflichen Ruf oft mehr als sie nützen.

In diesem Abschnitt nehme ich zwei schlecht geschriebene und schlecht formatierte E-Mail-Beispiele auseinander. Wir sehen uns beide Beispiele an und ich erkläre, was an jedem von ihnen falsch ist. Im nächsten Abschnitt werde ich jede dieser E-Mails überarbeiten und Ihnen zeigen, wie Sie sie verbessern können.

Formelles E-Mail-Beispiel - Vorher

Hier ist ein Beispiel für eine formelle E-Mail, die nicht gut formatiert oder geschrieben war. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um das Beispiel anzuschauen und zu sehen, ob Sie erkennen können, was daran falsch ist. Ich werde die Probleme mit dieser E-Mail weiter unten detailliert beschreiben.

Schauen wir uns diese geschäftliche E-Mail genau an, um festzustellen, was falsch ist. Hier sind einige der Probleme:

Betreffzeile. Die Betreffzeile "Stuff" (Dinge) ist zu kurz und zu vage. Sie besteht nur aus einem einzigen Wort. Mit dieser Betreffzeile schicken manche E-Mail-Systeme die E-Mail sogar direkt in den Spam-Filter.
Anrede. Die Anrede "Hey" ist für eine einleitende Nachricht wie diese zu informell. Der E-Mail-Autor erwähnt, dass er einige der Teammitglieder noch nie getroffen hat.
Textkörper. Der Text dieser E-Mail ist ein einzig riesiger Absatz. Das macht es für den durchschnittlichen Leser schwer, dem Text zu folgen. Der Textkörper enthält auch Elemente, die besser als Liste formatiert wären.
Tipp- und grammatischer Fehler. Der Text enthält mehrere schlecht formulierte Phrasen. Es gibt einige zusammenhängende Sätze. Es gibt auch Tippfehler und sogar ein sich wiederholendes Wort, "machen machen".
Schlechter oder fehlender Schlusssatz. "Catch you on the flip side" (Bis zum nächsten Mal) ist für die meisten geschäftlichen E-Mails ein zu lässiger Schluss.
Signatur. Es gibt keine Signatur für diese E-Mail. Wenn es sich um ein neues Team handelt, könnte es sich fragen, wer der Absender ist.

Es ist wahrscheinlich, dass die Empfänger dieser E-Mail aufgrund der Formatierung und des Wortlauts einige der angesprochenen Punkte nicht verstehen würden. Außerdem sieht sie schlampig und schlecht organisiert aus. Alles in allem ist diese E-Mail kein guter Weg, um ein Unternehmen zu repräsentieren.

Viele Unternehmen würden die obige E-Mail als peinlich empfinden. Dennoch ist es nicht ungewöhnlich, dass Geschäftsleute E-Mails schnell und ohne nachzudenken verfassen. Einige dieser eiligen E-Mails enthalten einige der gleichen Probleme wie unsere Beispiel-E-Mail.

Informelles E-Mail-Beispiel - Vorher

Hier ist ein Beispiel für eine informelle E-Mail, die schlecht formatiert und schlecht formuliert war. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit und schauen Sie, ob Sie erkennen können, was falsch ist. Ich werde die Probleme mit dieser E-Mail weiter unten detailliert beschreiben.

Schauen wir uns jeden Teil der E-Mail genau an, um festzustellen, was falsch ist. Hier sind einige der Probleme:

Betreffzeile. Die Betreffzeile "Get It Together!!!" (Reiß Dich zusammen!!!) ist ein wenig zu kurz. Außerdem ist sie vage und anklagend.
Anrede. Die Anrede mit dem Namen der Person ist nicht schrecklich für eine informelle E-Mail. Allerdings fügen die drei Ausrufezeichen einen unnötigen wütenden oder aufgebrachten Ton hinzu.
Einleitung. In dieser E-Mail gibt es keinen einleitenden Absatz.
Textkörper. Der gesamte Text besteht aus einem einzigen Absatz. Er ist in einem wütenden Tonfall geschrieben und enthält Phrasen wie "Grrr", die nicht hilfreich sind. Er enthält auch Emoticons, die in einer geschäftlichen E-Mail im Allgemeinen nicht zulässig sind.
Schlusssatz. Es gibt keinen abschließenden Satz. Der Empfänger ist möglicherweise unsicher, was er als nächstes tun soll.
Signatur. Es gibt keine Signatur in dieser E-Mail.

Diese E-Mail ist nicht nur schlecht formatiert, sie vermittelt auch einen unprofessionellen, negativen Ton. Anstatt die vom Absender gewünschten Ergebnisse zu erzielen, ist es wahrscheinlich, dass der Leser wütend und defensiv wird.

4. So formatieren Sie diese geschäftlichen E-Mails richtig

Schlechte E-Mails können mit einer effektiven Bearbeitung und Formatierung verbessert werden. Lassen Sie uns die vorherigen E-Mails umgestalten, um sie effektiver zu machen. Ich werde die Formatierung und den Wortlaut ändern, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die schlechten E-Mail-Beispiele verbessern können.

Formales E-Mail-Beispiel - Nachher

Hier ist ein Beispiel für eine formelle E-Mail, umgeschrieben und neu formatiert, um ein professionelleres Bild zu vermitteln.

Schauen wir uns an, was wir getan haben, um die E-Mail zu verbessern:

Betreffzeile. Die Betreffzeile hat die ideale Länge, sechs bis zehn Wörter. Sie ist auch spezifischer. Sie identifiziert das Projekt mit Namen und beschreibt das Thema der E-Mail.
Anrede. Die neue Anrede macht deutlich, dass diese E-Mail für die Mitglieder des Projektteams bestimmt ist.
Einleitung. Der Einleitungssatz teilt dem Leser mit, worum es in der E-Mail geht. Er vermittelt außerdem einen positiven Ton, indem er das Wort "Willkommen" verwendet.
Textkörper. Der Haupttext ist in kurzen Absätzen von nicht mehr als drei Sätzen übersichtlich gegliedert. Er enthält außerdem eine nummerierte Liste, die schnell überflogen werden kann, um das Verständnis zu erleichtern.
Schlusssatz. Der Schlusssatz fasst den Beitrag zusammen. Er enthält die Handlungsaufforderung "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben".
Signatur. Der Signaturblock identifiziert den Absender als den Leiter des Projektteams.

Die überarbeitete E-Mail ist eine Geschäftskommunikation, auf die jedes Unternehmen stolz sein würde. Sie ist mit einem professionellen E-Mail-Format überarbeitet worden. Außerdem vermittelt sie die Nachricht klar und prägnant auf eine geschäftsmäßige Art und Weise.

Tipp: Die E-Mail könnte noch weiter verbessert werden, indem man eine professionelle E-Mail-Signaturvorlage einbezieht, wie sie z. B. im Envato Market zu finden ist. Hier sind drei Beispiele, wie eine professionelle E-Mail-Signaturvorlage verwendet werden könnte:

Corporate Email Signature Template — Corporate E-Mail-Signaturvorlage Beispiele

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen können:

E-Mail

9 Tipps für professionelle E-Mail-Signaturen—mit den besten Vorlagenbeispielen

Laura Spencer

Informelle E-Mail Beispiel - Nachher

Hier ist ein Beispiel für eine informelle E-Mail, die umgeschrieben und neu formatiert wurde, um ein professionelleres Bild zu vermitteln:

Was hat sich geändert? Schauen wir uns das mal an:

Die Betreffzeile. Die Betreffzeile ist spezifischer, ohne anklagend zu sein. Sie enthält auch die Worte "Bitte um Rückmeldung". Viele Experten sind sich einig, dass die Aufnahme von Phrasen wie "Bitte um Rückmeldung" oder "Antwort erforderlich" die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass ein E-Mail-Empfänger antwortet.
Anrede. Durch das Hinzufügen des Wortes "Hallo" in der Anrede wird der Ton der E-Mail weicher. Der Leser ist weniger geneigt, sich zu verteidigen.
Einleitung. Die Einleitung erklärt in zwei Sätzen, worum es in der E-Mail geht.
Textkörper. Der Ton im Textkörper ist viel freundlicher. Das Ziel ist es, das Projekt wieder in Gang zu bringen, nicht den Leser zu verärgern.
Schlusssatz. Der Schlusssatz ermutigt den Leser zu einer Rückmeldung.
Signatur. Die einfache Signatur ist für eine informelle geschäftliche E-Mail in Ordnung.

Wie Sie sehen, hinterlassen eine freundliche Formulierung und eine bessere Formatierung beim Leser einen positiveren Eindruck. Der Leser dieser E-Mail wird viel eher antworten und das Problem wird mit größerer Wahrscheinlichkeit gelöst werden.

Noch mehr über das Verfassen effektiver E-Mails erfahren Sie in diesem Tuts+-Tutorial von David Masters:

Schreiben

Wie man klare und professionelle Emails schreibt

David Masters

5. Wie man ein E-Mail-Missgeschick vermeidet

Wie vermeiden Sie also ein E-Mail-Missgeschick? Mit überlegter Planung können Sie das richtige Format für geschäftlichen E-Mails beherrschen und eine E-Mail erstellen, die Ihre Botschaft vermittelt, ohne Ihren geschäftlichen Ruf zu ruinieren.

Hier sind vier einfache Richtlinien für das Schreiben korrekter geschäftlichen E-Mails:

Keine Eile. Eine eilige E-Mail ist oft eine schlecht formatierte, schlecht geschriebene E-Mail. Gönnen Sie sich genügend Zeit, um jede E-Mail, die Sie schreiben, richtig zu formatieren.
Vermeiden Sie Emotionen. Es ist nie eine gute Idee, eine E-Mail zu verschicken, wenn Sie aufgeregt sind. Warten Sie stattdessen, bis Sie sich beruhigt haben.
Seien Sie prägnant. Verwenden Sie kurze Sätze und kurze Absätze. Verwenden Sie ggf. Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen
Nachprüfung. Überprüfen Sie Ihre E-Mail noch einmal auf Rechtschreibfehler, grammatische Fehler und andere Fehler. Es ist auch eine gute Idee, sicherzustellen, dass alle Teile der E-Mail enthalten sind.

Ihre geschäftlichen E-Mails sind wichtig!

Ihre geschäftlichen E-Mails können den Unterschied ausmachen, ob Sie Ihr Geschäftsziel erreichen oder Ihr Unternehmen schlecht dastehen lassen. Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Ihre E-Mails formuliert und formatiert sind.

Ihre E-Mails sind wichtig: Setzen Sie sich ein Ziel, um an der richtigen Formatierung all Ihrer geschäftlichen E-Mails zu arbeiten.

Um Ihr Wissen über das Schreiben effektiven geschäftlichen E-Mails zu vertiefen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Schreiben effektiven geschäftlichen E-Mails oder beginnen Sie mit dem ersten Tutorial der mehrteiligen Serie:

Kommunikation

Warum das Schreiben von E-Mails eine Fertigkeit ist—und warum es wichtig ist, sie zu lernen

David Masters

Wollen Sie mehr professionelle E-Mail-Tipps und Top-Strategien? Lernen Sie, wie Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang übernehmen, Ihre E-Mails schneller bearbeiten und Ihre E-Mails wie ein Profi verwalten. Melden Sie sich für den Tuts+ Business Newsletter an und holen Sie sich jetzt das KOSTENLOSE Inbox Zero eBook.

Welche E-Mail-Strategien funktionieren für Sie am besten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.