Cara Mengirim Email File Berkapasitas Besar sebagai Lampiran di MS Outlook

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Taufan Prasetyo Basri (you can also view the original English article)

Baik Anda berbagi foto, laporan, atau dokumen lainnya - mengirim lampiran melalui email Microsoft Outlook adalah cara mudah untuk mengirim file ke orang lain. Tapi jika Anda mencoba mengirim email file berkapasitas besar menggunakan email Outlook Anda mungkin mengalami beberapa masalah. Itu karena Outlook ada batas ukuran file.

Berapa batas lampiran email Outlook? Sistem email secara default membatasi hingga 20 MB. Jika Anda mencoba mengirim file yang lebih besar atau sekelompok file dengan jumlah lebih dari 20 MB, kemungkinan Anda akan menerima pesan kesalahan. Untungnya, ada cara untuk mengatasi batas ukuran file Outlook jika Anda tahu apa yang harus dilakukan.

Pada tutorial ini, kita akan memeriksa batas ukuran lampiran Outlook. Anda akan mempelajari dasar-dasar pengiriman lampiran email Outlook. Dan kita akan membahas cara kerja untuk mengirim file yang sangat besar dengan MS Outlook.

Cara Mengirim Email File Berkapasitas Besar di Outlook (Video)

Mulailah dengan screencast video di bawah atau pahami petunjuk tutorial tertulis yang mengikutinya. Pelajari cara bekerja dengan lampiran Outlook dan file zip Anda dibagikan melalui Microsoft OneDrive.

Sebelum membaca, pertimbangkan untuk mendaftar ke Tuts + Business Newsletter. Dapatkan strategi email yang bagus di ebook gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery.

Sekarang mari kita lihat lebih dekat bagaimana mengirim email file berkapasitas besar menggunakan Outlook:

1. Bagaimana cara melampirkan File ke MS Outlook

Sebelum Anda dapat melampirkan file berkapasitas besar ke email MS Outlook Anda, Anda perlu memahami dasar-dasar melampirkan file ke sebuah pesan. Mari kita tinjau kembali proses tersebut:

Langkah 1. Buat pesan baru

Untuk memulai, buka Microsoft Outlook dan buat pesan baru:

Create a new message — Buat pesan baru di Microsoft Outlook.

Ketik teks pesan pada Outlook Anda. Anda sekarang siap untuk melampirkan file.

Langkah 2. Melampirkan File

Dari pesan baru Anda, klik ikon Lampirkan File di menu ribbon. Daftar item yang terakhir Anda gunakan akan muncul. Jika file yang ingin Anda lampirkan tidak ada dalam daftar, gulir ke bawah dan klik opsi Browse this PC. File Explorer terbuka Arahkan ke file yang ingin Anda lampirkan ke email Outlook Anda:

File attachments for Outlook Email — Temukan file yang akan dilampirkan ke email Anda.

Klik pada file yang akan dilampirkan ke email Anda untuk memilihnya. Kemudian klik tombol Insert. File terlampir pada email. Anda akan melihat file di bawah baris subjek email (dalam hal ini, thumbnail foto saya lampirkan):

Outlook email with attached file — Email Outlook dengan file lampiran.

Langkah 3. Mengirim pesan

Setelah Anda melampirkan file, tinjau kembali teks pesan Anda dengan saksama. Kemudian klik tombol Kirim di sebelah kiri untuk mengirim pesan Anda.

2. Bagaimana Menangani Lampiran File Berkapasitas Besar di MS Outlook

Meskipun mudah untuk melampirkan file ke pesan MS Outlook, ada batas ukuran lampiran sebesar 20 MB. Jika melebihi batas ukuran lampiran Microsoft Outlook, Anda akan mendapatkan pesan error:

Outlook File Attachment Size Limit error — Jika total ukuran file dari semua file yang telah Anda lampirkan ke email Anda melebihi batas ukuran file lampiran, Anda akan mendapatkan pesan error.

Batas ukuran file attachment bersifat kumulatif. Jadi, pada contoh di atas, pesan kesalahan muncul saat file tambahan sedang dilampirkan. Meskipun tidak ada file yang terlampir melebihi batasan sendiri, totalnya lebih dari 18 MB. File tambahan lainnya adalah 4 MB - membuat total lampiran lebih dari 22 MB.

Selain batas ukuran file attachment Microsoft Outlook, penting untuk diingat bahwa beberapa penyedia email memiliki batasan ukuran lampiran yang akan diterima sistem mereka. Jadi, jika email Anda memiliki lampiran berkapasitas besar (atau beberapa lampiran), pesan Anda mungkin tidak terkirim.

Ada beberapa metode untuk mengatasi keterbatasan ukuran file attachment Outlook, meliputi:

Menggunakan Resize otomatis. Outlook menawarkan Resize otomatis untuk lampiran gambar.
Sebagai file zip. File zip sangat berguna jika Anda punya lebih dari satu file untuk dikirim.
Menggunakan Microsoft OneDrive. Microsoft menawarkan penyimpanan cloud kepada siapa pun dengan akun Microsoft.

Berikut adalah petunjuk bagaimana menggunakan masing-masing metode tersebut:

Metode 1. Menggunakan Outlook Resize Otomatis

Jika Anda menggunakan lampiran file gambar, Anda dapat menggunakan fitur Resize otomatis Microsoft Outlook untuk mengurangi ukuran gambar. Untuk menggunakan fitur, klik tab File pada bagian atas kiri jendela pesan. Anda akan melihat layar berikut:

Resize large images in Outlook — Anda dapat secara otomatis mengubah ukuran file gambar berkapasitas besar di MS Outlook.

Klik tombol toggle di sebelah kiri Resize large images when I send this messagei agar Outlook secara otomatis mengubah ukuran file gambar Anda.

Catatan: File gambar akan diubah ukurannya ketika Anda mengklik tombol Kirim. Jadi, pada contoh di atas Anda tetap tidak bisa menambahkan file tambahan.

Untuk mendapatkan gambaran berapa ukuran gambar yang diperkecil, berikut ini adalah pesan yang dikirim:

Images have been resized in Outlook — Outlook telah mengubah ukuran gambar yang dilampirkan ke email ini.

Seperti yang Anda lihat, bahkan file terbesar 5 MB, Regional (6) .jpg, kini hanya 284 KB (.277 MB).

Fitur Resize otomatis ini hanya berfungsi ketika gambar foto yang dilampirkan ke pesan email Anda dan dikirim. Jika Anda telah menyematkan gambar dalam pesan Anda, maka tidak dapat diubah ukurannya menggunakan metode ini. Jadi, Anda tidak akan bisa mengirim file gambar besar dengan metode ini. Tapi itu bisa mengurangi ukuran gambar yang Anda kirim, yang meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan diterima oleh sistem email penerima.

Metode 2. Zip File lampiran untuk menggabungkan dan mengkompres

Fitur Resize otomatis Outlook sangat berguna, tetapi tidak akan bekerja untuk beberapa jenis file. Misalnya, Anda memiliki spreadsheet berkapasitas besar atau dokumen berkapsitas besar lainnya yang ingin Anda kirim melalui email. Fitur resizing tidak akan bekerja. File video adalah jenis file lain yang sering melebihi batas lampiran email Outlook, namun tidak dapat diubah ukurannya menggunakan fitur ukuran.

Jawaban untuk jenis file besar ini adalah dengan memampatkannya menggunakan file zip sebelum Anda melampirkannya ke email Outlook Anda. File zip juga bisa menggabungkan beberapa file ke dalam satu file.

Membuat file zip secara otomatis mengkompres file Anda, namun tidak berguna untuk jenis file yang sudah dikompres. Misalnya, .jpg -format gambar yang populer- sudah dalam keadaan cukup terkompresi. Jadi, menzip file jenis ini tidak akan banyak mengurangi ukurannya.

Saat penerima menerima file zip, mereka cukup mengekstrak file dari file zip. Mari kita mulai. Dalam contoh ini, saya akan menunjukkan cara mengirimi email file besar jenis ini melalui email Outlook.

Langkah 1. Membuat File Zip

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah zip file besar Anda. Buka Windows File Explorer dan cari file yang ingin Anda zip. Gunakan CTRL + Shift untuk memilih beberapa file. Berikut adalah contoh file yang dipilih:

Files selected in Windows File Explorer — Pilih file yang ingin Anda zip di **File Explorer**.

Dalam contoh ini, saya menggunakan file video yang besar. Perhatikan bahwa bersama-sama file yang dipilih sedikit di atas batas 20 MB. Klik kanan pada file yang dipilih untuk membuka menu pop-up:

Compressing video files in Windows Explorer — Anda dapat mengkompres file besar melalui fitur Windows Zip.

Pergi ke Send to > Compressed (zipped) folder. Sistem akan secara otomatis membuat file zip yang berisi semua file yang dipilih:

A compressed zip file — File zip yang terkompresi berisi masing-masing file asli.

Perhatikan bahwa ukuran file zip lebih kecil dari gabungan total file asli. Jika mau, sekarang Anda bisa mengganti nama filenya.

Langkah 2. Lampirkan File Zip ke Email Outlook Anda

Setelah membuat file zip, Anda dapat melampirkannya ke pesan email Outlook menggunakan langkah-langkah untuk mengirim file terlampir yang telah saya jelaskan sebelumnya. Bila sudah siap, klik tombol Kirim.

Langkah 3. Ekstrak File dari File Zip

Setelah penerima menerima email dengan file zip terlampir, mereka hanya perlu mengekstrak file. Sangat mudah jika Anda tahu apa yang harus dilakukan. Berikut adalah email dengan file zip terlampir:

Email with attached zip file — Setelah membuat file zip, Anda dapat melampirkan file terkompresi ke email Outlook.

Untuk mengakses file dalam file zip dari email Outlook yang diterima, klik panah bawah di sebelah kanan file. Pilih opsi Save As:

Accessing zipped files in Outlook — Mulailah dengan menyimpan file zip ke komputer Anda.

Simpan file zip ke folder di komputer tempat Anda ingin menyimpannya. Selanjutnya, gunakan Windows File Explorer untuk menavigasi ke folder tempat Anda menyimpan file zip. Klik pada file untuk memilihnya. Kemudian klik kanan untuk membuka menu pop-up:

Extract the files from a zip file — Setelah menyimpan file zip, Anda dapat mengekstrak file yang dikandungnya.

Pilih opsi Extract All menu.

Saving the extracted files to a folder — Pilih lokasi folder untuk menyimpan file yang diekstrak.

Pilih lokasi untuk file yang diekstrak dan klik tombol Extract. File diekstraksi ke lokasi yang Anda pilih.

Metode 3. Kirim File Melalui Layanan Cloud

Anda juga bisa meletakkan file berkapasitas besar di penyimpanan berbasis cloud dan kemudian membagikannya. Layanan penyimpanan cloud yang umum diantaranya Dropbox, Google Drive, dan OneDrive.

OneDrive adalah area penyimpanan berbasis cloud milik Microsoft. Layanan ini dibangun di Windows. Jika Anda memiliki akun Microsoft, Anda dapat menyimpan hingga 15 GB di akun OneDrive gratis Anda. Anda dapat menemukan OneDrive di Windows File Explorer (perhatikan ikon yang terlihat seperti awan):

Finding Microsoft OneDrive in File Explorer — OneDrive adalah penyimpanan cloud milik Microsoft.

Langkah 1. Salin File Anda ke OneDrive

Mari kita periksa bagaimana cara berbagi file besar dengan menggunakan Microsoft OneDrive. Pada contoh di atas, saya sudah membuat beberapa folder, termasuk yang disebut Shared Files. Untuk berbagi file melalui OneDrive, saya membuka dua contoh File Explorer di PC saya. Saya klik pada file yang ingin saya bagikan untuk memilihnya dan kemudian menyeretnya ke dalam folder OneDrive:

Drag files into OneDrive — Anda dapat menarik file yang dipilih ke dalam folder OneDrive.

Langkah 2. Dapatkan Sharing Link

Setelah file berada di folder yang ingin Anda bagikan, klik kanan pada nama folder untuk membuka menu pop-up. Pilih Pilihan Berbagi OneDrive Lainnya. Jendela OneDrive terbuka dengan kotak dialog Share 'Shared Files':

Getting a sharing link from OneDrive — Masukkan link yang disalin ke email Outlook Anda untuk berbagi file video besar.

Anda akan melihat berbagai cara untuk berbagi file di folder Anda, termasuk melalui media sosial. Untuk berbagi file melalui Microsoft Outlook, klik tombol Copy untuk menyalin link yang ditunjukkan ke clipboard.

Langkah 3. Menambahkan Link ke pesan Outlook

Buka Microsoft Outlook dan buat pesan baru. Tekan CTRL + V untuk menempelkan tautan ke pesan email Anda:

Outlook Email with shared link — Penerima dapat mengklik link untuk mengakses file yang dishare.

Bila sudah siap, klik tombol Kirim untuk mengirim pesan email Anda. Saat pesan diterima, penerimanya bisa mengeklik tautan di email untuk mengakses file besar yang Anda bagikan.

Kesimpulan

Dalam tutorial ini, Anda telah belajar cara mengirim email file berkapasitas besar di Microsoft Outlook. Anda bahkan telah belajar mengirim file video berkapasitas besar melalui Outlook.

Jika Anda perlu mengirim file besar melalui email, penting untuk memahami batasan ukuran file MS Outlook. Dengan metode yang Anda pelajari dalam tutorial ini, Anda dapat berbagi lampiran Outlook meskipun melebihi batas ukuran file Outlook.