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Tiempo. Nunca parece ser suficiente.
Como propietarios de pequeñas empresas, siempre estamos buscando maneras de trabajar mejor y ahorrar tiempo. Eso es porque a menudo cuanto más se haga, más se gana.
Usadas adecuadamente, las aplicaciones para la productividad de los negocios pueden ayudarte a ser más productivo. Con el tiempo que ahorras, puedes tomar más proyectos remunerados o tomarte un merecido tiempo libre.
Puesto que la mayoría de los dueños de las pequeñas empresas trabajan desde varios dispositivos, nos centraremos en algunas de las mejores aplicaciones para la productividad en este artículo, que pueden utilizarse en un escritorio o en un dispositivo móvil. Te ofrecemos un resumen de cómo cada una de estas aplicaciones puede ayudarte a ser más productivo. También, se encuentran enlaces a tutoriales de Tuts + sobre las aplicaciones para la productividad seleccionadas de manera que puedas dominarlas rápidamente.
Cómo las Aplicaciones para la Productividad en los Negocios Pueden Ahorrarte Tiempo
Si no has cambiado la manera de manejar las tareas rutinarias del negocio recientemente, probablemente estás perdiendo tiempo y dejando dinero sobre la mesa. Las aplicaciones para la productividad empresarial más recientes pueden ayudarte a mejorar tu flujo de trabajo y ahorrar tiempo en una amplia variedad de tareas. Y puesto que probablemente dependas en gran medida de tu dispositivo móvil para gestionar tu negocio, las aplicaciones para negocios más recientes también te dan la opción de trabajar desde varios dispositivos, desde los de escritorio hasta los móviles.
En este tutorial, ofrezco un resumen de las mejores aplicaciones para ayudarte con siete tipos específicos de tareas:
- Comunicaciones. En el entorno de actual de los negocios no puedes esperar siempre que alguien responda a un correo electrónico inmediatamente. Con estas aplicaciones transmites tu mensaje inmediatamente.
- Gestión de proyectos. Si gestionas tu propio trabajo o el de un pequeño equipo, querrás una buena aplicación de gestión de proyectos para mantener tu proyecto a tiempo.
- Gestión del tiempo. Una forma para gestionar más eficientemente tu jornada laboral es a través de una mejor gestión del tiempo. Afortunadamente, existen aplicaciones que pueden ayudarte a medir y controlar cómo utilizas tu tiempo.
- Listas de Tareas. Si todavía estás confiando en notas adhesivas de papel para crear tu lista, hay una mejor manera. Una aplicación de Lista de Tareas te ayudará a rastrear lo que hay que hacer y lo que ya está completo.
- Flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es el proceso que se utiliza para realizar tareas y proyectos completos. Con aplicaciones para una mejor productividad en el trabajo puedes automatizar tareas de tu flujo de trabajo y reducir el tiempo que necesitas para alcanzar tus metas.
- Redes Sociales. No tienes que pasar horas en las redes sociales para que sean parte efectiva en el plan de marketing de tu pequeña empresa. Utiliza una de estas aplicaciones para programar tus redes sociales y mejorar la automatización de tu marketing.
- Administrativas. Cada negocio tiene tareas administrativas rutinarias que deben realizarse para mantener el negocio en funcionamiento. Este artículo aborda dos aplicaciones administrativas: gestión de contraseñas y copias de respaldo de los archivos.
Echemos un vistazo a esta selección curada de aplicaciones de productividad para los negocios.
Aplicaciones de Comunicaciones
La buena comunicación es vital para tu negocio. La falta de comunicación puede causar estragos. Un mensaje diferido puede causar problemas graves.
Los equipos de trabajo remotos se han convertido en el ambiente de trabajo que necesitamos para prosperar hoy en día. Como propietario de un negocio pequeño tus compañeros de trabajo tienen más probabilidades de estar al otro lado del país que al otro lado de la sala. Por eso es vital tener una buena aplicación para comunicarse.
Mientras que el correo electrónico y el correo tradicional son eficaces para algunos mensajes, a veces necesitas conectarte con un contacto inmediatamente. Necesitas una manera rápida de comunicarte con los miembros del equipo, clientes y otros colegas.
Aquí están dos de las mejores aplicaciones para la productividad que te ayudan a comunicarte en tiempo real.
1. Skype
Skype, ahora propiedad de Microsoft, le permite al usuario hacer llamadas individuales o de grupo, conectarse a través de vídeo o enviar mensajes. Skype incluye el envío de archivos y el uso compartido de la pantalla.
Puesto que Skype funciona en una variedad de plataformas, utilízala para comunicarte con casi cualquier persona. Puedes incluso llamar a números de teléfono que no son de Skype.
2. Slack
Si te comunicas regularmente con grupos o individuos durante tu jornada de trabajo, Slack podría ser la herramienta adecuada para ti. Slack puede enviar mensajes a grupos o a individuos utilizando canales privados o públicos. Slack también te permite compartir archivos e incluye características como llamadas también.
Slack se integra con docenas de otras aplicaciones. Para obtener más información acerca de cómo utilizar Slack, revisa nuestro tutorial para principiantes:
Aplicaciones de Gestión de Proyectos
Las aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a que tus proyectos funcionen suavemente. Apoyan el proceso de gestión de proyectos y te ayudan a que alcances tus metas.
No sólo registran los plazos y las asignaciones de tareas, sino como muchas otras aplicaciones de gestión de proyectos, también proporcionan un foro para hacer preguntas y compartir información.
Para aprender más sobre la gestión de proyectos, revisa nuestro tutorial de Introducción sobre gestión de proyectos :
Echémosle un vistazo a algunas aplicaciones para la gestión de proyectos.
1. Trello
Trello ayuda a rastrear un proyecto o las asignaciones de tareas usando un sistema basado en tarjetas. La interfaz visual es una gran manera de obtener una rápida visión general del avance del proyecto. Para obtener información más detallada, el usuario puede abrir la tarjeta.
Trello le notifica a los miembros del equipo por correo electrónico cuando su tarjeta es actualizada o cambiada. Para obtener más detalles acerca de cómo utilizar Trello, consulta nuestro tutorial para comenzar:
2. Asana
Asana proporciona otra forma para que los equipos de los proyectos asignen y realicen tareas. Asana se centra en la capacidad de crear espacios de trabajo, que permitan hacer un seguimiento de las tareas y los proyectos juntos.
Comunicarse directamente con los miembros del equipo dentro de Asana, o elegir que la aplicación te envíe alertas por correo electrónico. Aquí hay un tutorial para ayudarte a empezar a trabajar con Asana:
Aplicaciones para la Gestión del Tiempo
¿Estás usando tu tiempo sabiamente? Si somos honestos, la mayoría de nosotros tenemos que admitir que podríamos usar mejor nuestro tiempo. En el agitado ambiente de negocios actual, la gestión del tiempo es más importante que nunca.
El tiempo perdido puede significar la pérdida de ventas o proyectos retrasados. La pobre administración del tiempo podría incluso hacerte perder a un cliente si no cumples con un plazo.
Afortunadamente, es más fácil que nunca con estas tres aplicaciones para la productividad laboral, administrar bien tu tiempo. Te ayudarán a hacerle seguimiento a tu tiempo o a tu calendario de reuniones con eficacia. Vamos a echarles un vistazo.
1. Toggl
Toggl te ayuda a entender cómo realmente pasas tu tiempo con un solo clic. Hacerle seguimiento a proyectos o cualquier cosa que hagas, en tu ordenador o dispositivo móvil. Establece un color especial para tu hoja de registros de tiempo del proyecto o cliente, así podrás encontrar la información que necesitas rápidamente.
Si eres un pequeño empresario que factura su tiempo por horas, Toggl te ayuda a medir tu tiempo facturable. Ver tu información de seguimiento al tiempo en el tablero de mando o exportar una hoja de tiempo a un archivo Excel, CSV o PDF.
2. Harvest
Harvest es una aplicación para la productividad de los negocios que realiza el seguimiento del tiempo, te permite establecer proyectos y tareas y mantenerte sobre donde pasas tu tiempo. Utiliza sus hojas de tiempo para enviar facturas o hacer pagos a tu equipo.
También, utiliza Harvest para rastrear gastos. Harvest se conecta con muchas aplicaciones populares. Para comenzar con Harvest revisa nuestro tutorial sobre el seguimiento del tiempo:
3. Doodle
Reunir a un grupo es un reto. Todos somos gente ocupada con muchas cosas sucediendo a la vez. Si alguna vez has probado hacer una cita para cuando todo el mundo pueda estar ahí, sabes lo difícil que puede ser.
Doodle toma el reto de programar una reunión y hace que sea sencillo. Se envía una lista de posibles fechas y horas a los participantes de la reunión (una encuesta Doodle) y se les permite escoger las horas que funcionan para ellos. Cuando estés listo para invitar a los participantes, Doodle les envía la invitación a la reunión.
Doodle se sincroniza a los programas de calendarios populares como Google Calendar, Calendario 365 de Office, iCal y muchos más.
Lista de Tareas y Aplicaciones para Tomar Notas
Todo el mundo ama una lista de tareas. Hacer listas es una gran manera de hacerle un seguimiento a las tareas, especialmente las tareas que no parecen encajar con cualquier proyecto específico.
Mientras que a muchos de nosotros nos encantan hacer listas, la mayoría de nosotros no hace el mejor uso de ellas. Sabes lo que quiero decir si tienes que hacer tareas listadas en pedazos de papel regados por todo el escritorio o en las notas pegadas al monitor del ordenador. No sólo es una forma pobre de rastrear lo que tienes que hacer, sino que también es desordenada.
Hay una mejor manera. Usa la última lista de aplicaciones para mejorar la productividad. Echémosle un vistazo a dos ejemplos.
1. Wunderlist
Wunderlist lleva las listas a un nivel completamente nuevo. Crea varias listas y agrupa listas relacionadas en una sola carpeta. Comparte las listas con compañeros de equipo. Puedes incluso redirigir un correo electrónico a tu lista para convertirla en un elemento de acción.
Wunderlist te permite programar recordatorios y notificaciones para que nunca se te haga tarde terminando una tarea. Y si necesitas una lista de papel, imprime tu Wunderlist. Comienza con Wunderlist usando nuestro tutorial práctico:
2. Evernote
Evernote te permite tomar notas, crear listas y guardar imágenes. Almacena información de la web utilizando el Evernote Web Clipper. Una vez que hayas guardado algo en Evernote, accede a ella desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Comparte tus notas con los miembros del equipo o compañeros de trabajo.
Uno de los puntos fuertes de Evernote es la herramienta de búsqueda de gran alcance que te ayuda a encontrar todo lo que has guardado. Nunca pierdas otra nota importante. Aprender a usar Evernote con nuestro tutorial básico en Tuts +:
Aplicaciones de Flujo de Trabajo
El proceso que usas para trabajar se conoce como el flujo de trabajo. Un buen flujo de trabajo ahorra tiempo y ayuda a que tus proyectos funcionen más suavemente. Un flujo de trabajo pobre puede resultar en horas de tiempo perdido y un montón de frustración.
Desarrollar un buen flujo de trabajo es más fácil de lo que solía ser. Con las aplicaciones adecuadas para la productividad en el trabajo, puedes diseñar un flujo de trabajo eficaz y apegarte a él. Algunas herramientas te permiten automatizar procesos comunes.
Echémosle un vistazo a dos herramientas web populares para el flujo de trabajo.
1. IFTTT
IFTTT es una aplicación de productividad que utiliza declaraciones "If, then" ("Si, entonces") para automatizar procesos comunes y optimizar tu flujo de trabajo. Para empezar, define el "si", también llamado el disparador. A continuación, defines el — "entonces" — que es la acción que deseas que ocurra cuando se cumpla la condición Si. Las combinaciones de acción y disparador se llaman "Recetas".
Debido a que IFTTT integra con cientos de aplicaciones populares y dispositivos controlados por aplicaciones, puedes configurar recetas para realizar automáticamente muchas de las tareas rutinarias. Descubre cómo automatizar cualquier cosa con IFTTT en nuestro tutorial en Tuts+:
2. Zapier
Zapier es otra aplicación para la productividad de los negocios que te ayudará a automatizar tu flujo de trabajo. Define desencadenadores y determina qué acciones automatiza cada disparador. La combinación de un disparador y una acción es llamada un "Zap". Zapier te permite definir Zaps complejos con múltiples pasos.
Debido a que Zapier se integra con cientos de aplicaciones, puedes automatizar muchas tareas repetitivas. Zapier también te permite colocar filtros antes de cualquier acción.
Aplicaciones de Redes Sociales
Como propietario de una pequeña empresa, el marketing en las redes sociales es una parte importante de tu estrategia de negocio. Conectar con los clientes y los fans a través de las redes sociales de tu negocio, construye lealtad hacia la marca y mejora la reputación de la empresa.
Pero, ¿pasas demasiado tiempo en las redes sociales?
Si todavía vas a cada plataforma de redes sociales para publicar, la respuesta es probablemente "sí". Considera el uso de una aplicación para redes sociales para mejorar tu productividad.
Las aplicaciones para las redes sociales te ayudarán a publicar en más de una plataforma de usando una sola herramienta. Programar mensajes, acortar URL's, hacerle seguimiento a las estadísticas de tus redes sociales y más. Sin una aplicación para la productividad especializada en las redes sociales, estas tareas pueden llevar horas.
Para obtener más información acerca de la importancia de las redes sociales en tu estrategia de marketing, lee este tutorial:
Vamos a examinar dos de las mejores aplicaciones para la productividad en las redes sociales.
1. Buffer
Buffer te permite programar los mensajes para cualquier momento del día o de la noche. Enviar mensajes a las plataformas de redes sociales populares. Gestionar múltiples perfiles de redes sociales. Utilizar la parte de análisis del programa para determinar el mejor momento para publicar.
Buffer también se integra con muchas aplicaciones de flujo de trabajo populares (por ejemplo, Zapier) así que puedes automatizar tu marketing en las redes sociales y ahorrar aún más tiempo.
2. Hootsuite
Utiliza Hootsuite para gestionar de forma eficiente las tareas de tus redes sociales. Agenda publicaciones en una gran variedad de plataformas usando muchos perfiles. También, estudia y aprende de las analíticas incluidas. Hootsuite rastrea distintas corrientes desde las redes sociales al mismo tiempo, lo cual es grandioso si quieres ver tu participación en ellas de un vistazo.
Aplicaciones Administrativas
Las tareas administrativas rutinarias como la gestión de contraseñas y la copia de los archivos puede tomar una gran parte de tu día si no eres cuidadoso. Si pierdes una contraseña o un archivo y no tienes una copia de seguridad, podría tomar varias horas recuperar el acceso a tu cuenta o recrear el archivo perdido.
Las aplicaciones para la productividad te ayudan a organizar estas tareas rutinarias y a ahorrar mucho tiempo de reprocesos. Aquí está nuestra lista de aplicaciones administrativas para ahorrar tiempo.
1. LastPass
La gestión de contraseñas es una tarea difícil. Necesitas crear y guardar tus contraseñas para que puedas encontrarlas rápidamente cuando las necesites. Sin embargo, las contraseñas también necesitan estar seguras. Por lo tanto, crear contraseñas obvias está fuera de lugar.
Ingresa a LastPass, que almacena tus contraseñas de forma segura y te ayuda a generar contraseñas seguras con su generador de contraseñas. Lo mejor de todo, LastPass te permite sincronizar tus contraseñas entre múltiples plataformas y dispositivos. Por lo tanto, siempre tienes acceso a tu información.
Sumérgete en este tutorial de Tuts + para empezar con LastPass:
2. Dropbox
Dropbox te puede ayudar a almacenar tus archivos de forma segura fuera del sitio. Ya que tu buzón reside en la nube, puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
Dropbox también puede utilizarse para compartir archivos entre los miembros de un equipo remoto. Además, ahora permite comentar sobre los documentos compartidos. Aquí hay un tutorial sobre Dropbox para ayudarte a utilizar esta herramienta más eficazmente para el trabajo en equipo:
Trabaja más Rápido con las Aplicaciones Adecuadas para la Productividad de los Negocios.
Con las aplicaciones para la productividad adecuadas ahorras horas de tiempo. Hay aplicaciones para la productividad en casi todos los aspectos de tu negocio. Algunas de las mejores aplicaciones para la productividad funcionan en múltiples dispositivos para que fácilmente puedas llevar tu trabajo desde el escritorio a tu dispositivo móvil.
La clave del ahorro de tiempo es utilizar las aplicaciones para la productividad dentro de tu flujo de trabajo regular sobre una base regular. Tómate tu tiempo para evaluar lo que estas herramientas pueden hacer para tu pequeña empresa y aprende a utilizarlas con eficacia. Descubre más aplicaciones para la productividad de los negocios en estos artículos:
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También, puede que desees aprender más acerca de los fundamentos sobre la productividad y comenzar a construir tu propio sistema de productividad personalizada.
¿Cuál es tu aplicación preferida para la productividad? ¿Cuál es el mayor beneficio a tu flujo de trabajo diario? ¿Qué problemas resolvió? ¿Cómo te ahorró tiempo y te permitió que puedas lograr más en tu negocio?
