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Cómo trabajar con el corrector de ortografía y gramática de Microsoft Word (localizando errores)

Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Learn How to Use Microsoft Word (Beginner Tutorial Guide).
30+ Best Microsoft Word Keyboard Shortcuts to Quickly Work in Docs
How to Change the Default Font in Microsoft Word (+ Best 2020 Font Styles)

Spanish (Español) translation by Alejandra Guitron Arredondo (you can also view the original English article)

Estás revisando tu informe con el CEO y te das cuenta de que has escrito mal "recomendación".

¿Pensará que soy un idiota? ¿Esto perjudicará mi informe de desempeño? ¿Todavía podrá tomar mis ideas en serio?

Tus mejillas se enrojecen. Tus manos se congelan. No puedes respirar. Es un error tan pequeño, pero si lo cometes seguido, puede tener grandes consecuencias.

Spelling and Grammar Check are Important
Crea documentos que estén libres de errores mediante el corrector ortografía y gramática de Microsoft Word. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Los errores ortográficos y gramaticales no sólo destruyen tu credibilidad. También se interponen en el logro de una comunicación efectiva.

Y puedes evitarlos fácilmente utilizando el corrector de ortografía y gramática de Microsoft Word.

El corrector ortográfico y gramatical fueron integrados en Microsoft Word para ayudarte a encontrar errores. Por lo que podrás corregirlos antes de mostrar tu documento al mundo.

Este artículo muestra los conceptos básicos del uso del corrector ortográfico y gramatical de Word. Aprenderás a configurar la revisión de gramática y ortografía en Word. También repasaremos algunas de las funciones avanzadas de corrección gramatical para Word, y mencionaremos cómo solucionar problemas comunes.

Nota: Para las siguientes instrucciones paso a paso, yo utilizo Microsoft Word para macOS. Si estás utilizando una versión diferente de MS Word, las pantallas pueden tener un aspecto diferente.

Cómo ejecutar automáticamente la revisión ortográfica y gramatical en Word 

Si utilizas Word para macOS, es probable que las comprobaciones de ortografía y gramática se ejecuten automáticamente. Esto significa que los errores ortográficos y gramaticales se marcan mientras escribes. En macOS, Word marca posibles errores ortográficos con una línea de curvas roja y posibles errores gramaticales con un doble subrayado en azul.

Si no es así, sigue estos pasos:

1. Abre el cuadro de diálogo Preferencias en Word

Ve a Word > Preferencias...

2. Ve a Ortografía & Gramática

Haz clic en el botón Ortografía & Gramática. Se mostrará el cuadro de diálogo Ortografía Gramática.

Word Spelling Grammar check

3. Activa la revisión ortográfica y gramatical

Selecciona los botones para Comprobar ortografía al escribir y Comprobar gramática al escribir.

Word check spelling and grammar as you type

También puedes cambiar otros ajustes de ortografía y gramática en este mismo cuadro de diálogo.

Cuando estés satisfecho con la configuración, haz clic en la X de la esquina de la pantalla para cerrarla.

Word ahora comprobará tu ortografía y gramática y marcará los posibles errores a medida que escribes tu documento.

Cómo ejecutar manualmente la revisión ortográfica y gramatical en Word

Es posible que prefieras desactivar la corrección automática de ortografía gramática. Después de todo, ver tus errores mientras escribes puede distraerte del proceso de escritura.

En ese caso, puedes preferir ejecutar la revisión ortográfica y gramatical cuando hayas terminado de redactar el documento.

En primer lugar, asegúrate de que el cursor está al principio del documento. A continuación, sigue estos pasos para ejecutar manualmente las comprobaciones ortográficas y gramaticales:

1. Abre el cuadro de diálogo Ortografía y Gramática

Haz clic en la pestaña Revisar > Ortografía & Gramática.

Word Spelling Grammar - Review tab

2. Ver posibles errores

Se abrirá el cuadro de diálogo Ortografía y Gramática. Los posibles errores ortográficos estarán en rojo, mientras que los posibles errores gramaticales estarán en azul.

Word check spelling manually

3. Corregir o ignorar posibles errores

Microsoft Word te ofrece sugerencias para corregir los errores potenciales. Si desea aceptar la sugerencia, haz clic en la palabra del cuadro y, a continuación, haz clic en Cambiar.

Word spell check - suggestions

Si Word no te muestra ninguna sugerencia, o si deseas corregir el error a tu manera, escribe la corrección en el cuadro. Haz clic en Cambiar.

Word spell check - edit

También puedes optar por ignorar los posibles errores que se marcaron. Haz clic en Ignorar una vez para omitir el error solo por esta específica vez. O bien, haz clic en Ignorar todo para omitir el error todas las veces que aparece.

Word spell check - ignore

Cualquiera que sea tu elección, Word pasará a la siguiente oración que contenga un posible error.

Cómo utilizar las funciones avanzadas de corrección ortográfica y gramatical

El corrector ortográfico y gramatical de Word tiene algunas características avanzadas que puedes usar para mejorar tu flujo de trabajo:

1. Añadir o editar palabras en un diccionario de revisión ortográfica

En ocasiones Word marca algunas palabras como mal escritas, aunque no lo estén. Esto puede suceder con vocabulario que es muy específico de tu industria, palabras usadas con menos frecuencia y nombres propios. Si vas a usar estas palabras a menudo, puedes agregarlas al diccionario de corrección ortográfica en tu computadora. De esta manera, Word reconocerá estas palabras y dejará de marcarlas como posibles errores.

Tienes tres opciones para hacer esto:

Opción 1. Si la revisión ortográfica está activada mientras escribes

Cuando una palabra se marca como un error potencial, haz clic con el botón derecho en la palabra y, a continuación, haz clic en Agregar al diccionario.

Word Add to Dictionary

Opción 2. Al revisar la ortografía manualmente

Si la palabra se marcó como error al revisar manualmente, haz clic en el botón Agregar.

Word add words to Spell Check Dictionary

Opción 3. A través de las preferencias de Word

Ve a Word > Preferencias... > Ortografía & Gramática.

Word Spelling Grammar preferences

En el cuadro de diálogo Ortografía Gramática, haz clic en Diccionarios....

Word Custom Dictionary for Spell Check

Aparecerá el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados. Haz clic en Editar.

Word Edit Custom Dictionaries

Se abrirá el cuadro de diálogo Conversión de archivos - Diccionario personalizado. Haz clic en Aceptar.

Word Custom Dictionaries

Se abrirá otro documento con tus palabras personalizadas. Añade nuevas palabras o edita las existentes como mejor te parezca. Ten en cuenta que las palabras se mostrarán en orden alfabético.

Word - Add or edit words in Custom Dictionary

Guarda y cierra el Diccionario personalizado.

Word - Custom Dictionary - Save changes

2. Uso de autocorrección

La autocorrección es otra característica de Word que puede optimizar tu flujo de trabajo. Utilízalo para corregir los errores que cometes con frecuencia o para evitar tener que realizar ciertas tareas. Por ejemplo, configura la autocorrección para poner automáticamente en mayúsculas la primera letra de cada oración.

Aquí te muestro cómo hacerlo:

1. Ve a Word > Preferencias... > Autocorrección

Word AutoCorrect - Preferences

Se abrirá el cuadro de diálogo Autocorrección.

2. Elige la configuración de autocorrección que deseas aplicar

Word - AutoCorrect settings

Selecciona el botón para Corregir automáticamente la ortografía y el formato a medida que escribes. Marca o desmarca elementos específicos como desees. Ten en cuenta que aquí es donde puede crear accesos directos para emoticones y símbolos.

Cuando hayas terminado, haz clic en la X de la esquina del cuadro de diálogo para cerrarlo. Word ahora autocorregirá palabras mal escritas a medida que escribes.

3. Gramática y ajustes de estilo de escritura

Perfecciona la manera cómo Word identifica los errores gramaticales ajustando la configuración de gramática.

No sólo eso, ¡Word puede incluso hacerte un mejor escritor! ¿Cómo? Al indicarte las debilidades en tu estilo de escritura. Especifica las prácticas recomendadas de estilo de escritura que deseas que Word compruebe, tales como la claridad, la concisión y la inclusión.

Nota: Algunas de estas opciones solo están disponibles con una suscripción a Office 365.

Sigue estos pasos:

1. Abre el cuadro de dialogo Ortografía & Gramática.

Ve a Word > Preferencias... > Ortografía & Gramática.

Word Spelling Grammar check preferences

2. Ve a Configuración de estilo de escritura.

En Estilo de escritura: Gramática, haz clic en Configuración....

Microsoft Word Writing Style Settings

Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de gramática.

3. Elige tus opciones de gramática y estilo

MS Word - Grammar and style options

Activa o desactiva los elementos de Opciones de gramática y estilo. Puedes elegir entre Gramática y Gramática & Perfeccionamiento. La única diferencia es que el modo Gramática y Perfeccionamiento tiene palabrerías y nominalizaciones marcadas.

Desplázate hacia abajo para ver toda la lista. El sitio web de Microsoft Office ofrece una explicación detallada de cada opción. Establece cómo Word comprueba las puntuaciones requeridas con comillas y el espacio entre oraciones.

Cuando estés satisfecho con la configuración, haz clic en Ok.

4. Corrección ortográfica y gramatical en un idioma diferente

Ocasionalmente puedes usar fragmentos de texto en un idioma diferente al idioma predeterminado en la configuración de tu documento. Cambia el idioma del diccionario que Word utiliza para su corrección ortográfica y gramatical siguiendo estos pasos:

Selecciona el texto que está en un idioma diferente.

1. Haz clic en Revisar > Idioma

Word - Review Language

2. Selecciona el idioma que deseas utilizar

MS Word Language

Desplázate hacia abajo para encontrar el idioma que deseas usar. Haz clic en él para seleccionarlo y, a continuación, haz clic en Ok.

3. Cambia el idioma predeterminado

En este punto, también puedes cambiar el idioma predeterminado que Word utiliza para todo el documento. Haz clic en Predeterminado....

MS Word - How to change default language

Cuando se te solicite confirmar si deseas cambiar el idioma predeterminado, haz clic en Sí.

Default language in Word

Problemas comunes con la corrección ortográfica y gramatical en Word y cómo solucionarlos

¿Qué sucede si la corrección ortográfica o gramatical de Microsoft Word no funciona?

A veces, la corrección ortográfica y gramatical en Word no funciona de la manera que esperas que funcionen. A continuación, te presento algunos problemas comunes y la solución más probable para cada uno de ellos:

Problema: Word no marca una palabra mal escrita

Posible causa 1: Es posible que hayas agregado sin querer una palabra mal escrita en tu diccionario personalizado.

Solución: Edita el diccionario personalizado y elimina la palabra mal escrita. Sigue los pasos descritos anteriormente para saber cómo editar palabras en un diccionario de revisión ortográfica.

Posible causa 2: Se está aplicando el diccionario incorrecto al texto o documento.

Solución: En la pestaña Revisar, haz clic en Idioma y asegúrate de que estás seleccionado el idioma correcto.

Problema: La corrección ortográfica y gramatical no se ejecutan automáticamente

Causa: las casillas de Corregir ortografía a medida que escribes y Corregir gramática a medida que escribes están desactivadas.

Solución: Ve a Word > Preferencias... > Ortografía & Gramática y selecciona las casillas para Corregir ortografía a medida que escribes y Corregir gramática a medida que escribes.

Microsoft Word spell check not working

Plantillas de Word: Otra herramienta útil para tu flujo de trabajo de Word

Otra forma de causar una buena impresión con tu documento de Word es mediante el uso de una plantilla de Word diseñada profesionalmente. De esta manera, las decisiones de diseño más difíciles ya están hechas para ti. Esto significa que puedes centrarte en el contenido de tu documento y ahorrar tiempo en su diseño y formato.

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Di adiós a los errores de credibilidad

Con la corrección ortográfica y gramatical de Word, ya no hay más excusas para tener errores por descuido en tu documento. Acabas de aprender a revisar la gramática y la ortografía en Word. Siguiendo los pasos anteriores, puedes hacer que Microsoft Word te marque tus errores potenciales de ortografía y gramática a medida que escribes. O ejecutar la comprobación manual cuando hayas terminado de redactar tu documento.

Y asegúrate de darle a tu obra maestra un diseño y formato impresionante. Utiliza una plantilla para Word creada por un profesional. Fuentes excelentes para encontrar plantillas de Word incluyen Envato Elements, si quieres descargas ilimitadas. Puedes intentar también GraphicRiver, si deseas pagar por cada uso de plantilla para Word que necesites.

Estas herramientas no solo mejoran tu flujo de trabajo, sino que también te ayudan a crear documentos que enaltecen tu marca, refuerzan tu credibilidad y te dan los resultados que esperas.

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