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Cómo archivar (o borrar permanentemente) todos tus correos electrónicos de Outlook

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Create a New Outlook.Com Email Account (Quick Start Guide)
How to Quickly Delete Your Outlook Account (Or Profile) for Good

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

La sobrecarga de correos electrónicos es un problema muy real. De acuerdo a Inc.com, cada minuto son enviados más de 140,000 correos electrónicos. Y el número de correos electrónicos que cada uno de nosotros recibe está incrementando. Un estudio reciente de Radicati Group proyecta que el trabajador promedio recibirá cerca de 129 correos electrónicos por día en el año 2019, en comparación con los 112 correos al día del año 2015.

Un problema de tener demasiados correos en tu bandeja de entrada es que procesarlos puede consumir mucho tiempo, lo que ocasiona que seas menos productivo. Un estudio de mil trabajadores de Adobe indica que la mayoría de la gente pasa entre dos y tres horas al día con tareas relacionadas con el correo electrónico. ¡Esa es una gran parte de cada día!.

Sí, una bandeja de entrada de correo saturada puede ser una verdadera molestia. Sin embargo, cuando tu bandeja de entrada está demasiado llena, borrar o mover correos individuales puede parecer una tarea de enormes proporciones. Afortunadamente puedes eliminar rápidamente más de un correo no deseado a la vez usando MS Outlook. Borrar correos electrónicos no deseados puede ayudarte a obtener el control de tu bandeja de entrada rápidamente.

Al eliminar correos electrónicos de Microsoft Outlook tienes algunas opciones:

  1. Borrar los correos electrónicos.
  2. Archivar los correos electrónicos.
  3. Usar la herramienta Clean Up (Limpieza).

En este tutorial aprenderás cómo hacer ambas cosas. Primero explicaré cómo eliminar correos electrónicos en Outlook, incluyendo cómo eliminar todos los correos de una carpeta. También hablaré sobre cómo eliminar correos permanentemente, lo que puede incrementar la cantidad de espacio de almacenamiento disponible para tu bandeja de correo electrónico. A continuación examinaremos cómo archivar en Outlook. Finalmente, me referiré a la herramienta Clean Up (Limpieza) de Outlook, que también puede ayudarte a gestionar tu bandeja de entrada.

Guía para dominar una bandeja de entrada en cero (Descarga de libro electrónico gratuita)

En este tutorial aprenderás cómo archivar y borrar correos electrónicos en Outlook para lograr que tu bandeja de entrada esté menos saturada. Pero antes de que continuemos con el tutorial, quería informarte sobre otro gran recurso que tenemos y que puede ayudarte a organizar tu bandeja de entrada. Nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para dominar una bandeja de entrada en cero está lleno de estrategias para la organización de una bandeja de entrada y excelentes consejos para administrar todos tus correos entrantes de manera más eficiente.

ultimate guide to inbox zero

Ahora vamos a enfocarnos en aprender cómo archivar y borrar correos en Outlook.

Cómo borrar y archivar correos electrónicos en Outlook

Aprende cómo borrar y archivar correos de Outlook rápidamente en este corto video:

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo eliminar mensajes de tu bandeja de entrada de Outlook, sigue los pasos escritos en este tutorial que puedes ver a continuación:

Cómo borrar correos electrónicos de forma masiva en Outlook

Si tienes muchos mensajes de correo, probablemente quieras borrarlos de forma masiva para ahorrar tiempo. La eliminación masiva de mensajes significa que estás eliminando varios mensaje de correo a la vez.

Nota: Si estás usando Outlook con un servidor de Microsoft Exchange, es posible que tengas opciones diferentes para borrar mensajes.

1. Cómo borrar múltiples correos en tu bandeja de entrada de Outlook

Puedes borrar múltiples correos electrónicos directamente desde tu bandeja de Outlook. Comienza con una bandeja de entrada abierta:

open outlook inbox email folder
Para borrar múltiples correos en tu bandeja de Outlook, comienza seleccionando los mensajes que quieras eliminar.

Nota que tengo 16 mensajes en mi bandeja de entrada. Es hora de organizar mi bandeja y eliminar algunos de esos mensajes.

Mantén presionada la tecla CTRL y haz clic en cada mensaje que quieras borrar para seleccionarlo. Cada mensaje seleccionado será resaltado en gris:

selected email messages
Los mensajes que están resaltados en gris han sido seleccionados.

Una vez que hayas seleccionado todos los mensajes que quieras eliminar, simplemente presiona la tecla Delete en tu teclado. Los mensajes que seleccionaste serán eliminados de tu bandeja de entrada y se moverán a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados).

Otra forma de eliminar masivamente los mensaje de correo seleccionados es mediante el uso del icono Delete (Eliminar, se ve como un bote de basura) en la cinta de la parte superior de la pantalla:

how to mass delete emails
Usa el icono Delete (Eliminar) en la cinta para borrar masivamente los correos seleccionados.

2. Cómo borrar todos los correos electrónicos de una carpeta de Outlook al mismo tiempo

Otra manera de eliminar de forma masiva los mensaje de correo en Outlook es borrando todos los mensajes de una carpeta. Para hacer esto, comienza nuevamente con tu bandeja de Outlook abierta:

how to delete all emails in a folder
Para borrar todos los correos electrónicos de una carpeta, comienza seleccionando dicha carpeta.

Nota que tengo muchos mensaje de correo en mi carpeta Subscriptions (Suscripciones). Esta sería una buena carpeta para vaciar.

Haz clic en la carpeta de la que quieras eliminar todos los mensajes para seleccionarla:

how to delete all emails in a folder 2
Para seleccionar una carpeta en MS Outlook, haz clic en ella.

La carpeta que hayas seleccionado será resaltada en gris. El primer mensaje de la carpeta también es seleccionado automáticamente y el Reading Pane (Panel de lectura) aparece en el extremo derecho.

Haz clic con el botón derecho en la carpeta que hayas seleccionado. Aparecerá un menú desplegable:

drop-down menu with delete all option
Selecciona la opción Delete All (Borrar todo) desde el menú desplegable para eliminar todos los mensaje de una carpeta.

Selecciona la opción Delete All (Borrar todo) desde el menú desplegable. Los mensajes en tu carpeta seleccionada serán eliminados y se moverán a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados). Ahora tu carpeta seleccionada está vacía:

empty folder after messages are deleted
Tu carpeta seleccionada estará vacía después de que los mensajes hayan sido eliminados.

3. Cómo borrar permanentemente tus correos electrónicos en Outlook

Eliminar un mensaje usando cualquiera de los métodos anteriores no significa que el mensaje ya no exista automáticamente. En vez de eso, el mensaje borrado se moverá a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados), en donde puede ser recuperado. Para obtener más información sobre cómo encontrar y restaurar mensajes de correo de la carpeta Deleted Items (Elementos borrados), consulta este tutorial:

El tutorial anterior también explica cómo crear una carpeta archivo en Outlook.

Para asegurarte de que tus mensaje borrados realmente hayan desaparecido, necesitas vaciar la carpeta Deleted Items (Elementos borrados). Comienza con tu bandeja de MS Outlook abierta:

deleted items folder in outlook
Los elementos enviados a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados) de Outlook aún están en tu sistema de correo hasta que los elimines.

Haz clic en la carpeta Deleted Items (Elementos borrados) para seleccionarla. Luego haz clic con el botón derecho para mostrar el menú desplegable:

how to permanently delete emails in Outlook
Cuando elimines los objetos de tu carpeta Deleted Items (Elementos borrados), estos serán borrados permanentemente.

Desde el menú desplegable haz clic en la selección Empty Folder (Vaciar carpeta). Verás el siguiente mensaje:

Everything in the "Deleted Items" folder will be permanently deleted. Continue? (Todo el contenido de la carpeta "Elementos borrados" será eliminado permanentemente. ¿Desea continuar?)

Haz clic en el botón Yes (Sí) para continuar. Aparecerá un mensaje mostrando que los elementos están siendo eliminados. Cuando la eliminación haya terminado, tu carpeta Deleted Items (Elementos borrados) estará vacía.

empty deleted items folder
Después de que hayas eliminado permanentemente los elementos de tu carpeta Deleted Items (Elementos borrados), ésta estará vacía.

La eliminación permanente de mensajes de correo también tiene el beneficio adicional de reducir la cantidad de espacio de almacenamiento usado en tu sistema de correo electrónico.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

¿Qué pasa si no quieres borrar un mensaje, pero tampoco quieres que esté saturando tu bandeja de entrada o tus carpetas de correo? archivar el mensaje es la mejor solución.

Cuando mueves un mensaje a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados), este es un paso preliminar que llevas a cabo antes de borrar el mensaje permanentemente de tu correo electrónico. Una vez que borres un mensaje de correo de forma permanente ya no podrás acceder a él. Por otro lado, el proceso de archivarlo te permite almacenarlo indefinidamente.

Nota: Los mensajes almacenados en la carpeta Archive (Archivo) ocuparán espacio de almacenamiento.

Para archivar un mensaje o mensaje de correo, comienza con una bandeja de entrada abierta. Abre la carpeta que contenga el mensaje o mensajes que quieras archivar. En este ejemplo he abierto la carpeta From My New Boss (De mi nuevo jefe):

messages to be archived
Antes de que puedas archivar mensajes, abre la carpeta en la que estén almacenados.

Haz clic en el mensaje que quieras archivar para seleccionarlo. Para seleccionar múltiples mensajes usa CTRL + clic. Cuando hayas terminado de seleccionar los mensajes que quieras archivar, haz clic con el botón derecho para mostrar el menú desplegable:

how to archive emails in outlook
Los mensaje de correo archivados son almacenados en una carpeta Archives (Archivos).

Selecciona la opción Archive (Archivar) para enviar tus mensajes seleccionados al archivo.

Otra manera de archivar tus mensaje de correo es mediante el uso del icono Archive (Archivar, se ve como una caja de archivo) en la cinta de la parte superior de la pantalla:

archive option in ribbon
También puedes usar la opción Archive (Archivar) en la cinta de MS Outlook para archivar mensajes de correo electrónico.

Para obtener información más detallada sobre las herramientas Archive (Archivo) y Delete (Eliminar), consulta el siguiente tutorial:

Usa la opción Clean Up para organizar tu bandeja de entrada de Outlook

Otra manera de organizar tu bandeja de entrada de MS Outlook es usando la herramienta Clean Up (Limpieza) para eliminar mensajes redundantes, especialmente en conversaciones de correo. A menos que especifiques lo contrario, cuando uses la herramienta Clean Up los mensajes redundantes serán enviados automáticamente a la carpeta Deleted Items (Elementos borrados).

Una conversación de correo está compuesta por todos los mensajes relacionados que tengan la misma línea de asunto. Por ejemplo, si creaste un nuevo mensaje de correo, dos personas responden a él, y una tercera persona responde a alguna de las respuestas, todos esos mensajes constituyen una conversación de correo. (Si has trabajado con otras herramientas de correo, quizá te refieras a las conversaciones de correo como hilos de correo electrónico).

Los correos redundantes en Outlook son mensajes que están completamente contenidos dentro de otro mensaje. Por ejemplo, si te envío un correo y tú contestas a él incluyendo mi mensaje original en tu respuesta, entonces mi mensaje original sería considerado redundante. En conversaciones largas de correo es posible que hayan muchos mensajes redundantes, y estos pueden ocupar bastante espacio.

Esta es la manera en la que puedes usar la herramienta Clean Up (Limpieza) para borrar correos redundantes:

1. Cómo limpiar una conversación con Clean Up

Comienza con tu bandeja de entrada abierta. Selecciona un hilo de conversación que tenga múltiples respuestas:

how to use the clean up tool to delete messages in outlook
La herramienta Clean Up (Limpieza) puede ayudarte a eliminar correos innecesarios.

En la cinta haz clic en el icono Clean Up. Aparecerá un menú desplegable:

select clean up conversation
Usa la opción Clean Up Conversation (Limpiar conversación) para eliminar correos innecesarios en un hilo.

Desde el menú desplegable selecciona Clean Up Conversation (Limpiar conversación). Aparecerá la ventana de diálogo Clean Up Conversation:

clean up prompt
Usa la ventana de diálogo para limpiar mensajes o para acceder a la configuración de la herramienta Clean Up (Limpieza).

Si nunca has definido tus configuraciones de Clean Up, haz clic en la opción Settings (Configuraciones). Aparecerá la ventana Outlook Options (Opciones de Outlook):

Outlook Options window
La ventana Outlook Options (Opciones de Outlook) tiene una sección para que definas las opciones de Conversation Clean Up (Limpieza de conversaciones).

Desplázate hacia abajo a la sección Conversation Clean Up (Limpieza de conversaciones). Para cambiar la carpeta a la que van los mensajes, selecciona una carpeta destino en la parte superior de esta sección.

Usa las casillas de verificación en esta sección para definir con más detalle qué tipos de mensajes deben ser limpiados y qué tipos deben ser guardados.

Cuando hayas hecho tus selecciones haz clic en OK. Para limpiar una conversación seleccionada, haz clic en el botón Clean Up (Limpieza) en la ventana de diálogo Clean Up Conversation (Limpiar conversación).

2. Cómo usar la herramienta Clean Up en una carpeta (y subcarpetas)

También puedes limpiar el contenido de una carpeta completa (incluyendo tu bandeja de entrada de Outlook). Además de eso, puedes elegir incluir mensajes de cualquier subcarpeta contenida en esa carpeta.

Comienza con tu bandeja de entrada abierta. Haz clic en una carpeta para seleccionarla. Luego haz clic en el icono Clean Up (Limpieza). Aparecerá un menú desplegable:

clean up a folder
Usa la opción Clean Up Folder (Limpiar carpeta) o Clean Up Folder & Subfolders (Limpiar carpeta y subcarpetas) para eliminar mensajes de correo redundantes.

Elige una de las siguientes opciones:

  • Para limpiar el contenido de la carpeta seleccionada y el contenido de cualquier subcarpeta de esa carpeta, elige la opción Clean Up Folder & Subfolders (Limpiar carpeta y subcarpetas).
  • Para limpiar solamente el contenido de la carpeta seleccionada, elige la opción Clean Up Folder (Limpiar carpeta).

Aprende más sobre cómo optimizar tu bandeja de entrada de Outlook

Para obtener aún más consejos sobre cómo organizar tu bandeja de entrada de Outlook eficientemente, estudia este tutorial:

Para obtener una guía completa sobre cómo organizar tu bandeja de entrada de correo, suscríbete al boletín de noticias de Tuts+ Business y obtén nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para dominar una bandeja de entrada en cero. Está lleno de estrategias para la organización de una bandeja de entrada y excelentes consejos para administrar todos tus correos entrantes de manera más eficiente.

Take back your inbox

Mantén tu bandeja de entrada de correo organizada

Ahora que sabes cómo borrar y archivar múltiples correos en Outlook, estás listo para retomar el control de tu bandeja de entrada de correo de Outlook. Puedes comenzar fácilmente hoy mismo. Además, no olvides descargar tu copia de nuestro libro electrónico gratuito sobre correo electrónicoLa guía definitiva para dominar una bandeja de entrada en cero.

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