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Cómo Organizar Los Contactos de Outlook

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Read Time: 17 mins
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

Spanish (Español) translation by Jean Perez (you can also view the original English article)

Como propietario de un negocio, usted necesita hacer un seguimiento de tus contactos. Información contacto perdida puede significar una oportunidad perdida para hacer negocios. Usted no puede seguir a través con un cliente potencial si no sabes como llegar a ellos. Con Microsoft Outlook, su lista de contactos está tan cerca como su correo electrónico con la lista de contactos de Outlook.

Si usted sabe cómo, puede hacer mucho con los contactos de MS Outlook. Puede crear listas de contactos en Outlook, compartir contactos y listas de contactos con otras herramientas y con otros usuarios de correo electrónico y enviar mensajes de grupo. Aprender a aprovechar al máximo los contactos de Outlook es una gran manera de organizarse.

En este tutorial, usted aprenderá todos los fundamentos incluyendo cómo agregar contactos a Outlook y cómo crear un grupo de contacto de Outlook. También examinaremos algunas de las características más avanzadas tales como compartir un grupo de contacto de Outlook. Vamos a empezar.

Por qué Son Importantes los Contactos de Microsoft Outlook

Un contacto en MS Outlook es una persona o empresa que contacto con frecuencia. Para frecuentes contactos, Outlook le permite mantener múltiples libretas de direcciones en línea directamente en tu correo electrónico.

Cada entrada en la libreta de direcciones de correo electrónico se conoce como un contacto. Como un profesional, o simplemente alguien que se basa en correo electrónico, es conveniente tener tus libretas de direcciones en línea. También significa que usted nunca necesita preocuparse por perder información de un contacto nuevo.

Para obtener la libreta de direcciones de Outlook, haga clic en el icono de libreta de direcciones (se ve como un libro abierto) a la derecha de la ficha Inicio. La libreta de direcciones: Cuadro de diálogo contactos muestra alguna información básica sobre cada contacto:

Address Book Contacts dialog boxAddress Book Contacts dialog boxAddress Book Contacts dialog box
Verás alguna información básica acerca de sus contactos en la libreta de direcciones: cuadro de diálogo contactos.

Libreta de direcciones predeterminada es Contactos – [Su Dirección de Correo], pero puede crear libretas de direcciones adicionales según sea necesario.

Para ver información más detallada sobre un contacto, haga doble clic en su nombre para abrir su tarjeta de contacto:

A contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address book
Una tarjeta de contacto de Microsoft Outlook contiene información de contacto detallada.

Como se puede ver, su tarjeta de contacto incluye más que simplemente dirección de correo electrónico de tu contacto. Además de la capacidad de almacenar hasta tres direcciones de correo electrónico para cada contacto, hay campos para que introduzca la siguiente información:

  • Título del Trabajo
  • Dirección de Página Web
  • Dirección IM
  • Números de teléfono (Negocio, Casa, Negocios Fax, Móvil y muchos más)
  • Direcciones (hasta tres direcciones físicas por contacto)

Incluso puede adjuntar una imagen a la tarjeta de contacto si tienes uno. Además, hay un campo de Notas para escribir información adicional.

No sólo su libreta de direcciones de Outlook permite organizar y encontrar rápidamente información de contacto, también puede utilizarlo para enviar mensajes de grupo por medio de grupos de contactos. Aprender más acerca de Microsoft Outlook en estos tutoriales:

Aprender Consejos y Estrategias Utiles de Organización Correo Electrónico

Antes que hacer frente al tema de cómo organizar los contactos de MS Outlook, no olvide inscribirse a la newsletter de Tuts + negocio y agarrar nuestro eBook gratis: la guía definitiva a la bandeja de entrada cero dominio. Está lleno de estrategias de organización de la bandeja de entrada y asesinos consejos para gestionar más eficientemente todo el correo entrante.

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Ahora vamos a pasar a conocer contactos y en contacto con grupos de MS Outlook:

1. Cómo Crear Nuevos Contactos en MS Outlook

Ahora que usted comprende la importancia de la libreta de direcciones de Outlook, usted está listo para comenzar a construir tu lista de contactos mediante la creación de nuevos contactos. Básicamente hay dos métodos que puede utilizar para agregar contactos a Outlook:

  1. desde dentro de una libreta de direcciones
  2. desde dentro de un correo electrónico

Examinemos cada método por separado.

Paso 1. Cómo Agregar Contactos a Outlook Desde tu Libreta de Direcciones

Este método de añadir información de contacto es especialmente útil si tienes tarjetas de presentación que desee agregar a sus contactos en MS Outlook. Tener su información de contacto perfectamente organizada en tu buzón de correo electrónico es mucho mejor que mantener una pila de tarjetas, que podría conseguir perdido o accidentalmente desechada.

Para comenzar, abrir una libreta de direcciones en MS Outlook y haga clic derecho en cualquier lugar dentro de la libreta de direcciones. Aparece un menú emergente:

Address book pop-up menuAddress book pop-up menuAddress book pop-up menu
Haga clic en la opción de Nueva Entrada para agregar un nuevo contacto a tu libreta de direcciones.

Haga clic en la opción de Nueva Entrada. Muestra el cuadro de diálogo Nueva Entrada:

Outlook New Entry dialog boxOutlook New Entry dialog boxOutlook New Entry dialog box
Puede Agregar un nuevo contacto o un grupo de contacto nueva desde el cuadro de diálogo Nueva Entrada.

Seleccione la opción Nuevo Contacto y haga clic en Aceptar. Usted verá una Tarjeta de Contacto en blanco:

A contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address bookA contact card in the MS Outlook address book
La tarjeta de contacto le permite almacenar una variedad de información acerca de cada contacto en su libreta de direcciones de Outlook.

Llene cada campo de contacto con la información adecuada.

Cada vez que veas una flecha hacia la derecha de un campo, puede hacer clic en agregar información adicional. En el ejemplo siguiente, hay tres tipos de direcciones que usted puede Agregar a una tarjeta de contacto:

A closer look at the Address field on a contact cardA closer look at the Address field on a contact cardA closer look at the Address field on a contact card
Puede almacenar más de una dirección física para cada contacto.

Cuando haya terminado de introducir información de sus contactos, seleccione Guardar y Nuevo para guardar el contacto y continuar agregando contactos a su libreta de direcciones. O bien, selecciona Guardar y Borrar para volver a la Libreta de Direcciones: Contactos.

Paso 2. Cómo Agregar Contactos a Outlook Desde un Correo Electrónico

Cuando usted recibe un correo electrónico de un contacto nuevo y desea guardar su información en su libreta de direcciones de MS Outlook, es fácil hacerlo. Empezar con el correo electrónico que contiene el información de contacto abierto:

Saving a contact from an emailSaving a contact from an emailSaving a contact from an email
Puede guardar información de contacto de e-mails que recibe en Outlook.

Haga clic en la dirección del remitente. Aparece un menú emergente:

Adding a contact to MS OutlookAdding a contact to MS OutlookAdding a contact to MS Outlook
Utilice a la opción Agregar  a Contactos de Outlook para agregar un nuevo contacto a tu libreta de direcciones de correo electrónico.

Seleccione la opción Agregar a Contactos de Outlook. Una tarjeta de contacto se abre con la dirección del remitente nombre y correo electrónico ya llenada. Si tienes información adicional sobre este contacto, agréguela a su información de contacto ahora.

Cuando esté hecho añadir información haga clic en Guardar y Cerrar o Guardar y Nuevo para guardar el contacto a su libreta de direcciones.

Paso 3. Cómo Agregar una Imagen a un Contacto

Si ya lo tienes, puede Agregar una imagen o un logotipo a la tarjeta de contacto. Iniciar con la apertura de la tarjeta de contacto de la persona que desea agregar la imagen a. Haga clic en el icono de Agregar Imagen de Contacto a la derecha del nombre de la persona. Se abre una ventana de navegador:

Browser window for adding image to Outlook contactBrowser window for adding image to Outlook contactBrowser window for adding image to Outlook contact
Puede Agregar una imagen a tus contactos de MS Outlook.

Desplácese hasta el archivo con la imagen que desee agregar. Haga clic para seleccionarlo y haga clic en Aceptar. La imagen seleccionada ahora aparece en la tarjeta de contacto:

MS Outlook contact card with imageMS Outlook contact card with imageMS Outlook contact card with image
Puede Agregar una foto o una imagen gráfica a una tarjeta de contactos de MS Outlook.

Paso 4. Como Borrar un Contacto

En ocasiones, puede eliminar un contacto. La información puede no ser válida, o ya no puede necesita.

Afortunadamente, es fácil borrar un contacto de Outlook. Iniciar con la apertura de la Libreta de Direcciones: Contactos. Haga clic en el nombre del contacto que desea eliminar para seleccionarlo. A continuación, haga clic derecho en cualquier lugar en el cuadro de diálogo. Muestra el menú emergente:

Address book with pop-up menuAddress book with pop-up menuAddress book with pop-up menu
Seleccione el nombre del contacto en la libreta de direcciones, a continuación, haga clic en Eliminar.

Seleccione la opción Eliminar. El sistema le pedirá que confirme que realmente desea eliminar el contacto:

Contact deletion promptContact deletion promptContact deletion prompt
Haga clic en el botón SI para eliminar el contacto seleccionado.

Haga clic en Si y se quita el contacto de tu libreta de direcciones de MS Outlook.

3. Crear un Grupo de Contacto

Si desea enviar más de un mensaje al mismo grupo de personas, un grupo de contacto puede ayudar a ahorrar tiempo, lo que le permite enviar el mismo mensaje a todos los miembros de su grupo a la vez. Mediante el uso de un grupo de contacto, usted puede estar seguro que todo el mundo tiene la misma información. Lo mejor de todo, eliminan el riesgo de olvidar enviar el correo a alguien, lo que podría hacer si enviará por correo electrónico cada miembro del grupo por separado.

(Nota: esta característica se conoce como la lista de distribución en algunas versiones anteriores de Outlook.)

Echemos un vistazo a los grupos de contacto.

Paso 1. Cómo Crear un Grupo de Contacto en Outlook

Empezar por abrir la ventana de las Personas. Haga clic en los tres puntos en la esquina inferior izquierda de MS Outlook. Aparece el Menú de Opciones de Navegación:

Navigation Options pop-up menuNavigation Options pop-up menuNavigation Options pop-up menu
Seleccione la opción de la Personas desde el menú de Navegación.

Seleccione la opción de Persona en el menú emergente. Aparece la ventana de Personas con una lista completa de tus contactos:

People window in OutlookPeople window in OutlookPeople window in Outlook
Puede ver una lista completa de los contactos de Outlook en la ventana de Personas.

Haga clic en el Nuevo Grupo de Contacto en la Cinta. Aparece una ventana vacía del Grupo de Contacto:

Empty Contact Group windowEmpty Contact Group windowEmpty Contact Group window
Utilice la ventana del Grupo de Contacto para crear un nuevo grupo de contacto.

Escriba el nombre del grupo de contacto que desea crear en el campo Nombre. Ahora que ha creado un nuevo grupo de contacto, está listo para comenzar a agregar contactos a él.

Paso 2. Cómo Agregar Contactos a un Grupo de Contacto de Outlook

Para agregar nuevos contactos a un grupo de contacto, comience con la ventana vacía del Grupo de Contacto abierta. Haga clic en el icono de Agregar Miembros en la cinta. Muestra un menú emergente:

Adding a member to an Outlook Contact GroupAdding a member to an Outlook Contact GroupAdding a member to an Outlook Contact Group
Para agregar a miembros a un grupo de contacto de Outlook, elija entre los contactos de Outlook, la libreta de direcciones o un nuevo contacto de correo electrónico.

Usted puede elegir entre selección de miembros de los contactos de Outlook existentes, de su libreta de direcciones o crear un nuevo contacto de correo electrónico para agregar al grupo de contacto.

Si eliges los Contactos de Outlook o la opción de Libreta de Direcciones en el menú emergente, Seleccionar Miembros: contactos escaparates. Puede elegir un nombre de contacto de eso.

Para este ejemplo, vamos a elegir la opción Nuevo Contacto de Correo Electrónico. En lugar de conseguir la tarjeta de contacto, aparecerá el cuadro de diálogo de Agregar Nuevo Miembro:

Add New Member dialog boxAdd New Member dialog boxAdd New Member dialog box
Utilice el cuadro de diálogo Añadir Nuevo Miembro para añadir miembros a tu Outlook póngase en contacto con el grupo.

Escriba el nombre y dirección del contacto que desea agregar al grupo. Observe que la casilla de verificación al lado de Agregar a Contactos está activada por defecto. Si lo desmarcas, el contacto se añadirá a su nuevo grupo de contacto, pero no a tu libreta de direcciones. Esto puede ser útil si sólo necesita ponerse en contacto con esta persona como parte del grupo.

Una vez que haya ingresado su información, haga clic en Aceptar. Ahora se añadirá a su grupo de contacto. Seguir añadiendo tantos contactos al grupo que necesita.

Cuando haya terminado de agregar miembros a su nuevo grupo de contacto, haga clic en el icono de Guardar y Cerrar en la parte superior izquierda de la ventana del Grupo de Contacto.

Paso 3. Cómo Utilizar el Grupo de Contacto

La próxima vez que estés listo para enviar un mensaje a los miembros de su grupo de contacto, simplemente escriba el nombre del grupo de contacto Para el campo. Cuando su mensaje haya terminado, haga clic en el botón Enviar. El mensaje se enviará a todos los miembros de su grupo de contacto:

Type the contact group name into the To fieldType the contact group name into the To fieldType the contact group name into the To field
Escriba el nombre del grupo de contacto en el campo Para un nuevo mensaje para enviar a todos los miembros del grupo de contacto.

Paso 4. Cómo Cambiar el Nombre de un Grupo de Contacto

Después de que ha creado un grupo de contacto, usted puede cambiarle el nombre. Por ejemplo, si un proyecto se termina y el grupo de proyecto es asignado a un nuevo proyecto puede cambiar el nombre de su grupo de contacto.

Para cambiar el nombre de su grupo, abra el menú de Navegación y seleccione la opción de la Gente:

People option on the Navigation pop-up menuPeople option on the Navigation pop-up menuPeople option on the Navigation pop-up menu
Utilice la opción de la Gente en el menú de Navegación para abrir la ventana de Contactos.

Aparecerá la ventana de Contactos:

The Contacts window in OutlookThe Contacts window in OutlookThe Contacts window in Outlook
Grupos de contacto aparecen en la parte superior de la ventana de Contactos.

El nombre del grupo de contacto aparece en la parte superior de la lista de contactos (al lado del icono de personas). Haga clic en el grupo de contacto para seleccionarlo. Haga doble clic en el grupo de contacto seleccionado para abrir la ventana del Grupo de Contacto:

Renaming a contact groupRenaming a contact groupRenaming a contact group
Puede cambiar el nombre de un grupo de contacto existente.

Escriba un nuevo nombre de grupo de contacto en el campo Nombre. Cuando haya terminado, haga clic en el icono de Actualizar Ahora. O, haga clic en el icono de Guardar y Cerrar para guardar los cambios y salir de la ventana.

Paso 5. Cómo Cambiar los Contactos en un Grupo de Contacto de MS Outlook

Listas de correo electrónico tienden a ser líquido. Los miembros del Grupo cambian con el tiempo. Correo electrónico de Outlook puede ayudarle a mantenerse al día.

Usted puede rápida y fácilmente cambiar a los miembros del Grupo de Contacto de la ventana del grupo de contacto. Puede asignar nuevos contactos para el grupo de contacto o incluso eliminar a los Miembros del grupo. Inicia con la Ventana del Grupo de Contacto abierta:

Open Contact Group windowOpen Contact Group windowOpen Contact Group window
Puede cambiar a los miembros contacto en un grupo de contacto existente.

Vamos a comenzar añadiendo un nuevo miembro al grupo de contacto existente. Haga doble clic en el icono de Agregar Miembros en la Cinta. Te da una opción para agregar a un miembro de su lista de contactos de Outlook, libreta de direcciones, o para escribir en un nuevo contacto de correo electrónico. Después de que haya terminado de agregar a un miembro, haga clic en Actualizar Ahora en el icono de la Cinta.

Para quitar a un miembro del grupo de contacto, haga clic en el nombre para seleccionarlo. A continuación, pulse el icono Eliminar Miembros en la Cinta. Información de contacto del miembro se retira del grupo de contacto. (Es no, sin embargo, quitaron de su lista de contactos de correo electrónico de Outlook.)

Cuando haya terminado de realizar cambios en el grupo de contacto, haga clic en el icono de Guardar y Cerrar el de la izquierda de la Cinta de opciones para salir de la ventana.

Paso 6. Como Borrar un Grupo de Contacto

De vez en cuando, puede que desea borrar completamente un grupo de contacto. Tal vez no es necesario ponerse en contacto con los miembros del grupo.

Para eliminar un grupo de contacto de correo de MS Outlook, iniciar con los Contactos de ventana. Tus grupos de contacto aparecen en la parte superior de la lista.

Haga clic en el grupo de contacto que desea Eliminar para seleccionarlo. Haga clic en el icono de borrado (se ve como una X) en la Cinta. El grupo de contacto se elimina.

4. Compartir Información de Contacto y Grupos de Contacto

Si utilizas tu correo electrónico de Outlook para negocio o uso personal, es útil y ahorro de tiempo para poder compartir información de contacto con otros usuarios de MS Outlook y Microsoft OneNote. En Outlook, puede compartir contactos con OneNote o con otros usuarios de Outlook.

OneNote es una aplicación de toma de nota que forma parte de Microsoft Office. Para obtener más información acerca de OneNote, revisar este tutorial:

Paso 1. Cómo Enviar Datos a OneNote

Comience con la ventana de Contactos abierta. En un contacto para seleccionarlos, haga clic en el icono de OneNote en la Cinta. Aparece al Seleccionar la Ubicación en OneNote en el cuadro de diálogo:

Sharing an Outlook contact to OneNoteSharing an Outlook contact to OneNoteSharing an Outlook contact to OneNote
Puede compartir información de contacto de Outlook con Microsoft OneNote.

Ampliar la opción de Mi Notebook y seleccione el Bloc de notas de OneNote donde desea almacenar la información de contacto. Haga clic en Aceptar. Su información se agrega a OneNote en el cuaderno que seleccionaste:

Outlook contact information in MS OneNoteOutlook contact information in MS OneNoteOutlook contact information in MS OneNote
Se ha compartido la información de contacto de Microsoft Outlook a OneNote.

Nota: También puede compartir información de la tarjeta de contacto de Outlook a OneNote.

Paso 2. Cómo Compartir un Contacto o un Grupo de Contacto en Outlook

Si alguien necesita la información de contacto o el grupo de contacto, usted puede rápida y fácilmente compartir la información con ellos a través de correo electrónico de Outlook.

Comience con la ventana de Contactos abierta. Haga clic en el elemento de Outlook que desea compartir para seleccionarlo. El elemento puede ser un contacto individual o un grupo de contacto. En este ejemplo, estoy demostrando cómo compartir un grupo de contacto de Outlook.

Haga clic en Adelante Contactar en la Cinta para que aparezca el menú emergente:

Forwarding contact information through OutlookForwarding contact information through OutlookForwarding contact information through Outlook
Puede reenviar contacto de Outlook o grupo información a otra persona de contacto.

Nota: Grupos de contacto pueden sólo enviarse como un contacto de Outlook. Contactos individuales pueden enviarse como un contacto de Outlook o una tarjeta de visita.

Seleccione la opción para el formato del elemento contacto. Un correo electrónico Componer ventana se abre con el contacto elemento ya instalado:

Outlook Compose wincowOutlook Compose wincowOutlook Compose wincow
La información de grupo de contacto de Outlook que está compartiendo se adjunta al correo electrónico.

Escriba la dirección de correo electrónico de la persona que desea recibir la información. También es una buena idea añadir algún texto en el cuerpo del mensaje para que tu artículo no termina para arriba en la carpeta de spam. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Enviar.

Maneras Prácticas de Utilizar tus Grupos de Contacto

Una vez que has entrado a tus contactos en Outlook y organizados en grupos usted encontrará que hay muchas aplicaciones para grupos de contactos de Outlook. Aquí son sólo algunas ideas:

  1. Mensajes del proyecto. Si usted necesita enviar la misma información a todos sus miembros del equipo de proyecto, grupos de contacto son una gran herramienta. Asegúrese de que todo el mundo en su equipo está en la misma página.
  2. Reuniones. Mientras que hay otras formas de enviar avisos de la reunión, enviando por correo electrónico a través de un grupo de contacto le permite añadir archivos adjuntos y otros detalles.
  3. Anuncios. Si su negocio no anuncios de toda la empresa, o incluso por todo el Departamento de anuncios de que correo electrónico de un grupo había enviado usando una lista de contactos pueden ayudar a conseguir la palabra hacia fuera.
  4. Notificaciones y alertas. Si usted necesita a un grupo de clientes acerca de una actualización de software u otros cambios en el sistema de alerta, una lista de contactos puede asegurar que su mensaje llegue a las personas adecuadas.
  5. Eventos sociales. Grupos de contacto también son una gran herramienta para la organización de eventos sociales como fiestas, reuniones de grupo, eventos deportivos y otras ocasiones sociales.

Utilizando un grupo de contacto para enviar un mensaje a más de una persona es práctico y ahorro de tiempo. Una vez que se sienta cómodo usando grupos de contactos, podrás pensar en su propio uso único para ellos.

Organizar su Correo Electrónico con Mejor Manejo de la Bandeja de Entrada

Es menos probable tener una bandeja de entrada de MS Outlook desordenada si estás siguiendo las prácticas de gestión de correo electrónico buena. Aprender a reducir su confusión de bandeja de entrada de correo electrónico con nuestro eBook gratuito:

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Conclusión

Ahora que sabes cómo agregar contactos a Outlook y cómo organizar los contactos en grupos de contacto una vez que les hayas añadido, usted está listo para hacer el uso completo de contactos de MS Outlook para su negocio y vida personal. Empezar por crear un grupo de contacto en Outlook hoy.

¿Cómo se utiliza contactos de Outlook en su empresa? ¿Haces uso de MS Outlook en contacto con grupos? Compartir tus pensamientos (o consejos) en los comentarios.

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