() translation by (you can also view the original English article)
Email telah menjadi cara utama yang banyak profesional bisnis berkomunikasi. Sebagian besar dari kita mengirimkan lebih banyak email bisnis daripada bentuk komunikasi bisnis lainnya.
Setiap hari Anda memiliki email keluar ke atasan Anda, klien Anda, vendor Anda, dan kontak profesional Anda.
Email anda penting. Email yang bagus bisa mengarah pada kesuksesan bisnis. Sementara email yang buruk bisa membahayakan hubungan profesional, mengesampingkan proyek Anda, atau menyebabkan kerusakan pada reputasi Anda.
Meski penting, format email sering diabaikan. Format yang tepat akan meningkatkan kemungkinan penerima akan membaca, merespons, dan bereaksi positif terhadap email Anda.
Dalam tutorial ini, Anda akan belajar membuat email bisnis profesional dengan menggunakan format email bisnis yang tepat. Saya juga akan memberi Anda contoh email bisnis yang bagus dan buruk yang Anda terapkan pada komunikasi Anda sendiri.
Sebelum Anda menggali langkah-langkah tutorial ini, pertimbangkan untuk mendownload e-book baru kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. (Ini tersedia secara GRATIS dengan Tuts+ Business Newsletter.)
1. Temukan Audiens Email Bisnis Anda
Tidak semua audiens email sama. Oleh karena itu, tidak semua email bisnis harus diformat dan ditulis dengan cara yang sama. Beberapa email bisnis harus terstruktur dengan gaya yang lebih formal. Tapi, jika Anda lebih mengenal penerima Anda, tidak apa-apa untuk menyusun email Anda dengan gaya yang tidak formal.
Gaya email yang Anda pilih menentukan pembukaan dan penutupan email Anda. Ini juga bisa menentukan bahasa yang Anda gunakan dan nada emailnya. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang gaya email formal dan informal, baca postingan terakhir saya:
Berikut adalah ringkasan singkat beberapa peraturan umum tentang kapan menggunakan gaya email formal versus informal.
Gunakan gaya email formal:
- Jika diperlukan di organisasi Anda
- Jika penerima tidak dikenal oleh Anda
- Saat mengirim email ke seseorang yang berada di atas Anda dalam wewenang seperti atasan atau guru Anda
Gunakan gaya email informal:
- Jika didorong dalam organisasi Anda (atasan Anda dan orang lain menggunakan gaya informal)
- Untuk rekan bisnis yang terkenal dan/atau ramah kepada Anda
- Untuk email pribadi yang mungkin berisi topik bisnis dan non-bisnis
Pilihan antara gaya formal dan informal bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Itulah mengapa penting untuk mengetahui apa yang diterima di perusahaan Anda. Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus menggunakan struktur email formal atau struktur email informal, seringkali lebih aman menggunakan gaya yang lebih formal.
2. Ketahui Struktur Email Bisnis
Bagaimana Anda memformat email bisnis Anda untuk membuat perbedaan. Struktur email bisnis yang baik membantu mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas. Email berformat buruk bisa meninggalkan kesan buruk.
Semua email bisnis yang baik setidaknya harus memiliki bagian-bagian ini:
- Baris subjek. Baris subjek adalah bagian pertama dari email yang pembaca Anda lihat. Ini bisa menentukan apakah pembaca Anda membuka email. Sebagian besar ahli sepakat bahwa baris subjek harus singkat (enam sampai sepuluh kata) dan spesifik.
- Salam. Salam adalah bagaimana Anda menyapa pembaca. Penting agar Anda memahami apakah Anda menangani audiens formal atau informal.
- Teks tubuh. Teks tubuh menyampaikan pesan utama dari email tersebut. Ini juga harus mencakup pengenalan dan kesimpulan. Ini harus ditulis dalam paragraf singkat satu sampai dua kalimat. Dimana akan menambah kejelasan, gunakan daftar poin atau nomor.
- Tanda tangan. Tanda tangan Anda bisa formal atau informal, tergantung pada audiens Anda. Template tanda tangan email yang baik membantu pembaca Anda menemukan semua informasi tentang Anda yang mereka butuhkan. Envato Market memiliki template tanda tangan yang bermanfaat untuk membuat tanda tangan email Anda lebih profesional.
Gunakan format email yang tepat. Susun email Anda sehingga beberapa kalimat teks tubuh pertama menjelaskan apa itu email. Beberapa kalimat terakhir harus menjadi kesimpulan yang merangkum email bisnis. Kesimpulannya juga merupakan tempat yang baik untuk memasukkan ajakan bertindak. Ajakan untuk bertindak memberitahu pembaca email apa yang harus dilakukan selanjutnya dan bagaimana melakukannya.
3. Masalah Email Yang Paling Banyak
Banyak dari kita tidak pernah belajar cara yang benar untuk menyusun email bisnis. Itulah sebabnya begitu banyak orang hanya membuang email bersama dan berharap untuk yang terbaik. Sayangnya, email tergesa-gesa itu sering kali lebih merusak reputasi profesional kita daripada kebaikan.
Pada bagian ini saya membedah dua sampel email yang ditulis dan diformat dengan buruk. Kita akan melihat kedua contoh tersebut dan saya akan menjelaskan apa yang salah dengan masing-masing. Pada bagian selanjutnya, saya akan melakukan perbaikan pada masing-masing email ini dan menunjukkan cara memperbaikinya.
Contoh Email Formal - Sebelum
Berikut adalah contoh email formal yang tidak diformat atau ditulis dengan baik. Luangkan waktu sejenak untuk melihat contohnya dan lihat apakah Anda bisa tahu apa yang salah dengannya. Saya akan merinci masalah dengan email ini di bawah ini.
Mari kita lihat email bisnis ini dengan saksama untuk menentukan apa yang salah. Berikut adalah beberapa masalah:
- Baris subjek. Baris subjek "Stuff" terlalu pendek dan terlalu kabur. Ini hanya terdiri dari satu kata. Dengan baris subjek ini, beberapa sistem email bahkan mungkin mengirimkannya langsung ke filter spam.
- Salam. Salam "Hey" terlalu informal untuk pesan pendahuluan seperti ini. Penulis email menyebutkan bahwa mereka belum pernah bertemu dengan beberapa anggota tim.
- Teks tubuh. Tubuh email ini adalah satu paragraf raksasa. Itu membuat pembaca sulit untuk mengikuti. Tubuh juga mencakup barang-barang yang akan lebih baik jika diformat sebagai daftar.
- Masalah Typos dan Grammar. Teks tubuh mencakup beberapa frasa yang tidak tepat. Ada beberapa kalimat yang berbicara terus. Ada juga kesalahan ketik dan bahkan kata yang berulang, "make make."
- Lemah atau Tidak Ada Penutupan. "Catch you on the flip side" terlalu kasual menutup sebagian besar email bisnis.
- Tanda tangan. Tidak ada tanda tangan untuk email ini. Jika itu tim baru, mereka mungkin bertanya-tanya siapa pengirimnya.
Kemungkinan penerima email ini akan kehilangan beberapa poin yang dibuat karena cara itu diformat dan diberi kata. Plus, terlihat ceroboh dan kurang terorganisir. Semua dalam semua, email ini bukan cara yang baik untuk mewakili sebuah organisasi bisnis.
Banyak bisnis akan menemukan email di atas yang memalukan. Namun bukan hal yang aneh bagi seorang profesional bisnis untuk menulis email dengan cepat dan tanpa berpikir. Beberapa email yang terburu-buru itu mencakup beberapa masalah yang sama dengan contoh email kami.
Contoh Email Informal - Sebelum
Berikut adalah contoh email informal yang diformat dengan buruk dan dengan kata-kata yang buruk. Luangkan waktu sejenak untuk melihatnya dan lihat apakah Anda bisa tahu apa yang salah. Saya akan merinci masalah dengan email ini di bawah ini.
Mari kita lihat setiap bagian email dengan seksama untuk menentukan apa yang salah. Berikut adalah beberapa masalah:
- Baris subjek. Baris subjek "Get It Together !!!" Sedikit terlalu pendek Ini juga samar-samar dan menuduh.
- Salam. Salam atas nama orang tersebut tidak mengerikan untuk email informal. Namun, tiga tanda seru menambahkan nada marah atau kesal yang tidak dibutuhkan.
- Pengantar. Tidak ada paragraf pengantar di email ini.
- Teks tubuh. Teks tubuhnya satu paragraf. Hal ini ditulis dengan nada marah dengan ungkapan-ungkapan seperti "Grrr" yang tidak membantu. Ini juga mencakup emoticon, yang umumnya tidak dapat diterima dalam email bisnis.
- Kesimpulan. Tidak ada kalimat penutup. Penerima mungkin tidak tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.
- Tanda tangan. Tidak ada tanda tangan di email ini.
Tidak hanya email ini yang diformat dengan buruk, namun juga tidak menimbulkan nada negatif dan tidak profesional. Bukan mendapatkan hasil yang diinginkan pengirim, kemungkinan pembaca akan menjadi marah dan defensif.
4. Sekarang untuk Format Email Bisnis yang Benar
Email yang buruk dapat diperbaiki dengan pengeditan dan pemformatan yang efektif. Mari buat ulang email sebelumnya untuk membuatnya lebih efektif. Saya akan mengubah format dan kata-kata untuk menunjukkan cara memperbaiki contoh email yang buruk.
Contoh Email Formal - Setelah
Berikut adalah contoh email formal, ditulis ulang dan diformat ulang untuk menyampaikan citra yang lebih profesional.
Mari kita lihat apa yang kami lakukan untuk memperbaiki email:
- Baris subjek. Baris subjeknya panjang ideal, enam sampai sepuluh kata. Ini juga lebih spesifik. Mengidentifikasi proyek dengan nama dan menjelaskan topik email.
- Salam. Salam baru menjelaskan bahwa email ini ditujukan untuk anggota tim proyek.
- Pengantar. Kalimat pengantar memberi tahu pembaca tentang emailnya. Ini juga menyampaikan nada positif dengan menggunakan kata "Welcome."
- Teks tubuh. Teks tubuh disusun rapi dalam paragraf singkat tidak lebih dari tiga kalimat. Ini juga termasuk daftar bernomor yang dapat dengan cepat dipindai untuk memudahkan pemahaman.
- Kesimpulan. Kesimpulannya merangkum pos tersebut. Ini termasuk ajakan untuk bertindak "Let me know if you have any quastions."
- Tanda tangan. Blok tanda tangan mengidentifikasi pengirim sebagai pimpinan tim proyek.
Email yang direvisi adalah komunikasi bisnis yang bisa dibanggakan oleh setiap organisasi. Ini telah dikerjakan ulang dengan format email profesional. Ini juga menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas secara bisnis.
Tip: Email ini dapat ditingkatkan lebih jauh lagi dengan menyertakan template tanda tangan email profesional yang ada di Envato Market. Berikut adalah tiga contoh bagaimana template tanda tangan email profesional dapat digunakan:
Pelajari lebih lanjut tentang cara membuat tanda tangan email profesional:
Contoh Email Informal - Setelah
Berikut adalah contoh email informal, ditulis ulang dan diformat ulang untuk menyampaikan citra yang lebih profesional:
Apa yang berubah? Mari lihat:
- Baris subjek. Baris subjek lebih spesifik, tanpa menuduh. Ini juga mencakup kata-kata "Please Reply". Banyak ahli setuju bahwa memasukkan frase seperti "Please Reply" atau "Response Needed" membuat lebih mungkin penerima email meresponsnya.
- Salam. Dengan menambahkan kata salam "Hai", kami telah melunakkan nada email. Pembaca cenderung tidak bersikap defensif.
- Pengantar. Pengantar menjelaskan apa yang dimaksud dengan email dalam dua kalimat.
- Teks tubuh. Nada dalam teks tubuh jauh lebih bersahabat. Tujuannya agar proyek kembali berjalan, tidak membuat pembaca marah.
- Kesimpulan. Kesimpulannya mendorong pembaca untuk merespons.
- Tanda tangan. Tanda tangan sederhana itu bagus untuk email bisnis informal.
Seperti yang bisa Anda lihat, kata-kata ramah dan format yang lebih baik akan meninggalkan pembaca dengan kesan yang lebih positif. Pembaca email ini jauh lebih mungkin merespons dan masalahnya lebih mungkin dipecahkan.
Anda dapat belajar lebih banyak lagi tentang menyusun email yang efektif dalam tutorial Tuts+ ini dari David Masters:
5. Bagaimana Menghindari Bencana Email
Jadi bagaimana anda menghindari bencana email? Dengan mempertimbangkan perencanaan, Anda bisa menguasai format email bisnis yang tepat dan membuat email yang menyampaikan pesan Anda tanpa merusak reputasi bisnis Anda.
Berikut adalah empat panduan mudah untuk menulis email bisnis yang tepat:
- Jangan Terburu-Buru. Email yang tergesa-gesa sering merupakan email berformat dan ditulis buruk. Luangkan diri cukup waktu Anda untuk memformat dengan benar setiap email yang Anda tulis.
- Hindari Emosi. Tidak ada ide bagus untuk mengirimkan email saat Anda sedang marah. Tapi tunggu sampai kamu tenang.
- Ringkaslah. Gunakan kalimat pendek dan paragraf pendek. Jika sesuai, gunakan daftar poin atau nomor.
- Tinjau. Periksa kembali email Anda karena kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, dan kesalahan lainnya. Sebaiknya juga pastikan semua bagian email disertakan.
Email Bisnis Anda Adalah Penting!
Email bisnis Anda dapat membuat perbedaan antara mencapai tujuan bisnis Anda atau membuat perusahaan Anda terlihat buruk. Masukkan beberapa pemikiran tentang bagaimana email Anda diberi kata dan diformat.
Email Anda sangat penting: tetapkan sasaran untuk bekerja dengan benar memformat semua email bisnis Anda.
Untuk mengambil pembelajaran Anda dalam menulis email bisnis yang efektif, tinjau kembali panduan kami untuk Menulis Email Bisnis yang Efektif, atau mulailah dengan tutorial pertama di seri bagian:
Ingin tips email lebih profesional dan strategi terbaik. Pelajari cara mengendalikan kotak masuk, memproses email lebih cepat, dan mengelola email Anda seperti pro. Daftar ke Tuts+ Business Newsletter dan dapatkan e-book Inbox Zero Gratis sekarang juga.
Strategi email apa yang paling sesuai untuk Anda? Beri tahu kami di komentarnya.
