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Usar Formato Condicional en Google Sheets

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Las Hojas de Cálculo tienen un lugar en muchos trabajos. Ya sea que las estés usando para hacer cálculo, analizar datos, o simplemente para escribir datos de un proyecto en un formato estructurado, probablemente has usado una app de hojas cálculo.

Pero una razón por la cual las hojas de cálculo se ven intimidantes es que pueden verse muy templadas. Muchas filas y columnas de texto negro en fondos blanco pueden dificultar la mirada de datos para encontrarle significado. Esa es la razón por la cual añadiremos formato a la hojas de cálculo para ayudar a hacer el formato más útil.

Formato condicional nos ayuda a ajustar el formato basad en los contenidos de la celda. Por ejemplo, una celda podría mostrar con texto rojo si está debajo de un valor específico, y verde si está derriba de cierto valor. Añadir estos formatos condicionales harán la hoja de cálculo más legible y adaptable, incluso si los datos cambian.

Puedes usar este tutorial como una guía completa para usar formato condicional en Google Sheets. Aprenderás a añadir estilos que ajustan los datos que están dentro de ellos. Vamos a aprender más.

Google Sheets Conditional Formatting

Formato Condicional en Google Sheets (Mira & Aprende)

En el video de abajo, te mostraré muchos ejemplos para usar el formato condicional de Google Sheets, una técnica que cambia el formato de una celda basado en lo que está dentro. Aprenderás que los formatos condicionales se actualizan si y cuando los datos cambian.


Verás que el formato condicional de Google Sheets hacen las hojas de cálculo más intuitivas. Incluso cuando los datos se actualizan, tu formato de ajustará dinámicamente. Lee el resto del tutorial para una guía paso a paso.

Formato en Google Sheets

Antes de proceder en crear formatos condicionales, vamos a hablar primero acerca del propósito de añadir formato básico a una Hoja de Cálculo.

Los grandes muros de datos son difíciles de buscar y entender sin ningún formato. Añadimos formato a una hoja de cálculo para que sea más fácil de entender los datos dentro de ellos.

Formatting in Google Sheets
El formato simple en Google Sheets puede hacer los datos más legibles en solo cuestión de clics.

El formato simple retoca los encabezados para ayudarte a visualizar dónde los datos comienzan y terminan. Otra herramienta como los bordes, tamaños de fuente, y estilos de formato que son cruciales para hacer más fácil de entender los datos.

Añadir formato en Google Sheets es todo acerca de añadir significado a tu hoja de cálculo. Si no tienes cualquier experiencia en formato, revisa la guía de abajo; te ayudará.

1. Crea una Hoja de Cálculo de Formato Condicional

Añadir formato condicional de Google Sheets es acerca de añadir significado a tu hoja de cálculo.

Imagina un escenario, donde estás preparando reportes para miembros de tu equipo, o para tu supervisor. Esto es ciertamente uno de los casos más populares: tomar datos, encontrar significado y pasarlo a aquellos que lo usan.

Google Sheets Custom Formatting
Con adiciones de formato personalizado, es fácil de ver las más altas tarifas de horas por cliente, usando un sombreado de celda.

Muchas veces, los usuarios de estos datos están limitados en su tiempo para revisarlo. En muchas organizaciones, los usuarios reciben muchos reportes y presentaciones que el tiempo de revisión para cada una es mínimo.

Eso es la razón por la cual cada reporte tiene que ser significativo. Y hojas de cálculo significativas contienen formato que ayudan al lector a entender los datos. Vamos a añadir formato condicional a una hoja de cálculo en Google Sheets.

1. ¿Cómo Añadir Formato Condicional en Google Sheets?

Para añadir formato condicional a Google sheets, te ayudará tener datos de ejemplo listos en una hoja de cálculo. Para mi ejemplo, voy a usar algunos datos numéricos en la tabla a la cual puedo aplicar formato condicional.

Comienza resaltando los datos que quieres añadir al formato condicional. Luego, ve al menú Formato en Sheets, y escoge Formato Condicional.

Format Custom Formatting
Abre la opción Formato > Formato Condicional en Google Sheets para comenzar añadir las reglas condicionales.

En el lado derecho de Sheets, verás un panel abierto llamado Reglas de Formato Condicional. Este panel te guía sobre cómo los formatos condicionales son aplicados a las celdas en Google Sheets. Como parte de las condiciones, cada fila contiene la lógica que es necesaria para decidir cómo tratar cada celda basada en su contenido.

2. ¿Cómo Darle Formato a las Celdas en Google Sheets?

Vamos a aplicar nuestro primer formato condicional en Google Sheets. Comienza abriendo una hoja de cálculo en Google Sheets, y resaltando una lista de datos a la cual quieres añadir formato. Abre el menú Formato > Formato Condicional. Eso abre el panel de reglas, listo para ajustar los datos dentro de tu selección.

El primer menú desplegable que debes ajustar es: Si el Formato de Celda... Esta es la lógica de la cual Sheets dependerá para aplicar el formato de celda. Da clic en este menú desplegable para ver todas las reglas que puedes aplicar al formato condicional en Google Sheets.

Para nuestro primer ejemplo, vamos a escoger Mayor Que en las opciones. Puedes ponder un valor, como 1000, para revisar cada celda. En la captura de abajo, revisa el ejemplo del primer formato condicional que he hecho.

Greater than Custom Formatting Rule
La primera regla que he creado para estos datos es escoger Mayor Que, en este caso 1000, y dejar el color de fondo puesto a verde, que rellena cada celda con un valor de más de 1000 con un fondo verde.

Luego, necesitas añadir el formato de celda que Sheets aplicará. Recuerda, estás añadiendo la condición, así que este es el formato que solo se mostrará cuando cumpla con la condición.

Vamos a poner que este se ponga con rojo si los valores son menos que 500. Necesitaremos usar el botón Añadir otra regla a esta segunda regla. Luego, usa la opción Menos que, en este caso 500, y escoge un fondo rojo para esas celdas. Mira una ilustración de este formato condicional en la captura de abajo.

Less than Conditional Format rule
Una segunda regla puede ser añadida para revisar cualquier valor por debajo de 500, con un fondo rojo usado para esas celdas.

Ahora, cada celda tiene dos reglas:

  • Usa verde si el valor dentro de este es más de $1,000
  • Usa rojo si el valor dentro es menor que $500

Estas dos reglas no están en conflicto, porque una celda nunca podría cumplir ambas reglas al mismo tiempo. Puedes continuar añadiendo otro formato de regla condicional para revisar otros tipos de datos.

Una opción que debes revisar son las celdas a las cuales el formato condicional aplica. En la casilla Aplicar Rango, puedes dar clic en la cuadrícula para volver a seleccionar las celdas a las cuales el formato condicional aplica. Puedes extender fácilmente el rango de celdas en que tu formato condicional impacte usando esta opción fácil.

Extend Range Data
Puedes extender los datos a los cuales la regla aplique, dando clic en la casilla Aplicar a Rango y escoge las nuevas celdas.

Aunque este es solo un ejemplo, las habilidades que has aprendido son la base para cualquier formato condicional que quieras aplicar en el futuro. Sigue añadiendo otras reglas para personalizar la manera en que el formato se muestra basado en los valores de celda.

A medida que haces las reglas, asegúrate de revisar tras opciones desde el menú desplegable de "Si el Formato de Celdas...". Puedes revisar otros datos, como texto específico, ciertas fechas, o rangos de valores.

2. Formato Condicional Relativo de Google Sheets

Una de mis características favoritas de formato condicional en Google sheets es aplicar Formato Condicional Relativo a las celdas. Google Sheets simplemente llama esto Escala de Color en el panel Regla de Formatos Condicionales que hemos estado usando a través de este tutorial.

La utilidad de la opción de la Escala de Color es que es dinámico y se actualiza basado en los datos en la selección. Por ejemplo, podrías aplicar el formato de la Escala de Color a una lista de datos y el formato se iluminaría basado en todos los valores en la selección. Los valores más altos podrían mostrar un verde oscuro, mientras los valores bajos podrían mostrar un rojo. Vamos a caminar a través de un ejemplo.

Con algunos datos que estén seleccionados, ve hacia la sección de Escala de Color en el panel de reglas. Luego, usa una de las opciones del menú Previsualización para aplicar una escala de color a los datos.

Como puedes ver en el ejemplo de abajo, Sheets aplicó un espectro de colores. Los valores fueron "marcados" en una base relativa a otros datos en la misma selección.

Sheets Relative Scoring
Con el formato de Colores de Escala, Sheets califica datos relativos a las otras celdas alrededor de ella.

¡Eso es todo! Sheets automáticamente analiza los datos que están en tu selección y aplica el formato en una base relativa. Se volverá a re-ajustar como los valores en los cambios de columna.

Recapitulación & Seguir Aprendiendo

Sin importar en el tipo de proyectos en los cuales estás trabajando o los datos que estás usando, una hoja de cálculo puede ser la herramienta perfecta para reñir tus datos y encontrar el significado en ello. Con una combinación de formatos y formatos condicionales en Google Sheets, puedes añadir significado que hace un reporte intuitivo para el recipiente.

Revisa los tutoriales debajo para más guías para usar Google Sheets para hacer hojas de cálculo:

¿Qué quieres aprender en Google Sheets? O, ¿cómo usar formato condicional en tu aplicación favorita de hoja de cálculo? Déjame saber en los comentarios abajo.

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