Advertisement
  1. Business
  2. Management

Bisakah Kita Benar-Benar Melakukannya? Bagaimana Melakukan Studi Kelayakan TELOS 

by
Read Time:10 minsLanguages:
This post is part of a series called Fundamentals of Go/No-Go Project Decisions.
What If? Tools for Analyzing Possible Management Outcomes
Is Your Project Worth the Risk?

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Ratnawati (you can also view the original English article)

Proyek ini terdengar hebat. Staf anda sangat antusias. Anda senang dan siap untuk menekan tombol "maju" dan mulai berjalan. Kemudian atasan anda mengajukan pertanyaan yang ditakuti: "Apakah anda benar-benar mengira bisa melakukan ini?"

Jika anda tidak yakin jawabannya, sekarang adalah saat yang tepat untuk melakukan studi kelayakan. Secara umum, studi kelayakan adalah alat untuk menentukan apakah anda memiliki hal-hal yang diperlukan dalam membuat perubahan atau proyek baru.  Dalam bisnis, sebagian besar manajer menggunakan alat kelayakan tertentu yang disebut TELOS, sebuah akronim untuk lima bidang utama yang perlu anda pertimbangkan dalam studi anda:

  • Teknologi
  • Ekonomis
  • Hukum
  • Organisasi
  • Penjadwalan

Model TELOS pertama kali disajikan pada tahun 2007 oleh James A. Hall dalam bukunya, "Accounting Information Systems." Model ini telah diadopsi di berbagai pengaturan sejak saat itu karena menawarkan cara sederhana untuk mempertimbangkan masalah terpenting yang terkait dengan kelayakan. Apakah anda mempertimbangkan jaringan multinasional atau proyek bisnis kecil?

Studi Kelayakan TELOS. 

Ketika Tidak Melakukan Studi Kelayakan

Dalam kebanyakan keadaan, studi kelayakan adalah langkah kunci meskipun tidak selalu demikian. Kapan saat anda tidak perlu repot-repot melakukan studi kelayakan?

  • Anda sudah tahu bahwa anda akan maju dengan proyek ini tanpa peduli apa pun hasil yang dikatakan studi kelayakan. Hal ini sering terjadi karena daya tarik emosional dari sebuah usaha baru, pasar baru, atau teknologi baru mungkin lebih besar daripada kenyataan bahwa proyek tersebut dapat gagal total.
  • Anda sudah tahu bahwa proyek ini layak dilakukan karena sangat kecil atau sangat mirip dengan proyek lain yang telah anda lakukan sehingga anda sudah memiliki sumber daya, keterampilan, dan informasi yang dibutuhkan.
  • Anda sudah tahu bahwa proyek ini TIDAK layak karena memerlukan infrastruktur, anggaran, atau sumber daya lain yang tidak tersedia bagi anda saat ini.
  • Anda memiliki gagasan umum (misalnya, memperluas ke etalase yang lebih besar dan mempekerjakan lebih banyak staf) namun anda belum memiliki cukup rincian (lokasi, biaya, kebutuhan kepegawaian, dan lain-lain) untuk mempertimbangkan kelayakan proyek.
  •  Anda bisa menentukan kelayakan proyek dengan membuat beberapa panggilan telepon untuk mengetahui apakah biaya, timeline, atau sumber daya yang dibutuhkan berada di luar lingkup organisasi anda.
  • Anda tidak memiliki personil atau uang untuk melakukan studi kelayakan yang efektif. Dalam kebanyakan kasus, sebaiknya menyewa konsultan penelitian di luar (yang belum terikat secara emosional dengan konsep proyek anda). Konsultan semacam itu biasanya tidak murah.
  • Anda tidak punya waktu untuk melakukan studi kelayakan sebelum peluncuran proyeknya.

Seperti yang bisa anda lihat dari daftar ini, studi kelayakan benar-benar hanya berguna apabila dilakukan secara menyeluruh, tepat waktu, dan tidak memihak. Jika anda benar-benar tidak dapat melakukan studi dengan kualitas ini, maka tidak ada gunanya membuang-buang waktu atau uang untuk studi yang mungkin hanya memberi tahu anda apa yang ingin anda dengar!

Apa yang Dapat Dilakukan Studi Kelayakan untuk Anda?

Tujuan sebuah studi kelayakan adalah menentukan kelayakan sebuah proyek.  Dengan kata lain, studi ini membantu anda menentukan hal-hal yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Selain itu, studi ini dapat membantu anda menganalisa kemampuan anda untuk memenuhi standar anda. Namun, ada juga sisi kesulitannya.

Proses penyusunan rencana anda menjadi sangat berharga. Prosesnya memaksa anda dan tim untuk memikirkan jadwal logistik, perencanaan, biaya, implementasi, dan mempertimbangkan implikasi ide anda secara serius.  Jadi, saat anda membangun kelayakan sebuah proyek, anda juga mempersiapkan dasar untuk mewujudkan gagasan anda.

Ketika anda menjalani proses studi kelayakan, anda juga pasti akan menemukan peluang untuk memperbaiki rencana anda demi meningkatkan daya jual, menurunkan biaya, mengelola masalah hukum, dan sebagainya. Hasil ini sangat berguna karena akan memperlancar jalan anda selanjutnya dan menurunkan kemungkinan anda langsung tertimpa masalah.

Jika anda berencana mencari dana untuk mendukung rencana anda, sebuah laporan kelayakan adalah dokumen hebat untuk membangun kepercayaan diri anda. Saat anda bertemu dengan calon pemberi dana, anda bisa mengatakan "Kami memang melakukan studi kelayakan dan inilah laporan untuk mendukung klaim kami bahwa kami dapat menyelesaikan proyek ini secara sukses."

Cara Melengkapi Studi Kelayakan

Jika anda berencana untuk bekerja dengan penasihat dari luar, maka tugas pertama anda adalah mengidentifikasi perusahaan konsultan yang tepat untuk pekerjaan itu. Anda tidak hanya akan mencari perusahaan yang berpengalaman dengan analisa kelayakan (dan khususnya TELOS), namun anda juga menginginkan konsultan yang mengetahui industri khusus anda.  Hal itu disebabkan oleh banyaknya orang di dunia konsultasi yang bersifat spesialis, misalnya bidang TI, perawatan kesehatan, transportasi. Namun apabila anda berada dalam bisnis mainan, hal itu tidak memberikan keseluruhan bantuan. Pengetahuan bisnis umum itu berguna, tetapi ada perbedaan besar antara melakukan restrukturisasi dan perancangan TI, prototyping, manufaktur, pendistribusian, pemasaran, dan penjualan produk.

Misalnya anda adalah bagian dari usaha kecil dengan sedikit dana untuk kebutuhan konsultasi outsourcing. Anda telah mengemukakan gagasan untuk melakukan proyek baru yang menarik dan anda telah ditugaskan untuk mempelajari kelayakannya.

Bagaimana Anda Memulainya?

Pertama, sangat penting untuk tetap netral. Hal itu mungkin terdengar seperti tidak punya otak, tetapi sungguh menakjubkan betapa mudahnya menafsirkan angka-angka yang dipertanyakan atau tantangan yang signifikan sebagai "rintangan untuk dilompati" dan bukan sebagai "keberatan terhadap proyek yang tidak menarik". Jika anda merasa tidak dapat bersikap netral, maka sebaiknya pertimbangkan untuk menemukan rekan kerja atau rekan satu tim yang memahami proyek dengan baik namun tidak memiliki kepentingan pribadi dalam mewujudkannya. Orang tersebut mungkin tidak melakukan pekerjaan dalam mengumpulkan dan mengatur informasi. Namun dia harus memiliki kesempatan untuk meninjau temuan dan analisa anda guna memastikan bahwa anda tidak membiarkan antusiasme anda terhadap proyek tersebut menodai presentasi anda tentang kemungkinannya untuk sukses.

Sekarang, anda siap memulai proses lima langkah studi kelayakan TELOS. Proyeknya bisa menjadi sangat besar apabila anda mempertimbangkan sebuah perusahaan baru yang besar atau proyek yang cukup kecil apabila anda berpikir untuk membuat perubahan yang relatif kecil terhadap status quo.

T, seperti yang Anda Tahu, Singkatan dari Teknologi

Pertanyaan yang benar-benar anda tanyakan di sini adalah "Bisakah kita membangunnya? Jika kita tidak bisa, dapatkah kita menemukan dan membayar para ahli yang bisa membangunnya?" Anda juga akan mempertimbangkan pertanyaan terkait: "Jika sudah dibangun, apakah kita akan tahu cara menggunakannya?"

Sebagai contoh, bayangkan bahwa anda merekomendasikan pembuatan CMS berpemilik untuk perusahaan pemasaran anda. Anda akan memberi tim anda alat yang mereka butuhkan untuk menciptakan produknya.  Bahkan lebih baik lagi, tim anda dan outsource freelancer anda akan mudah berkolaborasi, lalu klien anda ingin tahu untuk mengetahui bahwa proyeknya sedang dilakukan.

Kedengarannya bagus, tetapi:

  • Apakah ada karyawan anda yang bisa membuat CMS? 
  • Jika tidak, dapatkah anda mengidentifikasi kontraktor yang bisa melakukannya dengan baik?
  • Berapa biaya untuk mendapatkan CMS yang dibuat oleh kontraktor dan berapa lama waktu yang dibutuhkan? 
  • Apakah dibutuhkan pelatihan bagi staf anda untuk menggunakan CMS baru dan berapa biaya pelatihannya? 
  • Apakah anda memerlukan perangkat keras atau perangkat lunak baru per area kerja untuk membuat CMS yang tersedia bagi staf? Berapa harganya?

Anda mungkin tidak memiliki jawaban atas semua pertanyaan ini. Tidak masalah meminta saran ahli untuk memberi anda timeline dan angka yang realistis.

E Singkatan untuk Ekonomi

Pertanyaan di bagian penelitian ini mungkin mencakup:

  • Darimana asalnya dana untuk mendapatkan CMS baru? Apakah ada cukup uang dalam anggaran atau perlukah anda memotong dana dari tempat lain atau bahkan mencari dana dari luar? 
  • Akankah manajemen puncak mendukung proyek anda sampai pada tingkat mereka akan menyediakan dana?
  • Bagaimana jika biaya untuk proyek ini diarahkan ke proyek prioritas tinggi lainnya? 
  • Akankah kepemilikan CMS menghemat uang perusahaan anda dan/atau menarik bisnis baru?

Bagi beberapa jenis proyek (misalnya pengembangan produk), menyiapkan analisa arus kas mungkin berguna untuk melihat titik impas dan jenis keuntungan yang kemungkinan besar terjadi dalam jangka panjang. Jika anda bukan ahli keuangan, maka anda perlu mencari bantuan untuk bagian proses ini.

L Singkatan untuk Hukum

Pada titik ini, anda perlu memastikan bahwa proyek anda tidak melanggar hukum. Tentu saja anda tidak menyelundupkan narkoba ke luar negeri atau merencanakan pencurian bank, tetapi anda mungkin memiliki beberapa masalah relatif, misalnya, hak paten atau hukum merek dagang, hukum perdagangan internasional, kontrak, perjanjian, perjanjian kerahasiaan, dan lain-lain. Untuk bagian proyek ini, anda mungkin perlu berkonsultasi dengan pengacara perusahaan yang seharusnya memiliki informasi untuk membuat penilaian akurat.

O Singkatan untuk Operasional

Di sinilah proyek seperti CMS baru dapat mengalami hambatan terbesar karena adanya manusia yang terlibat. Suatu hal yang dibenci manusia adalah perubahan. Di bagian ini, hal-hal yang perlu anda tanyakan antara lain:

  • Akankah anda perlu membuat prosedur baru agar sistem baru ini berhasil? Apa akibatnya?
  • Pelatihan apa yang akan dibutuhkan? Berapa biayanya?
  • Akankah anda membutuhkan staf baru, misalnya untuk mengelola dan memecahkan masalah CMS baru ini? Jika tidak, apakah anda bergantung pada staf TI dan/atau konsultan luar yang ada? Apakah ada biaya berkelanjutan yang terus dibutuhkan? Jika ya, berapa biayanya?
  • Apakah proyek ini akan berdampak operasional pada orang-orang di luar tim anda? Jika demikian, apakah ada orang lain yang terlibat dengan gagasan itu?

S adalah Penjadwalan  

Penjadwalan tentu saja berhubungan dengan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk merencanakan, membangun, melatih, dan menerapkan CMS baru. Penjadwalan juga berkaitan dengan jumlah waktu tambahan yang mungkin terlibat selama pengembangan aktual dan implementasi proyek klien yang sensitif terhadap waktu. Mengingat pada realistisitas terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkan semua ini dan tantangan yang terkait dengan perubahan teknologi untuk tim dan klien anda, apakah proyek baru anda layak dilanjutkan?

Sampaikan Laporan Anda dan Terus Melangkah

Setelah menyelesaikan analisa anda, ini saatnya menulis laporan. Seperti halnya laporan, akronim KISS adalah (keep it simple, stupid!). Berikan satu halaman ringkasan eksekutif anda dengan semua poin utama analisa TELOS. Setelah itu, ringkasan untuk setiap bagian analisa harus mencakup semua poin utamanya. Tambahkan lembar kerja, taksiran, dan materi lainnya ke laporan anda karena ringkasan itu hanya akan dibaca oleh orang tertentu.

Sebelum membagikan laporan anda, pastikan untuk membaginya terlebih dahulu kepada teman netral anda yang dapat memeriksanya untuk mengetahui bias yang jelas.

Jika proyek anda bagus dan rencana anda benar-benar didukung oleh studi kelayakan anda, kemungkinan besar anda akan memiliki CMS baru dengan segera!

Untuk sumber daya yang lebih banyak tentang TELOS dan studi kelayakan, kunjungi situs web lowa State University Extension yang menawarkan beberapa artikel tentang definisi, proses, kegunaan studi kelayakan dan TELOS.

Sumber daya

Kredit Grafis: Clipboard dirancang oleh Paweł Wypych dari Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.