Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook

So organisieren Sie Ihre Outlook-Kontakte

by
Read Time:15 minsLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

German (Deutsch) translation by Władysław Łucyszyn (you can also view the original English article)

Als Geschäftsinhaber müssen Sie Ihre Kontakte im Auge behalten. Verlorene Kontaktinformationen können eine verpasste Gelegenheit bedeuten, Geschäfte zu tätigen. Sie können einen potenziellen Kunden nicht erreichen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie ihn erreichen können. Mit Microsoft Outlook ist Ihre Kontaktliste so nah wie Ihre E-Mail mit Ihrer Outlook-Kontaktliste.

Wenn Sie wissen wie, können Sie mit Ihren MS Outlook-Kontakten viel anstellen. Sie können in Outlook Kontaktlisten erstellen, Kontakte und Kontaktlisten mit anderen Tools und mit anderen E-Mail-Benutzern teilen und sogar Gruppennachrichten senden. Zu lernen, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte optimal nutzen, ist eine großartige Möglichkeit, sich zu organisieren.

In diesem Tutorial lernen Sie alle Grundlagen kennen, einschließlich des Hinzufügens von Kontakten zu Outlook und des Erstellens einer Kontaktgruppe in Outlook. Wir werden auch einige der erweiterten Funktionen untersuchen, z. B. das Freigeben einer Kontaktgruppe in Outlook. Lass uns anfangen.

Warum Ihre Microsoft Outlook-Kontakte wichtig sind

Ein Kontakt in MS Outlook ist eine Person oder ein Unternehmen, die Sie häufig kontaktieren. Bei häufigen Kontakten können Sie mit Outlook mehrere Online-Adressbücher direkt in Ihrer E-Mail speichern.

Jeder Eintrag in Ihrem E-Mail-Adressbuch wird als Kontakt bezeichnet. Als Geschäftsfachmann oder einfach nur jemand, der auf E-Mails angewiesen ist, ist es praktisch, Ihre Adressbücher online zu haben. Es bedeutet auch, dass Sie sich nie wieder Sorgen machen müssen, die Informationen eines Kontakts zu verlieren.

Um Ihr Outlook-Adressbuch zu finden, klicken Sie auf das Adressbuch-Symbol (es sieht aus wie ein offenes Buch) auf der rechten Seite Ihres Start-Tabs. Das Dialogfeld Adressbuch: Kontakte wird mit einigen grundlegenden Informationen zu jedem Kontakt angezeigt:

Address Book Contacts dialog boxAddress Book Contacts dialog boxAddress Book Contacts dialog box
Im Dialogfeld Adressbuch: Kontakte werden einige grundlegende Informationen zu Ihren Kontakten angezeigt.

Ihr Standardadressbuch ist Kontakte – [Ihre E-Mail-Adresse], aber Sie können bei Bedarf zusätzliche Adressbücher erstellen.

Um detailliertere Informationen zu einem Kontakt anzuzeigen, doppelklicken Sie auf seinen Namen, um seine Kontaktkarte zu öffnen:

A contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address book
Eine MS Outlook-Kontaktkarte enthält detaillierte Kontaktinformationen.

Wie Sie sehen, enthält Ihre Kontaktkarte mehr als nur die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts. Neben der Möglichkeit, für jeden Kontakt bis zu drei E-Mail-Adressen zu speichern, gibt es Felder, in die Sie die folgenden Informationen eingeben können:

  • Berufsbezeichnung
  • Adresse der Webseite
  • IM-Adresse
  • Telefonnummern (Business, Privat, Business Fax, Mobile und viele mehr)
  • Adressen (bis zu drei physische Adressen pro Kontakt)

Sie können sogar ein Bild an die Kontaktkarte anhängen, wenn Sie eines haben. Außerdem gibt es ein Notiz-Feld, in das Sie zusätzliche Informationen eingeben können.

Mit Ihrem Outlook-Adressbuch können Sie nicht nur Kontaktinformationen schnell organisieren und finden, sondern auch Gruppen-E-Mails über Kontaktgruppen versenden. In diesen Tutorials erfahren Sie mehr über Microsoft Outlook:

Erfahren Sie nützliche E-Mail-Organisationstipps und -strategien

Bevor wir uns mit dem Thema Organisation Ihrer MS Outlook-Kontakte befassen, vergessen Sie nicht, sich für den Tuts+ Business-Newsletter anzumelden und unser kostenloses eBook zu holen: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Es ist vollgepackt mit Strategien zur Posteingangsorganisation und Killer-Tipps, um alle Ihre eingehenden E-Mails effizienter zu verwalten.

Ultimate Guide to Inbox ZeroUltimate Guide to Inbox ZeroUltimate Guide to Inbox Zero

Kommen wir nun zu den Kontakten und Kontaktgruppen in MS Outlook:

1. So erstellen Sie neue Kontakte in MS Outlook

Nachdem Sie nun die Bedeutung Ihres Outlook-Adressbuchs verstanden haben, können Sie mit dem Aufbau Ihrer Kontaktliste beginnen, indem Sie neue Kontakte erstellen. Es gibt grundsätzlich zwei Methoden, die Sie verwenden können, um Kontakte zu Outlook hinzuzufügen:

  1. aus einem Adressbuch
  2. aus einer E-Mail

Lassen Sie uns jede Methode separat untersuchen.

Schritt 1. So fügen Sie Kontakte aus Ihrem Adressbuch zu Outlook hinzu

Diese Methode zum Hinzufügen von Kontaktinformationen ist besonders hilfreich, wenn Sie Visitenkarten zu Ihren Kontakten in MS Outlook hinzufügen möchten. Es ist viel besser, Ihre Kontaktinformationen in Ihrem E-Mail-Posteingang ordentlich organisiert zu haben, als einen Stapel Karten aufzubewahren, die verloren gehen oder versehentlich weggeworfen werden können.

Öffnen Sie zunächst ein Adressbuch in MS Outlook und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Adressbuch. Ein Popup-Menü erscheint:

Address book pop-up menuAddress book pop-up menuAddress book pop-up menu
Klicken Sie auf die Option Neuer Eintrag, um Ihrem Adressbuch einen neuen Kontakt hinzuzufügen.

Klicken Sie auf die Option Neuer Eintrag. Das Dialogfeld Neuer Eintrag wird angezeigt:

Outlook New Entry dialog boxOutlook New Entry dialog boxOutlook New Entry dialog box
Sie können im Dialogfeld Neuer Eintrag einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktgruppe hinzufügen.

Wählen Sie die Option Neuer Kontakt und klicken Sie auf OK. Sie sehen eine leere Kontaktkarte:

A contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address book
Auf der Kontaktkarte können Sie eine Vielzahl von Informationen zu jedem Kontakt in Ihrem Outlook-Adressbuch speichern.

Füllen Sie jedes Kontaktfeld mit den entsprechenden Informationen aus.

Wenn Sie rechts neben einem Feld einen Abwärtspfeil sehen, können Sie darauf klicken, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Im folgenden Beispiel können Sie einer Kontaktkarte drei Arten von Adressen hinzufügen:

A closer look at the Address field on a contact cardA closer look at the Address field on a contact cardA closer look at the Address field on a contact card
Sie können für jeden Kontakt mehr als eine physische Adresse speichern.

Wenn Sie mit der Eingabe der Informationen Ihres Kontakts fertig sind, wählen Sie Speichern und Neu, um den Kontakt zu speichern und weitere Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Oder wählen Sie Speichern und löschen, um zum Dialogfeld Adressbuch: Kontakte zurückzukehren.

Schritt 2. So fügen Sie Kontakte aus einer E-Mail zu Outlook hinzu

Wenn Sie eine E-Mail von einem neuen Kontakt erhalten und seine Informationen in Ihrem MS Outlook-Adressbuch speichern möchten, ist dies ganz einfach. Beginnen Sie mit der E-Mail, die die geöffneten Kontaktinformationen enthält:

Saving a contact from an emailSaving a contact from an emailSaving a contact from an email
Sie können Kontaktinformationen aus E-Mails speichern, die Sie in Outlook erhalten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse. Ein Popup-Menü erscheint:

Adding a contact to MS OutlookAdding a contact to MS OutlookAdding a contact to MS Outlook
Verwenden Sie die Option Zu Outlook-Kontakten hinzufügen, um einen neuen Kontakt aus einer E-Mail zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen.

Wählen Sie die Option Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Es öffnet sich eine Kontaktkarte, auf der der Name und die E-Mail-Adresse des Absenders bereits ausgefüllt sind. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu diesem Kontakt haben, fügen Sie diese jetzt zu seinen Kontaktinformationen hinzu.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Informationen fertig sind, klicken Sie auf Speichern und Schließen oder Speichern und Neu, um den Kontakt in Ihrem Adressbuch zu speichern.

Schritt 3. So fügen Sie einem Kontakt ein Bild hinzu

Wenn Sie es haben, können Sie einer Kontaktkarte ein Bild oder Logo hinzufügen. Öffnen Sie zunächst die Kontaktkarte der Person, der Sie das Bild hinzufügen möchten. Klicken Sie rechts neben dem Namen der Person auf das Symbol Kontaktbild hinzufügen. Es öffnet sich ein Browserfenster:

Browser window for adding image to Outlook contactBrowser window for adding image to Outlook contactBrowser window for adding image to Outlook contact
Sie können Ihrem MS Outlook-Kontakt ein Bild hinzufügen.

Navigieren Sie zu der Datei mit dem Bild, das Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie darauf, um es auszuwählen, und klicken Sie auf OK. Das von Ihnen ausgewählte Bild wird nun auf der Kontaktkarte angezeigt:

MS Outlook contact card with imageMS Outlook contact card with imageMS Outlook contact card with image
Sie können einer MS Outlook-Kontaktkarte ein Foto oder eine Grafik hinzufügen.

Schritt 4. So löschen Sie einen Kontakt

Gelegentlich möchten Sie vielleicht einen Kontakt löschen. Die Informationen sind möglicherweise nicht mehr gültig oder Sie benötigen sie nicht mehr.

Glücklicherweise ist es einfach, einen Kontakt in Outlook zu löschen. Öffnen Sie zunächst das Dialogfeld Adressbuch: Kontakte. Klicken Sie auf den Namen des Kontakts, den Sie löschen möchten, um ihn auszuwählen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Dialogfeld. Das Popup-Menü zeigt:

Address book with pop-up menuAddress book with pop-up menuAddress book with pop-up menu
Wählen Sie den Namen des Kontakts im Adressbuch aus und klicken Sie dann auf Löschen.

Wählen Sie die Option Löschen. Das System fordert Sie auf, zu bestätigen, dass Sie den Kontakt wirklich löschen möchten:

Contact deletion promptContact deletion promptContact deletion prompt
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um den ausgewählten Kontakt zu löschen.

Klicken Sie auf Ja und der Kontakt wird aus Ihrem MS Outlook-Adressbuch entfernt.

3. Erstellen Sie eine Kontaktgruppe

Wenn Sie mehrere Nachrichten an dieselbe Personengruppe senden müssen, können Sie mit einer Kontaktgruppe Zeit sparen, indem Sie dieselbe Nachricht an alle Mitglieder Ihrer Gruppe gleichzeitig senden können. Durch die Verwendung einer Kontaktgruppe können Sie sicher sein, dass alle die gleichen Informationen erhalten. Und das Beste daran: Sie vermeiden das Risiko, dass Sie vergessen, die E-Mail an jemanden zu senden – was Sie tun könnten, wenn Sie jedem Gruppenmitglied eine separate E-Mail senden.

(Hinweis: Diese Funktion wurde in einigen früheren Versionen von Outlook als Verteilerliste bezeichnet.)

Schauen wir uns Kontaktgruppen genauer an.

Schritt 1. So erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook

Öffnen Sie zunächst das Fenster Personen. Klicken Sie auf die drei Punkte in der unteren linken Ecke MS Outlook. Das Popup-Menü Navigationsoptionen wird angezeigt:

Navigation Options pop-up menuNavigation Options pop-up menuNavigation Options pop-up menu
Wählen Sie im Popup-Menü Navigation die Option Personen aus.

Wählen Sie die Option Personen aus dem Popup-Menü. Das Fenster Personen wird mit einer vollständigen Liste Ihrer Kontakte angezeigt:

People window in OutlookPeople window in OutlookPeople window in Outlook
Sie können eine vollständige Liste Ihrer Outlook-Kontakte im Fenster Personen anzeigen.

Klicken Sie im Menüband auf die neue Kontaktgruppe. Ein leeres Kontaktgruppe-Fenster wird angezeigt:

Empty Contact Group windowEmpty Contact Group windowEmpty Contact Group window
Verwenden Sie das Fenster Kontaktgruppe, um eine neue Kontaktgruppe zu erstellen.

Geben Sie den Namen der Kontaktgruppe, die Sie erstellen möchten, in das Feld Name ein. Nachdem Sie nun eine neue Kontaktgruppe erstellt haben, können Sie ihr Kontakte hinzufügen.

Schritt 2. So fügen Sie Kontakte zu einer Outlook-Kontaktgruppe hinzu

Um einer Kontaktgruppe neue Kontakte hinzuzufügen, beginnen Sie mit dem leeren Kontaktgruppenfenster. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Mitglied hinzufügen. Ein Popup-Menü wird angezeigt:

Adding a member to an Outlook Contact GroupAdding a member to an Outlook Contact GroupAdding a member to an Outlook Contact Group
Um Mitglieder zu einer Outlook-Kontaktgruppe hinzuzufügen, wählen Sie zwischen Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch oder einem neuen E-Mail-Kontakt.

Sie können wählen, ob Sie Mitglieder aus Ihren vorhandenen Outlook-Kontakten oder aus Ihrem Adressbuch auswählen oder einen neuen E-Mail-Kontakt erstellen, um ihn der Kontaktgruppe hinzuzufügen.

Wenn Sie im Popup-Menü die Option Aus Outlook-Kontakten oder Aus Adressbuch auswählen, wird das Fenster Mitglieder auswählen: Kontakte angezeigt. Daraus können Sie einen Kontaktnamen auswählen.

In diesem Beispiel wählen wir die Option Neuer E-Mail-Kontakt. Anstatt die vollständige Kontaktkarte zu erhalten, wird das Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen angezeigt:

Add New Member dialog boxAdd New Member dialog boxAdd New Member dialog box
Verwenden Sie das Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen, um Mitglieder zu Ihrer Outlook-Kontaktgruppe hinzuzufügen.

Geben Sie den Namen und die Adresse des Kontakts ein, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen neben Zu Kontakten hinzufügen standardmäßig aktiviert ist. Wenn Sie es deaktivieren, wird der Kontakt zu Ihrer neuen Kontaktgruppe hinzugefügt, jedoch nicht zu Ihrem Adressbuch. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie diese Person nur als Teil der Gruppe kontaktieren müssen.

Nachdem Sie Ihre Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Der Kontakt wird jetzt zu Ihrer Kontaktgruppe hinzugefügt. Fügen Sie der Gruppe so viele Kontakte hinzu, wie Sie benötigen.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitgliedern zu Ihrer neuen Kontaktgruppe fertig sind, klicken Sie oben links im Kontaktgruppenfenster auf das Symbol Speichern und Schließen.

Schritt 3. So verwenden Sie Ihre Kontaktgruppe

Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht an die Mitglieder Ihrer Kontaktgruppe senden möchten, geben Sie einfach den Namen der Kontaktgruppe in das Feld An ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, wenn Ihre Nachricht vollständig ist. Die Nachricht wird an alle Mitglieder Ihrer Kontaktgruppe gesendet:

Type the contact group name into the To fieldType the contact group name into the To fieldType the contact group name into the To field
Geben Sie Ihren Kontaktgruppennamen in das Feld An einer neuen Nachricht ein, um sie an alle Kontaktgruppenmitglieder zu senden.

Schritt 4. So benennen Sie eine Kontaktgruppe um

Nachdem Sie eine Kontaktgruppe erstellt haben, können Sie sie umbenennen. Wenn beispielsweise ein Projekt endet und die Projektgruppe einem neuen Projekt zugewiesen wird, möchten Sie möglicherweise Ihre Kontaktgruppe umbenennen.

Um Ihre Gruppe umzubenennen, öffnen Sie das Einblendmenü Navigation und wählen Sie die Option Personen:

People option on the Navigation pop-up menuPeople option on the Navigation pop-up menuPeople option on the Navigation pop-up menu
Verwenden Sie die Option Personen im Popup-Menü Navigation, um das Fenster Kontakte zu öffnen.

Das Fenster Kontakte wird angezeigt:

The Contacts window in OutlookThe Contacts window in OutlookThe Contacts window in Outlook
Kontaktgruppen werden oben im Fenster Kontakte angezeigt.

Der Name der Kontaktgruppe wird oben in der Kontaktliste angezeigt (neben dem Personensymbol). Klicken Sie auf die Kontaktgruppe, um sie auszuwählen. Doppelklicken Sie auf die ausgewählte Kontaktgruppe, um das Fenster Kontaktgruppe zu öffnen:

Renaming a contact groupRenaming a contact groupRenaming a contact group
Sie können eine vorhandene Kontaktgruppe umbenennen.

Geben Sie einen neuen Kontaktgruppennamen in das Feld Name ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Symbol Jetzt aktualisieren. Oder klicken Sie auf das Symbol Speichern und Schließen, um Ihre Änderungen zu speichern und das Fenster zu verlassen.

Schritt 5. So ändern Sie die Kontakte in einer MS Outlook-Kontaktgruppe

E-Mail-Listen sind in der Regel flüssig. Gruppenmitglieder ändern sich im Laufe der Zeit. Outlook-E-Mails können Ihnen dabei helfen, Schritt zu halten.

Sie können die Mitglieder der Kontaktgruppe schnell und einfach im Fenster Kontaktgruppe ändern. Sie können der Kontaktgruppe neue Kontakte zuweisen oder sogar bestehende Gruppenmitglieder löschen. Beginnen Sie mit dem geöffneten Fenster Kontaktgruppe:

Open Contact Group windowOpen Contact Group windowOpen Contact Group window
Sie können die Kontaktmitglieder in einer bestehenden Kontaktgruppe ändern.

Beginnen wir damit, der bestehenden Kontaktgruppe ein neues Mitglied hinzuzufügen. Doppelklicken Sie im Menüband auf das Symbol Mitglieder hinzufügen. Sie haben die Möglichkeit, ein Mitglied aus Ihrer Outlook-Kontaktliste oder Ihrem Adressbuch hinzuzufügen oder einen neuen E-Mail-Kontakt einzugeben. Nachdem Sie ein Mitglied hinzugefügt haben, klicken Sie im Menüband auf das Symbol Jetzt aktualisieren.

Um ein Mitglied aus der Kontaktgruppe zu entfernen, klicken Sie auf den Mitgliedsnamen, um ihn auszuwählen. Klicken Sie anschließend im Menüband auf das Symbol Mitglied entfernen. Die Kontaktinformationen des Mitglieds werden aus der Kontaktgruppe entfernt. (Sie werden jedoch nicht aus Ihrer Outlook-E-Mail-Kontaktliste entfernt.)

Wenn Sie die Änderungen an Ihrer Kontaktgruppe abgeschlossen haben, klicken Sie links im Menüband auf das Symbol Speichern und Schließen, um das Fenster zu schließen.

Schritt 6. So löschen Sie eine Kontaktgruppe

Von Zeit zu Zeit möchten Sie möglicherweise eine Kontaktgruppe vollständig löschen. Möglicherweise müssen Sie die Gruppenmitglieder nicht mehr kontaktieren.

Um eine Kontaktgruppe aus Ihrer MS Outlook-E-Mail zu löschen, beginnen Sie mit dem geöffneten Fenster Kontakte. Ihre Kontaktgruppen werden oben in der Liste angezeigt.

Klicken Sie auf die Kontaktgruppe, die Sie löschen möchten, um sie auszuwählen. Klicken Sie im Menüband auf das Symbol Löschen (es sieht aus wie ein X). Ihre Kontaktgruppe wird gelöscht.

4. Kontaktinformationen und Kontaktgruppen teilen

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Outlook-E-Mail für geschäftliche oder private Zwecke verwenden, ist es hilfreich und zeitsparend, Kontaktinformationen mit anderen MS Outlook-Benutzern und mit Microsoft OneNote teilen zu können. In Outlook können Sie Kontakte mit OneNote oder mit anderen Outlook-Benutzern teilen.

OneNote ist eine Notizenanwendung, die Teil von Microsoft Office ist. Um mehr über OneNote zu erfahren, lesen Sie dieses Tutorial:

Schritt 1. So senden Sie Kontaktinformationen an OneNote

Beginnen Sie mit dem geöffneten Fenster Kontakte. Klicken Sie auf einen Kontakt, um ihn auszuwählen, und klicken Sie dann auf das OneNote-Symbol im Menüband. Das Dialogfeld Speicherort in OneNote auswählen wird angezeigt:

Sharing an Outlook contact to OneNoteSharing an Outlook contact to OneNoteSharing an Outlook contact to OneNote
Sie können Outlook-Kontaktinformationen mit Microsoft OneNote teilen.

Erweitern Sie die Option Mein Notizbuch, und wählen Sie das OneNote-Notizbuch aus, in dem Sie die Kontaktinformationen speichern möchten. OK klicken. Ihre Informationen werden OneNote im ausgewählten Notizbuch hinzugefügt:

Outlook contact information in MS OneNoteOutlook contact information in MS OneNoteOutlook contact information in MS OneNote
Die Kontaktinformationen von Microsoft Outlook wurden an OneNote weitergegeben.

Hinweis: Sie können auch Outlook-Kontaktkarteninformationen für OneNote freigeben.

Schritt 2. So teilen Sie einen Kontakt oder eine Kontaktgruppe in Outlook

Wenn eine andere Person Ihre Kontaktinformationen oder sogar Ihre Kontaktgruppe benötigt, können Sie die Informationen schnell und einfach per Outlook-E-Mail an sie weitergeben.

Beginnen Sie mit dem geöffneten Fenster Kontakte. Klicken Sie auf das Outlook-Element, das Sie freigeben möchten, um es auszuwählen. Das Element kann eine Kontaktgruppe oder ein einzelner Kontakt sein. In diesem Beispiel zeige ich, wie Sie eine Kontaktgruppe in Outlook freigeben.

Klicken Sie im Menüband auf Kontakt weiterleiten, um das Popup-Menü aufzurufen:

Forwarding contact information through OutlookForwarding contact information through OutlookForwarding contact information through Outlook
Sie können Outlook-Kontakt- oder Kontaktgruppeninformationen an eine andere Person weiterleiten.

Hinweis: Kontaktgruppen können nur als Outlook-Kontakt weitergeleitet werden. Einzelne Kontakte können entweder als Outlook-Kontakt oder als Visitenkarte weitergeleitet werden.

Wählen Sie die Option für das Format des Kontaktelements aus. Ein Fenster zum Verfassen einer E-Mail wird geöffnet, in dem das Kontaktelement bereits angehängt ist:

Outlook Compose wincowOutlook Compose wincowOutlook Compose wincow
Die von Ihnen freigegebenen Outlook-Kontaktgruppeninformationen sind an die E-Mail angehängt.

Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie die Informationen erhalten möchten. Es ist auch eine gute Idee, dem Nachrichtentext etwas Text hinzuzufügen, damit Ihr Artikel nicht im Spam-Ordner landet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Praktische Möglichkeiten zur Verwendung Ihrer Kontaktgruppen

Nachdem Sie Ihre Kontakte in Outlook eingegeben und in Gruppen organisiert haben, werden Sie feststellen, dass Outlook-Kontaktgruppen viele Verwendungsmöglichkeiten haben. Hier nur einige Ideen:

  1. Projektnachrichten. Wenn Sie allen Mitgliedern Ihres Projektteams dieselben Informationen senden müssen, sind Kontaktgruppen ein großartiges Werkzeug. Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Team auf derselben Seite sind.
  2. Treffen. Es gibt zwar andere Möglichkeiten zum Versenden von Besprechungsbenachrichtigungen, aber das Senden per E-Mail über eine Kontaktgruppe ermöglicht es Ihnen, Anhänge und andere Details hinzuzufügen.
  3. Ankündigungen. Wenn Ihr Unternehmen unternehmensweite Ankündigungen oder sogar abteilungsweite Ankündigungen macht, kann eine über eine Kontaktliste gesendete Gruppen-E-Mail helfen, die Nachricht zu verbreiten.
  4. Benachrichtigungen und Warnungen. Wenn Sie eine Gruppe von Kunden über ein Software-Upgrade oder andere Systemänderungen informieren müssen, kann eine Kontaktliste sicherstellen, dass Ihre Nachricht die richtigen Personen erreicht.
  5. Gesellschaftliche Veranstaltungen. Kontaktgruppen sind auch ein großartiges Werkzeug, um gesellschaftliche Veranstaltungen wie Partys, Gruppentreffen, Sportveranstaltungen und andere gesellschaftliche Anlässe zu organisieren.

Die Verwendung einer Kontaktgruppe zum Senden einer Nachricht an mehrere Personen ist praktisch und zeitsparend. Sobald Sie sich mit der Verwendung von Kontaktgruppen vertraut gemacht haben, können Sie sich Ihre eigenen einzigartigen Verwendungen für sie ausdenken.

Organisieren Sie Ihre E-Mails mit einer besseren Posteingangsverwaltung

Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie einen überladenen MS Outlook-Posteingang haben, wenn Sie gute E-Mail-Verwaltungspraktiken befolgen. Erfahren Sie, wie Sie mit unserem kostenlosen eBook die Unordnung Ihres E-Mail-Posteingangs reduzieren:

Free eBook PDF Manage Your InboxFree eBook PDF Manage Your InboxFree eBook PDF Manage Your Inbox

Abschluss

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Kontakte zu Outlook hinzufügen und diese Kontakte in Kontaktgruppen organisieren, nachdem Sie sie hinzugefügt haben, können Sie MS Outlook-Kontakte für Ihr Geschäfts- und Privatleben in vollem Umfang nutzen. Beginnen Sie noch heute damit, eine Kontaktgruppe in Outlook zu erstellen.

Wie verwenden Sie Outlook-Kontakte in Ihrem Unternehmen? Verwenden Sie MS Outlook-Kontaktgruppen? Teilen Sie Ihre Gedanken (oder Tipps) in den Kommentaren unten mit.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.