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13+ Mejores Herramientas de Software de Colaboración Online para el 2017

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Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Roma no fue construída por un hombre, fue construída por un equipo que trabajaba unido. Mientras que la construcción de Roma se llevó cientos de años y muchos mensajeros efectuando diversas tareas, los equipos modernos son afortundados de tener muchos softwares magníficos a su disposición. De hecho, existe muchísimo software extraordinario. ¿Cómo eliges las herramientas adecuadas para tí y para tu microempresa? Bueno, estamos aquí para ayudar.

Best online collaboration software for your business
¿Cuál es el mejor software de colaboración online para tu nergocio? (origen del gráfico)

¿Por Qué Utilizar Software de Colaboración Online?

Muy poco trabajo en verdad es hecho por una sola persona. Escribo éste artículo, y luego, cuando termino, lo envío a mi editor, Sean, a través del sistema de gestión de contenido (CMS) personalizado de Tuts+. Él luego observa todo en el CMS y, si es necesario, realiza algunos cambios. Luego es publicado. Mi nombre está en el artículo, pero existe una colaboración entre Sean y yo.

Aún antes de que yo escriba éste artículo, tenemos que definir sobre lo que voy a escribir. No solo se trata de que se nos ocurra un tópico; necesitamos asentar el ángulo específico que voy a tomar, áreas que necesito cubrir, etc. Como puedes ver, incluso un artículo "escrito" por una persona, implica mucho trabajo colaborativo. En la mayoría de los otros campos, es similar.

En los 90s, había muchos más documentos impresos y se utilizaban notas escritas a  mano, pero el concepto era el mismo: personas que trabajaban juntas. El problema era que imprimir documentos y marcar las correcciones a mano era una forma miserable de trabajar.

Cualquier cosa que estés haciendo con tu equipo o microempresa, es muy probable que habrá alguna colaboración en algún punto. Podrías trabajar con el método antiguo de impresión y pluma si trabajas solo, o en algún equivalente digital, o podrías hacer lo sensato y establecer un entorno adecuado de colaboración para que todos puedan trabajar juntos al mismo tiempo.

El software de colaboración online correcto puede ayudar a tu equipo a trabajar juntos adecuadamente, aún si están distribuídos nacional o internacionalmente.

Cómo Evaluar las Necesidades de Tu Herramienta de Colaboración Online

Todos tienen necesidadades diferentes para su colaboración.

En Tuts+, el editor y el escritor trabajan juntos en un bosquejo desde locaciones diferentes, luego el escritor lo escribe, y finalmente el editor lo edita. La etapa del bosquejo y la etapa de escritura/edición necesitan herramientas muy diferentes.¡Un editor necesita no considerar la elección de cada palabra mentras lo hago!

Para otras industrias, podrías necesitar cuatro o cinco personas para trabajar en el mismo documento al mismo tiempo. O, quizá todos trabajan individualmente, pero necesitas una forma de mantener un seguimiento de todo y mantener a todos actualizados. O podría ser que solo necesites una manera realmente sencilla para que tus equipos se comuniquen online. Hay magníficas herramientas para colaboración online para todas esas cosas.

Tómate unos cuantos minutos y ve detenidamente cómo un proyecto procede como lo hice arriba para nuestros artículos. No se necesita ser demasiado detallado, solo necesitas tener una idea vaga sobre qué clase de colaboración necesitas en cada etapa dada. Cuando termines, lee la siguiente lista y verifica cualquier software para trabajar en equipo online que parezca adaptarse a tus necesidades.

Software de Comunicación Online

La comunicación es el núcle de toda colaboración. Tus empleados necesitan una manera de mantenerse en contacto unos con otros, independientemente desde donde trabajen. Es importante saber en que están trabajando los otros miembros del equipo, e incluso solo socializar un poco. Éstas aplicaciones harán eso y mucho más para tu microempresa:

Correo Electrónico y Comunicación

El correo electrónico tiene mala reputación pero, antes de invertir todo el tiempo y energía en enseñar a tu personal utilizar las nuevas herramientas, considera si podría no ser la cosa más simple para utilizar. Todo el mundo ya lo tiene y sabe cómo usarlo. Mientras regularmente mantengas comunicación persona a persona, funciona magnífico. Solo cuando envías cientos de mensajes a docenas de personas diferentes es que se sale de control.

Aquí están los mejores softwares de comunicación online para utilizar en equipos y microempresas-desde correo electrónico, hasta aplicaciónes de mensajería para equipos, VOIP, mensajería de video y más:

1. Gmail

Gmail online email software

Gmail es una de las aplicaciones de correo electrónico más populares (utilizada por más de 1 billón de personas), y por buenas razones: está incluído en Google Drive, así que fácilmente se integra con el software de Google. También tiene una interfaz intuitiva. Y, contiene muchas funciones que puedes utilizar, como: Cancelar el envío, reenviar, búsqueda poderosa y más.

Aprende más sobre cómo trabajar con Gmail en nuestra exhaustiva serie: Cómo Usar Gmail (la Guía Definitiva del Principiante). O, comienza con uno de éstos útiles tutoriales:

Nota: hemos listado Gmail aquí, pero Microsoft Outlook también es muy popular. Hay un número de otras aplicaciones de correo electrónico profesional que tu equipo pudiera usar. Descubre más opciones:

2. Slack

slack online collaboration and communication tool

Slack es la joya más reciente en el mundo de colaboración online...y por una buena razón. Es como una versión supercargada de AOL Messenger que se integra con la mayoría de los otros servicios en ésta lista. Si necesitas un centro de comando donde todos pueden contribuir o chatear en privado, es una sensacional aplicación para utilizar. Slack puede remplazar gran parte de tu comunicación por correo electrónico para algunos equipos. Pruébala para ver cómo funciona para tu grupo.

Lectura Adicional

3. Yammer

yammer online communication software

Yammer es el Facebook para tu negocio. La aplicación propiedad de Microsoft es un poco  más estructurada que algo como Slack, pero todavía funciona como una plataforma abierta donde todos tus empleados pueden compartir archivos, realizar una lluvia de ideas, y generalmente solo trabajar juntos.

4. HipChat

hipchat online collaboration app

HipChat es increíblemente similar a Slack con muchas funciones similares. Se diferencian en muy pocas cosas, así que solo es cuestión de preferencia personal. Si te gusta como funciona HipChat o usar muchos otros productos de Atlassian, entonces es probablemente la mejor opción. Sin embargo, Slack es muy popular entre numerosos equipos.

5. Skype

skype online communication VOIP app

Skype es la plataforma VOIP más grande. Casi todos con quienes alguna vez has querido trabjar ya tienen una cuenta. Mientras que podría no ser el mejor software para llamadas prolongadas, si necesitas tener a cuatro o cinco personas en una sala virtual, es una forma genial (y gratuita) de hacerlo.

6. GoToMeeting

gotmeeting online video conference communication software

Mientras que Skype vence a GoToMeeting en sencillez, GoToMeeting tiene muchas más funciones. Si necesitas que tus llamadas sean como si fueran reuniones entre más o menos una docena de personas, entonces es la aplicación a usar. También puedes agregar personas sin que necesiten registrarse para una cuenta. Solo envía a tu nueva potencial contratación o cliente una URL y podrán integrarse.

Software de Gestión de Proyectos Online

La mayoría de los proyectos no son tan rápidos y fáciles como los artículos en los que trabajamos en Tuts+. Tu equipo podría estar trabajando en algo durante meses o años sin una fecha de conclusión definida. ¿Cómo entonces, mantienes un seguimiento del progreso, divides tareas, y te aseguras que las cosas están avanzando, aunque sea lentamente?

Todas las mejores herramientas de software de gestión de proyecto están diseñadas para dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas, asignándolas a personas a través de internet, manteniendo un registro de lo que ha ocurrido, y gestionando un proyecto grande hasta el final. Aquí están algunas poderosas aplicaciones de gestión de proyectos que puede utilizar tu equipo:

7. Asana

asana online project management app

Asana es una magnífica forma de dividir proyectos en tareas y darles seguimiento para que se completen online. Es altamente personalizable para que encaje en la mayoría de los tipos de proyectos. Puedes asignar tareas, ver quién está trabajando en qué tarea, definir fechas de entrega, discutir tareas, y mucho más mientras avanzas en un proyecto importante.

Lectura Adicional

8. Trello

trello online collaboration and task tool

Trello es una sencilla aplicación de gestión de proyectos basada en un tablero que usamos en Tuts+ para planear asignaciones. Puedes crear tantas Tarjetas y Columnas como necesites. Por ejemplo, puedes tener una Columna para cada sección Por Hacer, Haciendo y Terminado y luego asignar a cada tarea una Tarjeta. Cada Tarjeta se mueve a través del Tablero mientras el trabajo avanza. También es realmente fácil comunicar las tareas específicas de un proyecto utilizando el sistema de comentarios de Trello.

Lectura Adicional

9. Basecamp

basecamp simple online project management software

Para más proyectos involucrados en Tuts+, como crear cursos, utilizamos Basecamp. Es difícil explicar de manera sencilla lo que hace Basecamp porque hace casi todo. Es un sistema de comunicación, aplicación de gestión de proyectos y mucho más. Si necesitas una solución sencilla para tu colaboración, es una buena aplicación para tener en consideración. Es una de las opciones más populares por una razón: es poderosa pero fácil de usar.

Lectura Adicional

Descubre más opciones de software de gestión de proyectos online:

Software de Colaboración en Documentos Online

Una de las tareas de colaboración más frecuentes es crear y editar documentos. Cualquiera que sea el giro de tu negocio, hay una buena posibilidad de que necesites una manera de que más de una persona haga aportaciones a archivos mientras se realizan. Quizá se trate de una breve presentación para inversionistas, una evaluación de riesgos para los reguladores, o cualquier otra cosa que tradicionalmente se hace en Microsoft Word.

10. Microsoft Office 365

office 365 online document collaboration software

Microsoft parecía quedarse atrás por un tiempo, pero ahora se han puesto al corriente. La suite ofimática de Microsoft (mientras estés registrado en el plan de suscripción de Office 365) ofrece una amplia gama de herramientas de colaboración online. Muchas personas pueden trabajar en el mismo documento de Word al mismo tiempo desde su programa de Word. Es muy prolijo.

11. Google Docs

docs online document collaboration tools

Antes de que Microsoft se organizara, Google Docs se le anticipó. Únicamente disponible a través de tu navegador, Google Docs tiene su punto más fuerte cuando las pesonas colaboran online. Como procesador de palabras es ágil, pero como una suite de herramientas para personas que trabajen juntas en documentos, es robusta. Múltiples personas pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, dejando cada una notas, realizando ediciones-todo desde múltiples locaciones.

12. Quip

quip online collaboration software

Quip, que hemos cubierto antes aquí en Tuts+, es como Google Docs llevado a su extremo lógico. Combina todas las características de un editor colaborativo de documentos, junto con algunas herramientas avanzadas de gestión de proyectos. Si la única tarea que hace tu equipo es trabajar en documentos juntos (como hojas de cálculo y documentos de texto), es una magnífica manera de utilizarlo.

13. GitHub

github code collaboration software

Los documentos no son lo único en lo que la gente colabora. La programación es una de las tareas de colaboración más importantes que realizan muchas compañías. Cientos de programadores pueden estar trabajando en el mismo proyecto a la vez.

GitHub es la mejor herramienta para asegurarte que todo se mantenga en orden. Cada persona tiene una copia del código en su computadora. Cuando realizan cambios ellos lo "Envían" en Github lo cual mantiene todo administrado. Si los cambios de una persona rompe las cosas, es fácil deshacer los cambios. Si tu equipo está colaborando en la programación, Github es esencial.

Lectura Adicional

Software para Compartir Archivos Online

Mientras que es fácil colaborar en algunas clases de documentos, otros como archivos grandes de video, necesitan estar sincronizados entre computadoras, pero no pueden fácilmente (o al menos de manera barata) trabajar en ellos al mismo tiempo. Hay una gran cantidad de buenas opciones para compartir archivos que permiten a tu equipo mantener archivos grandes, recursos que necesitan, o solo su colección de memes sincronizados.

Dropbox, Google Drive, Box y OneDrive todos hacen casi lo mismo. Todos tienen un directorio en su computadora que se sincroniza en internet con el mismo directorio de los otros en la computadora del equipo. De ésta manera, los archivos son compartidos automáticamente sin necesidad de enviar correos electrónicos o preguntar a la gente donde dejaron una cierta foto.

Qué aplicación uses depende de tus necesidades. Dropbox es mejor para pequeños equipos e individuos, Google Drive tiene mucho espacio libre y se integra bien con Google Docs, Box es para clientes de empresa, y OneDrive es parte de la suite de productos de Microsoft. Elige el que se adapte mejor al flujo de trabajo de tu equipo.

Concluyendo

La colaboración es una parte clave de casi cualquier negocio y afortunadamente, existen sensacionales herramientas para ello. Lo más complicado es elegir un software para hacer un trabajo y apegarse a él, en lugar de constantemente distraerse por la aplicación más nueva y brillante.

En éste artículo, he abordado algunas de las mejores herramientas para colaboración online disponibles para negocios y equipos de cualquier tamaño. Prueba cada una y decide si satisface tus necesidades. La mayoría tienen un período de prueba gratuito así que no hay ningún daño en probarlos. No existe un planteamiento de que uno es bueno para todos en cuestión de gestión de proyectos así que no temas adaptarlos a tus necesidades.

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