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Wie man Ihren Outlook-E-Mail-Posteingang effizient organisiert

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

German (Deutsch) translation by Federicco Ancie (you can also view the original English article)

Wenn Ihr Microsoft Outlook-Posteingang überfüllt und hat viele Nachrichte, verpassen Sie wahrscheinlich eine wichtige Nachricht. Als Geschäftsinhaber kann das Fehlen einer Nachricht katastrophal sein. Es könnte verlorenes Geschäft bedeuten. Und selbst wenn Sie kein Unternehmen besitzen, möchte niemand eine wichtige E-Mail übersehen.

Sie können lernen, wie Sie Outlook so organisieren, dass es effizienter ist. Microsoft Outlook enthält mehrere Werkzeugs, mit denen Sie Ihren Posteingang besser organisieren können, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Wenn Sie gerade erst mit Outlook beginnen oder nicht mit Outlook vertraut sind, können Sie es möglicherweise nicht in vollem Umfang nutzen.

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Outlook-E-Mail organisieren. Wir erklären, wie Ordner und Kategorien funktionieren. Wir werden kurz auf das Werkzeug Fokussierter Posteingang eingehen. Schließlich erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Outlook mithilfe der Funktionen Archivieren und Löschen organisieren.

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Kommen wir nun zu den Ordnern und Kategorien in MS Outlook:

Wie man Ihren Outlook-E-Mail-Posteingang mit Ordnern organisiert (Video)

In diesem kurzen Screencast-Tutorial erfahren Sie, wie Sie Ordner in Outlook schnell verwenden können:

Oder führen Sie die folgenden detaillierten Schritte durch, um weitere Informationen zum Organisieren Ihres Outlook-Posteingangs zu erhalten.

Was Sie über Ordner und Kategorien wissen müssen

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie E-Mails in Outlook organisieren, müssen Sie Ordner und Kategorien verstehen. Dies sind die wichtigsten Werkzeugs, mit denen Sie Ihren Posteingang unter Kontrolle bringen können.

Microsoft Outlook-Ordner

Ordner werden links in Ihrem Posteingang unter Ihrer E-Mail-Adresse angezeigt (dies wird auch als Navigationsbereich bezeichnet). Es gibt zwei Arten von Ordnern:

  1. Standardordner. Standardordner sind Standard in Ihrer MS Outlook-Software. Zu den Standardordnern gehören Entwürfe, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente, Archiv, Junk-E-Mail usw. Einige Versionen von Outlook verfügen möglicherweise auch über einen Clutter-Ordner, der jedoch ausläuft.
  2. Persönliche Ordner. Dies sind zusätzliche Ordner, die Sie erstellen, um Ihre Nachrichten zu priorisieren. Es ist wichtig, dass Sie nicht zu viele Ordner erstellen. Andernfalls können Sie sich nicht sicher sein, welchen Ordner Sie verwenden sollen.

Beispiele für jeden Ordnertyp finden Sie in der folgenden Desktop-Version des MS Outlook-Posteingangs:

MS Outlook RibbonMS Outlook RibbonMS Outlook Ribbon
Das Microsoft Outlook-Menüband wird über Ihrem Posteingang angezeigt.

Wichtig: Microsoft verfügt über mehrere aktuelle Versionen von Outlook. Das Erscheinungsbild und die Funktionalität Ihres Bildschirms können geringfügig variieren, je nachdem, welche Version Sie verwenden und wie sie konfiguriert ist. Der größte Teil dieses Tutorials basiert auf der neuesten Version von Outlook, die auf meinem Desktop installiert ist. Wir werden uns jedoch Outlook.com ansehen, um bestimmte Funktionen hervorzuheben.

Beachten Sie den Ordner mit der Bezeichnung From My Boss. Dies ist kein Standardordner. Es ist eher ein persönlicher Ordner, den ich für dieses Beispiel hinzugefügt habe.

Microsoft Outlook-Kategorien

Sie können Kategorien verwenden, um Ihre Nachrichten farblich zu kennzeichnen. Sie können beispielsweise die rote Farbkategorie auf dringende Nachrichten, die grüne Farbkategorie auf Nachrichten anwenden, auf die Sie reagieren möchten, die violette Farbkategorie auf Besprechungen usw. Sie sollten sich ein eigenes System einfallen lassen.

Wenn Sie Ihren Posteingang mit farbcodierten Kategorien kategorisieren, können Sie Ihren Posteingang schnell scannen, um zu entscheiden, was mit jeder Nachricht geschehen soll.

Sie verwenden das Symbol Kategorisieren, um Kategorien anzupassen und zu verwenden. Das Kategorisierungssymbol wird in der Mitte des Menübands auf der rechten Seite angezeigt:

Microsoft Outlook Categorize iconMicrosoft Outlook Categorize iconMicrosoft Outlook Categorize icon
Mit dem Kategorisierungssymbol können Sie Ihre Nachrichten farblich kennzeichnen.

Hinweis: Das Kategorisierungssymbol ist nur für Microsoft Mail-Benutzer verfügbar, die ein Pop- oder Exchange-E-Mail-Setup verwenden. Wenn Sie ein IMAP-Setup verwenden, ist diese Option nicht verfügbar.

1. So verwenden Sie Ordner

Ordner in Outlook sind recht einfach zu verwenden, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Hier sind einige der Grundlagen zur Verwendung von Ordnern:

Schritt 1. Erstellen Sie einen neuen Ordner

Um einen Ordner in MS Outlook zu erstellen, klicken Sie in das Ribbon/Menüband auf die Registerkarte Ordner. Klicken Sie dann auf das Symbol Neuer Ordner. Das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen wird angezeigt:

Create New Folder dialog boxCreate New Folder dialog boxCreate New Folder dialog box
Verwenden Sie das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen, um Ordner hinzuzufügen und Ihre E-Mails zu organisieren.

Geben Sie den Namen Ihres neuen Ordners in das Feld Name ein. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie den neuen Ordner ablegen möchten, und klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

In diesem Beispiel habe ich einen Ordner mit dem Namen Memos erstellt und ihn unter dem Ordner From My Boss abgelegt. So sehen die Ordner jetzt aus:

Outlook inbox showing new added folderOutlook inbox showing new added folderOutlook inbox showing new added folder
Sie können einen Unterordner unter einem vorhandenen Ordner hinzufügen.

Schritt 2. Benennen Sie einen Ordner um

Sie können den Namen eines Ordners ändern, sobald Sie ihn erstellt haben. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie umbenennen möchten, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner auf das Symbol Ordner umbenennen. Sie werden feststellen, dass um den Ordnernamen ein Feld angezeigt wird:

Rename an existing folder in Microsoft OutlookRename an existing folder in Microsoft OutlookRename an existing folder in Microsoft Outlook
Verwenden Sie das Symbol Ordner umbenennen, um einen vorhandenen Ordner in MS Outlook umzubenennen.

Geben Sie einen neuen Ordnernamen in das Feld ein. Wenn Sie mit dem Tippen fertig sind, drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Ihr neuer Ordnername wird gespeichert.

Schritt 3. Verschieben Sie eine Nachricht in einen Ordner

Sobald Sie mehrere Ordner erstellt haben, können Sie Nachrichten in diese Ordner einfügen. Kehren Sie zu Ihrem Haupteingang zurück, um Ihre Nachrichten anzuzeigen:

Email ready to organize in OutlookEmail ready to organize in OutlookEmail ready to organize in Outlook
So organisieren Sie E-Mails in Outlook, indem Sie Nachrichten in Ordner verschieben.

Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie auszuwählen, und ziehen Sie sie einfach in den Ordner Ihrer Wahl. Im folgenden Beispiel habe ich die E-Mail "Projektschätzungen" in den Ordner "Memos" gezogen:

Open folder showing a message insideOpen folder showing a message insideOpen folder showing a message inside
Wie Sie sehen können, befindet sich die Meldung "Projektschätzungen" jetzt im Ordner "Memos".

Schritt 4. Löschen Sie einen Ordner

Gelegentlich stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie keinen von Ihnen erstellten Ordner möchten. In diesem Fall können Sie den Ordner problemlos löschen.

Klicken Sie im Navigationsbereich (links) auf den Ordner, den Sie löschen möchten, um ihn auszuwählen:

You can delete a folder from OutlookYou can delete a folder from OutlookYou can delete a folder from Outlook
So organisieren Sie Ihren Outlook-E-Mail-Posteingang, indem Sie nicht benötigte Ordner löschen.

Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Löschen. (Es sieht aus wie ein X.) Der Ordner wird gelöscht.

Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden auch alle Nachrichten in diesem Ordner gelöscht.

2. Verwenden von Kategorien, um sich in Outlook besser zu organisieren

Schauen wir uns genauer an, wie Sie Kategorien anpassen und verwenden, um Ihren Posteingang zu organisieren.

Schritt 1. Benennen Sie eine Kategorie um

Standardmäßig werden die Kategorien nach Farbe benannt. Um eine Kategorie umzubenennen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Symbol Kategorisieren. Wählen Sie im Dropdown-Menü Alle Kategorien aus. Das Dialogfeld Farbkategorien wird angezeigt:

The Color Categories dialog box in OutlookThe Color Categories dialog box in OutlookThe Color Categories dialog box in Outlook
Sie können Ihre Nachrichten in Outlook farblich kennzeichnen, um sie zu organisieren.

Setzen Sie ein Häkchen neben die Farbe, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie den Standardnamen der Kategorie ein, um sie umzubenennen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wenn Sie die Kategorien umbenannt haben.

Hier ist ein Beispiel für einige umbenannte Kategorien:

Renaming color categories in OutlookRenaming color categories in OutlookRenaming color categories in Outlook
Benennen Sie jede Farbkategorie, um Ihren Outlook-Posteingang zu organisieren

Ihre eigenen benutzerdefinierten Kategorien können unterschiedlich sein.

Schritt 2. Löschen Sie eine Kategorie

Nachdem Sie Ihre Kategorien angepasst haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie nicht alle verwenden. In diesem Fall können Sie die nicht verwendete Kategorie löschen.

Um eine Kategorie zu löschen, klicken Sie im Dropdown-Menü Kategorien auf die Option Alle Kategorien. Das Dialogfeld Farbkategorien wird geöffnet:

How to delete an unused message category in OutlookHow to delete an unused message category in OutlookHow to delete an unused message category in Outlook
Sie können nicht verwendete Outlook-Farbkategorien löschen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Farbe, die Sie löschen möchten. Im obigen Beispiel lösche ich die orangefarbene Kategorie, weil ich sie nicht verwende. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Wenn Sie aufgefordert werden, den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf Ja. Wenn Sie mit den Änderungen an den Kategorien fertig sind, klicken Sie auf OK. Die orangefarbene Kategorie wird im Dropdown-Menü Kategorisieren nicht mehr angezeigt und kann nicht mehr auf eine E-Mail-Nachricht angewendet werden.

Schritt 3. Wenden Sie eine Kategorie auf eine Nachricht an

Sobald Sie Ihre Kategorien angepasst haben, können Sie sie auf Nachrichten in Ihrem Posteingang anwenden. Um eine Kategorie auf eine Nachricht anzuwenden, klicken Sie auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf das Symbol Kategorisieren. Das Dropdown-Menü Kategorisieren wird angezeigt:

The Categorize drop-down menuThe Categorize drop-down menuThe Categorize drop-down menu
Verwenden Sie das Dropdown-Menü Kategorisieren, um Kategorien auf E-Mails anzuwenden und Ihren Posteingang zu organisieren.

Klicken Sie auf die Kategorie, die Sie auf die ausgewählte Nachricht anwenden möchten. Die Kategorie wird auf die Nachricht angewendet. Die Kategoriefarbe wird als Quadrat rechts neben dem Absender der Nachricht in Ihrem Posteingang angezeigt. Im Hauptteil der Nachricht selbst wird sie unter dem Absendernamen angezeigt.

Hier ist ein Beispiel für einen Posteingang mit Kategorien, die auf alle Nachrichten angewendet werden:

Microsoft Outlook inbox organized with categoriesMicrosoft Outlook inbox organized with categoriesMicrosoft Outlook inbox organized with categories
Mit Kategorien, die auf Ihre Nachrichten angewendet werden, können Sie auf einen Blick erkennen, was mit jeder E-Mail zu tun ist.

Auf eine Nachricht kann mehr als eine Kategorie angewendet werden. Um eine zusätzliche Kategorie auf eine Nachricht anzuwenden, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie im Dropdown-Menü Kategorisieren auf eine andere Kategorie.

Schritt 4. So entfernen Sie eine Kategorie aus einer Nachricht oder ändern sie

Im Laufe der Zeit kann sich die Kategorie einer Nachricht ändern. Sie können eine Kategorie aus einer Nachricht entfernen oder ändern. Hier ist was zu tun ist.

Um die Kategorie aus einer Nachricht zu entfernen, klicken Sie auf die Nachricht in Ihrem Posteingang, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf das Symbol Kategorisieren. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Kategorie, die derzeit auf die E-Mail angewendet wird, um sie zu entfernen:

Removing a Category from an email in OutlookRemoving a Category from an email in OutlookRemoving a Category from an email in Outlook
Sie können eine zugewiesene Kategorie aus einer E-Mail entfernen.

Sie können der Nachricht aus dem Dropdown-Menü Kategorisieren eine neue Kategorie zuweisen oder sie nicht kategorisieren.

Um alle Kategorien gleichzeitig aus einer E-Mail-Nachricht mit mehr als einer Kategorie zu entfernen, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie im Dropdown-Menü Kategorisieren auf die Option Alle Kategorien löschen:

Clearing the categories from an email with more than one categoryClearing the categories from an email with more than one categoryClearing the categories from an email with more than one category
Verwenden Sie die Option Alle Kategorien löschen, um alle Kategorien aus einer E-Mail mit mehr als einer zugewiesenen Kategorie zu entfernen.

3. So verwenden Sie einen fokussierten Posteingang

Microsoft ist dabei, eine neue Funktion namens Focused Inbox für Outlook-Benutzer bereitzustellen. Ob Sie derzeit Zugriff auf den fokussierten Posteingang haben oder nicht, hängt von der verwendeten Microsoft Office-Version ab.

Wenn Ihre Outlook-Version den Clutter-Ordner  zum Sortieren unwichtiger Nachrichten verwendet hat, wurde diese Funktion in den neuen fokussierten Posteingang übernommen. Ihr vorhandener Clutter-Ordner wird zu einem regulären Ordner, wenn Ihr System auf die Funktion Fokussierter Posteingang aktualisiert wird.

Der Fokussierte Posteingang dient zum automatischen Organisieren Ihres Posteingangs. Wenn es aktiviert ist, ist Ihr Posteingang in zwei Registerkarten unterteilt

  1. Fokussierte Registerkarte. Auf dieser Registerkarte sortierte E-Mails sind die wichtigsten und erfordern schnellere Antworten.
  2. Andere Registerkarte. Andere E-Mails werden auf dieser Registerkarte sortiert, damit Sie sie bearbeiten können, sobald Sie eine Chance bekommen.

Ich habe die Funktion Fokussierter Posteingang derzeit noch nicht auf meinem PC-Desktop verfügbar. Es ist jedoch derzeit in vielen Webversionen von MS Outlook verfügbar. Dazu gehört diese kostenlose Version der Outlook-E-Mail, die ich von Outlook.com erhalten habe. Hier ist ein Blick auf den fokussierten Posteingang mit geöffneter Registerkarte Fokussiert:

Focused tab on OutlookcomFocused tab on OutlookcomFocused tab on Outlookcom
Outlook.com bietet ab sofort die Funktion "Fokussierter Posteingang".

Um von der Registerkarte Fokussiert zur Registerkarte Andere zu wechseln, klicken Sie einfach darauf:

Other tab on OutlookcomOther tab on OutlookcomOther tab on Outlookcom
Es ist einfach, die Registerkarten für den fokussierten Posteingang zu wechseln.

Wie Sie sehen können, enthält die Registerkarte Fokussiert in diesem Beispiel Zeitplanbenachrichtigungen aus meinem Outlook-Kalender, während die Registerkarte Andere weniger wichtige routinemäßige Produktankündigungen enthält. Mit der Funktion Fokussierter Posteingang werden diese Nachrichten automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben, ohne dass ich entscheiden muss, welche Nachricht wohin geht.

Outlook.com ist ein kostenloser webbasierter E-Mail-Dienst von Microsoft. Weitere Informationen zu Outlook.com finden Sie in diesem Lernprogramm, in dem es mit Google Mail verglichen wird:

4. So archivieren oder löschen Sie alte Nachrichten und bereinigen Sie Ihre Mailbox

Die meisten von uns speichern zu viele E-Mails, was zu einem unordentlichen Posteingang führen kann. Eine andere Möglichkeit, Ihren Outlook-Posteingang zu organisieren, besteht darin, alte Nachrichten zu archivieren oder zu löschen.

Während beim Archivieren und Löschen von E-Mails Nachrichten aus Ihrem Posteingang entfernt werden, ist es wichtig, den Unterschied zu verstehen:

  • Archiv. Sendet eine Nachricht an einen Archivordner. Der Archivordner ist für ältere Nachrichten vorgesehen, die Sie speichern möchten. Wenn Sie eine E-Mail archivieren, können Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt problemlos abrufen.
  • Löschen. Sendet eine Nachricht an den Ordner "Gelöschte Objekte" (es sieht aus wie ein Papierkorb). Wenn der Ordner "Gelöschte Objekte" geleert wird, kann es schwierig sein, die Nachricht abzurufen. Das Löschen ist normalerweise für E-Mails reserviert, die Sie in Zukunft voraussichtlich nicht mehr benötigen.

MS Outlook verfügt auch über ein Bereinigungs-Werkzeug. Sie haben wahrscheinlich eine dieser Nachrichten erhalten, in die eine Reihe vorheriger Nachrichten oben kopiert wurden. Möglicherweise haben Sie auch jede dieser vorherigen Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang. Wenn Sie das Bereinigungs-Werkzeug auf eine Konversation oder auf einen Ordner oder Unterordner anwenden, entfernt das Werkzeug diese doppelten Nachrichten.

Wenn Sie jedoch Nachrichten aus Ihrem Postfach entfernen, kann Speicherplatz in Ihrem Posteingang frei werden. Um Ihren Posteingang richtig zu organisieren, ist es wichtig zu lernen, wie Sie jedes dieser Werkzeugs verwenden:

Schritt 1. Alte Nachrichten löschen

Es ist einfach, eine alte E-Mail zu löschen. Klicken Sie einfach auf die E-Mail, um sie auszuwählen:

Deleting an old message in MS OutlookDeleting an old message in MS OutlookDeleting an old message in MS Outlook
So organisieren Sie Ihren Outlook-E-Mail-Posteingang, indem Sie alte Nachrichten löschen.

Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Löschen (es sieht aus wie ein X). Die Nachricht wird in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.

Um eine Nachricht dauerhaft aus Ihrer E-Mail zu entfernen, klicken Sie auf den Ordner Gelöschte Objekte, um sie zu öffnen. (Es befindet sich links im Navigationsbereich und sieht aus wie ein Mülleimer.) Klicken Sie erneut auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf das Symbol Löschen, um die ausgewählte Nachricht dauerhaft zu löschen.

Achtung: Einige dauerhaft gelöschte Nachrichten können möglicherweise vom Server wiederhergestellt werden, wenn sie sich noch im Ordner Gelöschte Objekte befinden. Es ist jedoch auch möglich, dass Sie eine E-Mail nach dem Löschen nicht wiederherstellen können.

Schritt 2. Nachrichten manuell archivieren

Eine weniger dauerhafte Möglichkeit, alte E-Mails aus Ihrem Posteingang zu entfernen, besteht darin, sie zu archivieren. Um eine E-Mail zu archivieren, klicken Sie auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf das Archivsymbol in der Multifunktionsleiste neben dem Löschsymbol:

Archive icon in OutlookArchive icon in OutlookArchive icon in Outlook
Die Verwendung des Archivsymbols ist eine weitere Möglichkeit, um zu verhindern, dass alte Nachrichten Ihren Posteingang überladen.

Wenn Sie die Outlook-Archivierungsfunktion noch nicht verwendet haben, werden Sie aufgefordert, einen Archivordner zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivordner erstellen. Outlook erstellt einen neuen Ordner mit dem Titel Archiv und sendet die von Ihnen ausgewählte E-Mail an diesen Ordner:

Archive folder in OutlookArchive folder in OutlookArchive folder in Outlook
Speichern Sie alte E-Mails in Ihrem Archivordner, um Ihren Posteingang zu organisieren.

Wenn Sie in Zukunft eine E-Mail archivieren, wird sie in diesen Ordner verschoben.

Schritt 3. Archivparameter einrichten

Sie können auch die automatischen Archivierungseinstellungen von MS Outlook ändern. Klicken Sie auf Datei > Optionen, um das Fenster Outlook-Optionen zu öffnen:

Setting up the AutoArchive feature in OutlookSetting up the AutoArchive feature in OutlookSetting up the AutoArchive feature in Outlook
Sie können Outlook so einrichten, dass Nachrichten automatisch archiviert werden.

Klicken Sie links im Navigationsbereich auf die Option Erweitert. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche AutoArchivierungseinstellungen. Das Dialogfeld AutoArchivierung wird angezeigt:

Defining automatic archive parametersDefining automatic archive parametersDefining automatic archive parameters
Verwenden Sie das Dialogfeld AutoArchivierung, um Archivierungsparameter in Outlook zu definieren.

Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die Archivoptionen auszuwählen, die Sie auswählen möchten. Klicken Sie im Dialogfeld AutoArchivierung auf OK, wenn Sie fertig sind. Klicken Sie anschließend im Fenster Outlook-Optionen auf OK.

Schritt 4. Verwenden Sie das Outlook-BereinigungsWerkzeug

E-Mails sind gesprächiger geworden. Wenn Sie an einem E-Mail-Gespräch teilgenommen haben, bei dem Sie und ein Empfänger in einer Reihe von Nachrichten hin und her geantwortet haben, wissen Sie, was ich meine. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, wird Ihre Antwort über den ursprünglichen Nachrichten und allen früheren Antworten angezeigt. Leider kann all diese Antworten Ihre Ordner füllen, was es schwieriger macht, die Nachrichten zu finden, die Sie benötigen.

Outlook hat eine Lösung mit dem Bereinigungs-Werkzeug. Dieses Werkzeug entfernt redundante Nachrichten, sodass frühere Nachrichten entfernt werden, die nicht die neueste Antwort enthalten. Sie haben keine Informationen verloren, da alle Ihre früheren Nachrichten in der neuesten Nachricht enthalten sind.

Mal sehen, wie es funktioniert. Im Ordner "Von meinem Chef" unten habe ich zwei Nachrichten, die alle Teil derselben Konversation sind. Die erste Nachricht enthält die Betreffzeile "Neue Arbeit". Die neueste Nachricht enthält die Betreffzeile „Re: RE: RE: New Work:“.

Example of a conversation in OutlookExample of a conversation in OutlookExample of a conversation in Outlook
Antworten auf Nachrichten können Platz in Ihrem Outlook-Posteingang beanspruchen.

Mit dem Bereinigungs-Werkzeug können Sie eine Konversation, einen Ordner oder einen Ordner und Unterordner bereinigen. In diesem Fall wird der Ordner "From My Boss" bereinigt.

Klicken Sie auf den Ordner, um ihn auszuwählen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil des Bereinigungs-Werkzeug-Symbols. (Es befindet sich auf der Registerkarte Startseite links neben dem Symbol Löschen.) Das Dropdown-Menü Bereinigen wird angezeigt:

Cleanup drop-down menuCleanup drop-down menuCleanup drop-down menu
Wählen Sie die Option Ordner bereinigen, um redundante Nachrichten in einem Ordner zu entfernen.

Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Ordner bereinigen. Eine Eingabeaufforderung warnt Sie, dass redundante Nachrichten gelöscht werden. Klicken Sie an der Eingabeaufforderung auf die Schaltfläche Ordner bereinigen. Die ursprüngliche Nachricht wird gelöscht:

Redundant message removed from folderRedundant message removed from folderRedundant message removed from folder
Durch das Entfernen redundanter Nachrichten kann Ihr Outlook-Posteingang organisiert werden.

Die ursprüngliche Nachricht wird gelöscht, da sie mit der neuesten Nachricht redundant ist. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie viele E-Mail-Konversationen in Ihrem Posteingang haben.

Hinweis: E-Mail-Nachrichten, die ein anderes Element enthalten - das kann eine Antwort eines anderen Empfängers oder eines Anhangs sein - werden nicht gelöscht, da sie nicht die Anforderung erfüllen, redundant zu sein.

5. Organisieren Sie Ihre E-Mails mit einer besseren Posteingangsverwaltung

Sie haben wenige Chance einen überfüllten MS Outlook-Posteingang erhalten, wenn Sie die besten E-Mail-Verwaltungsmethoden befolgen. Erfahren Sie mit unserem kostenlosen E-Book, wie Sie die Unordnung in Ihrem Posteingang reduzieren können:

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Abschluss

Nachdem Sie gelernt haben, wie man Outlook mithilfe von Ordnern organisieren kann, muss Ihr E-Mail-Posteingang weniger überladen sein. Sie haben auch die Grundlagen der Verwendung von Microsoft Outlook-Kategorien gelernt und gewusst, wie wichtig es ist, alte Nachrichten zu archivieren oder zu löschen.

Als Unternehmer verstehen Sie genau, wie Sie Ihren Outlook-Posteingang effizienter nutzen können, da er organisiert ist. Das Beste ist, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie eine wichtige E-Mail-Nachricht verpassen.

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