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Cómo enviar por correo electrónico archivos grandes como archivos adjuntos en MS Outlook

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Organize Your Outlook Contacts
What Is MS Outlook? (Pro Email Software Tool)

Spanish (Español) translation by Marsel Toussaint (you can also view the original English article)

Ya sea que estés compartiendo fotos, informes u otros documentos, enviar archivos adjuntos a través de un correo en Microsoft Outlook es una buena forma de mandar archivos a otros. Pero si intentas enviar por correo archivos grandes utilizando Outlook, es posible que te encuentres con problemas. Esto se debe a que hay un límite de tamaño de archivo de Outlook predeterminado.

¿Cuál es el límite para un archivo adjunto en Outlook? El valor predeterminado del sistema de correo electrónico es 20 MB. Si intentas enviar un archivo más grande o un grupo de archivos que suman más de 20 MB, es probable que recibas un mensaje de error. Afortunadamente, hay maneras de evitar el límite de tamaño de archivos en Outlook si sabes qué hacer.

En este tutorial, examinaremos detenidamente el límite de tamaño de los datos adjuntos en Outlook. Aprenderás los conceptos básicos del envío de archivos adjuntos de correo electrónico de Outlook. Y discutiremos las soluciones alternativas para cómo enviar por correo electrónico archivos realmente grandes usando MS Outlook.

Cómo enviar por correo electrónico archivos grandes en Outlook (vídeo)

Comienza con el video rápido a continuación o profundiza en las instrucciones del tutorial escrito que sigue. Aprende sobre cómo trabajar con archivos adjuntos en Outlook y a comprimir los archivos que compartes a través de Microsoft OneDrive.

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Ahora chequemos más de cerca cómo enviar por correo archivos grandes usando Outlook:

1. Cómo adjuntar un archivo en MS Outlook

Antes de poder adjuntar archivos grandes a tus correos electrónicos de MS Outlook, debes comprender los conceptos básicos de adjuntar un archivo a un mensaje. Revisemos ese proceso:

Paso 1. Crea un nuevo mensaje

Para empezar, abre Microsoft Outlook y crea un nuevo mensaje:

Create a new messageCreate a new messageCreate a new message
Crea un nuevo mensaje en Microsoft Outlook.

Escribe el texto de tu mensaje de correo en Outlook. Ahora estás listo para adjuntar un archivo.

Paso 2. Adjunta el archivo

En el nuevo mensaje, haz clic en el icono Adjuntar archivo en la lista de opciones. Aparecerá una lista de los elementos que has utilizado recientemente. Si el archivo que quieres adjuntar no está en la lista, desplázate hasta la parte inferior y haz clic en la opción Examinar esta PC. Se abre el Explorador de archivos. Navega hasta el archivo que quieres adjuntar a tu correo electrónico de Outlook:

File attachments for Outlook EmailFile attachments for Outlook EmailFile attachments for Outlook Email
Busca el archivo que deseas adjuntar a tu correo electrónico.

Haz clic en el archivo que quieres adjuntar a tu correo electrónico para seleccionarlo. Luego, haz clic en el botón Insertar. El archivo se adjunta al correo electrónico. Verás el archivo debajo de la línea de asunto del correo (en este caso, una miniatura de la foto que adjunté):

Outlook email with attached fileOutlook email with attached fileOutlook email with attached file
Un correo electrónico de Outlook con un archivo adjunto.

Paso 3. Envía el mensaje

Una vez que hayas adjuntado el archivo, revisa el texto de tu mensaje cuidadosamente. Después, haz clic en el botón Enviar a la izquierda para enviar tu mensaje.

2. Cómo tratar con archivos adjuntos grandes en MS Outlook

Aunque es fácil adjuntar un archivo a un mensaje de MS Outlook, hay un límite de tamaño de archivo adjunto de 20 MB. Si superas el límite de tamaño de los datos adjuntos de Microsoft Outlook, recibirás un mensaje de error:

Outlook File Attachment Size Limit errorOutlook File Attachment Size Limit errorOutlook File Attachment Size Limit error
Si el tamaño total de todos los archivos que has adjuntado a tu correo supera el límite de tamaño del archivo adjunto, obtendrás un error.

El límite de tamaño del archivo adjunto es acumulativo. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, el mensaje de error aparece cuando se adjunta un archivo adicional. A pesar de que ninguno de los archivos adjuntos excede el límite por sí mismos, suman más de 18 MB. El archivo adicional es de otros 4 MB, lo que convierte el total de datos adjuntos de más de 22 MB.

Además del límite de tamaño del archivo adjunto de Microsoft Outlook, es importante recordar que algunos proveedores de correo tienen un límite en el tamaño de los archivos adjuntos que recibirá su sistema. Por lo tanto, si tu correo electrónico tiene un archivo adjunto grande (o varios archivos adjuntos), es posible que tu mensaje no se entregue.

Hay varios métodos para evitar las limitaciones de tamaño de archivo adjunto de Outlook, incluyendo:

  1. Usando redimensionado automático. Outlook ofrece redimensionado automático para los archivos adjuntos de imagen.
  2. Como un archivo zip. Los archivos Zip son especialmente útiles si tienes más de un archivo para enviar.
  3. Mediante Microsoft OneDrive. Microsoft ofrece almacenamiento en la nube a cualquier persona con una cuenta Microsoft.

Aquí están las instrucciones sobre cómo utilizar cada uno de estos métodos:

Método 1. Usa el redimensionado automático de Outlook

Si estás usando imágenes como archivos adjuntos, puedes usar la característica de redimensionado automático de Microsoft Outlook para reducir el tamaño de la imagen. Para utilizar la función, haz clic en la pestaña Archivo en la parte superior izquierda de la ventana del mensaje. Verás la siguiente pantalla:

Resize large images in OutlookResize large images in OutlookResize large images in Outlook
Puedes cambiar automáticamente el tamaño de imágenes grandes en MS Outlook.

Haz clic en el deslizador a la izquierda de Redimensionar las imágenes grandes cuando envíe este mensaje para que Outlook cambie automáticamente el tamaño de los archivos de imagen.

Nota: Los archivos de imagen se redimensionan al hacer clic en el botón Enviar. Por lo tanto, en el ejemplo anterior todavía no serías capaz de agregar el archivo adicional.

Para hacerte una idea de cuánto se redujeron los tamaños de imagen, aquí hay un vistazo al mensaje enviado:

Images have been resized in OutlookImages have been resized in OutlookImages have been resized in Outlook
Outlook ha redimensionado las imágenes adjuntas a este correo electrónico.

Como puedes ver, incluso el archivo más grande que era 5 MB, Regional (6).jpg, ahora es de sólo 284 KB (.277 MB).

La función de redimensionado automático solo funciona cuando las imágenes de fotos se adjuntan a tu mensaje de correo y se envían. Si has incrustado las imágenes en el mensaje, no se pueden redimensionar con este método. Por lo tanto, no podrás enviar una imagen grande con este método. Pero puedes reducir el tamaño de las imágenes que estás enviando, lo que aumenta la probabilidad de que el sistema de correo del destinatario las acepte.

Método 2. Archivos adjuntos Zip para combinarlos y comprimirlos

La característica de redimensionado automático de Outlook es muy útil, pero no funcionará para algunos tipos de archivos. Por ejemplo, supongamos que tienes una hoja de cálculo grande u otro documento grande que quieres enviar por correo electrónico. La función de redimensionado no funcionaría. Los archivos de vídeo son otro tipo de archivo que con frecuencia supera el límite de datos adjuntos del correo electrónico de Outlook, pero que no se puede redimensionar mediante la característica de redimensionado.

La respuesta para estos tipos de archivos grandes es comprimirlos usando un archivo zip antes de adjuntarlos a tu correo electrónico de Outlook. Un archivo zip también puede combinar varios archivos en un solo archivo.

La creación del archivo zip comprime automáticamente los archivos, pero no es útil para los tipos de archivo que ya están comprimidos. Por ejemplo, .jpg, un formato de imagen popular, ya está en un estado bastante comprimido. Por lo tanto, los archivos de compresión de este tipo no reducirán mucho el tamaño.

Cuando el destinatario recibe el archivo zip, simplemente extrae los archivos del archivo zip. Empecemos. En este ejemplo, te mostraré cómo enviar por correo electrónico archivos grandes de este tipo a través de Outlook.

Paso 1. Crea un archivo Zip

Lo primero que tienes que hacer es comprimir tus archivos grandes. Ve al Explorador de archivos de Windows y busca los archivos que quieres comprimir. Usa CTRL+Mayús para seleccionar varios archivos. Este es un ejemplo de archivos seleccionados:

Files selected in Windows File ExplorerFiles selected in Windows File ExplorerFiles selected in Windows File Explorer
Selecciona los archivos que quieres comprimir en el Explorador de archivos.

En este ejemplo, estoy usando archivos de vídeos grandes. Ten en cuenta que juntos los archivos seleccionados están ligeramente por encima del límite de 20 MB. Haz clic con el botón derecho en los archivos seleccionados para abrir un menú emergente:

Compressing video files in Windows ExplorerCompressing video files in Windows ExplorerCompressing video files in Windows Explorer
Puedes comprimir archivos grandes en la función Windows Zip.

Ve a Enviar a > Carpeta comprimida (comprimida). El sistema crea automáticamente un archivo comprimido que contiene todos los archivos seleccionados:

A compressed zip fileA compressed zip fileA compressed zip file
El archivo zip comprimido contiene cada uno de los archivos originales.

Observa que el tamaño del archivo zip es menor que el total combinado de los archivos originales. Si quieres, ahora puedes cambiar el nombre de este archivo

Paso 2. Adjunta el archivo Zip a tu correo de Outlook

Una vez que hayas creado el archivo zip, puedes adjuntarlo a un correo de Outlook usando los pasos para enviar un archivo adjunto que describí anteriormente. Cuando esté listo, haz clic en el botón Enviar.

Paso 3. Extrae los archivos del archivo Zip

Una vez que tu destinatario ha recibido el correo electrónico con un archivo zip adjunto, simplemente necesitará extraer los archivos. Es fácil si sabes qué hacer. Aquí hay un correo electrónico con un archivo zip adjunto:

Email with attached zip fileEmail with attached zip fileEmail with attached zip file
Después de crear un archivo zip, puedes adjuntar el archivo comprimido a un correo electrónico de Outlook.

Para acceder a los archivos de un archivo zip desde un correo de Outlook recibido, haz clic en la flecha hacia abajo a la derecha del archivo. Selecciona la opción Guardar como:

Accessing zipped files in OutlookAccessing zipped files in OutlookAccessing zipped files in Outlook
Comienza guardando el archivo comprimido en tu computadora.

Guarda el archivo zip en la carpeta del equipo donde quieres almacenarlo. Luego, utiliza el Explorador de archivos de Windows para navegar a la carpeta donde has almacenado el archivo zip. Haz clic en el archivo para seleccionarlo. Después, haz clic con el botón derecho para abrir el menú emergente:

Extract the files from a zip fileExtract the files from a zip fileExtract the files from a zip file
Después de guardar el archivo zip, puedes extraer los archivos que contiene.

Selecciona la opción Extraer todo en el menú.

Saving the extracted files to a folderSaving the extracted files to a folderSaving the extracted files to a folder
Elige una carpeta donde quieras almacenar los archivos extraídos.

Elige la ubicación de los archivos extraídos y haz clic en el botón Extraer. Los archivos se extraen de la ubicación seleccionada.

Método 3. Envía el archivo mediante un servicio en la nube

También puedes colocar un archivo grande en un área de almacenamiento en la nube y, luego, compartirlo. Los servicios de almacenamiento en la nube comunes incluyen Dropbox, Google Drive y OneDrive.

OneDrive es el área de almacenamiento en la nube de Microsoft. Está integrado en Windows. Si tienes una cuenta Microsoft, puedes almacenar hasta 15 GB en tu cuenta gratuita de OneDrive. Puedes encontrar OneDrive en el Explorador de archivos de Windows (observa el icono que se parece a una nube):

Finding Microsoft OneDrive in File ExplorerFinding Microsoft OneDrive in File ExplorerFinding Microsoft OneDrive in File Explorer
OneDrive es el área de almacenamiento en la nube de Microsoft.

Paso 1. Copia tus archivos en OneDrive

Examinemos cómo compartir archivos de gran tamaño con Microsoft OneDrive. En el ejemplo anterior, ya he creado algunas carpetas, incluyendo una denominada Archivos compartidos. Para compartir los archivos a través de OneDrive, abro dos instancias del Explorador de archivos en mi PC. Hago clic en los archivos que quiero compartir para seleccionarlos y luego los arrastro a la carpeta OneDrive:

Drag files into OneDriveDrag files into OneDriveDrag files into OneDrive
Puedes arrastrar los archivos seleccionados a una carpeta de OneDrive.

Paso 2. Obtén el enlace para compartir

Una vez que los archivos están en la carpeta que quieres compartir, haz clic con el botón derecho en el nombre de la carpeta para abrir un menú emergente. Selecciona Más opciones de uso compartido de OneDrive. La ventana de OneDrive se abre con el cuadro de diálogo Compartir 'Archivos compartidos':

Getting a sharing link from OneDriveGetting a sharing link from OneDriveGetting a sharing link from OneDrive
Inserta el enlace copiado en tu correo electrónico de Outlook para compartir los archivos de vídeo grandes.

Verás una variedad de formas de compartir los archivos de tu carpeta, incluso a través de las redes sociales. Para compartir los archivos mediante Microsoft Outlook, haz clic en el botón Copiar para copiar el vínculo que se muestra en el portapapeles.

Paso 3. Agrega el vínculo a un mensaje de Outlook

Abre Microsoft Outlook y crea un nuevo mensaje. Presiona CTRL+V para pegar el vínculo en el mensaje de correo electrónico:

Outlook Email with shared linkOutlook Email with shared linkOutlook Email with shared link
El destinatario puede hacer clic en el vínculo para acceder a los archivos compartidos.

Cuando estés listo, haz clic en el botón Enviar para enviar tu correo electrónico. Cuando se recibe el mensaje, el destinatario puede hacer clic en el vínculo del correo para acceder a los archivos grandes que compartió.

Conclusión

En este tutorial, has aprendido a enviar por correo electrónico archivos grandes en Microsoft Outlook. Incluso has aprendido a enviar archivos de vídeo grandes a través de Outlook.

Si necesitas enviar archivos grandes a través de correo electrónico, es importante comprender el límite de tamaño de archivo en MS Outlook. Sin embargo, con los métodos que aprendiste en este tutorial, puedes compartir un archivo adjunto de Outlook incluso si supera el límite de tamaño de archivo de Outlook.

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