So priorisieren Sie E-Mail, die Sie beanworten sollten

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Unordnung verursacht Stress. Die Psychologin Sherrie Bourg Carter erklärt, dass Unordnung:

unsere Sinne mit Reizen "bombardiert", die den Verstand überlasten.
uns von dem ablenkt, was wir eigentlich tun sollten, indem es unsere Aufmerksamkeit auf etwas anderes zieht.
uns signalisiert, dass unsere Arbeit nie fertig ist.
die Kreativität blockiert—die einen offenen, klaren Raum braucht, um richtig zu funktionieren.
das Auffinden von Werkzeugen oder Informationen erschwert, die wir für unsere Arbeit benötigen.

Eine im Jahr 2004 veröffentlichte Studie postulierte, dass Unordnung eine der Hauptursachen für "Büro-Stress" ist.

Das Urteil ist klar. Unordnung ist ablenkend und überwältigend. Sie ist schlecht für die Produktivität und für unsere Gesundheit. Wenn wir in einem Chaos stecken, wissen wir nicht, welche Aufgaben wir zuerst bewältigen sollen.

Wie mit unordentlichen Schreibtischen, so ist es auch mit vollen E-Mail-Postfächern. E-Mails sind stressig—vor allem, wenn sie Ihren Posteingang verstopfen dürfen. Eine kürzlich durchgeführte Studie der Loughborough University ergab, dass 83% der Arbeitnehmer beim Abrufen von E-Mails ein höheres Stressniveau als gewöhnlich aufwiesen. Glücklicherweise untersuchte dieselbe Studie auch mögliche Lösungen für den E-Mail-Stress. Insbesondere wurde festgestellt, dass es den Stress reduziert, wenn man den Überblick über die E-Mails behält, indem man sie in Ordnern organisiert. Die Lehre? Ein gut verwalteter Posteingang kann Ihre Produktivität steigern und Ihren Stresspegel senken.

Eine Möglichkeit, den Überblick über E-Mails zu behalten, besteht darin, zu entscheiden, welche E-Mails Sie bearbeiten müssen und welche Sie getrost ignorieren können.

Wie sollten Sie entscheiden, welche E-Mails Sie zuerst beantworten? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie die richtigen Prioritäten setzen können, wenn Sie Ihren E-Mail-Posteingang ausräumen.

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Lassen Sie uns nun einen Blick auf diese wichtigen Schritte zur besseren E-Mail-Priorisierung werfen.

Schritt 1: Richten Sie E-Mail-Filter ein

Jede E-Mail in Ihrem Posteingang belastet Ihre Aufmerksamkeit—auch die E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit nicht benötigen. Die oben erwähnte Studie der Loughborough University fand heraus, dass irrelevante E-Mails eine der Hauptquellen für E-Mail-Stress sind.

Wir alle erhalten unwichtige E-Mails, die wir getrost ignorieren oder an einem ruhigen Tag im Büro in aller Ruhe lesen können. Dazu gehören:

Newsletter
Social-Media-Updates
Persönliche Nachrichten
Benachrichtigungen
Google-Alerts

Anstatt also zuzulassen, dass diese Nachrichten Ihren Posteingang verstopfen und Ihnen unnötigen Stress bereiten, warum leiten Sie sie nicht woanders um? In Google Mail, Google Apps und Microsoft Outlook können Sie Filterfunktionen oder Regeln einrichten, um bestimmte Nachrichten aus Ihrem Posteingang in einen anderen E-Mail-Ordner umzuleiten.

Sobald Sie die Filterfunktion eingerichtet haben, landen nur noch die E-Mails in Ihrem Posteingang, die Sie sehen bräuchten. Ihre geistige Energie und Aufmerksamkeit wird dorthin gelenkt, wo sie am meisten gebraucht wird—zu den wichtigen E-Mails.

Was ist, wenn Ihre E-Mail-Software kein Filtersystem hat? Dann richten Sie eine weitere E-Mail-Adresse ein, die Sie für die Anmeldung bei E-Mail-Newslettern und Social-Media-Seiten verwenden.

Wenn Sie diesen einzelnen Schritt tun, werden Sie die Menge an E-Mails in Ihrem Leben gewaltig reduzieren. Sie werden Ihren Stresspegel senken und mehr geistige Energie und Klarheit haben, um sich Ihrer Arbeit zu widmen.

Schritt 2: Zeitplan zum Abrufen von E-Mails festlegen

Beim Setzen von Prioritäten im Umgang mit E-Mails geht es nicht nur darum, zu entscheiden, welche E-Mails Sie zuerst bearbeiten. Es geht auch um die allgemeine Priorität von E-Mails in Ihrem Leben.

Recherchen zeigen, dass die meisten von uns ihre E-Mail-Postfächer sofort nach dem Eintreffen im Büro oder sogar am frühen Morgen vor Arbeitsbeginn öffnen.

Ist E-Mail wirklich so wichtig?

Forbes-Autor Anthony Wing Kosner weist darauf hin, dass viele von uns umgeschult werden müssen, damit wir lernen, "nicht davon auszugehen, dass die Prioritäten [unserer Posteingänge] mit [unseren] persönlichen Zielen und Verantwortlichkeiten übereinstimmen."

Wir checken unsere E-Mails nicht nur als erstes, sondern auch den ganzen Tag über. Das ist nicht gut für unseren Stresspegel—denn jede neue E-Mail, die wir lesen, bedeutet zusätzlichen Stress. Darüber hinaus behindert es die Produktivität. Multi-Tasking ist eine unproduktive Arbeitsweise, weil sie mit ständigen Unterbrechungen verbunden ist—eine neue E-Mail ist eine solche Unterbrechung.

Diese Unterbrechungen reißen uns von dem weg, was wir eigentlich tun sollten. Studien zeigen, dass es nach einer Unterbrechung 64 Sekunden dauert, um den Gedankengang wieder aufzunehmen, und durchschnittlich 25 Minuten, um zu einer Aufgabe zurückzukehren, auf die man vor der Unterbrechung konzentriert war.

Nochmal, ist E-Mail wirklich so wichtig, dass wir es zulassen, dass sie so viel Störung verursacht? Vielleicht ist die Wahrheit noch finsterer. Die Forschung hat herausgefunden, dass E-Mail ein hohes Suchtpotenzial hat—manche sagen sogar, dass sie genauso süchtig macht wie Spielautomaten.

Ja, wir alle brauchen E-Mail, um zu kommunizieren. Aber es muss ein Werkzeug sein, dass wir es unter Kontrolle haben, und nicht umgekehrt.

E-Mail hat unser Arbeitsleben übernommen. Es ist an der Zeit, zurückzuschlagen und die Kontrolle zu gewinnen.

Die Lösung besteht darin, Zeit für das Abrufen von E-Mails festzulegen. Für die meisten Menschen ist zweimal am Tag ausreichend.

Nur wenige E-Mails erfordern eine sofortige Antwort. Sobald Ihre Kollegen oder Kunden wissen, dass Sie Ihre E-Mails nur ein- oder zweimal am Tag abrufen, werden sie ein anderes Kommunikationsmittel verwenden, um Sie im Notfall zu kontaktieren.

Wann sollten Sie also Ihre Zeit zum Abrufen von E-Mails festlegen?

Craig Jarrow von Time Management Ninja glaubt, dass der Morgen die beste Option ist. Er weist darauf hin, dass Sie, wenn Sie Ihre E-Mails als Erstes abrufen, den anderen im Büro einen Schritt voraus sind und die Arbeit als Erstes delegieren können. Jarrow fügt hinzu:

Den Posteingang aufzuräumen, bevor man in den Tag startet, ist sehr motivierend. Es lässt Sie mit Schwung in den Tag starten.

Jarrows Meinung entspricht jedoch nicht dem Mainstream. Die meisten Produktivitätsexperten sind der Meinung, dass das morgendliche Abrufen von E-Mails das schlechteste Vorgehen ist. "Checken Sie niemals Ihre E-Mails am Morgen" ist sogar der Titel eines Produktivitätsbuches. Anthony Wing Kosner schreibt:

[E]xperten empfehlen deutlich, dass Sie mit Ihrer schwersten Arbeit des Tages beginnen und die Ablenkungen durch E-Mails auf später verschieben.

Demnach ist es am besten, wenn Sie Ihre gute morgendliche Energie nutzen, um wichtige Projektarbeit in Angriff zu nehmen. Wenn Sie E-Mails auf später verschieben, sind Sie frei von Ablenkungen und können sich voll auf die anstehende Arbeit konzentrieren. Wenn Sie sich dann nachmittags etwas träger fühlen, können Sie Ihre E-Mails abrufen.

Was sollten Sie also tun? Morgens Ihre E-Mails abrufen oder auf später verschieben? Sie müssen tun, was für Sie und Ihren Arbeitsablauf funktioniert. Wichtig ist, dass Sie die Häufigkeit begrenzen, mit der Sie Ihre E-Mails abrufen, und sich an die Zeiten halten, die Sie festgelegt haben. Das wird schwer sein—E-Mail macht süchtig. Aber Sie schaffen das schon!

Hier sind zwei Tipps, die Ihnen helfen, die Häufigkeit des Abrufens von E-Mails zu begrenzen:

E-Mail-Schutzmodus. Selbst wenn Sie sich auf die Projektarbeit konzentrieren, müssen Sie sich manchmal mit Ihren E-Mails beschäftigen. Vermeiden Sie die Ablenkung durch Ihren Posteingang, indem Sie in Ihrer E-Mail-Software einen Ordner "Sicherheitsmodus" anlegen. In diesem Ordner legen Sie E-Mails ab, die sich auf Projekte beziehen, an denen Sie gerade arbeiten. Sie dürfen diesen Ordner zu jeder Tageszeit überprüfen, aber denken Sie daran, dass er nur als Referenz dient. Beantworten Sie keine E-Mails außerhalb der von Ihnen festgelegten Zeiten!
Die optima Ratio. Wenn Sie sich wirklich nicht von Ihrem E-Mail-Posteingang fernhalten können, dann ziehen Sie in Erwägung, der Zugang zum Internet komplett zu sperren.

Schritt 3: Mehr Leistung durch schnelle Rückantworten

Bis jetzt haben Sie Ihren E-Mail-Posteingang mit Hilfe von Filtern aufgeräumt und sich darauf beschränkt, sich nur zweimal am Tag in Ihre E-Mails einzuloggen.

Was sollten Sie tun, wenn Sie in Ihrem Posteingang sind?

In seinem bahnbrechenden Buch über Produktivität, Getting Things Done, gibt David Allen einen Tipp, der auch für E-Mail-Benutzer relevant ist. Allen sagt, wenn eine neue Aufgabe auf Sie zukommt, Sie sollten sich fragen: "Kann ich das in weniger als zwei Minuten erledigen?" Wenn ja, dann tun Sie es sofort. Egal wie wichtig oder belanglos sie ist, einfach erledigen.

Wenden Sie das gleiche Vorgehen für Ihre E-Mails an. Wenn eine E-Mail in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, dann tun Sie es sofort.

Wenn Sie also zu Ihrem E-Mail-Posteingang gehen:

Lesen Sie jede neue E-Mail, die reinkommt.
Wenn Sie eine E-Mail in weniger als zwei Minuten beantworten können, tun Sie das, bevor Sie zur nächsten E-Mail übergehen.
Archivieren Sie alle E-Mails, die Sie bereits beantwortet haben oder die keine Antwort brauchen.

Wenn Sie wirklich schnell darin werden wollen, spielen Sie das E-Mail-Spiel. Dabei haben Sie fünf Sekunden Zeit, um zu entscheiden, was Sie mit jeder E-Mail machen wollen. Für die E-Mails, die Sie beantworten wollen, haben Sie drei Minuten Zeit, eine Antwort zu schreiben.

Wie beim Filtern von unwichtigen E-Mails, befreit das schnelle Rückschreiben Ihren Posteingang von Unordnung, so dass nur das Wesentliche übrig bleiben. Außerdem ermutigt es die Personen, mit denen Sie korrespondieren, E-Mails zu schreiben, die schnell und einfach beantwortet werden können.

Schritt 4: Priorisieren Sie Ihre verbleibenden E-Mails

Sie haben die E-Mails eliminiert, die Sie schnell beantworten können. Noch bleiben die E-Mails übrig, die eine ausführliche Antwort erfordern. Mit anderen Worten: Sie sind ein weiterer Punkt auf Ihrer To-Do-Liste. Was sollten Sie mit diesen E-Mails tun?

Bearbeiten Sie diese E-Mails wie jede andere Aufgabe. Eine Möglichkeit, zu entscheiden, wie Sie die E-Mail rangehen, ist die Eisenhower-Matrix. So machen Sie das:

Bewerten Sie zunächst jede E-Mail nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Dringende E-Mails sind solche, die schnell beantwortet werden müssen. Je früher eine Rückanwort erforderlich ist, desto höher ist die Dringlichkeit.
Wichtige E-Mails sind solche, die sich auf langfristige Projekte beziehen, die aber nicht unbedingt eine schnelle Rückanwort erfordern.

Wenn eine E-Mail dringend ist, fügen Sie sie zu Ihrer To-Do-Liste für den Tag hinzu oder delegieren Sie sie, wenn möglich, an einen Mitarbeiter. Je dringender die E-Mail ist, desto weiter oben sollte sie auf Ihrer To-Do-Liste stehen.

Für wichtige E-Mails tragen Sie sie in Ihrem Kalender ein, um sie zu bearbeiten.

Andere Möglichkeiten zur Priorisierung von E-Mails sind:

Die Kröte schlucken!-Methode. Bei dieser Methode wählen Sie die E-Mail aus, auf die Sie gar keine Lust haben, sie zu beanworten. Dann setzen Sie sie an den Anfang Ihrer To-Do-Liste. Indem Sie Aufgaben aus dem Weg räumen, die Sie gar nicht erledigen wollen, erhalten Sie einen Energieschub, um den Rest des Tages zu bewältigen.
Die Finale-Version-Methode. Hier wählen Sie die zu erledigenden E-Mails danach aus, worauf Sie am meisten Lust haben, sie zu beantworten. Sie fangen mit einer leicht zu bewältigenden Aufgabe an und bauen von dort aus die Stimmung auf.

Weitere Details zur Prioritätensetzung finden Sie in unseren Artikeln über die Erstellung Ihres eigenen Produktivitätssystems und über das Getting Things Done-Systeme.

Schritt 5: Bereinigen Sie die zurückgebliebenen E-Mails

Inzwischen haben Sie sich durch Ihren Posteingang gearbeitet. Jede E-Mail ist abgearbeitet oder in Ihrem Kalender für eine spätere Erledigung eingeplant.

Aber es werden immer noch E-Mails zurückbleiben. Was sollen Sie mit diesen Nachzüglern tun? Die Chancen stehen gut, dass sie in eine von zwei Kategorien fallen:

Sie warten, bis Sie eine Aufgabe erledigt haben, bevor Sie antworten. Wenn Sie Schritt 4 richtig befolgt haben, sollten Sie diese Aufgabe in Ihrem Kalender eingeplant haben.
Sie warten auf eine Antwort von Ihrem Korrespondenten. Sie können diese E-Mails nicht archivieren, da sie Teil eines laufenden Projekts oder einer Diskussion sind. Sie können sie auch nicht bearbeiten, bis Sie eine Antwort erhalten.

Was sollten Sie mit diesen E-Mails tun? Legen Sie für jede Art von E-Mail einen eigenen Ordner an. Legen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung Handlungsbedarf und einen anderen mit der Bezeichnung Rückantwort erwartet an. Legen Sie Ihre E-Mails dann entsprechend ab.

Schauen Sie von Zeit zu Zeit in diesen Ordnern nach, so dass Sie Nachfragen versenden oder Erinnerungen an Aufgaben notieren können, die erledigt werden müssen.

Sobald Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, haben Sie einen völlig aufgeräumten Posteingang. Gute Arbeit!

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Grafik Credit: Liste entworfen von Matt Petrowsky vom Noun Project.