¿En verdad podemos hacerlo? Cómo llevar a cabo un estudio de viabilidad de TELOS

El proyecto suena genial. Tu personal está emocionado. Estás emocionado. Estás listo para presionar el botón "empezar" y ponerte en marcha. Entonces tu jefe te hace esa temida pregunta: "¿Realmente crees que puedas lograrlo?"

Si no estás muy seguro de la respuesta, ahora es un buen momento para realizar un estudio de viabilidad. Un estudio de viabilidad, en general, es una herramienta para determinar si tienes lo que se necesita para emprender un cambio o un nuevo proyecto. En los negocios, la mayoría de los gerentes hacen uso de una herramienta de viabilidad particular llamada TELOS (por sus siglas en inglés), un acrónimo de las cinco áreas clave que debes tener en cuenta en tu estudio:

• Tecnológico
• Económico
• Legal
• Organizacional
• Programación

El modelo TELOS fue presentado por primera vez en 2007 por James A. Hall en su libro, "Sistemas de Información contable". Se ha adoptado en una amplia gama de entornos desde entonces, porque ofrece una manera sencilla de considerar los temas más importantes relacionados con la viabilidad, ya sea que esté considerando un oleoducto multinacional o un proyecto de pequeña empresa.

Cuando NO realizar un estudio de viabilidad

En la mayoría de las circunstancias, un estudio de viabilidad es un paso clave. Pero no siempre. ¿Cuándo no necesitas molestarte con un estudio de viabilidad?

• Ya sabes que vas a seguir adelante con el proyecto, no importa lo que diga el estudio de viabilidad. Esto sucede sorprendentemente a menudo, porque el señuelo emocional de una nueva empresa, nuevo mercado o nueva tecnología puede superar la realidad de que el proyecto puede fallar miserablemente.
• Cuando ya sabes que el proyecto es viable porque es tan pequeño, o es tan similar a otros proyectos que has emprendido, que ya tienes los recursos, habilidades e información que necesitas al alcance de tu mano.
• Ya sabes que el proyecto NO es viable, ya que requiere una infraestructura, presupuesto u otro recurso que no esté disponible en este momento.
• Tienes una idea general (ampliarte a un escaparate más grande y contratar a más personal, por ejemplo) pero todavía no tienes suficientes detalles (ubicación, costos, necesidades de personal, etc.) para considerar la viabilidad del proyecto.
• Puedes determinar la viabilidad del proyecto realizando algunas llamadas telefónicas para determinar si los costos, los tiempos o los recursos necesarios están fuera del ámbito de la organización.
• No tienes ni el personal ni el dinero para realizar un estudio de viabilidad efectivo. En la mayoría de los casos, lo mejor es contratar a un consultor externo (que no está ya emocionalmente asociado al concepto de proyecto), y estos consultores no suelen ser baratos.
• No tienes tiempo para realizar una viabilidad antes de que inicie el proyecto.

Como probablemente puedes ver en esta lista, un estudio de viabilidad sólo es realmente útil si es minucioso, oportuno e imparcial. Si realmente no puedes llevar un estudio con estas cualidades, ¡no tiene sentido perder tiempo o dinero en un estudio de segunda que probablemente simplemente te diga lo que quieres escuchar!

¿Qué puede hacer un estudio de viabilidad para ti?

Por supuesto, el propósito de un estudio de viabilidad es determinar si un proyecto es... viable. En otras palabras, te ayuda a determinar lo que se necesitaría para hacer el trabajo bien, y puede ayudarte a analizar tu capacidad para cumplir con tus estándares. Pero también hay más lados.

El proceso mismo de poner tus planes por escrito es valioso. Te obliga a ti y a tu equipo a pensar en la logística, la planificación, los costos y el calendario de implementación, y a considerar seriamente las implicaciones de tu idea. Por lo tanto, mientras estableces la viabilidad de un proyecto, también estás preparando el terreno para poner tu idea en acción.

A medida que pasas por el proceso de un estudio de viabilidad, también estás atado a descubrir oportunidades para mejorar tus planes para mejorar la comercialización, reducir los costos, administrar problemas legales, etc. Este resultado es muy útil, ya que suaviza el camino por delante y reduce las posibilidades de que consigas un problema desde el principio.

Si estás planeando buscar fondos para apoyar tu plan, un informe de viabilidad es un documento excelente para inspirar confianza. "Sí", se puede decir, cuando te reúnes con tu posible víctima de trabajo, "Hicimos un estudio de viabilidad, y aquí está el informe para apoyar nuestras afirmaciones de que podemos completar este proyecto con éxito".

Cómo completar un estudio de viabilidad

Si estás planeando trabajar con asesores externos, tu primera tarea será identificar una empresa de consultoría adecuada para el trabajo. No sólo estarás buscando una firma que tenga experiencia en el análisis de viabilidad (y TELOS en particular), sino que también querrás un consultor que conozca tu industria en particular. Esto se debe a que muchas personas en el mundo de la consultoría son especialistas: están justo encima de TI, o de atención médica, o de transporte, pero si estás en el negocio del juguete, ¡no es de mucha ayuda! Sí, el conocimiento general de las empresas es útil, pero hay una gran diferencia entre emprender una importante reestructuración de TI y diseñar, crear prototipos, fabricar, distribuir, comercializar y vender un producto.

Pero digamos, por el bien de esta conversación, que eres parte de una pequeña empresa con pocos fondos para las necesidades de consultoría subcontratadas. Has planteado la idea de emprender un nuevo proyecto fascinante, y, por asomarte, te han encargado el trabajo de estudiar su viabilidad.

¿Cómo empiezas?

Primero, es muy importante mantenerse neutral. Eso puede sonar como una mala idea, pero es increíble lo fácil que es interpretar números cuestionables o desafíos significativos como "obstáculos que saltar" en lugar de como "objeciones a un proyecto de otra manera interesante". Si no sientes que puedes mantenerte neutral, considera encontrar a un colega o compañero de equipo que entienda bien el proyecto, pero no tenga una participación personal en hacerlo realidad. Si bien es posible que esa persona no trabaje en la recopilación y organización de información, debe tener la oportunidad de revisar tus hallazgos y análisis para asegurarse de que no has permitido que tu entusiasmo por el proyecto manifieste la presentación de tu probabilidad de éxito.

Ahora, estás listo para comenzar con el proceso de cinco pasos de un estudio de viabilidad TELOS. Este puede ser un proyecto muy grande si estás considerando una nueva empresa importante, o un proyecto bastante pequeño si está pensando en hacer un cambio relativamente leve en el status quo.

T, como ya sabes, significa Tecnología

La pregunta que realmente estás haciendo aquí es "¿Podemos construirlo? Y, si no podemos, ¿podemos encontrar y pagar por los expertos que pueden construirlo?" También vas a considerar la pregunta relacionada: "Si se construyera, ¿sabríamos cómo usarla?"

Por ejemplo, imagínate que está recomendando la creación de un CMS para tu empresa de marketing. Argumentas que esto proporcionaría a tu equipo precisamente las herramientas que necesitan para crear los productos en los que te especializas. Aún mejor, tu equipo interno y freelances subcontratados lo encontraran más fácil de colaborar, y tus clientes sabrían dónde encontrar su trabajo en curso.

Suena genial, pero:

• ¿Tienes a alguien interno que pueda crear un CMS?
• Si no, ¿puedes identificar a un contratista que podría hacerlo bien?
• ¿Cuánto costaría tener un CMS creado por un contratista y cuánto tiempo tomaría?
• ¿Qué se necesitaría para capacitar a tu personal para que use el nuevo CMS, y lo que costaría la capacitación?
• ¿Necesitaras hardware o software nuevo por estación de trabajo para que el CMS esté disponible para el personal? ¿Cuánto costaría eso?

Es posible que no tengas las respuestas a todas estas preguntas a la mano, y está bien pedir consejos de expertos para proporcionarte plazos y números realistas.

E significa Economía

Las preguntas de esta sección del estudio podrían incluir:

• ¿De dónde viene el dinero para financiar este maravilloso nuevo CMS? ¿Hay suficiente dinero en el presupuesto, o tendrás que recortarlo de otro lugar o encontrar financiación externa?
• ¿Apoyará la alta gerencia tu proyecto en la medida en que pondrán a tu disposición los fondos?
• Dados los costos de este proyecto, ¿vale la pena el dinero en relación con otros proyectos de alta prioridad?
• ¿Podrá un CMS ahorrar dinero a tu empresa y/o atraerá nuevos negocios?

Para algunos tipos de proyectos (desarrollo de productos, por ejemplo), puede valer la pena preparar un análisis de flujo de efectivo para ver cuándo se producirá un punto de equilibrio y qué tipos de beneficios son realmente probables a largo plazo. Una vez más, si tú no eres un experto financiero, es posible que necesites encontrar ayuda para esta parte del proceso.

L significa Legal

En este punto, debes asegurarte de que tu proyecto no incumple ninguna ley. Obviamente, no estás traficando drogas fuera del país o planeando un asalto a un banco, pero puedes tener algunas cuestiones que considerar en relación con, por ejemplo, las leyes de patentes o marcas, las leyes comerciales internacionales, los contratos existentes, los acuerdos, los acuerdos de confidencialidad o más. Para esta parte del proyecto, probablemente tendrás que consultar con el abogado de tu empresa que debe tener la información que necesitas para hacer un juicio preciso.

O Significa Operacional

Es aquí donde proyectos como un nuevo CMS pueden encontrarse con sus mayores inconvenientes porque... hay seres humanos involucrados. Y si hay algo que los seres humanos odian, es el cambio. Es en esta sección del TELOS que tendrás que preguntar:

• ¿Tendremos que instituir nuevos procedimientos para que este nuevo sistema tenga éxito? ¿Cuáles son las ramificaciones de eso?
• ¿Qué tipo de capacitación necesitará la gente? ¿Cuánto costará?
• ¿Necesitaremos nuevo personal para, por ejemplo, administrar y solucionar problemas de este nuevo CMS? Si no es así, ¿confiamos en nuestro personal de TI existente y/o consultores externos? ¿Hay costos continuos adicionales involucrados y, en caso de que si, cuáles son esos costos?
• ¿Tendrá este proyecto un impacto operativo en personas fuera de tu propio equipo? Y, si es así, ¿están todos los demás a bordo con la idea?

S es para la Programación

Por supuesto, la programación se relaciona con la cantidad de tiempo necesario para planificar, construir, entrenar e implementar un nuevo CMS. También se relaciona con la cantidad de tiempo adicional que podría estar involucrado durante el desarrollo real y la implementación de un proyecto de cliente sensible al tiempo. Teniendo en cuenta el tiempo que se tardará en superar todo esto, y los desafíos relacionados con un cambio de tecnología para tu equipo y clientes, ¿vale la pena?

Presenta tu informe y (¡con suerte!) avanzaras

Una vez que hayas completado el análisis, es hora de escribir un informe. Como con cualquier informe, el acrónimo KISS ((por sus siglas en inglés) (¡mantenlo simple, estúpido!)) lo dice todo. Proporciona un resumen ejecutivo de una página con todos los puntos principales que ha cubierto con tu análisis TELOS. Después de eso, el resumen de una página de tus hallazgos para cada sección del análisis debe cubrir todos tus puntos principales. Agrega tus hojas de cálculo, estimaciones y otros materiales a tu informe, sabiendo que muy pocas personas las leerán.

Antes de compartir tu informe, asegúrate de compartirlo, primero, con tu amigo neutral que puede examinarlo por cualquier signo obvio de sesgo.

Si tu proyecto es bueno, y tus planes están realmente respaldados por tu estudio de viabilidad, ¡es probable que tengas un nuevo CMS en la mano en poco tiempo!

Para obtener más recursos sobre TELOS y estudios de viabilidad, visita el sitio web de extensión de la Universidad Estatal de Iowa, que ofrece varios artículos sobre la definición, el proceso y la utilidad de los estudios de viabilidad y TELOS.

Recursos

Crédito Gráfico: Portapapeles diseñado por Pawe Wypych a partir del Noun Project.