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Cómo Amaestrar un Formato Propio de Correo de Negocios - y Evitar un Desastre Profesional

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

El email se ha convertido en la principal manera a través de la cual muchos profesionales de negocios se comunican. Muchos de nosotros enviamos más correos de negocios que cualquier otra forma de comunicación de negocios.

Todos los días tienes correos que se envían a tu jefe, tus clientes, tus vendedores, y tus contactos profesionales.

Tus correos electrónicos son importantes. Un buen correo puede llevar al éxito de un negocio. Mientras que un mal correo podría dañar una relación profesional, llevar por otro lado tu proyecto, o causar daños a tu reputación.

A pesar de su importancia, el formateo de correos muchas veces es ignorado. Un formateado correcto mejora los chances de que un recipiente lo lea, responda, y reaccione positivamente a tu correo electrónico.

En este tutorial, aprenderás cómo crear correos electrónicos de negocios profesionales al usar un formato correcto para correos electrónicos de negocios. También te proporcionaré con ejemplos de correos electrónicos de negocios buenos y malos los cuales podrás aplicar a tus propias comunicaciones.

Antes de que profundices en estos pasos de tutorial, considera descargar nuestro nuevo eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (Está disponible GRATIS con la Revista de Negocios de Tuts+)

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1. Encuentra Tu Audiencia de Correo de Negocios

No todas las audiencias de email son las mismas. Por esa razón, no todos los email de negocios deberían ser formateados y escritos de la misma manera. Algunos emails de negocios deberían ser estructurados en un estilo más formal. Pero, si estás más familiarizado con tu recipiente, está bien estructurar tu email en un estilo menos formal.

El estilo de email que escojas determina tu apertura de email y su cierre. También puede determinar el lenguaje que usas y el tono del email. Para aprender más sobre un estilo de email formal e informal lee mi más reciente publicación.

Aquí hay un rápido resumen de algunas reglas generales sobre cuándo usar un estilo de email formal en vez de uno informal.

Usa un estilo de email formal

  • si es requerido en tu organización
  • si no conoces muy bien a los recipientes
  • cuando le mandas un email a alguien que esté bajo tu autoridad como tu jefe o una maestra

Usa un estilo informal de email:

  • si se alienta en tu organización (tu jefe y otros usan un estilo informal)
  • para un colega de negocios al cual conoces bien o están dentro de términos amigables
  • para correos personas que puedan contener tanto temas de negocios como de no negocios

La elección entre un estilo formal e informal varía de compañía en compañía. Por eso es que es importante saber lo que es aceptado en tu compañía. Si no estás seguro si deberías usar una estructura de email formal o una estructura de email informal, muchas veces es más seguro usar un estilo más formal.

2. Conoce la Estructura de un Email de Negocios

Cómo formateas un email de negocios hace la diferencia. Una buena estructura de email de negocios ayuda a comunicar claramente tu mensaje. Un email mal formateado puede dejar una mala impresión.

Todos los buenos emails de negocios deberían tener al menos éstas partes:

  • Línea de Título. La línea de título es la primera parte del email que lee tu lector. Puede determinar si tu lector abre el email. Muchos expertos están de acuerdo que las líneas de título deberían ser cortas (de seis a diez palabras) y específica.
  • Saludo. El saludo es cómo saludas al lector. Es importante que entiendas si te estás dirigiendo a una audiencia formal o informal.
  • Cuerpo del Texto. El cuerpo del texto transmite el mensaje principal del email. También debería incluir una introducción y una conclusión. Debería estar escrito en párrafos cortos de una o dos oraciones. Donde añadirá claridad, usando listas de puntos o enumeradas.
  • Firma. Tu firma puede ser formal o informal, dependiendo de tu audiencia. Una buena plantilla de firma de email ayuda a tu lector a encontrar toda la información que podrías necesitar. Envato Market tiene plantillas de firmas de ayuda para hacer que tu firma de email se vea más profesional.

Usa un formato correcto de email. Estructura tu email para que las primeras oraciones del texto del cuerpo expliquen de qué se trata el email. Las últimas oraciones deberían ser una conclusión que resuma el email de negocios. La conclusión es un buen lugar para hacer el llamado a la acción. Un llamado a la acción le dice al lector lo que hacer después y cómo hacerlo.

3. El Problema Con la Mayoría de los Emails

Muchos de nosotros hemos aprendido la correcta manera de estructurar un email de negocios. Por eso es que muchas personas simplemente juntan un email y esperan lo mejor. Tristemente, aquellos emails sin pensar hacen más daño a nuestra reputación que cosas buenas.

En éste sección diseco dos pruebas de email mal escritas y formateadas. Veremos ambos ejemplos y explicaré qué está mal con cada uno de ellos. En la próxima sección, haré un retoque de cada uno de éstos emails y te mostraré cómo mejorarlos.

Ejemplo Formal de Email - Antes

Aquí hay un ejemplo de email formal que no fue bien formateado o escrito. Tómate un minuto para ver el ejemplo y ver qué está mal con él. Detallaré los problemas con éste email a continuación.

Veamos éste email de negocios cuidadosamente para determinar lo que está mal. Aquí hay algunos de los problemas:

  • Línea del Título. La linea de título "Cosas" es muy corta y vaga. Consiste de una sola palabra. Con ésta línea de título, algunos sistemas de email podrían incluso mandarlo directo al filtro de correo no deseado.
  • Saludo. El saludo de "Hey" es muy informal para un mensaje introductorio como éste. El autor del email menciona que nunca han conocido a alguno de los miembros del equipo.
  • Cuerpo del Texto. El cuerpo de este email es un párrafo gigante. Esto lo hace difícil para que lo siga el lector promedio. El cuerpo también incluye ítems que serían mejor si fuesen formateados como una lista.
  • Errores de Tipografía y Problemas de Gramática. El texto del cuerpo incluye varias frases pobremente construidas. Hay algunas oraciones ejecutadas. También hay errores de tipografía e incluso una palabra repetido, "hacer hacer."
  • Con Poco o Sin Cierre. "Te alcanzo al otro lado" es muy casual para un cierre de la mayoría de los emails de negocios.
  • Firma. No hay firma para éste email. Si el equipo es uno nuevo, se podrían preguntar quién es el que lo envía.

Es muy probable que los recipientes de éste email perdieran algunos puntos hechos debido a la manera que fue formateado y palabreado. Además, se ve mal organizado y poco riguroso. De todas maneras, éste email no es una buena manera de representar una organización de negocios.

Muchos negocios encontrarían avergonzante el email. Sin embargo no es inusual que un profesional de negocios escriba emails rápidamente y sin pensar. Algunos de éstos emails apurados incluyen algunos de los mismos problemas como nuestro email de ejemplo.

Ejemplo Informal de Email - Antes

Aquí hay un ejemplo de un email informal que fue formateado mal y mal escrito también. Tómate un minuto para verlo y ver qué está mal en él. Detallaré los problemas con el email a continuación.

Veamos cada parte del email cuidadosamente para determinar qué está mal. Aquí hay algunos de los problemas:

  • Línea del Título. La línea del título "¡Júntalo Todo!" es un poco corta. También es vaga y acusadora.
  • Saludo. El saludo del nombre de una persona no es horrible para un email informal. Sin embargo, los tres puntos de exclamación añaden una braveza innecesaria o un tono molesto.
  • Introducción. No hay un párrafo introductorio en éste email.
  • Texto del Cuerpo. El texto del cuerpo es todo un párrafo. Está escrito en un tono molesto con frases como "Grrr" las cuales no son de ayuda. También incluye emoticons, los cuales no son generalmente aceptados en un email de negocios.
  • Conclusión. No hay una oración concluyente. El recipiente podría sentirse inseguro de lo que hacer después.
  • Firma. No hay firma en éste email.

No solo éste email está pobremente formateado, sino que también transmite un tono poco profesional y negativo. En vez de obtener los resultados que quiere el que lo envía, es probable que el lector se ponga bravo o a la defensiva.

4. Ahora Para Formatear Correctamente Estos Emails de Negocios

Los malos emails pueden ser mejorados con una edición y formateo efectiva. Volvamos a hacer los emails previos para hacerlos más efectivos. Cambiaré el formateo y palabreo para mostrarte cómo arreglar los ejemplos de un email pobre.

Ejemplo Formal de Email - Después

Aquí hay un ejemplo de un email formal, vuelto a escribir y reformateado para transmitir una imagen más profesional.

Veamos lo que hicimos para mejorar el email:

  • Línea de Tema. La línea de tema es del largo ideal, de seis a diez palabras. También es más específica. Identifica el proyecto por nombre y describe el tema del email.
  • Saludo. El nuevo saludo hace claro que éste email es para los miembros del equipo del proyecto.
  • Introducción. La oración de introducción le dice al lector de qué se trata el email. También transmite un tono positivo al usar la palabra "Bienvenido".
  • Texto del Cuerpo. El texto del cuerpo está organizado limpiamente en párrafos cortos de no más de tres oraciones. También incluye una lista enumerada que puede ser escaneada rápidamente para una compresión fácil.
  • Conclusión. La conclusión resume la publicación. Incluye el llamado a la acción "Déjame saber si tienes alguna pregunta."
  • Firma. El bloque de firma identifica al que envía como el líder del equipo del proyecto.

El email revisado es una comunicación de negocios de la cual estaría orgullosa cualquier organización. Ha sido vuelta a trabajar con un formato de email profesional. También transmite el mensaje claramente y sucintamente de una manera como de negocios.

Consejo: el email podría ser mejorado incluso mucho más al incluir una plantilla de firma de email profesional tal como las encontradas en Mercado de Envato. Aquí hay tres ejemplo de cómo debería ser usada una plantilla de firma de email profesional:

Corporate Email Signature Template
Ejemplos de plantillas Corporativas de Firma de Email

Aprende más sobre cómo crear una firma de email profesional:

Ejemplo Informal de Email - Después

Aquí hay un ejemplo de un email informal, vuelto a escribir y reformateado para transmitir una imagen más profesional:

¿Qué cambió? Veamos:

  • Línea de título. La línea de título es más específica, sin ser acusatoria. También incluye las palabras "Por Favor Responder". Muchos expertos están de acuerdo que incluir frases como "Por Favor Responder" o "Respuesta Necesitada" hace más probable que el recipiente del email responda.
  • Saludo. Al añadir la palabra "Hola" al saludo hemos ablandado el tono del email. El lector tendrá menos probabilidades de estar a la defensiva.
  • Introducción. La introducción explica de qué se trata el email en dos oraciones.
  • Texto del Cuerpo. El tono en tu texto del cuerpo es mucho más amigable. La meta es volver a tener el proyecto encaminado, no hacer que el lector se moleste.
  • Conclusión. La conclusión alienta al lector a responder.
  • Firma. La simple firma está bien para un email de negocios informal.

Como puedes ver, un palabreo amigable y un mejor formateo dejarán al lector con una impresión más positiva. El lector de éste email tendrá más probabilidades de responder y el problema será resuelto con más seguridad.

Puedes aprender más sobre componer emails efectivos en este tutorial de Tuts+ de David Masters:

5. Cómo Evitar un Desastre de Email

¿Así que cómo evitas el desastre de email? Con un planeamiento considerado puedes amaestrar un formato de email de negocios correcto y crear un email que transmita tu mensaje sin arruinar la reputación de tu negocio.

Aquí hay cuatro directrices fáciles para escribir emails de negocios correctos:

  1. No Te Apures. Un email escrito rápidamente muchas veces está mal formateado, un email escrito de mala manera. Permítete suficiente tiempo para formatear correctamente cada email que escribas.
  2. Evita la Emoción. Nunca es una buena idea enviar un email cuando estás bravo. En vez de esto, espera hasta que te hayas calmado.
  3. Sé Conciso. Usa oraciones cortas y párrafos cortos. Si es apropiado, haz uso de listas de puntos o enumeradas.
  4. Revisión. Vuelve a chequear tu email para buscar errores de tipografía, de gramática y otro tipo de errores. También es una buena idea asegurarte que todas las partes del email estén incluídas.

¡Tus Emails de Negocios Son Importantes!

Tus emails de negocios pueden hacer una diferencia entre alcanzar tu meta de negocios o hacer que tu compañía se vea mal. Ponle algo de pensamiento en cómo se apalabrean tus emails y cómo se formatean.

Tus emails son críticos: establece una meta en la que trabajar para formatear propiamente todos tus emails de negocios.

Para llevar más allá tu aprendizaje sobre escribir emails efectivos de negocios revisa nuestra guía de Escribir Emails Efectivos de Negocios, o empieza con el primer tutorial en la serie de múltiples partes:

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¿Cuáles estrategias de email te funcionan mejor? Déjanoslo saber en los comentarios.

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