So arbeiten Sie mit der MS Word Rechtschreib- und Grammatikprüfung (Fehlerbehebung)

German (Deutsch) translation by Elisabeth Prott (you can also view the original English article)

Sie gehen Ihren Bericht mit der Geschäftsführerin durch und stellen fest, dass Sie "Empfehlung" falsch geschrieben haben.

Wird sie mich für einen Idioten halten? Wird das meinem Leistungsbericht schaden? Kann sie meine Ideen noch ernst nehmen?

Ihre Wangen werden rot. Ihre Hände erstarren. Sie können kaum noch atmen. So ein kleiner Fehler, aber wenn man viele davon macht, hat das gravierende Konsequenzen.

Spelling and Grammar Check are Important — Erstellen Sie fehlerfreie Dokumente, indem Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Microsoft Word verwenden. (Bildquelle: Envato Elements)

Rechtschreib- und Grammatikfehler schaden nicht nur Ihrer Glaubwürdigkeit. Sie stehen auch einer effektiven Kommunikation im Weg.

Und Sie können sie leicht vermeiden, indem Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Microsoft Word verwenden.

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ist in Microsoft Word integriert und hilft Ihnen, Fehler zu finden. So können Sie diese korrigieren, bevor Sie Ihr Dokument der Öffentlichkeit zeigen.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen die Grundlagen der Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Word. Sie lernen, wie Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word einrichten. Außerdem werde ich Ihnen einige der erweiterten Funktionen der Grammatikprüfung in Word erläutern, und Ihnen zeigen wie Sie die gängigsten Probleme beheben können.

Anmerkung: Für die nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen habe ich Microsoft Word für macOS verwendet. Wenn Sie eine andere Version von MS Word verwenden, kann es sein, dass Ihre Bildschirmansichten anders aussehen.

So führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word automatisch durch

Wenn Sie Word für macOS verwenden, wird die Rechtschreib- und Grammatikprüfung wahrscheinlich automatisch ausgeführt. Das bedeutet, dass Rechtschreib- und Grammatikfehler markiert werden, während Sie tippen. Bei macOS markiert Word mögliche Rechtschreibfehler mit einer roten, geschlängelten Linie und potenzielle Grammatikfehler mit blauen doppelten Unterstrichen.

Falls nicht, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den Word-Einstellungsdialog

Gehen Sie auf Word > Voreinstellungen....

2. Gehen Sie auf Rechtschreibung & Grammatik

Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechtschreibung & Grammatik. Die Registerkarte Rechtschreibung & Grammatik wird geöffnet.

3. Aktivieren Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Klicken Sie auf die Schaltflächen für Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen und Grammatik während der Eingabe überprüfen.

Word check spelling and grammar as you type

In dieser Registerkarte können Sie auch andere Rechtschreib- und Grammatikeinstellungen ändern.

Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf das X in der Ecke des Bildschirms, um das Menü zu schließen.

Word überprüft nun Ihre Rechtschreibung und die Grammatik und weist Sie auf mögliche Fehler hin, während Sie in ihrem Dokument schreiben.

So führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word manuell durch

Vielleicht ziehen Sie es vor, die automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung auszuschalten. Es könnte Sie vom Schreibprozess ablenken, wenn Sie Ihre Fehler während der Eingabe sehen.

In dem Fall sollten Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchführen, wenn Sie mit dem Schreiben Ihres Dokuments fertig sind.

Stellen Sie zunächst sicher, dass sich der Cursor am Anfang des Dokuments befindet. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus, um die Rechtschreib- und Grammatikprüfung manuell auszuführen:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Rechtschreibung & Grammatik

Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen > Rechtschreibung & Grammatik.

2. Mögliche Fehler anzeigen

Das Dialogfeld Rechtschreibung & Grammatik wird geöffnet. Potenzielle Rechtschreibfehler sind in rot, mögliche Grammatikfehler in blau dargestellt.

3. Potenzielle Fehler korrigieren oder ignorieren

Microsoft Word macht Ihnen Vorschläge zur Korrektur des potenziellen Fehlers. Wenn Sie den Vorschlag übernehmen möchten, klicken Sie auf das Wort in der Box und dann auf Ändern.

Wenn Word keinen Vorschlag anbietet oder Sie den Fehler selbst korrigieren möchten, geben Sie die Korrektur in das Feld ein. Klicken Sie auf Ändern.

Sie können sich auch dazu entscheiden die potenziellen Fehler, die markiert wurden, zu ignorieren. Klicken Sie auf Einmal ignorieren, um nur diesen einen Fehler zu überspringen. Oder klicken Sie auf Alle ignorieren, um alle angezeigten Fehler zu ignorieren.

Unabhängig davon, was Sie wählen, springt Word zum nächsten Satz mit einem möglichen Fehler.

So verwenden Sie die erweiterten Funktionen der Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Word bietet Ihnen einige erweiterte Funktionen, mit denen Sie Ihren Arbeitsablauf vereinfachen können:

1. Hinzufügen oder Bearbeiten von Wörtern in einem Rechtschreibprüfungswörterbuch

Manchmal kennzeichnet Word Wörter als falsch geschrieben, obwohl sie richtig geschrieben sind. Dies kann bei branchenspezifischem Jargon, seltener verwendeten Wörtern und Eigennamen vorkommen. Wenn Sie diese Wörter häufig verwenden, sollten Sie sie zum Rechtschreibprüfungswörterbuch auf Ihrem Computer hinzufügen. Auf diese Weise erkennt Word diese Wörter und wird sie nicht mehr als potenzielle Fehler markieren.

Es gibt dafür drei Optionen:

Option 1. Wenn die Rechtschreibprüfung während der Eingabe eingeschaltet ist

Wenn ein Wort als potenzieller Fehler markiert wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und dann auf Zum Wörterbuch hinzufügen.

Option 2. Bei manueller Rechtschreibprüfung

Wenn das Wort während der manuellen Prüfung markiert wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Word add words to Spell Check Dictionary

Option 3: Über die Einstellungen in Word

Gehen Sie auf Word > Voreinstellungen... > Rechtschreibung & Grammatik.

Klicken Sie im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik auf Wörterbücher....

Das Dialogfeld Benutzerdefinierte Wörterbücher erscheint. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Das Dialogfeld Dateikonvertierung - Benutzerdefiniertes Wörterbuch wird geöffnet. Klicken Sie auf OK.

Ein weiteres Dokument mit Ihren benutzerdefinierten Wörtern wird geöffnet. Fügen Sie neue Wörter hinzu oder bearbeiten Sie die vorhandenen, wie Sie es für richtig halten. Beachten Sie, dass die Wörter in alphabetischer Reihenfolge angeordnet sind.

Word - Add or edit words in Custom Dictionary

Speichern und schließen Sie das benutzerdefinierte Wörterbuch.

2. Autokorrektur verwenden

Autokorrektur ist eine weitere Funktion in Word, die Ihren Arbeitsablauf optimieren kann. Verwenden Sie sie, um Fehler zu korrigieren, die Sie häufig machen, oder um bestimmte Schritte nicht selbst ausführen zu müssen. Richten Sie die Autokorrektur beispielsweise so ein, dass der erste Buchstabe eines jeden Satzes automatisch groß geschrieben wird.

So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie auf Word > Voreinstellungen... > Autokorrektur

Das Dialogfeld Autokorrektur wird geöffnet.

2. Wählen Sie die gewünschten Autokorrektur-Einstellungen aus

Aktivieren Sie die Schaltfläche für Rechtschreibung und Formatierung während der Eingabe automatisch korrigieren. Aktivieren oder deaktivieren Sie nach Belieben die gewünschten Optionen. Sie können hier auch Shortcuts für Emoticons und Symbole erstellen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X in der Ecke des Dialogfelds, um es zu schließen. Word korrigiert nun automatisch falsch geschriebene Wörter während der Eingabe.

3. Einstellungen für Grammatik und Schreibstil

Verfeinern Sie, wie Word Grammatikfehler erkennt, indem Sie die Grammatikeinstellungen anpassen.

Nicht nur das, Word kann Ihnen sogar dabei helfen bessere Texte zu schreiben. Wie? Indem es auf Schwächen in Ihrem Schreibstil hinweist. Legen Sie fest, welche bewährten Methoden des Schreibstils Word überprüfen soll, z. B. Klarheit, Prägnanz und Ausführlichkeit.

Anmerkung: Einige dieser Einstellungen sind nur mit einem Office 365-Abonnement verfügbar.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Rechtschreibung & Grammatik.

Gehen Sie auf Word > Voreinstellungen... > Rechtschreibung & Grammatik.

2. Gehen Sie zu den Einstellungen für den Schreibstil.

Unter Schreibstil: Grammatik, klicken Sie auf Einstellungen....

Das Dialogfenster Grammatikeinstellungen wird geöffnet.

3. Wählen Sie Ihre Grammatik- und Stiloptionen aus

Aktivieren oder deaktivieren Sie Elemente unter Grammatik- und Stiloptionen. Sie können zwischen Grammatik und Grammatik & Verfeinerungen wählen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass im Modus Grammatik & Verfeinerungen die Optionen Wortarten und Nominalisierungen aktiviert sind.

Scrollen Sie nach unten, um die gesamte Liste zu sehen. Auf der Microsoft Office-Website finden Sie eine ausführliche Erläuterung der einzelnen Optionen. Legen Sie fest, wie Word Erforderliche Interpunktion bei Anführungszeichen und Leerzeichen zwischen den Sätzen überprüft.

Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf OK.

4. Rechtschreib- und Grammatikprüfung in einer anderen Sprache

Es kann vorkommen, dass Sie Textteile in einer anderen Sprache als der Standard-Spracheinstellung in Ihrem Dokument verwenden. Ändern Sie die Sprache des Wörterbuchs, das Word für die Rechtschreib- und Grammatikprüfung verwendet, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Markieren Sie den Text, der in einer anderen Sprache geschrieben ist.

1. Klicken Sie auf Überprüfen > Sprache

2. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus

Scrollen Sie nach unten, um die gewünschte Sprache zu finden. Klicken Sie darauf, um sie auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK.

3. Ändern der Standardsprache

Hier können Sie auch die Standardsprache ändern, die Word für das gesamte Dokument verwendet. Klicken Sie auf Standard.....

MS Word - How to change default language

Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Standardsprache ändern möchten, klicken Sie auf Ja.

Verbreitete Probleme mit der Grammatik- und Rechtschreibprüfung in Word und wie man sie behebt

Was tun, wenn die Rechtschreib- oder Grammatikprüfung in Microsoft Word nicht funktioniert?

Manchmal funktioniert die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word nicht so, wie Sie es wollen. Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten vorkommenden Probleme und die wahrscheinlichste Lösung für das jeweilige Problem:

Problem: Word kennzeichnet ein falsch geschriebenes Wort nicht

Mögliche Ursache 1: Sie haben möglicherweise versehentlich ein falsch geschriebenes Wort in Ihr benutzerdefiniertes Wörterbuch aufgenommen.

Lösung: Bearbeiten Sie das benutzerdefinierte Wörterbuch und löschen Sie das falsch geschriebene Wort. Befolgen Sie die oben beschriebenen Schritte zum Bearbeiten von Wörtern in dem Wörterbuch zur Rechtschreibprüfung.

Mögliche Ursache 2: Es wird das falsche Wörterbuch bei dem Text oder dem Dokument verwendet.

Lösung: Klicken Sie unter der Registerkarte Überprüfung auf Sprache und stellen Sie sicher, dass die richtige Sprache ausgewählt ist.

Problem: Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung wird nicht automatisch ausgeführt

Ursache: Die Kästchen für Rechtschreibprüfung während der Eingabe und Grammatikprüfung während der Eingabe sind nicht markiert.

Lösung: Gehen Sie auf Word > Voreinstellungen... > Rechtschreibung & Grammatik und klicken Sie die Kästchen für Rechtschreibung während der Eingabe prüfen und Grammatik während der Eingabe prüfen an.

Word-Vorlagen: Ein weiteres hilfreiches Tool für Ihren Workflow

Eine weitere Möglichkeit, um einen guten Eindruck mit Ihrem Word-Dokument zu hinterlassen, ist die Verwendung einer professionell gestalteten Word-Vorlage. Auf diese Weise wurden die wichtigsten Designentscheidungen bereits für Sie getroffen. So können Sie sich auf den eigentlichen Inhalt Ihres Dokuments konzentrieren und sparen Zeit für dessen Gestaltung und Layout.

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Verabschieden Sie sich von Fehlern, die Ihre Vertrauenswürdigkeit gefährden

Mit der Grammatik- und Rechtschreibprüfung in Word gibt es keine Ausrede mehr für Flüchtigkeitsfehler in Ihrem Dokument. Sie haben in diesem Artikel gelernt, wie Sie die Grammatik und die Rechtschreibung in Word prüfen können. Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, können Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung von Microsoft Word so einstellen, dass sie schon während der Eingabe auf mögliche Fehler hingewiesen werden. Sie können die Überprüfung auch manuell ausführen, wenn Sie mit dem Verfassen Ihres Dokuments fertig sind.

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