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Cómo organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook eficientemente

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Si tu bandeja de entrada de Microsoft Outlook está desordenada y llena de mensajes, lo más probable es que pierdas un mensaje importante. Como propietario de un negocio, perder un mensaje podría ser desastroso. Eso podría significar la pérdida de negocios. E incluso si no eres dueño de un negocio, nadie quiere pasar por alto un correo electrónico importante.

Puedes aprender a organizar Outlook para que sea más eficiente. Microsoft Outlook incluye varias herramientas que puedes usar para lograr que tu bandeja de entrada esté más organizada, si sabes qué hacer. Si recién estás comenzando con Outlook, o si no estás al día con él, es posible que no lo estés usando en toda su capacidad.

En este tutorial te enseñaremos cómo organizar tu correo electrónico de Outlook. Explicaremos cómo funcionan las carpetas y las categorías. Abordaremos brevemente la herramienta Bandeja de entrada prioritaria. Finalmente, aprenderás cómo organizar correos electrónicos en Outlook usando las funciones Archivo y Eliminar.

Aprende útiles consejos y estrategias para la organización del correo electrónico

Antes de abordar el tema de cómo organizar Outlook, no olvides suscribirte al boletín de noticias de Tuts+ Business y obtén nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para el dominio de una bandeja de entrada en cero. Está lleno de estrategias para la organización de una bandeja de entrada y excelentes consejos para administrar todo tu correo electrónico entrante de manera más eficiente.

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Ahora pasemos a aprender sobre carpetas y categorías en MS Outlook:

Cómo organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook con carpetas (video)

Ve este tutorial rápido en formato de screencast para aprender los conceptos básicos de cómo usar carpetas en Outlook rápidamente:

O sigue los detallados pasos escritos a continuación para obtener más información sobre cómo organizar tu bandeja de entrada de Outlook.

Lo que necesitas saber sobre carpetas y categorías

Si quieres aprender a organizar correos electrónicos en Outlook, es necesario que comprendas las carpetas y las categorías. Estas son las principales herramientas que utilizarás para controlar tu bandeja de entrada.

Las carpetas de Microsoft Outlook

Las carpetas aparecen a la izquierda de tu bandeja de entrada, debajo de tu dirección de correo electrónico (esta sección también se conoce como Panel de navegación). Hay dos tipos de carpetas:

  1. Carpetas predeterminadas. Las carpetas predeterminadas son un estándar de tu software de MS Outlook. Entre las carpetas predeterminadas se encuentran Borradores, Correos enviados, Elementos eliminados, Papelera, Correo no deseado, etcétera. Algunas versiones de Outlook también pueden tener una carpeta llamada Otros correos, aunque está quedando en desuso.
  2. Carpetas personales. Estas son carpetas adicionales que tú creas para dar prioridad a tus mensajes. Es importante tener cuidado de no crear demasiadas carpetas, o podrías confundirte al elegir qué carpeta usar.

Para ver ejemplos de cada tipo de carpeta, consulta la versión de escritorio de la bandeja de entrada de MS Outlook a continuación:

MS Outlook RibbonMS Outlook RibbonMS Outlook Ribbon
La Cinta de Microsoft Outlook aparece arriba de tu bandeja de entrada.

Importante: Microsoft tiene varias versiones vigentes de Outlook disponibles. La apariencia y funcionalidad de tu pantalla podrían variar ligeramente, dependiendo de la versión que estés usando y de la manera en la que esté configurada. La mayor parte de este tutorial se basa en la versión más reciente de Outlook de la manera en la que está instalada en mi escritorio. Sin embargo, echaremos un vistazo a Outlook.com para destacar ciertas funciones.

Observa la carpeta etiquetada From My Boss (De mi jefe). Esta no es una carpeta predeterminada. Más bien se trata de una carpeta Personal que agregué para este ejemplo.

Las categorías de Microsoft Outlook

Puedes usar categorías para codificar tus mensajes con colores. Por ejemplo, puedes aplicar la categoría de color rojo a los mensajes que son urgentes, la categoría de color verde a los mensajes para los que puedes tomar medidas, la categoría de color púrpura a las reuniones, etcétera. Es recomendable que crees tu propio sistema.

Categorizar tu bandeja de entrada con categorías codificadas por colores te permite escanear tu bandeja de entrada rápidamente para decidir qué hacer con cada mensaje.

Utilizarás el icono Categorizar para personalizar y usar categorías. El icono Categorizar aparece en la parte central de la Cinta, hacia el lado derecho:

Microsoft Outlook Categorize iconMicrosoft Outlook Categorize iconMicrosoft Outlook Categorize icon
El icono Categorizar te permite codificar tus mensajes con colores.

Nota: el icono Categorizar solamente está disponible para los usuarios de correo de Microsoft que estén usando una configuración de correo electrónico Pop o Exchange. Si usas una configuración IMAP, esta opción no está disponible.

1. Cómo usar carpetas

Las carpetas de Outlook son bastante fáciles de usar si sabes qué hacer. Estos son algunos de los conceptos básicos para el uso de carpetas:

Paso 1. Crea una nueva carpeta

Para crear una carpeta en MS Outlook haz clic en la pestaña Carpeta de la Cinta. Luego haz clic en el icono Carpeta nueva. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear carpeta nueva:

Create New Folder dialog boxCreate New Folder dialog boxCreate New Folder dialog box
Usa el cuadro de diálogo Crear carpeta nueva para añadir carpetas y mantener tus correos electrónicos organizados.

Escribe el nombre de tu nueva carpeta en el campo Nombre. Haz clic en la carpeta en la que quieras colocar la carpeta nueva, y haz clic en OK cuando hayas terminado.

En este ejemplo he creado una carpeta llamada Memos (Memorandos) y la he colocado dentro de la carpeta From My Boss (De mi jefe). Así es como se ven las carpetas ahora:

Outlook inbox showing new added folderOutlook inbox showing new added folderOutlook inbox showing new added folder
Puedes agregar una subcarpeta debajo de una carpeta existente.

Paso 2. Cambia el nombre de una carpeta

Puedes cambiar el nombre de una carpeta una vez que la hayas creado. Selecciona la carpeta cuyo nombre quieras cambiar haciendo clic en ella. Haz clic en el icono Cambiar nombre de carpeta en la pestaña Carpeta. Notarás que aparece un cuadro alrededor del nombre de la carpeta:

Rename an existing folder in Microsoft OutlookRename an existing folder in Microsoft OutlookRename an existing folder in Microsoft Outlook
Usa el icono Cambiar nombre de carpeta para cambiar el nombre de una carpeta existente en MS Outlook.

Escribe un nuevo nombre de carpeta en el cuadro. Cuando hayas terminado de escribir, presiona la tecla Enter en tu teclado. Tu nuevo nombre de carpeta será guardado.

Paso 3. Mueve un mensaje a una carpeta

Una vez que hayas creado varias carpetas estarás listo para comenzar a colocar mensajes en ellas. Regresa a tu bandeja de entrada principal para ver tus mensajes:

Email ready to organize in OutlookEmail ready to organize in OutlookEmail ready to organize in Outlook
Aquí puedes ver cómo organizar el correo en Outlook moviendo mensajes a carpetas.

Haz clic en un mensaje para seleccionarlo y simplemente arrastra el mensaje a la carpeta de tu elección. En el ejemplo a continuación, arrastré el correo electrónico "Project estimates" ("Estimaciones del proyecto") a la carpeta Memos (Memorandos):

Open folder showing a message insideOpen folder showing a message insideOpen folder showing a message inside
Como puedes ver, el mensaje "Project estimates" ("Estimaciones del proyecto") ahora se encuentra en la carpeta Memos (Memorandos).

Paso 4. Elimina una carpeta

De vez en cuando es posible que decidas que no quieres tener una carpeta que has creado. Cuando esto ocurra puedes eliminar la carpeta fácilmente.

Haz clic en la carpeta que desees eliminar en el panel Navegación (a la izquierda) para seleccionarla.

You can delete a folder from OutlookYou can delete a folder from OutlookYou can delete a folder from Outlook
Aquí puedes ver cómo organizar tu bandeja de entrada de correo de Outlook eliminando carpetas innecesarias.

Haz clic en el icono Eliminar en la Cinta (se ve como una X). La carpeta será eliminada.

Precaución: si eliminas una carpeta, todos los mensajes de esa carpeta también serán eliminados.

2. Cómo usar categorías para tener una mejor organización en Outlook

Examinemos más de cerca cómo personalizar y usar categorías para organizar tu bandeja de entrada.

Paso 1. Cambia el nombre de una categoría

Las categorías están nombradas por color de forma predeterminada. Para cambiar el nombre de una categoría, haz clic en la flecha hacia abajo a la derecha del icono Categorizar. En el menú desplegable selecciona Todas las categorías. El cuadro de diálogo Categorías de color aparecerá:

The Color Categories dialog box in OutlookThe Color Categories dialog box in OutlookThe Color Categories dialog box in Outlook
Puedes codificar tus mensajes con colores en Outlook para organizarlos.

Coloca una marca de verificación a un lado del color cuyo nombre quieras cambiar y haz clic en el botón Cambiar nombre. Escribe sobre el nombre predeterminado de la categoría para cambiarlo. Haz clic en el botón OK cuando hayas terminado de cambiar el nombre de las categorías.

Este es un ejemplo de algunas categorías cuyos nombres han sido cambiados:

Renaming color categories in OutlookRenaming color categories in OutlookRenaming color categories in Outlook
Nombra cada categoría de color para organizar tu bandeja de entrada de Outlook.

Tus propias categorías personalizadas podrían ser diferentes.

Paso 2. Elimina una categoría

Después de haber personalizado tus categorías, quizá descubras que no las estás utilizando todas. Si eso ocurre puedes eliminar la categoría que no esté en uso.

Para eliminar una categoría, haz clic en la opción Todas las categorías en el menú desplegable Categorías. Aparecerá el cuadro de diálogo Categorías de color:

How to delete an unused message category in OutlookHow to delete an unused message category in OutlookHow to delete an unused message category in Outlook
Puedes eliminar las categorías de color de Outlook que no uses.

Haz clic en la casilla de verificación a un lado del color que quieras eliminar. En el ejemplo anterior, estoy eliminando la categoría Orange (Naranja) porque no la estoy usado. Haz clic en el botón Eliminar.

Cuando aparezca un mensaje pidiéndote que confirmes la eliminación haz clic en Sí. Cuando hayas terminado de hacer cambios a las categorías haz clic en OK. La categoría Orange (Naranja) ya no aparece en el menú desplegable Categorizar y no podrás aplicarla a un mensaje de correo electrónico.

Paso 3. Aplica una categoría a un mensaje

Una vez que hayas personalizado tus categorías, estás listo para comenzar a aplicarlas a los mensajes de tu bandeja de entrada. Para aplicar una categoría a un mensaje, haz clic en el mensaje para seleccionarlo. Haz clic en el icono Categorizar. El menú desplegable Categorizar aparecerá:

The Categorize drop-down menuThe Categorize drop-down menuThe Categorize drop-down menu
Usa el menú desplegable Categorizar para aplicar categorías a los correos electrónicos y organizar tu bandeja de entrada.

Haz clic en la categoría que quieras aplicar al mensaje seleccionado. La categoría será aplicada al mensaje. Verás el color de la categoría como un cuadrado a la derecha del remitente del mensaje en tu bandeja de entrada. En el cuerpo del mensaje, este aparece debajo del nombre del remitente.

Aquí puedes ver un ejemplo de una bandeja de entrada con categorías aplicadas a todos los mensajes:

Microsoft Outlook inbox organized with categoriesMicrosoft Outlook inbox organized with categoriesMicrosoft Outlook inbox organized with categories
Teniendo categorías aplicadas a tus mensajes puedes saber de un vistazo qué hacer con cada correo electrónico.

Un mensaje puede tener más de una categoría aplicada a él. Para aplicar una categoría adicional a un mensaje, selecciona el mensaje y haz clic en otra categoría en el menú desplegable Categorizar.

Paso 4. Cómo eliminar o cambiar la categoría de un mensaje

Con el tiempo, la categoría de un mensaje puede cambiar. Puedes eliminar una categoría de un mensaje o cambiarla. Esto es lo que debes hacer.

Para eliminar la categoría de un mensaje, haz clic en el mensaje en tu bandeja de entrada para seleccionarlo. Haz clic en el icono Categorizar. En el menú desplegable, haz clic en la categoría que esté aplicada actualmente al correo electrónico para eliminarla:

Removing a Category from an email in OutlookRemoving a Category from an email in OutlookRemoving a Category from an email in Outlook
Puedes eliminar una categoría asignada a un correo electrónico.

Puedes aplicar una categoría nueva al mensaje desde el menú desplegable Categorizar o dejarlo sin categoría.

Para eliminar todas las categorías a la vez de un mensaje de correo electrónico que tiene más de una categoría, selecciona el mensaje y haz clic en la opción Borrar todas las categorías del menú desplegable Categorizar:

Clearing the categories from an email with more than one categoryClearing the categories from an email with more than one categoryClearing the categories from an email with more than one category
Usa la opción Borrar todas las categorías para eliminar todas las categorías de un correo electrónico que tenga más de una categoría asignada.

3. Cómo usar una bandeja de entrada prioritaria

Microsoft está en proceso de implementar una nueva función llamada bandeja de entrada prioritaria para los usuarios de Outlook. El hecho de que tengas o no acceso a la bandeja de entrada prioritaria actualmente depende de la versión de Microsoft Office que estés usando.

Si tu versión de Outlook estaba usando la carpeta Otros correos para clasificar mensajes no importantes, esa función se ha incorporado a la nueva Bandeja de entrada prioritaria. Tu carpeta Otros correos existente se convertirá en una carpeta regular cuando tu sistema sea actualizado a la función Bandeja de entrada prioritaria.

La Bandeja de entrada prioritaria de Microsoft Outlook está diseñada para organizar tu bandeja de entrada automáticamente. Cuando está activada, tu bandeja de entrada está dividida en dos pestañas.

  1. Pestaña prioritarios. Los correos electrónicos clasificados en esta pestaña son los más importantes y requieren respuestas más rápidas.
  2. Pestaña otros. Otros correos electrónicos se clasifican en esta pestaña para que puedas trabajar con ellos cuando tengas la oportunidad.

Actualmente todavía no tengo la función de Bandeja de entrada prioritaria disponible en el escritorio de mi PC. Sin embargo, esta se encuentra disponible en muchas versiones web de MS Outlook en este momento. Eso incluye esta versión gratuita del correo electrónico de Outlook que obtuve de Outlook.com. Aquí puedes ver la Bandeja de entrada prioritaria con la pestaña Prioritarios abierta:

Focused tab on OutlookcomFocused tab on OutlookcomFocused tab on Outlookcom
Outlook.com tiene la función de Bandeja de entrada prioritaria disponible en este momento.

Para ir a la pestaña Otros desde la pestaña Prioritarios, simplemente haz clic en ella:

Other tab on OutlookcomOther tab on OutlookcomOther tab on Outlookcom
Es fácil moverse por las pestañas de la Bandeja de entrada prioritaria.

Como puedes ver, en este ejemplo la pestaña Prioritarios contiene notificaciones de programación de mi Calendario de Outlook, mientras que la pestaña Otros incluye anuncios de productos de rutina de menor importancia. La función Bandeja de entrada prioritaria coloca estos mensajes en la carpeta apropiada automáticamente, sin que yo tenga que decidir qué mensajes van en dónde.

Outlook.com es un servicio de correo electrónico gratuito basado en la web de Microsoft. Para obtener más información sobre Outlook.com, consulta este tutorial en donde se le compara con Gmail:

4. Cómo archivar o eliminar mensajes antiguos y limpiar tu buzón

La mayoría de nosotros guarda demasiados correos electrónicos, y esto puede ocasionar una bandeja de entrada desordenada. Otra manera de organizar tu bandeja de entrada de Outlook es archivar o eliminar mensajes antiguos.

Si bien tanto archivar como eliminar correos electrónicos quita mensajes de tu bandeja de entrada, es importante comprender la diferencia:

  • Archivar. Envía un mensaje a una carpeta Archivo. La carpeta Archivo tiene como objetivo almacenar los mensajes más antiguos que desees guardar. Cuando archivas un correo electrónico, puedes recuperarlo fácilmente en una fecha posterior.
  • Eliminar. Envía un mensaje a la carpeta Elementos eliminados (se ve como una papelera). Si se vacía la carpeta Elementos eliminados, puede ser difícil recuperar el mensaje. El proceso de Eliminar suele estar reservado para los correos electrónicos que no esperas necesitar en el futuro.

MS Outlook también tiene una Herramienta de limpieza. Probablemente hayas recibido uno de esos mensajes en los que varios mensajes anteriores se copian en la parte superior. También es posible que tengas cada uno de esos mensajes anteriores en tu bandeja de entrada de Outlook. Cuando aplicas la Herramienta de limpieza a una conversación, o a una carpeta o subcarpetas, la herramienta elimina esos mensajes duplicados.

Independientemente de cómo lo hagas, eliminar mensajes de tu buzón puede liberar espacio en tu bandeja de entrada. Para organizar correctamente tu bandeja de entrada, es importante aprender a usar cada una de estas herramientas:

Paso 1. Elimina mensajes antiguos

Eliminar un correo electrónico antiguo es sencillo. Simplemente haz clic en el correo electrónico para seleccionarlo:

Deleting an old message in MS OutlookDeleting an old message in MS OutlookDeleting an old message in MS Outlook
Así es como puedes organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico de Outlook eliminando mensajes antiguos.

Haz clic en el icono Eliminar en la Cinta (se ve como una X). El mensaje se moverá a la carpeta Elementos eliminados.

Para eliminar permanentemente un mensaje de tu correo electrónico, haz clic en la carpeta Elementos eliminados para abrirla (se encuentra en el Panel de navegación a la izquierda, y se ve como una papelera). Haz clic en el mensaje de nuevo para seleccionarlo. Haz clic en el icono Eliminar para borrar permanentemente el mensaje seleccionado.

Precaución: es posible que algunos mensajes eliminados de forma permanente puedan ser recuperados del servidor si aún están en la carpeta Elementos eliminados, pero también es posible que no seas capaz de recuperar un correo electrónico después de eliminarlo.

Paso 2. Archiva mensajes manualmente

Una manera menos permanente de quitar correos electrónicos antiguos de tu bandeja de entrada es archivarlos. Para archivar un correo electrónico haz clic en el mensaje para seleccionarlo. Haz clic en el icono Archivar en la cinta, a un lado del icono Eliminar:

Archive icon in OutlookArchive icon in OutlookArchive icon in Outlook
El uso del icono Archivar es otra manera de evitar que los mensajes antiguos saturen tu bandeja de entrada.

Si no has usado la función de Archivar de Outlook con anterioridad, se te pedirá que crees una carpeta para archivar. Haz clic en el botón Crear carpeta Archivo. Outlook crea una nueva carpeta con el título Archivo y envía a ella el correo electrónico que seleccionaste.

Archive folder in OutlookArchive folder in OutlookArchive folder in Outlook
Almacena correos electrónicos antiguos en tu carpeta Archivo para organizar tu bandeja de entrada.

En el futuro, cuando archives un correo electrónico este irá a esta carpeta.

Paso 3. Configura los parámetros para archivar

También puedes cambiar las configuraciones de archivo automático de MS Outlook. Haz clic en Archivo > Opciones para abrir la ventana Opciones de Outlook:

Setting up the AutoArchive feature in OutlookSetting up the AutoArchive feature in OutlookSetting up the AutoArchive feature in Outlook
Puedes configurar Outlook para archivar mensajes automáticamente.

Haz clic en la opción Avanzadas en el Panel de navegación a la izquierda. Luego haz clic en el botón Configuración de autoarchivar. El cuadro de diálogo Autoarchivar aparece:

Defining automatic archive parametersDefining automatic archive parametersDefining automatic archive parameters
Usa el cuadro de diálogo Autoarchivar para definir los parámetros para archivar en Outlook.

Usa las casillas de verificación para seleccionar las opciones para archivar que quieras elegir. Haz clic en OK en el cuadro de diálogo Autoarchivar cuando hayas terminado. Después haz clic en OK en la ventana Opciones de Outlook.

Paso 4. Usa la herramienta de limpieza de Outlook

Los correos electrónicos se han vuelto más conversacionales. Si has participado en una conversación por correo electrónico en la que tú y un destinatario han respondido uno a otro varias veces en una serie de mensajes, tú sabes a qué me refiero. Cuando respondes a un correo electrónico, tu respuesta aparece arriba de los mensajes originales y de todas las respuestas anteriores. Desafortunadamente, todas esas respuestas pueden llenar tus carpetas, lo que dificulta la búsqueda de los mensajes que necesitas.

Outlook tiene una solución con la Herramienta de limpieza. Esta herramienta borra los mensajes redundantes, por lo que elimina los mensajes anteriores que no incluyen la respuesta más reciente. No has perdido información, ya que todos tus mensajes anteriores están incluidos en el mensaje más reciente.

Veamos cómo funciona. En la carpeta From My Boss (De mi jefe) a continuación, tengo dos mensajes que son parte de la misma conversación. El primer mensaje tiene el asunto "New Work" ("Trabajo nuevo"). El mensaje más reciente tiene el asunto "Re: RE: RE: New Work" ("Re: RE: RE: Trabajo nuevo"):

Example of a conversation in OutlookExample of a conversation in OutlookExample of a conversation in Outlook
Las respuestas a los mensajes pueden ocupar espacio en tu bandeja de entrada de Outlook.

Puedes usar la Herramienta de limpieza para limpiar una conversación, una carpeta, o una carpeta y subcarpetas. En este caso la usaremos para limpiar la carpeta From My Boss (De mi jefe).

Haz clic en la carpeta para seleccionarla. Haz clic en la flecha hacia abajo en el icono Herramienta de limpieza (se encuentra en la pestaña Inicio a la izquierda del icono Eliminar). Verás el menú desplegable Limpieza:

Cleanup drop-down menuCleanup drop-down menuCleanup drop-down menu
Selecciona la opción Limpiar carpeta para eliminar los mensajes redundantes de una carpeta.

Selecciona la opción Limpiar carpeta en el menú desplegable. Aparecerá un cuadro de diálogo advirtiéndote que los mensajes redundantes serán eliminados. Haz clic en el botón Limpiar carpeta en el cuadro de diálogo. El mensaje original será eliminado:

Redundant message removed from folderRedundant message removed from folderRedundant message removed from folder
Eliminar mensajes redundantes puede ayudar a organizar tu bandeja de entrada de Outlook.

El mensaje original se elimina debido a que es redundante con respecto al mensaje más reciente. Esta es una función particularmente útil si tienes muchas conversaciones por correo electrónico en tu bandeja de entrada.

Nota: los mensajes de correo electrónico que contienen un elemento diferente (tal vez una respuesta de un destinatario diferente o un archivo adjunto) no serán eliminados, ya que no cumplen con el requisito de ser redundantes.

5. Organiza tu correo electrónico con una mejor gestión de la bandeja de entrada

Es menos probable que tengas una bandeja de entrada de MS Outlook desordenada si sigues buenas prácticas para la gestión del correo electrónico. Aprende cómo reducir el desorden de tu bandeja de entrada de correo electrónico con nuestro libro electrónico gratuito:

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Conclusión

Ahora que has aprendido cómo organizar Outlook usando carpetas, tu bandeja de entrada de correo electrónico ya debería estar menos desordenada. También has aprendido los conceptos básicos del uso de categorías de Microsoft Outlook y comprendes la importancia de archivar o eliminar mensajes antiguos.

Como persona de negocios apreciarás poder usar tu bandeja de entrada de Outlook de manera más eficiente debido a que está organizada. Lo mejor de todo es que no tendrás que preocuparte por la pérdida de un mensaje de correo electrónico importante.

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