Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)
Para los negocios de todo el mundo, parece que las reuniones online llegaron para quedarse. Para el futuro previsible, las reuniones virtuales no serán una segunda opción respecto a las reuniones presenciales. Para nada, las reuniones remotas serán la norma.
En este nuevo contexto, es importante para los negocios saber qué es una reunión virtual y cómo llevar a cabo de manera eficaz una reunión online.
En esta guía, compartiré información sobre cómo celebrar reuniones remotas. Aprenderás estrategias efectivas de reuniones y consejos de expertos sobre reuniones virtuales. Para cuando concluyas el tutorial, tendrás nuevas ideas sobre las reuniones virtuales y sabrás cómo hacer más efectivas las tuyas.
¿Qué es una reunión virtual?
Las reuniones virtuales son las que se realizan online. Normalmente involucran a dos personas y utilizan audio, video, chat y aplicaciones online.
Hay varios tipos de reuniones de negocios online que puedes tener, como teleconferencias, videoconferencias y conferencias web. Esta es una descripción básica de cada tipo:
Teleconferencia
Es un tipo común de reunión remota. Consiste de una conferencia telefónica virtual donde los participantes marcan un determinado número y solo se puede escuchar el audio. Ya que la mayoría de las personas tienen teléfonos, las teleconferencias son fáciles de establecer. La desventaja es que a diferencia de otros tipos de reuniones virtuales, no podrás ver las expresiones faciales de la gente al hablar.
Videoconferencia
Es exactamente como su nombre lo dice: una conferencia telefónica con video. Permite a las personas interactuar en tiempo real cara a cara, pudiendo observar las expresiones faciales. Son importantes para asentir lo que la gente dice.
Conferencia web
Tradicionalmente, la conferencia web incluía video, pero se enfocaba más en compartir información. El software para conferencia web facilitó compartir la pantalla, anotar información, mostrar presentaciones y más. Aprende más en el siguiente artículo:
Vale la pena notar que estos días, los términos entre conferencias web y videoconferencias pueden ser ambiguos. Las aplicaciones más modernas permiten a las personas compartir pantallas, documentos, presentaciones y más. Y muchas aplicaciones de videoconferencia proporcionan a las personas números telefónicos para que puedan acceder a la reunión mediante sus teléfonos.
Beneficios de las reuniones virtuales
¿Por qué los centros laborales están celebrando más reuniones electrónicas? En parte se debe a que las reuniones virtuales tienes varios beneficios comerciales.
Estos son algunos de los beneficios para los negocios de las reuniones remotas:
- Facilitar las reuniones de negocios online significa que la ubicación de los participantes ya no es una barrera para su asistencia. Puedes tener reuniones con las mejores personas para ayudar a tu empresa, no importa donde se encuentren.
- Las empresas que se valen de las reuniones remotas de manera más regular pueden reducir su presupuesto para viajes. Cuando los empleados viajan para reuniones, necesitas cubrir un rango de viáticos, desde boletos de avión o de tren hasta renta de autos, habitaciones de hotel y gastos de alimentación. Si solo te reúnes cara a cara cuando es imprescindible, esos costos virtualmente desaparecen.
- Las reuniones online permiten mayor flexibilidad, porque no tienes que tomar en cuenta el tiempo que consume el viaje al momento de planearlas.
- Además, para las compañías donde el trabajo remoto ya es una norma, las reuniones virtuales son una magnífica manera de forjar relaciones y comunicación entre los miembros de un equipo que se encuentran muy distanciados.
Lo que necesitas saber sobre la celebración de reuniones online
Cuando consideres cómo celebrar reuniones remotas, aquí están algunos puntos a tener en mente:
- Los periodos de atención difieren. A la mayoría de la gente se le dificulta mantenerse concentrada durante una reunión que dure horas. Y si las personas tienen varias reuniones en un mismo día, podrían sufrir de fatiga de Zoom, y perder la concentración por completo.
- Debido a que verás a la mayoría de las personas solo del cuello para arriba, no podrás tener una lectura completa de su lenguaje corporal. Esto te dificulta tener una idea de cómo la gente está recibiendo y reaccionando a la información compartida en la reunión.
- Estudios han mostrado que las personas que son más participativas en reuniones presenciales, tienden a ser más pasivas en reuniones virtuales.
Moon Danipog, experimentada en Comunicaciones estratégicas y profesionales, tiene los siguientes consejos para participantes de reuniones respecto a cómo combatir la fatiga de Zoom.
"Puedes desconectar el video. Algunas personas son tímidas ante una cámara y no se sienten cómodas mostrando sus rostros por un tiempo prolongado. Esto podría incrementar su nivel de tensión durante una reunión online. Si eres esa clase de persona, recuerda que siempre tienes esa opción de desconectar el video y solo utilizar el audio.
Toma una pausa para digerir la información. Un error común que la gente comete es participar en otra reunión virtual vía Zoom inmediatamente después de haber concluido una. En definitiva esto es agotador. Date un tiempo para revisar tus notas y verificar lo que requiere tu acción y atención. Toma una pausa y relájate. No mires la pantalla. ¡Toma agua y come algo!"
Debido a esto, te presento algunos consejos para reuniones remotas que te ayudarán a dirigir una de manera exitosa:
- Mantén breves las reuniones virtuales, así es más probable que los participantes están concentrados e interesados.
- Procura no programar varias reuniones online de manera consecutiva. Después de un par de horas, los periodos de atención disminuyen y no obtendrás los resultados deseados.
- Limita tus expectativas: aunque son efectivas, las reuniones virtuales no funcionan de manera idéntica a las reuniones presenciales.
- Divide el contenido de la reunión con elementos interactivos
El orador Justin Hale señala en Harvard Business Review:
"Nunca dejes pasar más de 5 minutos sin darle al grupo otro problema para resolver. Los participantes están en salas esparcidos en diferentes ubicaciones con docenas de posibles distracciones. Si no sostienes una expectación continua de participación significativa, únicamente caerán en el papel de observadores".
El mejor software para reuniones virtuales en el 2020
¿Qué clase de software utilizarías para celebrar una reunión virtual en el 2020? Existen varias opciones para elegir. Algunas de las más populares incluyen:
Personalmente utilizo Zoom. Tiene un buen plan gratuito que es útil para reuniones de hasta 40 minutos y permite la grabación automática.
Microsoft Teams integra opciones de reunión online con chat (al igual que Slack). También te permite desenfocar tu fondo, algo que es muy bueno cuando trabajas desde casa.
Google Meet, el sucesor de Google Hangouts, te permite comenzar una reunión con un par de clics, algo que ahora también es posible con Skype.
Si estás buscando una solución para empresas, GoToMeeting tiene muchísimas funciones para reuniones, webinars y más.
Al final del día, se reduce a las características que son más importantes para ti. Las características que podrías considerar incluyen compartir pantalla, funciones de pizarra digital y cómo el software se desempeña para los que tienen conexiones de internet inestables.
Para encontrar el software de videoconferencia ideal, lee nuestro artículo que presenta las mejores opciones:
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Cómo programar reuniones para diferentes husos horarios
Una de las dificultades cuando se crean las reuniones virtuales es lidiar con los husos horarios. Si usas el calendario de Google, tiene como configuración predeterminada tu hora local y no otra. Pero si estás programando las horas de la reunión para personas en diferentes partes del mundo, necesitas un poco de ayuda. Estas son un par de opciones:
- Usa software externo para programar reuniones. Calendly, Book Like a Boss, y otros permiten que todos vean el horario de la reunión en su tiempo local, así que es fácil ver si es adecuada una hora particular.
- Verifica la hora de la reunión en una herramienta web como Every Time Zone o World Time Buddy, donde de un vistazo conoces la hora que es en cualquier parte del mundo.
- O podrías manejarlo de la manera en que lo hacen muchos equipos que trabajan remotamente, establecer la hora de la reunión al mediodía según tiempo del este. Eso funciona para personas en husos horarios que caen al inicio, al final o a media jornada del día laboral dependiendo de la ubicación. Claro, ello no funcionará bien para diferencias de ocho o más horas.
Cómo preparar tu reunión online
Estos son otros consejos útiles de cómo conducir una reunión online:
1. Asegúrate de que necesitas celebrar una reunión
¿Tu reunión online funcionaría mejor como un correo electrónico? Si es así, envía un correo electrónico y evita la reunión. ¿Podrías manejar el asunto mediante una conversación en Slack? Si es así, ¿omitirías la reunión? A nadie le gustan las reuniones innecesarias, así que solo celebra reuniones si son absolutamente indispensables.
Liz Willits, conferencista y consultora de marketing mediante correo electrónico señala:
"El peor error de la reunión virtual es celebrarla cuando no la necesitas. Antes de programar una reunión virtual, pregúntate: ¿Podría mejor enviar un correo electrónico o un mensaje en Slack? Si tu respuesta es 'sí', no concertes la reunión. La gente a menudo programa reuniones porque no tiene ganas de tomarse el tiempo de escribir un mensaje o correo electrónico claro y detallado. Las reuniones deberían ser para discusión, no para transmitir información".
2. Prepara y planea
Si eres la persona que va a dirigir la reunión, dedica un tiempo a la planeación de cómo va a ser y cuánto tiempo quieres que duren los diferentes segmentos. Asegúrate de permitir que la gente tenga tiempo de prepararse cuando llegue. También es útil identificar con antelación qué partes de tu reunión o tareas pueden dejarse de lado si algo se prolonga más de lo previsto.
La experimentada oradora, Elena Paraskevas-Thadani, Presidenta de EPT Legal, señala:
"Si estás dirigiendo la reunión, comparte una agenda por anticipado y solicita los temas que serán discutidos, formula muchas preguntas y busca frecuentemente participación por parte del grupo. Ello no solo hace a la reunión más productiva, sino ayuda a los participantes a sentirse incluidos, lo cual aumenta el interés, ya sea la reunión remota o presencial".
3. Modifica las opciones de la reunión
Hay muchas opciones que puedes cambiar en la mayoría de los software de videoconferencias. Por ejemplo:
- ¿Decides si quieres dejar que los participantes comiencen antes de que tú llegues?
- ¿Quieres comenzar con los micrófonos de los participantes activados o desactivados?
- ¿Quieres el video habilitado o deshabilitado al inicio de la reunión?
- ¿Permites la pantalla compartida?
- ¿Que características de la seguridad habilitarás? Quieres evitar el "zoombombing" o intromisión de un extraño, lo cual puede hacer fracasar tu reunión.
En Zoom, puedes configurar plantillas de reuniones así que solo tienes que elegir estas opciones una vez. Luego únicamente utiliza la plantilla y automáticamente será la misma para cada reunión.
4. Programa y envía invitaciones
Asumiendo que ya has verificado las potenciales horas de la reunión, añade la fecha al calendario. Luego, prográmala dentro de tu software de reunión también. Usa uno u otro para enviar invitaciones para la reunión.
Muchas soluciones para videoconferencias tienen invitaciones preestablecidas que incluyen en la información el enlace de la reunión, así como cualquier contraseña necesaria y teléfono. Como ves, es relativamente sencillo. Si si tu software se integra con tu calendario, añade un recordatorio o notificación a la entrada del calendario para que no te pierdas la reunión.
5. Envía una agenda e información de la reunión
Además de la invitación del calendario, es útil crear una agenda para que las personas sepan de qué se tratará la reunión. Ello les permite una preparación previa. Y si no es una reunión de equipo habitual, entonces las personas sabrán quién va a dirigir la reunión. Les permite tener un punto de contacto si tienen preguntas antes o después de la reunión.
6. Define cómo capturar el contenido de la reunión
Es importante tener una grabación de lo que ha ocurrido en la reunión, y tienes opciones para ello. Muchos equipos que trabajan remotamente graban las reuniones para que las personas que no puedan asistir puedan rápidamente ponerse al día.
Pero esa no es una buena manera de capturar los puntos de acción. Un método que he visto usar es un documento de Google compartido, donde todos los que participan en la reunión pueden añadir información. Ello significa que al final de la reunión, no hay necesidad de agregar minutos.
7. Acordar un seguimiento
Si tu reunión online es exitosa, lo que ocurre después es tan importante como la misma reunión. Decide cómo manejarás los elementos de acción. Quizá puedes decirle a alguien que agregue tareas a tu software de gestión de tareas y las asigne a personas relevantes. Y también es útil decidir si necesitarás una reunión de seguimiento y cuándo debería celebrarse.
Reglas de etiqueta y pautas de la reunión virtual
Es importante definir algunos códigos de conducta para las reuniones virtuales. Estas son algunas pautas que te ayudarán a que tu reunión sea exitosa:
1. Llegar antes de la hora pautada
Ya que es útil verificar que esté funcionando tu software de videoconferencia, todos los participantes deberían llegar antes de la hora pactada. Esto es extremadamente importante si tu vas a dirigir la reunión. Llegar anticipadamente significa que estarás ahí para darle la bienvenida a las personas, lo cual es cortés. Asegúrate de tener a la mano tu agenda y cualquier recurso que planeas compartir.
2. Arregla tu fondo
Asegúrate de que el espacio de tu reunión sea apropiado para tratar un negocio. Si tienes una oficina en casa, sensacional.
Pero si te viste obligado a habilitar tu cuarto de triques en una oficina temporal, verifica eliminar lo que pudiera causar distracción en segundo plano. O usa la característica fondo virtual disponible en muchas aplicaciones para mantener privado tu fondo desprolijo. Nota que los fondos virtuales funcionan mejor contra una pared lisa.
3. Vístete adecuadamente para el video
Los participantes deberían vestir apropiadamente para el video. Si estás seguro que no te tienes que mover, entonces mejora la apariencia de la parte superior de tu cuerpo, que es la que se verá. Pero si hay alguna posibilidad de levantarte y caminar, entonces considera vestirte como un profesional de pies a cabeza.
4. Rompe el hielo
Deja que las personas hablen de manera informal, como si se tratara de una presentación breve de quiénes son y qué hacen. Las presentaciones son otra manera de romper el hielo y hacer que las personas se sientan cómodas hablando. Son útiles para cualquier reunión que caiga afuera de la norma.
5. Clarifica las pautas
Otros códigos de conducta claves para las reuniones virtuales incluyen decidir:
- Si vas a grabar la reunión. Las personas lo esperan en los webinars, pero también es útil para reuniones habituales con la finalidad de que los que no asistan puedan ponerse al día rápidamente. Recuerda avisarles a las personas con antelación, así que si alguien no está satisfecho puede deshabilitar su cámara.
- Cuándo los micrófonos de las personas deberían estar desactivados. Para muchas reuniones, los micrófonos de las personas permanecen desactivados a menos que el presentador abra la reunión a preguntas. Esto elimina el ruido de fondo, lo cual también es bueno para la grabación de la reunión.
- Cómo deberían hacer una señal las personas cuando quieren hablar. Si estás usando el video, levantar una mano puede funcionar, aunque para reuniones que involucran a muchas personas, es difícil ver a todos en la pantalla. Algún software incluye la posibilidad de levantar la mano virtualmente y también existe la opción de usar un chat online. Hablando de ello...
- ¿Quién está monitoreando el chat? Es a menudo difícil para el presentador principal hacer esto. Así que, identifica a alguien que tomará ese papel y hacerte saber cuándo hay algo que necesitas responder.
- Pon los teléfonos en modo silencioso. No hay nada peor que tu reunión sea interrumpida por un tono de llamada. Al igual que en una reunión presencial, la gente debería poner sus teléfonos en modo silencioso. Idealmente, también deberían de ver al presentador y no a la pantalla del teléfono. La mayoría de la gente puede contar cuando otros no están prestando atención.
6. Haz que todos participen
¿Recuerdas nuestro consejo de que las personas pueden ser pasivas en reuniones virtuales? Minimiza esta situación al pedirles contribuciones durante la reunión. Idealmente, deja que las personas sepan que harás esto para que tengan tiempo de prepararse mentalmente.
La experimentada conferencista, Elena Paraskevas-Thadani, Presidenta de EPT Legal, indica que le molesta cuando las reglas de etiqueta de una reunión virtual son:
"Personas 'se desconectan'. Enfocarse en otra cosa diferente a la reunión tiene un impacto negativo y mina todo su propósito. ¿Cómo evitarlo? Las reuniones necesitan ser tan interactivas como sea posible, para que todo el mundo "posea" la reunión (los asistentes no deberían sentirse ajenos a la reunión, deberían participar en ella). Si se da la opción, la reunión debería transcurrir en una plataforma de video y la funcionalidad de la plataforma debería usarse de manera liberal: compartir documentos, pizarra digital, realizar anotaciones, compartir contenido de video, etc., todas estas cuestiones deberían alentarse".
Agrega:
"Una persona debería fungir como moderador e invitar a otros participantes a hablar y frecuentemente recapitular lo que las personas han dicho en caso de interrupciones de audio. Debería haber verificaciones ocasionales para confirmar si la tecnología funciona fluidamente. Debería alentarse a utilizar el video y se les debe pedir a los participantes deshabilitar el video si se tienen que ir momentáneamente.
Si la reunión dura más de una hora, debería haber un receso planeado y la duración de este debería anunciarse al comienzo para que las personas sepan que tendrán tiempo para atender otros asuntos. En esencia, imagina una reunión presencial y usar tecnología para duplicar la experiencia tanto como sea posible".
Cómo usar las presentaciones en las reuniones online
La mayoría del software para reuniones virtuales te permite compartir tu pantalla. Esto te brinda la opción de dar una presentación dentro del contexto de una reunión. Una manera de manejar esto de manera eficaz es preparar tu presentación por adelantado.
Ya que las personas verán tu presentación en diferentes tamaños de pantalla, es más importante que nunca seguir estos consejos para crear excelentes presentaciones:
Si quieres ahorrar tiempo cuando preparas tu presentación, considera usar una plantilla. Esto te dará una presentación bien diseñada, pero no tendrás que manejar tú mismo los detalles incómodos.
Para acceder a una amplia gama de plantillas para Microsoft PowerPoint, Diapositivas de Google o Keynote, Envato Elements tiene una oferta que no querrás desaprovechar. Descarga tantas plantillas de presentaciones como quieras, por una módico precio.
O si quieres una plantilla de presentación para un solo uso, consulta las mejores plantillas de presentaciones disponibles en GraphicRiver. Tiene miles de plantillas para PowerPoint, documentos de Google y Keynote que puedes elegir.
3 magníficos ejemplos de presentación
Estos son tres ejemplos de presentaciones ganadoras:
1. Libro "El coach de Sillicon Valley" (Bill Campbell)
Esta presentación tiene un sencillo esquema de color azul y blanco y limita el texto en cada lado. Los gráficos dibujados a mano son atractivos.
2. La química cerebral de los mamíferos lo explica todo
Aparte de un título ganador, esta presentación de la doctora Loretta Breuning utiliza imágenes sólidas y un solo concepto por página para mantener el interés de los espectadores.
3. Las 22 reglas de Pixar para contar una fenomenal historia
El brillante esquema de color y los figuras de sombra representan a la marca Pixar. Además, esta presentación limita el texto por diapositiva, incluyendo un solo punto principal en cada una.
Encuentra más geniales ejemplos de presentaciones en los siguientes artículos:
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PresentacionesCómo crear magníficas presentaciones de PowerPoint (con los mejores ejemplos en el 2020)
Microsoft PowerPointLas 20 mejores plantillas de propuestas para presentaciones de proyectos en el 2020 utilizando PowerPoint
PresentacionesCómo hacer más interesantes y divertidas las presentaciones que son aburridas (10 consejos de expertos)
Cómo mantener interesados a los miembros de un equipo
Usar presentaciones y elementos visuales es una gran manera de forjar interés en el contexto de una reunión virtual. Facilita el acceso a la información porque los humanos tienden a interesarse por los elementos visuales. Para mantener interesada a la gente, combina eso con tener a personas diferentes en cada reunión.
Dividir el tiempo de la reunión para que hablen varias personas es otra buena técnica. En una de las reuniones virtuales más efectivas a las que asistí, cada líder de equipo tenía cinco minutos para reportar su progreso. Luego las personas podían formular preguntas (otra buena manera que estén interesadas) y luego la reunión se enfocaba en planes futuros. La reunión fue breve y todos prestaron atención.
Liz Willits, conferencista y consultora de marketing por correo electrónico tiene estos consejos para mantener el interés:
"Uno, ten una agenda y apégate a ella. Esto te mantendrá a ti y a los asistentes concentrados en las metas y en el propósito de la reunión. Dos, involucra a los asistentes de la reunión virtual en la discusión. Formula preguntas. Si no obtienes respuestas inmediatamente, acepta el silencio incómodo y espera a que respondan las personas. Tres, mantén las reuniones tan breves como sea posible. Establece un marco temporal para tu reunión y finalízala en el tiempo pactado o antes".
Rob Gelb, Director ejecutivo de HeySummit, añade:
"Mantener el interés durante los eventos virtuales puede ser desafiante. Hay tantas distracciones que enfrentan los asistentes y muchas oportunidades para abandonar la experiencia. Es extremadamente importante entender a) las motivaciones de las personas para asistir a la sesión, y b) qué formato es el adecuado para el tema en cuestión".
Y continúa:
"En general, las sesiones breves y estructuradas cargadas de valor son mejores cuando no se requiere la interacción. Para sesiones más prolongadas, es útil tomar tiempo para alentar al interés, aún si no tiene que ver con el tema en cuestión. Por ejemplo, comenzar la sesión con el anfitrión pidiéndoles a todos compartir su lugar de origen, y luego bromear un poco con los asistentes sobre sus respuestas. Hacer pausas para trivias también puede ser una manera divertida para que la gente siga interesada. Si tu evento tiene múltiples sesiones, hacer un juego de cacería de emoticonos insertados en todas las presentaciones es una manera divertida de asegurar que todos visiten todas las sesiones".
¿Estás listo para dirigir tu propia reunión virtual?
En esta guía hemos compartido las mejores prácticas para reuniones virtuales y las reglas de etiqueta para ayudarte a dirigirlas exitosamente. También hemos incluido consejos de expertos sobre las reuniones virtuales para que resulten mejor.
Moon Danipog, experta en comunicaciones estratégicas y organizacionales, nos recuerda:
"Trasladarse a un espacio virtual no te hace menos humano. Por lo tanto, algunas reglas importantes en las reuniones presenciales también aplican para las reuniones vía Zoom".
Recuerda, haz tus reuniones más interesantes usando Diapositivas de Googel, Keynote o plantillas de presentaciones de PowerPoint de Envato Elements. Y también puedes encontrar impactantes plantillas de presentaciones en GraphicRiver.
