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7 de las mejores aplicaciones de calendario compartido para organizarse en línea

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Elena Pari (you can also view the original English article)

Un calendario es una herramienta increíblemente importante para cualquier propietario de una pequeña empresa, profesional independiente o emprendedor. Un calendario bien organizado es esencial para saber dónde debes estar y qué debes hacer.

A menos que el ritmo de tu negocio sea increíblemente acelerado, lo más probable es que tengas que programar algunas llamadas importantes con días o incluso semanas de anticipación. Necesitas una forma de asegurarte de estar disponible en los momentos cruciales. No es bueno confiar solo en tu memoria. Y por eso necesitas un calendario.

Por la misma razón, si alguien te pregunta si tienes tiempo para hacer algo, necesitas una forma de saber si puedes comprometerte o no. Si no tienes un calendario para llevar el registro de todos tus eventos, siempre vivirás con el temor de haber programado dos cosas para la misma fecha por accidente. ¡Tu cliente principal podría llamarte según lo acordado justo en medio de una teleconferencia con tu segundo cliente más importante!

Best calendar apps for scheduling and sharing online
¿Listo para encontrar las mejores aplicaciones de calendarios para organizarte y compartir en línea? (graphic source)

Los calendarios ayudan de otras maneras más sutiles. Si te gusta meditar, programarlo en tu calendario como la primera actividad del día te servirá como un recordatorio constante y evitará que programes otra cosa en ese horario. Ocurre lo mismo para mantener otros buenos hábitos como ir al gimnasio, procesar tu correo electrónico por lotes o trabajar sin interrupciones una o dos horas a intervalos regulares.

Si bien un calendario individual es obviamente importante, uno de los beneficios poco reconocidos de los calendarios en línea es que puedes mantener a los miembros de tu equipo al tanto de lo que estás haciendo. Si pueden ver tu calendario compartido (y tú puedes ver el suyo) entonces sabrán que no deben molestarte cuando estás meditando. Y tú sabrás que Tim está libre por una media hora después del mediodía y que probablemente sea un buen momento para hablar un poco con él.

Con todo esto en mente, vamos a echar un vistazo a algunas de las mejores aplicaciones de calendario y organización en línea.

1. La elección obvia: Google Calendar

Google Calendar online app
Google Calendar es la mejor aplicación de calendario compartida en línea por defecto.

Es la mejor opción. Si solo estás buscando un calendario en línea, este es el que debes elegir. Casi no hay razón para no hacerlo.

Con Google Calendar puede tener calendarios separados, cada uno de un color para todos los diferentes aspectos de tu vida. Puedes tener uno para asuntos familiares, uno para el trabajo, otro para recordatorios diarios y otro para los cumpleaños.

Puedes compartir cada uno de estos calendarios. Tú y tu socio podrían compartir el calendario de negocios. Pueden mantener un calendario público de trabajo que todos en la oficina puede ver y uno privado que solo tú y él comparten en línea. Hay mucha flexibilidad para usarlo como desees.

Google Calendar también se puede asociar con cualquier otro calendario. Puedes utilizar servicios como IFTTT para enviar sus recordatorios, notas o cualquier otra cosa a tu calendario de Google. Si te encanta cómo se ve una aplicación de calendario para iOS en particular, es casi seguro que se puede sincronizar con Google.

Google Calendar también es completamente independiente de la plataforma. Puedes acceder a él desde cualquier navegador. Si tu equipo opera en diferentes dispositivos, puedes usarlo con la seguridad de que todos podrán hacerlo funcionar.

Lo mejor de todo es que Google Calendar es gratuito como parte de la cuenta de Google. También viene incluido en la suscripción a Google Apps, por lo que si ya lo estás usando para administrar tu correo electrónico, entonces ya estás pagando por Google Calendar.

Por todas estas razones, Google Calendar es difícil de superar.

2. La elección empresarial: el calendario Outlook de Microsoft

outlook online calendar app
Microsoft Outlook ofrece una aplicación de calendario integrado que se puede compartir en línea

El principal competidor del calendario de Google es el de Outlook. El paquete de software con enfoque empresarial de Microsoft está firmemente arraigado en muchas compañías grandes. Si bien puedes suscribirte a Google Calendar desde la aplicación de Outlook, es mejor que no lo hagas si tu equipo está obligado a utilizar la oferta de Microsoft por motivos de seguridad u otras regulaciones (o incluso elección personal).

Las características del calendario de Outlook son muy similares a las de Google, pero van incluso más allá. Es posible integrarlo con tu aplicación de correo electrónico para poder ver ambos en un solo lugar.

Diseñado desde un principio para las empresas, Outlook es ideal para equipos jerárquicos más tradicionales. Los gerentes pueden ver fácilmente los horarios de todos, agregar eventos, etc. Las personas pueden tener calendarios individuales, para su equipo, para la organización y más.

El único aspecto en el que Outlook realmente pierde contra Google Calendar está en el precio. Outlook viene incluido como parte de las suscripciones a Microsoft Office 365 que cuestan desde $ 6.99 por mes y por usuario. Pero si tu equipo ya está suscrito a Office 365 porque usa otros productos de Microsoft, entonces esto no es un problema. De no ser así, el precio es bastante elevado para una nueva aplicación de calendario cuando ya hay buenas alternativas gratuitas.

3. La opción para Mac: el calendario de iCloud de Apple

icloud calendar app with online syncing
Apple Calendar - La aplicación de Mac con opciones de sincronización en línea

El calendario de Apple es una excelente opción con una única desventaja: funciona mejor en macOS e iOS. Si bien puedes acceder a los calendarios de iCloud desde la web y suscribirte a ellos mediante otras aplicaciones de calendario, la experiencia no es tan buena como con Google Calendar.

Al igual que muchos productos de Apple, el calendario de iCloud funciona mejor cuando está completamente integrado. Los mapas te sugerirán instrucciones automáticamente de acuerdo a dónde se celebra tu próximo evento. En la vista “Hoy” podrás ver todo lo que tienes que hacer ese día, y así sucesivamente. Puedes hacer esto en una Mac, pero no en un teléfono Android o PC.

Si todo tu equipo de trabajo está usando Mac, entonces el caledario de iCloud es una excelente opción. En general, sus características son similares a las de Google Calendar. Es una aplicación de calendario simple y sin muchos adornos.

Por otro lado, si tu equipo está usando una variedad de dispositivos diferentes, es mejor tener una mejor experiencia en todas las plataformas, en lugar de una gran experiencia en una sola plataforma y una experiencia regular en todas las demás.

Entonces, ¿por qué no usar uno de estos?

Hay una razón por la cual Google Calendar, el calendario de Outlook y el calendario de iCloud son considerados como los mejores. Los tres son excelentes aplicaciones de calendario que están fácilmente disponibles.

Los calendarios de Google y de iCloud son gratuitos para todos, mientras que el calendario de Outlook es parte de la suite de aplicaciones empresariales más popular del mundo. Es muy probable que ya estés usando uno o más de estos. Con tan solo crear una cuenta de Google o Apple ya puedes usar su calendario.

Las ofertas de Google, Microsoft y Apple son lo suficientemente flexibles para que puedas convertirlas en la aplicación de calendario que necesitas sin demasiado esfuerzo.

Si no vas a utilizar ninguna de estas tres opciones principales, probablemente tienes una razón. Y debe ser una buena razón. ¿Tal vez necesitas algo más orientado a la productividad o quizá desees algo más eficaz para programar reuniones?

Veamos algunas de las otras opciones de calendarios y organización que existen:

Más aplicaciones de calendarios para compartir en línea

Calendario Zoho - Aplicación de calendario en línea para compartir

zoho online calendar app
Calendario Zoho - Aplicación de calendario en línea asequible

Las aplicaciones de Zoho son una alternativa a las de Google. También ofrecen correo electrónico, procesamiento de textos, hojas de cálculo y, por supuesto, un calendario. La diferencia es que, a diferencia de Google Apps, Zoho Apps se puede configurar con tu dominio de manera gratuita hasta para 10 usuarios. Esto significa que es popular para las pequeñas empresas que desean utilizar las direcciones de correo electrónico nombre@tusitio.com.

Si estás usando Zoho Apps, entonces por la misma razón que utilizarías el calendario de Outlook o iCloud, probablemente valga la pena que revises el de Zoho. Se integrará con todo lo demás que estés haciendo.

Teamup - Aplicación de calendario en línea para compartir en grupo

teamup shared group online calendar
Teamup - Buena aplicación de calendario en línea para compartir en grupo

A diferencia de los otros calendarios de esta lista, que son calendarios personales que puedes compartir con otras personas, Teamup está diseñado específicamente para grupos. Por eso es una excelente opción si deseas una manera fácil de programar reuniones, organizar repartos y llamadas, organizar los horarios de diferentes grupos de trabajo y prácticamente hacer cualquier cosa relacionada con tu equipo. Hasta la NASA lo utiliza.

Si bien hay un plan gratuito de Teamup, la mayoría de los equipos querrán aprovechar las características de pago, como la protección con contraseña, disponibles a partir del plan básico de $ 8 por mes (en total, no por usuario).

Trello - Popular aplicación en línea de organización y productividad

trello
Trello - Aplicación flexible para organizarse y administrar tareas en línea

Trello es una de nuestras herramientas favoritas para la gestión de proyectos. Es lo que usamos en nuestro propio flujo de trabajo editorial. Es una buena herramienta para que los equipos estén al tanto de sus diferentes tareas y proyectos.

Si bien la mayoría de los equipos usan Trello como una especie de tablón digital, este puede hacer mucho más. Puede asignar una fecha de vencimiento a cualquier tarjeta Trello. Si lo haces, luego puedes usar la del calendario de Trello que puedes ver arriba. Así, las tarjetas estarán ubicadas en el día que coincide con su fecha de vencimiento en el calendario.

De acuerdo a tus necesidades, algo así podría ser la mejor solución. Con Trello las personas pueden colaborar y debatir tareas, asignar tareas y hacer un seguimiento de todo. Si necesitas algo que sea más como un calendario de tareas que una cosa estrictamente organizativa, Trello es una buena opción.

Basecamp - Gran aplicación para la productividad en línea

basecamp
Basecamp - Herramienta sólida orientada a la productividad en línea

Basecamp es otra herramienta que nos encanta en Tuts+. Lo usamos para administrar el flujo de trabajo de nuestros cursos. Es un poco más complicado que Trello, ya que a cada proyecto se le da mucho más peso que a una tarjeta de Trello.

Sin embargo, al igual que Trello, Basecamp tiene un calendario bien integrado que facilita el seguimiento de fechas de vencimiento, eventos, reuniones, etc.

Si bien no te recomendaría que eligieras Basecamp solo por el calendario, si ya es parte de tu flujo de trabajo o estás buscando una herramienta de administración de proyectos más compleja, Basecamp es la opción para ti.

Para concluir

En realidad, Google Calendar y los calendarios de Outlook o iCloud cubren las necesidades de la mayoría de la gente. Sin embargo, si tu equipo necesita algo más específico, existen buenas opciones. En su mayor parte, los calendarios y las aplicaciones para organizar el tiempo vienen incluidas como parte de otros servicios, pero hay algunas opciones independientes (pero de pago).

Descubre más herramientas útiles para tu negocio en estos artículos de Envato Tuts+:

¿Qué aplicación de calendario usas? ¿Qué características consideras más esenciales? ¿Es vital compartir una agenda en línea con los miembros del equipo o es mejor sincronizar fácilmente tu calendario en todos tus dispositivos?

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