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El software de contabilidad online se está convirtiendo actualmente en una gran opción para los pequeños negocios, ya que les permite ahorrar dinero en lugar de visitar frecuentemente a un contable cada vez que tienen una transacción que registrar.
Además de la ventaja del ahorro en costes del software online de registro de contabilidad, la comodidad es otro beneficio muy atractivo. Piensa en todos los viajes que te vas a ahorrar desde el momento en que puedas de forma sencilla ocuparte de varios cálculos de contabilidad desde tu propio ordenador.
El software de contabilidad reside y es accesible a través de la nube. Faculta a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento desde sus libros de contabilidad y registro hasta sus necesidades generales de gestión.
No todos los sistemas de contabilidad para la pequeña empresas son iguales. Ni tampoco cada una de las soluciones es la adecuada para las necesidades de tu empresa en concreto. Por eso es interesante entender cuales son las fortalezas de cada una sobre las otras.
Antes de llegar a esto, también es muy útil saber cuales son las mejores y más comunes funciones de este tipo de software. Indudablemente querrás estar bien informado antes de tomar la decisión de comprar un software de contabilidad para tu compañía.
Características a Buscar en un Software Online de Contabilidad
Aquí tienes algunas de las características importantes a tener en cuenta cuando vayas a elegir el software adecuado para ti:
- Tareas Contables Fundamentales – Esta es una categoría que cubre lo básico, como seguimiento de ingresos y gastos, facturación, creación de informes financieros, y gestión de clientes/proveedores.
- Automatización de Tareas – Cualquier software online decente de contabilidad debería permitirte automatizar la facturación, los recordatorios para las deudas fuera de plazo, y los pagos periódicos, ahorrándote con ello tiempo y permitiéndote ser más productivo.
- Gestión de Contactos – Querrás un software que gestione tus clientes y contactos o que se integre sin problemas con tu actual software de gestión de contactos.
- Preparación de Impuestos – Esta función incluye pequeñas subcategorías como cálculo de impuestos, informes sobre impuestos y múltiples porcentajes de impuestos, y la capacidad de enviar por email cualquier información o archivos importantes a tu contable en un segundo.
- Soporte del vendedor de la Cuenta – Querrás ser capaz de aceptar pagos vía tarjeta de crédito con facilidad, y que esta es la herramienta que lo posibilitará.
- Creación de Propuestas y Presupuestos – El software de tu libro de cuentas tendrá típicamente varias plantillas predefinidas y personalizables disponibles para producir ambos, propuestas y presupuestos para tus clientes. Convertir estos en facturas automáticamente es tarea fácil.
- Procesado de Nominas – Tu software debería permitirte funciones básicas como introducir horarios, impresión de cheques, cálculo de salarios y, por supuesto, pagar realmente a tus empleados.
Aquí tienes algunas características más que pueden ayudarte a elegir:
- Funcionalidad Móvil – Es muy posible que hoy en día uses más el móvil que el ordenador de sobremesa, como casi todos. Es práctico y conveniente ser capaz de gestionar tus tareas de contabilidad estés donde estés, ya sea de vacaciones, en medio de un trayecto, o simplemente al aire libre. Especialmente útil si eres un empresario que viaja mucho por motivos laborales.
- Integración Con Apps de Terceros – La integración forma parte importante hoy en día de los negocios ya que tu pequeño negocio depende de información de diferentes apps y herramientas. Cualquier buen software de contabilidad para las pequeñas empresas debería proporcionar integración con sistemas POS, herramientas de procesado de tarjetas, diferentes apps de Google, ERP, herramientas de inventario, y soluciones para ecommerce.
- Soporte Multi-Usuario – Es común en este tipo de software proveer acceso tanto a ti como a tu contable, de manera que ambos estéis sincronizados y no tengas que hacer tú solo todas las tareas (al fin y al cabo, todavía estás pagando a tu contable).
Cómo Elegir Entre las Opciones de Software
Pregúntate las siguientes cosas cuando las compares y determines cual es la solución adecuada para tu pequeña empresa.
- ¿Incluye un periodo de prueba gratuito?
- ¿Es fácilmente escalable con el crecimiento de tu negocio?
- ¿Funciona bien con el sistema de tu banco?
- ¿Puedes restringir el acceso a ciertos usuarios?
- ¿Te guía en el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados?
Los 10 Mejores Software de Contabilidad Para La Pequeña Empresa - Con Funciones Online
Aquí tienes diez propuestas robustas de software para contabilidad con los que podrías considerar para llevar el libro de contabilidad y hacer un seguimiento financiero de tu pequeña empresa. No pierdas de vista las características que hemos mencionado más arriba—y prueba a fondo aquellos que más se ajusten a tus necesidades.
1. Intuit QuickBooks Online
Este es una de las herramientas más populares de contabilidad online, y por buenos motivos. Es genial para la mayoría de los propietarios de pequeños negocios, desde emprendedores y freelancers a consultores, propietarios de tiendas y proveedores de servicios. No solo es fácil de usar, sino que además su plan más económico—limitado a un usuario—no escatima en las características que los propietarios de pequeñas empresas necesitan para manejar sus finanzas.
Con su automatización de tareas, QuickBooks también te ahorra mucho tiempo, pero su servicio de soporte al cliente es caro, incluye soporte vía teléfono y chat y abundante material de ayuda en su web como conocimientos base y foro de comunidad.
Dado que muchos contables ya usan QuickBooks, es muy posible que el tuyo sea capaz de usarlo con facilidad.
2. FreshBooks
FreshBooks es particularmente potente en la categoría móvil, mediante una app completa y beneficiosa disponible tanto para iOS como para Android, convirtiéndola en perfecta para propietarios de pequeños negocios que viajan mucho y no pueden estar siempre frente a su ordenador de sobremesa.
Su característica más fuerte es su creciente oferta de herramientas que ahorran mucho tiempo, las cuales incluyen:
- Facturación con opciones para crear, enviar y gestionar sobre la marcha.
- Opciones de pago tanto con PayPal como con tarjeta de crédito con procesado de facturas que incluye seguimiento automático de saldos adeudados.
- Registro de costes que te permite controlar los gastos eficazmente en cualquier sitio.
- Perfecta función de integración a través de la importación de contactos, propuestas, conversiones y un muchas características importantes.
Aprende más sobre la forma de trabajar con FreshBooks:
3. Zoho Books
La especialidad de Zoho Books es facilitar la vida en especial a propietarios de pequeños negocios como freelancers, consultores, propietarios sin empleados, y trabajadores desde casa. Su encanto se basa en su asombrosa simplicidad con el objeto de ofrecer a estos empresarios el soporte que necesitan de un software de contabilidad sólido, sin las complicaciones extra que implica el software diseñado para empresas de mayor tamaño.
Todo lo fundamental para un software online de contabilidad altamente efectivo está presente, por ejemplo:
- La creación y envío de facturas
- Seguimiento de costes
- Sincronización con cuentas bancarias
- Creación de informes financieros
- Gestión de la contabilidad sobre la marcha
Al tiempo que simple, su conjunto de herramientas es suficientemente completa como para escalarse al mismo ritmo que crece tu negocio. Merece la pena mencionar además, que su panel de control proporciona una experiencia de usuario excepcional, no sobrecargado y con elementos de navegación claros que facilitan la creación eficiente de facturas.
4. Xero
Piensa en Xero como una alternativa más económica que QickBooks que al mismo tiempo incluye lo básico, es decir las funcionalidades de contabilidad de QuickBooks. En algunos casos, puede ser mejor opción que QuickBooks ya que características como la posibilidad de añadir usuarios ilimitados, informes de costes, facturación, y 1099s son simplemente extras en QuickBooks.
Otras de las ventajas de Xero es que su interfaz es muy sencilla de usar, ofreciendo a los propietarios de pequeños negocios una excelente experiencia en la que pueden encontrar con facilidad todo lo que necesitan para facturar y hacer un seguimiento de gastos en la navegación de la app de una forma muy directa.
Xero ofrece incluso un periodo de prueba gratuito, lo que es crucial para decidir si un software de contabilidad concreto es el más conveniente para ti.
5. Wave
Wave es un software de contabilidad pensado en especial para empresas muy pequeñas, así como para freelancers y proveedores. Su atractivo diseño e interfaz es solo el principio de su impresionante paquete que mejora con cada versión. Este software es casi gratuito, ya que solo pagas por las nóminas, los pagos, y el soporte premium.
Con un enfoque minimalista, esta app ofrece una interfaz con lo fundamental complementada con una completa navegación y ayudas visuales en su interfaz. Sus pantallas para los pagos y las transacciones ofrecen una usabilidad clara e intuitiva que ayuda a los propietarios de empresas muy pequeñas en la gestión y registro sus facturas de forma muy eficiente.
No obstante, ten cuidado: Como muchas soluciones gratuitas, Wave te mostrará anuncios en la parte derecha de la pantalla.
6. Sage 50
Sage 50 destaca por sus herramientas de gestión de inventarios, las cuales son mucho más potentes que las de su competencia. Como en cualquier buen software de contabilidad, su panel de control ofrece una excelente usabilidad a través de su personalización, de esta forma podrás incorporar shortcuts para las funciones que uses más habitualmente.
Si el servicio al cliente y el soporte son algo que te preocupa, deberías considerar Sage 50 ya que proporciona tanto un chat directo como soporte telefónico ilimitado. Algunas veces, si no puedes hacer funcionar algo con un software, no hay nada como coger el teléfono y obtener asistencia paso a paso que te lo solucióne.
Aunque, puede que los pequeños empresarios encuentren que la curva de aprendizaje para habituarse a esta app es mayor que QuickBooks.
7. AccountEdge Pro
Esta app está disponible tanto para sobremesa como para dispositivos móviles, en Mac y en Windows. Su disponibilidad en numerosos dispositivos y plataformas lo hace conveniente su uso, y ofrece una gran personalización. La interfaz usuario y las herramientas de navegación son muy comprensibles, y al mismo tiempo, transacciones y las plantillas de registro de contabilidad facilitan una forma rápida de mantener todo organizado.
Sigue siendo un software de contabilidad muy indicado para la pequeña empresa, Account Edge Pro ofrece funciones de contabilidad más específicas y sólidas para el sector industrial, como un sistema de facturación programada más refinado y un gestor para el inventario y su seguimiento preparado para tareas más complejas.
Nuevamente, este tipo de software prueba ser un poco complicado para los nuevos propietarios de pequeños negocios que podrían requerir de la ayuda de sus contables para usar las características más avanzadas. Aunque los propietarios de pequeños negocios experimentados se sentirán cómodos con sus avanzadas funciones.
8. OneUp
OneUp exprime la automatización en su enfoque para la gestión financiera. Se integra perfectamente con tu banco para gestionarte las tareas más pesadas o complejas, para que tú te centres en llevar tu negocio. Con una oferta de 30 días de prueba gratuita, esta app de contabilidad online te ayuda a mantenerte al día en el flujo de tu líquido y los beneficios de tu empresa.
Destaca por su precio y herramientas de gestión de inventario junto con su gran soporte para la contabilidad de transacciones y registros de entrada doble. Es ideal para la gestión de proyectos sencillos; una maravilla para convertir formularios en órdenes de venta. Dispone de una notable app para Android, lo cual complacerá a los empresarios que estén continuamente fuera de la oficina.
Desafortunadamente, no puedes crear usuarios con diferentes niveles de acceso según su actividad, y no existe panel de control, convirtiendo la navegación en un pequeño reto.
9. Nola Pro
Nola Pro es gratuito inicialmente, pero si quieres opciones avanzadas, o una solución más personalizable, tendrás que pagar add-ons. En cualquier caso, la oferta de add-ons es amplia y exhaustiva, con más de 100 add-ons disponibles para aquellos empresarios que quieran adaptarlo a sus necesidades. Este software de contabilidad online nos asiste en los pagos, la facturación y el seguimiento de clientes, por otro lado su interfaz en el navegador es eficiente desde el punto de vista de la sencillez de navegación.
Contabilidad de doble entrada, gestión de contactos frecuentes y gestión de ordenes son algunas de sus funciones para los empresarios. También ofrece un periodo de prueba gratuita, lo que siempre se agradece.
10. Outright (GoDaddy)
La simplificación de tus procesos de contabilidad es el objetivo de Outright, así que ¿por qué no nos iba a gustar? Se adentra en tus datos contables para ayudarte a ti y s tu contable a preparar los impuestos periódicos. Los gastos y las ventas son clasificados automáticamente; después de esta organización, Outright utiliza los datos para preparar una Planificación Empresarial, así como para determinar todos los impuestos adeudados.
¡Dile adiós a las hojas de cálculo de una vez por todas con esta solución! Consigue emplear menos tiempo en mantener los aspectos administrativos con esta paquete de soluciones para la contabilidad y usa ese tiempo ahorrado en tareas que hagan crecer tu negocio.
3 Consejos para Aprovechar al Máximo el Software de Contabilidad Online
El software de contabilidad online te facilita la vida, pero no te servirá de mucho si no comprendes antes algunas cosas básicas. Dicho esto, aquí tienes algunos consejos para que saques aprovecho de los beneficios de las aplicaciones de contabilidad.
- Usa las Versiones de Prueba Software y Ensaya al Completo su Funcionamiento – muchas aplicaciones tienen periodos de prueba gratuitos, lo cual es una excelente oportunidad para ver antes si es una opción adecuada para ti, sin costo.
- Entender Términos Básicos de Contabilidad – Familiarízate con los conceptos básicos sobre contabilidad antes de usar estas apps, como cuentas pendientes de cobro, costos del trabajo, y activos fijos.
- Comprueba Fehacientemente Que Tu Contable Conoce el Software – ¡Disponer de estas apps no significa que ya no necesites más un contable! Simplemente te ayudan a agilizar las cosas y aumentar tu productividad, pero siempre es aconsejable preguntarle a tu contable si él o ella está familiarizado con el software que va a utilizar, por el bien de la productividad.
Puedes buscar con tu navegador más tutoriales sobre finanzas de Envato Tuts+ para aprender más sobre mejores prácticas contables y cómo gestionar mejor el dinero de tu negocio. Además, aquí tienes un buen entrenamiento para principiantes sobre como llevar los libros de contabilidad con el que puedes dar los primeros pasos.
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Un software de contabilidad hará más fácil tu vida como propietario de una pequeña empresa. Esto sirve por igual tanto para trabajadores autónomos, como para contratistas o para empresarios. No obstante, como ya hemos indicado, no sustituye a tu contable.
Recuerda todo esto, realiza tu propia investigación para determinar cual de estas apps se adapta mejor a las necesidades de tu negocio, y empieza a ahorrar tiempo, a incrementar tu productividad, y a centrarte en el crecimiento de tu negocio en lugar de lidiar con tareas de contabilidad engorrosas.
