Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Cómo Trabajar con Tareas en Gmail para Ser Más Productivo

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Customize Your Gmail Interface Look With Themes
How to Find Your Google Gmail Contacts and Organize Them Better

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Como muchos microempresaros, una gran cantidad de tu trabajo probablemente te llega a través de tu buzón. Seguir tus tareas en el correo electrónico en Gmail significa sacar adelante tu carga de trabajo. Aún más importante, podría significar la diferencia entre obtener negocios o perder negocios.

En un día de trabajo dado, un propietario de negocio puede recibir mensajes de correo electrónico de:

  • potenciales nuevos clientes
  • clientes existentes con preguntas
  • vendedores o colegas con preguntas

Como propietario de negocio, de alguna manera necesitas cumplir con todas las tareas generadas a través de los mensajes en tu Gmail. ¿No sería magnífico si pudieras vaciar tu lista de deberes en tu buzón?

Con Gmail, puedes integrar tus mensajes con una lista de tareas y mejorar la productividad de tu Gmail. En éste tutorial, explicaré por qué una lista de tareas es importante. Te mostraré cómo crear y editar tareas usando la lista de tareas de Gmail. También te mostraré cómo usar la Lista de Tareas en Gmail en el Calendario de Google.

Por Qué una Lista de Tareas es Importante

Mantener una lista de tareas puede hacer una gran diferencia en tu productividad. Una lista de tareas te ayuda a mantener el rumbo. Aquí están algunos beneficios concretos por la utilización de una lista de tareas.

  • Evita que olvides hacer algo
  • Te ayuda a organizar tu día de trabajo
  • Te permite ver el trabajo restante de manera rápida.
  • Te deja ver lo que ya has logrado

Las personas que usan listas de tareas tienden a pasar más tiempo trabajando para lograr sus metas y pierden menos tiempo. En general, son más productivas. Aprende más sobre técnicas de productividad efectivas-para ayudarte a sacar adelante tu lista de deberes:

Gmail tiene la herramienta perfecta para ayudarte a crear y mantener una lista de deberes, que es la herramienta de Listas de Tareas en Gmail.

Si quieres usar Gmail para gestionar tus tareas, la herramienta de lista de tareas es para tí. Aquí está una guía paso a paso de cómo aprovechar al máximo las tareas en Gmail, (comenzando con un video rápido de aspectos generales, antes de pasar al tutorial escrito).

1. Crea y Edita Tareas Usando la Herramienta Lista de Tareas en Gmail

Para empezar a usar la lista de tareas en Gmail, necesitas poder crear y editar tareas.

Paso 1 Cómo Crear una Nueva Tarea en Gmail

Inicia desde la Pantalla Principal de Gmail

Main Gmail Screen
Puedes abrir una lista de tareas dentro de Gmail.

Haz click en la flecha roja junto a la palabra Gmail. Una menú desplegable aparece.

Drop-down menu with Gmail Tasks option
Haz click en la opcion Tareas del menú Desplegable.

Haz click en Tareas para abrir la lista de tareas de tu Gmail. Tu lista de tareas aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla de Gmail.

Gmail Task List
Tu lista de tareas se muestra en la parte inferior izquierda.

Para crear tu tarea, escribe el nombre de la tarea junto a la primera casilla de verificación. Acabas de crear tu primera tarea.

Your first task
Escribe el nombre de la tarea.

Escribe el nombre de la tarea junto a la casilla de verificación.

Para agregar otra tarea, haz click abajo de la primera tarea. Aparece otra casilla de verificación. Puedes añadir una tarea a la segunda casilla de verificacicón al escribir el nombre de la tarea. (También podrías usar el símbolo más en la parte inferior de la lista de tareas en Gmail.)

Repite el proceso tan frecuente como necesites para completar tu lista de tareas en el correo electrónico.

Paso 2. Cómo Agregar Detalles a una Tarea

Ahora que has creado una tarea, puedes desear agregar notas u otros detalles a ella. Para visualizar el cuadro de diálogo Detalles, haz click en la flecha a la derecha de la tarea. El cuadro de diálogo Detalles aparece.

The Details dialog box
Ingresa los detalles de la tarea en el cuadro de diálogo Detalles.

Desde el cuadro de diálogo Detalles puedes:

  • Asignar fecha de vencimiento para tu tarea
  • Escribir notas sobre tu tarea
  • Mover tareas a diferentes listas de tareas

Explicaré cómo realizar las primeras dos tareas en éste paso. Discutiremos cómo mover una tarea en un paso posterior.

1. Asignar una Fecha de Vencimiento

Comencemos por asignar una fecha de vencimiento. Haz click en el campo Fecha de Vencimiento. Un calendario aparece.

Due Date calendar
El calendario Fecha de Vencimiento aparece cuándo haces click en el campo Fecha de Vencimiento.

Para asignar una fecha de vencimiento, haz click en la fecha en el calendario.

2. Agregar una Nota

Para agregar una nota a la tarea, haz click en el campo Notas y escribe el texto de tu nota.

The Notes field
Escribe una nota en el campo Notas.

Acabas de agregar una fecha de vencimiento y una nota a tu tarea en Gmail. La información que agregaste se muestra abajo de la tarea en tu lista de verificación.

Ahora revisemos el proceso para editar las tareas en Gmail.

Paso 3. Cómo Editar una Tarea en Gmail

Una vez que has creado unas tareas, puedes querer editar la tarea y sus detalles. Afortunadamente, el proceso de edición es sencillo. Con la lista de tareas abierta, abre el cuadro de diálogo Detalles. Hay dos métodos para abrir el cuadro de diálogo Detalles:

  1. Haz click en la tarea que quieres editar. Haz click en la flecha a la derecha de la tarea para abrir el cuadro de diálogo Detalles.
  2. Haz click en Acciones en la parte inferior izquierda de la lista de tareas para abrir el menú desplegable. Haz click en Editar detalles para abrir el cuadro de diálogo Detalles.
Edit details option on the Action menu
Haz click en Editar detalles para cambiar los detalles en una tarea en Gmail.

Una vez abierto el cuadro de diálogo Detalles puedes elegir otra fecha de vencimiento del calendario o escribir el nombre de la tarea y notas.

Paso 4. Cómo Remover una Tarea en Gmail

Después de que completes tu lista de tareas en Gmail, puedes decidir eliminar una tarea. Quizá la tarea ya no es necesaria o tal vez acabó en la lista de tareas por error. Cualquiera que haya sido el caso, no es difícil remover una tarea.

Para remover una tarea, simplemente bórrala. O, puedes mover la tarea a otra lista de tareas. Te mostraré ambos métodos. Comencemos por eliminar una tarea.

1. Eliminar una Tarea en Gmail

Con tu lista de tareas abierta, haz click en la tarea que quieres remover. Haz click en el ícono de la papelera en la parte inferior derecha de tu lista de tareas.

Deleting a task
Usa el ícono de la papelera para eliminar una tarea.

La tarea es eliminada.

2. Mover una Tarea en Gmail

Supón que la tarea estaba en la lista equivocada. Puedes remover una tarea de tu lista al asignarla a otra lista.

Haz click en la tarea que quieres remover y haz click en la flecha a la derecha de la tarea. El cuadro de diálogo Detalles aparece.

Move a task to another Gmail task list
Puedes mover una tarea seleccionada a otra lista.

Haz click en el botón Mover a la lista hacia la parte inferior del cuadro de diálogo para ver un menú desplegable con tu lista de tareas en Gmail.

Available Gmail Task Lists
Selecciona la lista de tareas en Gmail a dónde quieres mover tu tarea.

Haz click en la lista de tareas a dónde quieres mover la tarea. En éste caso, la lista de Abarrotes. Si la lista que seleccionas no está actualmente activa, tendrás el siguiente mensaje: "La lista "Abarrotes" no está visible ahora, así que ésta tarea ya no se mostrará."

2. Cómo Organizar Listas de Tareas en Gmail

Hay varios métodos que puedes utilizar para mejorar la organización de tus listas de tareas en Gmail. En ésta sección, abordaré:

  • Cómo mover una tarea dentro de una lista de tareas
  • Cómo crear una sub-lista
  • Cómo ordenar tu lista de tareas
  • Cómo Imprimir o Enviar por Correo Electrónico una lista de tareas

Paso 1. Cómo Mover una Lista de Tarea en Gmail

Puedes cambiar el orden de las tareas en tu lista. Empieza con tu lista de tareas en Gmail abierta. Haz click en la tarea que quieres mover. Haz click en la opción Acciones en la parte inferior izquierda de la lista de tareas. El menú desplegable aparece.

Actions drop-down menu
Selecciona Mover arriba o Mover abajo para mover tu tarea dentro de tu lista de tareas.

Para mover la tarea hacia arriba en tu lista, haz click en la opcicón Arriba. Para mover la tarea hacia abajo en tu lista, haz click en la opción Abajo. La tarea seleccionada se mueve hacia arriba o hacia abajo un elemento en tu lista de tareas.

Repite el proceso para continuar moviendo la tarea.

Paso 2. Cómo Crear una Sub-tarea

También puedes aplicar sangría para crear sub-tareas en tu lista de tareas en Gmail. Empieza con una lista de tareas abierta. Haz click en la tarea que quieres convertir en una sub-tarea.

Select a Gmail task to become a sub-task
Haz click en la tarea que quieres hacer una sub-tarea.

Haz click en la opción Acciones en la parte inferior izquierda de la lista de tareas. El menú desplegable aparece.

Indent and Un-indent options on the Actions drop-down menu
Haz click en la opción Indentar para indentar una tarea bajo otra tarea.

Para indentar la tarea en tu lista de tareas en Gmail, haz click en la opción Aplicar sangría. La tarea seleccionada es indentada bajo la tarea previa en tu lista de tareas. En éste caso, la tarea Ejecutar la corrección ortográfica.

Indented subtask
La tarea Ejecutar la correción ortográfica es una sub-tarea de la tarea Revisar el texto del tutorial.

Para quitar la indentación de la tarea, selecciona la tarea y haz click en Acciones. Luego haz click en la opción Eliminar sangría del menú desplegable.

Paso 3. Cómo Ordenar las Tareas en Gmail

Ordenar las tareas en la lista de tareas en Gmail es una magnífica forma de mantenerte organizado. Gmail te deja ordenar automáticamente tus tareas de tres maneras:

  1. Mi orden. El orden en que creaste las tareas. O, el orden que cambiaste la lista de tareas usando las opciones Arriba o Abajo.
  2. Tareas completadas. Éste orden muestra sólo tareas que ya has completado. Ésto puede ser especialmente útil si necesitas entregar un reporte de estatus.
  3. Fecha de Vencimiento. Éste orden ordena las tareas según su fecha de vencimiento asignada. Tareas sin fecha de vencimiento aparecen en la parte inferior de la lista.

Comencemos por ordenar las tareas por fecha de vencimiento.

1. Ordenar por Fecha de Vencimiento

Comienza en la ventana principal de Gmail con la lista de tareas abierta.

Task List is open
Puedes usar el menú desplegable Acciones para ordenar tu lista de tareas.

Haz click en Acciones en la parte inferior de la lista de tareas para mostrar el menú desplegable.

Sort by Due Date option
Puedes ordenar tu Lista de Tareas en Gmaill por fecha de vencimiento.

Haz click en Ordenar por fecha de vencimiento para organizar las tareas en la lista por la fecha de vencimiento que tengan. Las fechas de vencimiento aparecen desde la fecha más antigua a la más reciente. Las tareas sin fecha de vencimiento aparecen al final de la lista.

List sorted by due date
Las fechas de vencimiento aparecen de la fecha más antigua a la más reciente. Las tareas sin fecha de vencimiento se muestran al último.

Para cambiar el orden de la fecha de vencimiento de la más reciente a la más antigua, regresa al menú desplegable Acciones. Haz click en la opción Invertir el orden.

2. Ordenar por Tareas Completadas

Comienza en la ventana principal de Gmail con la lista de tareas abierta. Lo primero que necesitamos hacer es marcar algunas tareas como terminadas. Para marca una tarea como terminada, haz click en la casilla de verificación a la izquierda de la tarea.

Completed tasks
Marca algunas tareas como terminadas al hacer click en la casilla de verificación.

Un palomita aparece junto a cada tarea completada. La tarea completada es tachada, pero aún visible.

Posteriormente, haz click en Acciones en la parte inferior izquierda de la lista de tareas para que se muestre el menú desplegable.

View completed tasks option
Puedes elegir ver sólo las tareas terminadas.

Haz click en Ver tareas completadas. Sólamente las tareas completadas son mostradas.

View with only completed tasks
En ésta vista sólo son visibles las tareas completadas.

3. Regresar a Mi Orden

Después de reordenar tu lista de tareas de Gmail de varias maneras, puedes querer regresar a tu orden original. Para hacer ésto, haz click en la opción Acciones para visualizar el menú desplegable. Del menú desplegable, haz click en Ver en mi orden.

La lista de tareas es reordenada en tu orden original.

Nota: Cualquier tarea que hayas marcado como completada anteriormente aún aparece como completada.

Paso 4: Cómo Imprimir o Enviar por Correo Electrónico una Lista de Tareas

Puedes compartir tu lista de tareas en Gmail al imprimirla o al mandarla por correo electrónico a otras personas.

1. Imprime Tu Lista de Tareas en Gmail

Para imprimir tu lista de tareas, comienza desde la pantalla principal de Gmail con tu lista de tareas abierta. Haz click en la opción Acciones para visualizar el menú desplegable Acciones.

Print task list option
Puedes imprimir tu lista de tareas.

Haz click en la opción Imprimir lista de tareas. La lista de tareas aparece en una ventana separada junto con el cuadro de diálogo Imprimir.

Check your printer settings
Revisa la configuración de tu impresora en el cuadro de diálogo Imprimir.

Vuelve a revisar que la configuración de tu impresora esté correcta. Haz click en OK para imprimir tu lista de tareas.

2. Enviar por correo electrónico tu Lista de Tareas

Para enviar por correo electrónico tu lista, comienza desde la ventana principal de Gmail con tu lista de tareas abierta. Haz click en la opción Acciones para visualizar el menú desplegable Acciones.

Email task list option
Puedes enviar tu lista de tareas en Gmail por correo electrónico.

Haz click en Enviar por Correo Electrónico lista de tareas. Una nueva ventana de mensaje se abre junto a la lista de tareas.

New email message with task list
Haz click en enviar para enviar tu lista de tareas en Gmail a alguien.

Escribre la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres enviar tu lista de tareas en la parte superior del nuevo mensaje. Haz click en el botón Enviar en la esquina inferior izquierda de la ventana nuevo mensaje.

3. Cómo Trabajar con Más de Una Lista de Tareas

Mientras que puedes hacer bastante con la lista de tareas en Gmail, una lista probablemente no es suficiente. Puedes querer crear listas de tareas separadas por varias razones, por ejemplo puedes querer una lista de tareas separada para cada proyecto. Puedes querer una lista de tareas personal.

Afortunadamente, en Gmail puedes crear más de una lista de tareas. Ya hemos explicado cómo mover una tarea a una lista de tareas diferente. En éste paso te mostraré cómo:

  • Crear una nueva lista de tareas
  • Cambiar entre listas de tareas
  • Cómo eliminar una lista de tareas

Paso 1. Cómo Crear una Nueva Lista de Tareas en Gmail Cómo Crear una Nueva Lista de Tareas en Gmail

Comienza en la ventana principal de Gmail con la lista de tareas abierta.

Main Gmail window with List icon circled
Haz click en el ícono de la Lista para visualizar el menú emergente Lista.

Haz click en el ícono Lista en la esquina inferior derecha de la lista de tareas del correo electrónico. Un menú emergente se observa.

List popup menu with New list option
Puedes crear una nueva lista del menú emergente Lista.

Haz click en la opción Nueva lista. El cuadro de diálogo Nueva Lista aparece.

New List dialog box
Ecribe el nombre de tu nueva lista en el cuadro de diálogo Nueva Lista.

Escribe el nombre de tu nueva lista en el campo Crear una nueva lista llamada. Haz click en el botón Aceptar. Una nueva lista de tareas se ha creado. Tu nueva lista ahora es la lista activa. Tu otra lista en Gmail no es visible.

Paso 2. Cómo Cambiar Entre Listas de Tareas

Si tienes más de una lista de tareas en Gmail configurada, necesitas saber cómo cambiar entre ellas.

Comienza con tu lista de tareas abierta en la ventana principal de Gmail. Haz click en el ícono lista en la parte inferior derecha de la lista de tareas. Un menú emergente aparece.

Available Gmail tasks lists at the bottom of the List popup menu
Ahora hay dos listas disponibles.

En la parte inferior del menú emergente verás todas las listas de tareas. En éste caso, la lista L Spencer y Tareas Personales.

Para ver una de las listas de tareas, haz click en ella. La lista de tarea en Gmail que seleccionaste se convierte en la lista activa. La verás en la lista de tareas. La lista inactiva (la lista que no seleccionase) no está visible.

Paso 3. Cómo Borrar una Lista de Tareas en Gmail

Ocasionalmente una lista de tareas puede sobrevivir a su inactividad. Cuando ello ocurre, necesitas eliminarla.

Para borrar una lista de tareas en Gmail, comienza con la lista de tareas que quieres borrar abierta en la ventana principal de Gmail. Haz click en el ícono lista en la parte inferior derecha de la lista de tareas. Un menú emergente aparece.

Delete option on the List popup menu
Puedes borrar una lista de tareas.

Haz click en la opción Eliminar lista en el menú emergente. Un sistema aparece pidiéndote confirmar que quieres eliminar permanentemente la lista de tareas activa en Gmail. Haz click en Aceptar. La lista activa es eliminada.

Nota: Tu lista predeterminada (la primer lista que aparece cuándo abres la herramienta tareas de Gmail) no puede ser borrada. Sin embargo, puedes borrar todas las demás listas de tareas.

4. Cómo Usar las Tareas de Gmail con el Calendario de Google

La herramienta lista de tareas en Gmail también está integrada con la herramienta calendario de Google.

Paso 1. Usa tu Lista de Tareas de Gmail con el Calendario de Google

Abre el Calendario de Google usando la misma cuenta de Google como la cuenta que usaste para crear tu lista de tareas en Gmail. La ventana principal del Calendario de Google aparece.

The main Google Calendar window
Puedes visualizar tu lista de tareas en Gmail en tu ventana de Calendario de Google.

En la parte izquierda del Calendario de Google, hacia el centro, encontrarás Mis calendarios. El último calendario listado bajo Mis calendarios es Recordatorios. Aquí es dónde encontrarás tu lista de tareas en Gmail.

Haz click en Recordatorios y haz click en la flecha que aparece a la derecha para abrir una ventana emergente.

The Reminders popup window
Haz click en Ir a Tareas para ver tu lista de tareas en Gmail.

Haz click en la opción Ir a Tareas para abrir la lista de tareas activa en la parte derecha de la ventana del Calendario de Google. También notarás que las casillas de verificación de tareas aparecen en la parte superior de tu lista de eventos del Calendario de Google.

Google Calendar with Gmail tasks list
Puedes trabajar con tu lista de tareas en Gmail en el Calendario de Google.

Una vez que tu lista de tareas está visible en el calendario de Google, puedes trabajar con ella de la misma forma que lo harías en Gmail. También puedes usar las casillas de verificación en la parte superior del calendario para marcar una tarea como completa.

Cuándo regresas a Gmail, cualqluier cambio que hiciste en tu lista de tareas en el Calendario de Google aparecerá en tu lista de tareas.

Para aprender más sobre trabajar con las funcionalidades de Gmail, explora nuestra guía de aprendizaje de Gmail, la Guía Definitiva del Principiante para Usar Gmail. Incluye tutoriales sobre cómo trabajar con la búsqueda en Gmail, las contraseñas, personalizar la interfaz y más. O comenzar a aprender más con éste tutorial sobre atajos de teclado en Gmail:

Conclusión

Las tareas de Gmail pueden ayudarte a trabajar más productivamente con esos correos electrónicos importantes. Crea una lista de tareas en Gmail basada en las tareas que llegan a tu buzón.

Podrás sacar adelante tu carga de trabajo. Lo mejor de todo, responderás a mensajes de clientes y potenciales clientes rápidamente. Mejorar la productividad de tu correo electrónico no es difícil, una vez que sabes cómo usar eficazmente las tareas en Gmail.

¿Quieres aprender más sobre productividad? Consulta nuestra serie Principios Esenciales de la Productividad.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.