Desde la Idea hasta el Punto de Equilibrio: Cómo Crear un Modelo Financiero para su Empresa

Así que usted tiene una buena idea para un negocio. ¡Felicitaciones! Pero convertir las ideas en realidad puede ser un proceso costoso. Tendrá que gastar dinero incluso antes de empezar, y luego seguir gastando dinero a medida que intenta construir su base de clientes. Entonces, ¿cómo saber cuánto dinero necesitará y si puede pagarlo?

En este tutorial, usted aprenderá cómo crear un modelo financiero para su nuevo negocio. Usted verá cómo hacer suposiciones realistas sobre dónde vendrán los ingresos y cuáles serán sus gastos. Usted descubrirá una práctica calculadora para ayudarle a estimar los gastos de constitución y un método para elaborar su punto de equilibrio. Y utilizaremos una plantilla gratuita para crear un modelo básico en Microsoft Excel.

Usted no necesitará conocer ningún concepto complejo de matemáticas o de negocios para este tutorial. Vamos a mantener las cosas simples e ilustrar el proceso utilizando el ejemplo de un bar ficticio de jugos que planeamos establecer. Los principios funcionarán igual de bien para otros tipos de negocios, por supuesto, incluyendo las empresas basadas en la web.

1. Defina su Modelo de Negocio

En este tutorial, estoy asumiendo que usted ya tiene una idea para su negocio (si no, pruebe nuestro tutorial Cómo Llegar a Ideas de Emprendimiento que Valgan la Pena).

Sin embargo, antes de que pueda construir un modelo financiero realista para su negocio, tendrá que moldear su idea. Esto es particularmente importante si está probando algo nuevo y no probado, porque necesitará ver si realmente hay una demanda para su producto o servicio. Pero incluso con ideas de negocio tradicionales, es importante hacer algunas investigaciones para que pueda llegar a algunas estimaciones sólidas.

Nuestra idea de bar de jugos es bastante simple, por ejemplo, pero todavía tendremos que hacer algunas investigaciones. ¿Qué ubicación estamos buscando? ¿Cuánto cuesta el alquiler allí? ¿Cuánta competencia hay, tanto directa (otro bar de jugos) e indirecta (otras cafeterías y tiendas que también venden jugo)? ¿Existe la demanda de los clientes? ¿Qué factores afectan esa demanda (clima, precio, etc.)? ¿Cuánto ingreso disponible tiene la gente por aquí?

Las preguntas y respuestas variarán dependiendo de su idea de negocio por supuesto, pero la idea es recopilar algunos conocimientos más detallados. En los pasos futuros, estaremos construyendo un modelo financiero basado en algunas suposiciones y estimaciones acerca de cuánto tendrá que pagar y cuánto puede esperar ganar. La fuerza de su modelo depende de la fuerza de sus estimaciones, por lo que vale la pena hacer su investigación desde el principio.

Usted puede hacer una cierta cantidad de investigación en línea y utilizando libros y otros materiales de referencia, pero realmente vale la pena salir y hablar con la gente también. Haga encuestas de sus clientes potenciales, preguntándoles qué quieren, cómo lo quieren y cuánto pagarían por ello. Usted también puede hablar con personas que ya están en el negocio sobre sus experiencias, aunque por supuesto podría ser mejor evitar cuestionar a las personas que estarán en competencia directa con usted. Y usted podría probar asociaciones comerciales y otros grupos empresariales locales, así como organizaciones sin fines de lucro y gubernamentales con el objetivo de proporcionar asesoramiento a los propietarios de pequeñas empresas y empresarios.

2. Haga Algunas Suposiciones

¿Cuánto dinero puede esperar hacer? Hasta que usted abra sus puertas, por supuesto, nunca se sabe. Pero ciertamente puede hacer conjeturas educadas, en lugar de confiar solamente en supociciones.

Hablando en términos generales, existe un par de métodos diferentes para estimar los ingresos esperados: de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

Estimaciones de Arriba a Abajo

Una estimación de ingresos de arriba hacia abajo se basa en analizar el tamaño general del mercado y estimar cuánta cuota de mercado puede obtener su negocio.

Nuestra investigación de mercado podría mostrar, por ejemplo, que la gente de nuestra ciudad gastó $10 millones el año pasado en la compra de bebidas saludables y aperitivos. Así que si podemos arañar una cuota de mercado del 5%, podemos esperar hacer alrededor de $500.000 al año.

Las ventajas del método de arriba hacia abajo son que es rápido y simple si usted tiene los datos correctos disponibles, y puede proporcionar una buena vista del tamaño total de la oportunidad.

Las desventajas son que no es muy preciso, y puede conducir a estimaciones demasiado optimistas. El número de "tamaño del mercado" a menudo puede ser difícil de encontrar, y puede estar basado en suposiciones y estimaciones de una empresa de investigación de mercado. Y luego está superponiendo sus propias suposiciones y estimaciones sobre eso al llegar con un número de "cuota de mercado", el cual es muy difícil de estimar con precisión.

Si usted está lanzando una nueva aplicación, por ejemplo, podría ver el tamaño total del mercado reportado como $35 mil millones y si usted se imagina que incluso puede agarrar sólo el 0,1% del mercado, usted haría grandiosos $35 millones. Suena bastante razonable - ¿qué tan difícil puede ser, después de todo, obtener sólo una pequeña cuota de mercado del 0,1%? Mucho más difícil de lo que suena, en realidad, de lo contrario todos seríamos millonarios.

Estimaciones de Abajo hacia Arriba

En el enfoque de abajo hacia arriba, por otro lado, usted acumula sus estimaciones desde las unidades más pequeñas. Para nuestro bar de jugo, vamos a sumar todos los diferentes costos en nuestro negocio, y a estimarlos mes a mes en el futuro. Luego pensaremos acerca de cuántos vasos de jugo podemos vender de manera realista y a qué precio y usaremos esto para obtener nuestra estimación de ingresos.

La ventaja de este enfoque es que le obliga a pensar en detalle sobre cómo su negocio va a ganar dinero y cuáles serán sus gastos. Todavía no es exacta, porque todavía está haciendo estimaciones sobre el futuro basándose en información limitada, pero hay una mejor oportunidad de que sus estimaciones se basen en un terreno sólido.

La desventaja es que puede ser muy laborioso construir un modelo financiero detallado de esta manera. Ahora no está haciendo un solo cálculo - está sumando muchas líneas diferentes de ingresos y gastos.

Afortunadamente hay plantillas por ahí para ayudarnos. En este tutorial, vamos a centrarnos en el enfoque de abajo hacia arriba, por lo que he descargado una plantilla de Excel libre de StartupModels.com. Existe una gran variedad de plantillas disponibles en línea, cada una con diferentes niveles de complejidad, así que siéntase libre de buscar por su cuenta. Este artículo sobre modelos financieros incluye enlaces a numerosas plantillas.

Todo lo que tiene que hacer es rellenar los números basados ​​en sus suposiciones y la hoja de cálculo calculará tus ganancias esperadas mes a mes, así como rellenar los estados financieros proyectados para su empresa (para más información sobre cómo leer las declaraciones, revise nuestra serie sobre los fundamentos de los estados financieros).

Por ejemplo, registro ingresos y gastos esperados en una variedad de diferentes categorías:

Y la hoja de cálculo produce una declaración de ingresos:

Usted puede descargar toda la hoja de cálculo mostrando el modelo de nuestro bar de jugo ficticio haciendo clic en el enlace de la barra lateral.

3. Calcule los Costos de Inicio

Con el fin de despegar, es probable que tenga que gastar algo de dinero antes de empezar. ¿Pero cuánto? Para elaborar un modelo financiero realista, es importante calcular sus gastos de constitución con la mayor exactitud posible.

Necesitaremos una ubicación para nuestro bar de jugos, por ejemplo, por lo que tendremos que incluir el depósito de seguridad, el primer mes de alquiler y cualquier otro cargo. Necesitaremos comprar o alquilar equipos y muebles para nuestra tienda y pagarle a alguien para que los instale. La imagen es importante, así que necesitaremos un diseñador talentoso para haga que nuestra tienda se vea fresca y seductora. A menos que sea un bar de jugos muy pequeño y planeamos trabajar largas horas, tendremos que contratar personal también. Y luego está la publicidad pre-lanzamiento y los seguros y tasas para registrar nuestro negocio y configurarlo con la estructura legal adecuada.

También necesitaremos algo de dinero en efectivo para cubrirnos durante unos meses hasta que llegue el punto de equilibrio (veremos el punto de equilibrio en la siguiente sección). Así que tome sus gastos básicos, inevitables como alquiler, servicios públicos y los salarios y multiplíquelos por el número de meses que necesite cubrir. Nuestro bar de jugos será muy rápido de configurar, por lo que sólo dejaremos de lado tres meses de costos. Si va a pasar mucho tiempo antes de empezar a ganar dinero, necesitará un escondite mucho más grande.

Si necesita ayuda para calcular sus costos de inicio, puede usar esta práctica calculadora de The Wall Street Journal. No hay nada complicado en las matemáticas aquí - usted está simplemente sumando números - pero la calculadora en línea puede ayudar al instarle a pensar en todas las diferentes categorías de gastos que es probable que encuentre.

¿Qué pasa si los costos de inicio son demasiado altos? No significa necesariamente el final de su idea. Sólo necesitará una fuente de financiamiento externo - un inversionista tal vez o un pariente generoso o un préstamo bancario. Para obtener más información e ideas sobre cómo recaudar dinero, consulte nuestra serie completa de ocho partes sobre el financiamiento de un negocio.

4. Calcule el Punto de Equilibrio

Una buena manera de probar su progreso hasta ahora es calcular su punto de equilibrio. Este es el número de artículos que necesitará vender cada día (o semana, o mes) para cubrir sus costos.

Hay una fórmula para resolver esto, pero no se preocupe - es bastante simple. Aquí está:

Ingresos para el Equilibrio = Costos fijos / Porcentaje del Margen Bruto

Echemos un vistazo a lo que cada uno de esos términos significan y cómo podemos calcularlos, utilizando nuestro ejemplo de bar de jugos.

Porcentaje del Margen Bruto

Por cada vaso de jugo que vendemos, ¿cuánto de eso es ganancia? Digamos que nuestro jugo se vende por $5 un vaso (¡es bueno, premium, jugo orgánico!). La fruta y otros ingredientes cuestan $2, dejándonos unos saludables $ 3 en el margen bruto. El porcentaje de margen bruto, por lo tanto, es $3 dividido por $5, lo que equivale al 60%.

Costos Fijos

Los costos fijos son simplemente los gastos regulares en los que incurrimos cada mes para mantener la barra de jugos abierta: alquiler, servicios públicos, salarios del personal y así sucesivamente. No vamos a incluir los costos de inicio, porque ahora estamos interesados ​​en los gastos corrientes cuando el negocio esté en marcha. Y no vamos a incluir cosas como el costo de los ingredientes, porque ya se incluyeron en el cálculo del porcentaje de margen bruto. Vamos a mantener las cosas simples, y decir que nuestro alquiler es de $1.000 por mes, nuestros servicios públicos son de $500, y pagamos $4.000 en salarios. Así que eso es un total de $5,500 en costos fijos cada mes.

Ingreso para el Punto de Equilibrio

Así que ahora que tenemos nuestras otras dos variables, podemos conectarlas a la fórmula y obtener:

Ingresos para el Punto de Equilibrio = $5,500 / 60% = $ 9,167

Eso significa que cada mes, nuestro bar de jugos tiene que hacer $9167 sólo para lograr el equilibrio. Si hacemos más que eso, somos rentables; si nos quedamos cortos, estamos en problemas.

Podemos desglosar eso aún más si queremos - que funciona a alrededor de $305 al día, suponiendo que estamos abiertos siete días a la semana. Y dado que cada vaso de jugo cuesta $5, tendremos que vender 61 vasos todos los días para alcanzar el punto de equilibrio (305 dividido por 5).

¿Es eso realista?  ¿Cómo vamos a atraer a esos 61 clientes todos los días, y mantenerlos volver? ¿Estamos en un lugar lo suficientemente bueno para atraer a un montón de transeúntes, o vamos a tener que anunciar a lo largo y ancho? ¿Cuánto tiempo tomará antes de que podamos llegar a nuestro punto de equilibrio diario o mensual y tenemos suficientes fondos para sobrevivir hasta que eso suceda? Todas estas preguntas y más pueden ayudarle a refinar su modelo en este momento y tratar cualquier problema potencial.

Y si no siguió esos cálculos o simplemente desea un método más simple, también puede probar esta calculadora en línea.

5. Júntelo Todo

Ahora que ha definido su modelo de negocio, hecho algunas suposiciones básicas sobre su negocio, calculado sus costos de inicio con precisión y refinado su modelo basado en un análisis de equilibrio, es hora de finalizar su modelo financiero.

Vuelva la hoja de cálculo e ingrese toda la información que ha reunido hasta ahora, haciendo los ajustes necesarios para asegurarse de que termina con el modelo más realista posible.

No importa lo cuidadosamente que haya planeado, sin embargo, una cosa es segura: algunas de las suposiciones en su modelo estarán mal. A medida que inicie su negocio y entre en contacto con más y más clientes, descubrirá que ellos quieren cosas en las que usted no había pensado.

Además de eso, la vida real es impredecible y usted puede incurrir en una serie de gastos inesperados. En resumen, es altamente improbable que sus beneficios sigan con precisión la trayectoria ascendente nítida que ha establecido en su modelo.

Por lo tanto, a medida que avance, es importante volver a su modelo en intervalos regulares y refinarlo basándose en la nueva información que descubra. Ya sea que utilice esta plantilla de Excel o pase a utilizar software de contabilidad, siga evaluando su progreso en contra del plan y ajuste el modelo para proporcionar la imagen más precisa posible de lo que está por venir para su negocio.

Recursos

Crédito gráfico: Hoja de cálculo diseñada por Jaime Carrion del Proyecto Noun.