Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

¿Cómo Organizar tu Bandeja de Entrada de Outlook Eficientemente?

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Spanish (Español) translation by Christian Marroquin (you can also view the original English article)

Si tu bandeja de entrada de Microsoft Outlook está llena de mensajes, las posibilidades son de que no encuentres o no veas los mensajes importantes. Como un propietario de negocio, no ver un mensaje puede ser desastroso. Podría significar una perdida en los negocios. Incluso, si no eres dueño de un negocio, nadie quiere pasar por alto un correo importante.

Puedes aprender cómo organizar Outlook para que sea más eficiente. Microsoft Outlook incluye muchas herramientas que puedes usar para hacer tu bandeja de entrada más organizada, si sabes qué hacer. Si recién comienzas con Outlook o si no estás familiarizado, puedes no estar usándolo en su total capacidad.

En este tutorial, te mostraré cómo organizar tu correo de Outlook. Te explicaremos cómo las carpetas y las categorías funcionan. Repasaremos brevemente la herramienta de Bandeja de Entrada Enfocada. Finalmente, aprenderás a organizar el correo de Outlook, usando las características de Archivar y Borrar.

Aprende Consejos y Estrategias para Organizar tu Correo

Antes de proceder a cómo organizar tu cuenta de Outlook, no olvides registrarte al boletín de Tuts+ Business y tomarnuestro libro gratuito: La Guía Definitiva para Dominar la Bandeja de Entrada. Está compuesto de estrategias de organización para la bandeja de entrada y consejos para administrar los correos de eficientemente.

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Ahora procedamos a aprender acerca de las carpetas y categorías en Outlook:

¿Cómo Organizar tu Bandeja de Entrada de Outlook con Carpetas? (Video)

Mira este video tutorial para aprender lo básico de cómo usar carpetas en Outlook:

O mira los pasos escritos detallados debajo para más información sobre cómo organizar tu bandeja de entrada.

¿Qué Necesitas Saber Acerca de las Carpetas y Categorías?

Si quieres aprender cómo organizar tus correos en Outlook, necesitas entender las carpetas y las categorías. Estas son las herramientas principales que te permitirán tener tu bandeja de entrada bajo control.

Carpetas de Microsoft Outlook

Las carpetas aparecen a la izquierda de tu bandeja de entrada, debajo de la dirección de tu correo electrónico (esto es también llamado Panel de Navegación). Hay dos tipos de carpeta:

  1. Carpetas de Defecto: Las carpetas de defecto son estándar con tu software de MS Outlook. Estas incluyen Borradores, Enviados, Borrados, Bandeja de Reclicaje, Correo No Deseado, entre otros. Algunas versiones de Outlook pueden tener una carpeta de Desorden, aunque esto está siendo eliminado.
  2. Carpetas personales: Hay carpetas adicionales que creas para priorizar tus mensajes. Es importante ser cuidadoso de no crear muchas carpetas o podrías confundirte.

Para ejemplos de cada tipo de carpeta, mira la versión de escritorio de MS Outlook debajo:

MS Outlook Ribbon
La cinta de Microsoft Outlook aparece derriba de tu bandeja de entrada.

Importante: Microsoft tiene muchas versiones actuales de Outlook disponible. La apariencia y la funcionabilidadpodría ser un poco diferente dependiendo en qué versión estás usando y cómo lo has configurado. La mayor parte de este tutorial está basado en la última versión de Outlook, instalada en mi computadora. Sin embargo, vamos a echar un vistazo a Outlook.com para resaltar ciertas características.

Nota que la carpeta etiquetada "De Mi Jefe". No es una carpeta Por Defecto. Es una carpeta Personal que añadí para este ejemplo.

Categorías de Microsoft Outlook

Puedes usar categorías para dar un código de color a tus mensajes. Por ejemplo, puedes aplicar un color rojo a los mensajes que son urgentes, verde a los mensajes en los cuales estás listo para actuar, morado a las reuniones, y así. Querrás tener tu propio sistema.

Categorizar tu bandeja de entrada con códigos de color te permite escanear tu bandeja de entrada rápidamente para decidir qué hacer con cada mensaje.

Usarás el icono de Categorizar para personalizar y usar categorías. Este icono aparece en el medio de la Cinta, hacia el lado derecho:

Microsoft Outlook Categorize icon
El icono de Categorizar te perite colorear tus mensajes.

Nota: El icono de Categorizar está solo disponible para usuarios de correo de Microsoft que usan una configuración POP o de Intercambio de correo. Si usas una configuración IMAP, esta opción no estará disponible.

1. ¿Cómo Usar Carpetas?

Las carpetas en Outlook son fáciles de usar si sabes qué hacer. Aquí hay algunos pasos básicos para usar carpetas:

Paso 1. Crea una Nueva Carpeta

Para crear un folder en MS Outlook, da clic en la pestaña de Carpeta desde la Cinta. Luego da clic en el icono de Nueva Carpeta. El cuadro de diálogo para Crear Nueva Carpeta se mostrará.

Create New Folder dialog box
Usa el cuadro de dialogo para añadir carpetas y mantener tu correo organizado.

Pon el nombre de tu nueva carpeta en el campo de Nombre. Da clic en la carpeta donde quieres poner tu nueva carpeta, y da clic en OK cuando termines.

En este ejemplo, he creado una carpeta llamada Memos y la he puesto debajo de la carpeta de Mi Jefe. Aquí se ve cómo la carpeta se ve:

Outlook inbox showing new added folder
Puedes añadir una sub-carpeta debajo de una carpeta existente.

Paso 2. Renombra una Carpeta

Puedes cambiar el nombre de una carpeta una vez que la hallas creado. Selecciona la carpeta que quieres para renombrar y dar clic en ella. Da clic en el icono de Renombrar Carpeta en la pestaña de Carpeta. Notarás que un cuadro aparece alrededor del nombre de la carpeta:

Rename an existing folder in Microsoft Outlook
Usa el icono de Renombrar Carpeta para renombrar una carpeta existente.

Ponle nombre a la carpeta. Cuando termines, presiona Enter. Tu nueva carpeta está guardada.

Paso 3. Mueve un Mensaje a la Carpeta

Una vez que hallas creado algunas carpetas, estás listo para poner los mensajes en ellas. Regresa a tu bandeja de entrada para ver tus mensajes:

Email ready to organize in Outlook
Aquí se muestra cómo organizar el correo en Outlook, moviendo mensajes a las carpetas.

Da clic en un mensaje para seleccionarlo y simplemente arrastra el mensaje a la carpeta de tu elección. En el ejemplo de abajo, arrastré el correo de "Project estimates" a la carpeta "Memos".

Open folder showing a message inside
Como puedes ver, el mensaje está ahora en la carpeta.

Paso 4. Borra una Carpeta

Ocasionalmente, puedes darte cuenta que no quieres una carpeta. Cuando esto pasa, puedes fácilmente borrarla.

Da clic en la carpeta que deseas para borrar en el panel de Navegación (en la izquierda) para seleccionarla:

You can delete a folder from Outlook
Organizar tu bandeja de entrada borrando carpetas innecesarias.

Da clic en el icono Borrar en la Cinta. (Parece como una X). La carpeta ha sido borrada.

Precaución: Si borras una carpeta, cualquier mensaje en esa carpeta también será borrado.

2. ¿Cómo Usar Categorías para Ser Más Organizado en Outlook?

Vamos a echar un vistazo de cerca sobre cómo personalizar y usar categorías para organizar tu bandeja de entrada.

Paso 1. Renombra la Categoría

Por defecto, las categorías son nombradas por color. Para renombrar una categoría, da clic en la flecha que está en la derecha del icono de Categorizar. Desde el menú desplegable, selecciona Todas las Categorías. El cuadro de diálogo del Color de la Categoría aparecerá:

The Color Categories dialog box in Outlook
Puedes darle un código de color a tus mensajes en Outlook para organizarlos.

Pon una marca de verificación al color que quieres renombrar y da clic en el botón Renombrar. Pon el nombre de la categoría, y luego da clic en OK cuando termines.

Aquí hay un ejemplo de algunas categorías renombradas:

Renaming color categories in Outlook
Nombra cada categoría de color para organizar tu bandeja de entrada de Outlook

Tus categorías personalizadas pueden ser diferentes.

Paso 2. Borra una Categoría

Después de que hallas personalizado tus categorías, puedes encontrar que no las estás usando todas. Si eso pasa, puedes borrar las categorías que no has usado.

Para borrar una categoría, da clic en la opción Todas las Categorías en el menú desplegable de Categorías. El respectivo cuadro de diálogo aparece:

How to delete an unused message category in Outlook
Puedes borrar las categorías que nos uses.

Da clic en el cuadro, a la par del color que quieres borrar. En el ejemplo de arriba, estoy borrando la categoría naranja porque no la uso. Da clic en el botón Borrar.

Cuando el mensaje de confirmación aparezca, da clic en SI. Cuando termines de hacer los cambios a las Categorías, da clic en OK. La categoría naranja ya no aparece en el menú desplegable de Categorizar y no serás capaz de aplicarlo a un mensaje de correo.

Paso 3. Aplica una Categoría a un Mensaje

Una vez que has personalizado tus categorías, estás listo para comenzar a aplicarlos a los mensajes a tu bandeja de entrada. Para aplicar una categoría a un mensaje, da clic en un mensaje para seleccionarlo. Da clic en el icono de Categorizar. En el menú desplegable se muestra:

The Categorize drop-down menu
Usa el menú desplegable para aplicar las categorías y organizar tu bandeja de entrada.

Da clic en la categoría que quieres aplicar al mensaje seleccionado. La categoría está aplicada al mensaje. Verás el color de la categoría como un cuadrado a la derecha del remitente del mensaje. En el cuerpo del mensaje, aparecerá debajo del nombre del remitente.

Aquí hay un ejemplo de una bandeja de entrada con categorías aplicadas a todos los mensajes:

Microsoft Outlook inbox organized with categories
Con las categorías aplicadas a tus mensajes, puedes decir a simple vista qué hacer con cada mensaje.

Un mensaje puede tener más de una categoría aplicada. Para aplicar una categoría adicional al mensaje, selecciona el mensaje y da clic en otra categoría en el menú desplegable de Categorizar.

Paso 4. ¿Cómo Borrar una Categoría de un Mensaje o Cambiarla?

Al pasar del tiempo, la categoría de un mensaje puede cambiar. Puedes borrar una categoría de un mensaje o cambiarlo. Aquí cómo hacerlo.

Para borrar la categoría de un mensaje, da clic en el mensaje en tu bandeja de entrada para seleccionarlo. Da clic en Categorizar. Desde el menú despegable, da clic en la Categoría que está actualmente aplicada al correo para borrarla:

Removing a Category from an email in Outlook
Puedes borrar una categoría asignada desde un correo.

Puedes aplicar una nueva categoría al mensaje desde el mismo menú o dejarla sin categoría.

Para borrar todas las categorías de un mensaje, selecciona el mensaje y da clic en Limpiar Todas Las Categorías, desde el menú desplegable de Categorizar.

Clearing the categories from an email with more than one category
Usa la opción Limpiar Todas Las Categorías para borrar todas las categorías de un correo.

3. ¿Cómo Usar una Bandeja de Entrada Enfocada?

Microsoft está en el proceso de lanzar una nueva característica llamada "Correo Enfocado" para los usuariosde Outlook. Ya sea que tengas o no tengas acceso a esta característica, todo depende de las versión que estés usando.

Si tu versión de Outlook usaba la carpeta Desorden para ordenar los mensajes no importantes, esa característica ha sido cambiada a Bandeja de Entrada Enfocada.

La Bandeja de Entrada de Enfoque está diseñada para organizar tu bandeja de entrada automáticamente. Cuando está activada, tu bandeja de entrada está dividida en dos pestañas.

  1. Enfocado (Importante): Los correos en esta pestaña son los más importantes y requieres respuestas más rápidas.
  2. Otros: Aquí los correos están ordenados para que lidies con ellos cuando tengas la oportunidad.

No tengo esta característica habilitada en mi PC. Sin embargo, está disponible en la web. Eso incluye esta versión gratuita de Outlook que obtuve de Outlook.com. Aquí se puede ver la apariencia de la Bandeja de Entrada Enfocada abierta:

Focused tab on Outlookcom
Outlook.com tiene la característica de Correo Enfocado disponible ahora.

Para cambiar a la pestaña de Otros desde la pestaña de Importantes, simplemente da clic en él:

Other tab on Outlookcom
Es fácil de cambiar de pestañas.

Como puedes ver, en este ejemplo la pestaña de enfocado contiene notificaciones desde mi Calendario de Outlook, mientras la pestaña Otros incluye anuncios menos importantes. La característica de Correo Enfocado pone estos mensajes en la carpeta apropiada automáticamente sin tener yo que decidir qué mensaje va ir allí.

Outlook.com es un servicio basado en la web gratuita de Microsoft. Para aprender más acerca de Outlook.com, revisa este tutorial donde se compara con Gmail:

4. ¿Cómo Archivar o Borrar Mensajes Viejos y Limpiar tu Bandeja de Entrada?

Muchos de nosotros guarda muchos correos, y esto puede resultar en una bandeja de entrada desordenada. Otra manera de organizar tu bandeja de entrada de Outlook es archivar o borrar los mensajes viejos.

Mientras archivar y borrar los mensajes borra los mensajes de tu bandeja de entrada, es importante entender la diferencia:

  • Archivar: Envía un mensaje a una carpeta de Archivados. La carpeta es usada para mensajes más viejos que quieres guardar. Cuando archivas un correo, puedes extraerlo en el futuro.
  • Borrar: Envía el mensaje a la carpeta de Elementos Borrados (se mira como un bote de basura). Si la carpeta está vacía, puede ser difícil de extraer el mensaje. Borrar está típicamente reservado para correos que no esperas necesitar en el futuro.

MS Outlook también tiene una Herramienta de Limpieza. Probablemente tienes uno de esos mensajes donde muchos mensajes previos son copiados en la parte superior. Puedes tener cada uno de los mensajes previos en tu bandeja de entrada. Cuando aplicas la Herramienta Limpieza a una conversación o a una carpeta o sub-carpeta, la herramienta borra el duplicado de los mensajes.

Sin embargo, para hacerlo, borrar los mensajes de tu bandeja de entrada libera espacio en tu bandeja de entrada. Para organizarlo apropiadamente, es importante aprender cómo usar cada una de estas herramientas:

Paso 1. Borrar Mensajes Viejos

Es fácil de borrar un mensaje viejo. Simplemente da clic en el correo para seleccionarlo:

Deleting an old message in MS Outlook
Cómo organizar tu correo borrando mensajes.

Da clic en el icono de Borrar (parece como una X). El mensaje es movido a la carpeta de Elementos Borrados.

Para borrar permanentemente un mensaje desde tu correo, da clic en la carpeta de Elementos Borrados para abrirla. (Está en el Panel de Navegación en la izquierda y parece como un bote de basura). Da clic en el mensaje de nuevo para seleccionarlo. Da clic en Borrar para borrar el mensaje permanentemente.

Precaución: Algunos mensajes borrados pueden ser capaces de ser recuperados desde el servidor si aún están en la carpeta de Elementos Borrados, pero es también posible recuperarlo luego de borrarlo.

Paso 2. Archiva tus Mensajes Manualmente

Una manera menos permanente de borrar correos antiguos de tu bandeja de entrada es archivarlo. Para archivar un correo, da clic en el mensaje para seleccionarlo. Da clic en Archivar en la cinta, a la par del icono Borrar.

Archive icon in Outlook
Usar el icono Archivar es otra manera de evitar que los mensajes antiguos llenen tu bandeja de entrada.

Si no has usado la característica de Archivar antes, se te pedirá que crees una carpeta de Archivados. Da clic en la carpeta de Crear carpeta de Archivados. Outlook crea una nueva carpeta titulada Archivado y envía el correo que seleccionaste:

Archive folder in Outlook
Guarda los mensajes viejos en tu carpeta de Archivados para organizar tu bandeja de entrada.

En el futuro cuando archives un correo, irá a esa carpeta.

Paso 3. Configura Parámetros de Archivados

Puedes cambiar la configuración automática de archivado de Outlook. Da clic en Archivo > Opciones para abrir la ventana de Opciones:

Setting up the AutoArchive feature in Outlook
Puedes configurar Outlook para archivar los mensajes automáticamente.

Da clic en la opción Avanzada desde el Panel Navegación en la izquierda. Luego da clic en el botón Auto-Archivar. El cuadro de diálogo respectivo aparece:

Defining automatic archive parameters
Usa el cuadro de diálogo para definir los parámetros.

Usa las casillas de verificación para seleccionar las opciones de archivado que quieres escoger. Da clic en OK cuando termines. Da clic en OK.

Paso 4. Usa la Herramienta de Limpieza de Outlook

Los correos se han hecho más conversacionales. Si has formado parte de una conversación de correo donde tú y el remitente han respondido en una serie de mensajes, sabes lo que significa. Cuando respondes a un correo, tu respuesta aparece derriba del mensaje original. Desafortunadamente, todas esas respuestas pueden llenar tus carpetas—haciendo difícil el encontrar aquellos mensajes que necesitas.

Outlook tiene una solución con la Herramienta de Limpieza. Esta herramienta borra mensajes redundantes, así que borra los mensajes anteriores que no incluyen la respuesta más reciente. No has perdido información, porque todos los mensajes están incluidos en el mensaje reciente.

Vamos a ver cómo funciona. En la carpeta de Mi Jefe debajo tengo dos mensajes que forman parte de una conversación. El primer mensaje tiene como asunto "Nuevo Trabajo". El último mensaje tiene como asunto "Re: RE: RE: Nuevo Trabajo".

Example of a conversation in Outlook
Las respuestas a los mensajes pueden tomar espacio en tu bandeja de entrada.

Puedes usar la Herramienta Limpieza para limpiar una conversación, una carpeta, o una carpeta y sub-carpetas. En este caso, la usaremos para limpiar la carpeta de "Mi Jefe".

Da clic en la carpeta para seleccionarla. Da clic en la flecha del icono Herramienta Limpieza. (Está en la pestaña de Inicio a la izquierda de Borrar). Verás el menú desplegable:

Cleanup drop-down menu
Selecciona la opción de Limpiar Carpeta para borrar los mensajes redundantes en una carpeta.

Selecciona la opción Limpiar Carpeta en el menú desplegable. Una ventana aparecerá diciéndote que los mensajes redundantes serán borrados. Da clic en el botón de Limpiar Carpeta. El mensaje original será borrado:

Redundant message removed from folder
Borrar mensajes redundantes puede organizar tu bandeja de entrada de Outlook.

El mensaje original está borrado porque es redundante con el mensaje más reciente. Esto particularmente es útil si tienes muchas conversaciones en tu bandeja de entrada.

Nota: Los mensajes de correo que contienen un elemento diferente—quizás una respuesta diferente o un archivoadjunto—no serán borrados porque no cumplen con el requisito de ser redundantes.

5. Organiza tu Correo con Mejor Administración de Bandeja de Entrada

Eres menos propenso a tener una bandeja de entrada llena si sigues las buenas prácticas de administración de bandeja de entrada. Aprende a cómo reducir tu correo con nuestro libro gratuito:

Free eBook PDF Manage Your Inbox

Conclusión

Ahora que has aprendido a cómo organizar Outlook usando carpetas, tu bandeja de entrada debe estar menos llena. Has aprendido lo básico de usar las categorías de Microsoft Outlook, entender la importancia de archivar o borrar mensajes viejos.

Como una persona de negocio, apreciarás ser capaz de usar tu bandeja de entrada de Outlook más eficientemente porque está organizada. Lo mejor de todo, no querrás tener que preocuparte de perder un mensaje importante.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.