Advertisement
  1. Business
  2. Management

Cómo Decidir Qué Delegar

by
Read Time:11 minsLanguages:

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

¿Te sientes estresado en el trabajo?

Si la respuesta es sí, no te preocupes: no estás solo. Dos tercios de los empleados se sienten abrumados, de acuerdo a una encuesta reciente de Deloitte de 2,500 organizaciones en 90 países.

Para los emprendedores y dueños de negocios, muchas veces es un problema incluso más serio. Es tu responsabilidad personal, después de todo, asegurarte que la compañía sea exitosa. Probablemente tengas mucho de tu dinero invertido, y tendrás una mayor participación en el éxito si la compañía triunfa, o en el dolor si falla.

El resultado es que en su mayoría los dueños de negocios toman mucho trabajo. Una encuesta por eVoice encontró que "hacer diferentes roles dentro de la organización era el obstáculo número uno con el que tenían que luchar los emprendedores." De hecho, 44% de los emprendedores reportaron haber usado cinco o más sombreros en su negocio en un momento oportuno.

La respuesta es delegar de manera más efectiva, para que puedas pasar menos tiempo en minuciosidades y más tiempo en decisiones estratégicas. Pero eso no es siempre tan fácil como parece. Podrías necesitar contratar a empleadores adicionales, significando más gastos. Y si no lo haces bien, puedes terminar creando más problemas para ti y tu negocio. Existen algunas tareas clave, por ejemplo, que no deberías delegar.

Así que en este tutorial, te enseñaré cómo decidir cuáles tareas debes delegar a tus empleados o contratistas externos, y cuáles deberías seguir controlando tú. Al final, tendrás una lista de tareas que puedas delegar seguramente, y un entendimiento de cómo hacerlo efectivamente.

1. Establece Tus Prioridades

Empieza con una hoja de papel blanca. Olvida todas las cosas que ya estés haciendo, y piensa sobre una mezcla ideal. Si pudieses empezar de nuevo y hacer las cosas bien, ¿cómo gastarías tu tiempo? No te preocupes de los aspectos prácticos de cómo puedes alcanzar esto por ahora: Solo escribe el estado ideal.

Mantente en categorías más amplias por ahora, en vez de tareas individuales. En una semana promedio (o mes, o cualquier periodo que tenga sentido para ti), ¿cuánto tiempo le darías a cada actividad?

Por ejemplo, si estás dirigiendo una compañía pequeña de software, tu mezcla podría verse así:

  • Planeamiento y estrategia (30%)
  • Redes y lanzamiento para ganar un nuevo negocio (30%).
  • Revisar el desempeño del empleado (15%).
  • Iniciativas de Mercadeo (15%).
  • Contabilidad y finanza (5%).
  • Correo electrónico y tareas administrativas (5%).

Inventa tus propias categorías, por supuesto, y enfócate en las cosas más importantes que podrías hacer para avanzar tu negocio.

2. Rastrea Tu Tiempo

Cuando tengas definido tu estado ideal, es tiempo de ver cómo se ajusta a la realidad. Ya podrías estar pensando que tienes una buena idea, pero podrías sorprenderte cuando empieces a rastrear esas horas y minutos en detalle.

Por una semana, rastrea cómo gastas tu tiempo. Existen muchas aplicaciones y programas de software para rastrear el tiempo allá afuera que te podrían ayudar, y muchos de ellos son gratis, al menos a un nivel básico. Toggl y Harvest son un par de opciones populares. También podrías usar una hoja de notas simple o papel y lápiz si prefieres.

Cada vez que empieces una nueva tarea, grábala usando un método de preferencia, y después nota el tiempo de culminación. Esto podría parecer como mucho trabajo, pero recuerda que es sólo por una semana. La idea es obtener una imagen más clara de en dónde se encuentran las cosas en este momento, para que puedas empezar a avanzar hacia tu estado ideal.

Podrías encontrar, por ejemplo, que tu tiempo se gasta en muchas tareas y se ve de esta manera:

  • Arreglando errores en el software (30%).
  • Contabilidad y finanzas (20%).
  • Correo electrónico y tareas administrativas (20%).
  • Escribir en el blog de la compañía (10%).
  • Mantener la presencia en las redes sociales (10%).
  • Revisar el desempeño del empleado (5%).
  • Iniciativas de mercadeo (5%).

No está bien. Estás gastando la mayoría de tu tiempo en tareas que no hacen avanzar tu negocio, y no estás encontrando tiempo para cosas importantes como planear, estrategia y lanzarle a nuevos negocios.

¿Cómo puedes cambiar de la realidad al estado ideal? Cubriremos eso en lo siguiente.

3. Qué Delegar

Ahora deberías tener dos listas: una ideal y otra reflejando la realidad. Compara las dos listas una con otra, y haz un plan sobre qué dejar atrás y a qué ponerle más enfásis. Entonces empieza a escoger tareas individuales, y personas a las que delegarlas.

¿Cuál tipo de cosas deberías estar delegando?

Administración

Algunas cosas son candidatos obvios para la delegación. Tareas administrativas de rutina, por ejemplo, claramente no hacen que tu compañía avance, y no requieren mucho de tu atención. Son importantes, pero fácilmente puedes delegar la mayoría de ellas a otras personas en la compañía.

Si no tienes empleados disponibles, o el dinero está corto, considera usar asistentes virtuales. Puedes tener más flexibilidad de esa manera, y puedes hacer que tus tareas se hagan a un menor costo que si contrataras a un miembro del equipo a tiempo completo. La calidad en sitios como Elance y Upwork es bastante variable, pero existen cantidades de personas calificadas allá afuera. También podrías publicar en foros de trabajo en línea, o probar un sitio como Zirtual, el cual se especializa en proveer a compañías asistentes virtuales basados en Estados Unidos que hayan sido educados en la universidad.

Aprobaciones

Una tarea común que toma mucho tiempo del dueño del negocio es chequear y aprobar cosas que otros miembros del equipo ya han hecho.

Si has contratado buenas personas, no necesitas estar encima de ellos todo el tiempo. Confía en tus personas de ventas para comunicarse con los clientes y prospectos claves, por ejemplo, y tu equipo de mercadeo para manejar el blog y las cuentas de redes sociales. Si una tarea cae en el área de experiencia de alguien, no deberías involucrarte a menos que exista una situación verdaderamente crítica o inusual que pudiese tener implicaciones más amplias. De otra manera, deja atrás la necesidad de aprobar cada decisión.

Cosas En Las Que No Eres Bueno

Manejar un negocio significa muchas tareas que probablemente no sean tus fortalezas principales. Externaliza o delega tantas de esas como sean posibles.

Como vimos en nuestro reciente tutorial de cosas básicas para la teneduría de libros, por ejemplo, muchos dueños de pequeños negocios simplemente no tienen la experiencia o interés de hacer un buen trabajo al manejar sus cuentas. Puedes aprender lo esencial (y el tutorial te ayudará con eso), pero si no es simplemente tu fortaleza, podrías contratar a un tenedor de libros o a un contable para que maneje día a día las cuentas, para que solo tengas que tomar una vista de más alto nivel.

Similarmente, si no eres particularmente técnico, no trates de diseñar y desarrollar tu propio sitio web por ti mismo. Contratar ayuda es un gasto, por supuesto, pero añade todo el tiempo que ahorras, y más temprano que tarde avanzarás.

Cosas En Las Que Eres Bueno, Pero Para Las Que Has Contratado A Otros

En nuestro ejemplo de antes, el CEO de la compañía de software gastó 30% de su tiempo al solucionar errores en el código. Si hubiese empezado una compañía de software, tiene sentido que los códigos es algo en lo que es buena. ¿Pero es un buen uso de su tiempo?

Asumiendo que tiene a otras personas en su equipo que pudieron haberlo manejado, la respuesta clara es "No". Como cabeza de la compañía, su tiempo podría ser gastado de una mejor manera en cosas como planeamientos y estrategia, como se dijo en la parte 1.

Pero lo que puede pasar es que las personas saltan al trabajo con las cosas que saben hacer. Saben que deberían delegar tareas como estas, pero piensa, "Es más rápido si lo hago yo mismo". Todo lo que eso hace es consumir tiempo, y agarrar la responsabilidad de la persona que has contratado para hacer ese trabajo.

Resultado final: Incluso si a corto plazo podría ser más rápido de hacerlo tú mismo, a largo plazo es mejor ayudar a alguien a aprender cómo hacerlo.

4. Cómo Delegar Efectivamente

Si no lo haces bien, delegar puede crear más trabajo, porque pasas más tiempo corrigiendo los errores de las personas y aclarando los malentendidos. El peligro es que podrías pensar que no vale la pena, y tomar la tarea por ti mismo. Así que aquí hay algunas directrices para hacerlo bien.

Escoge Cuidadosamente

Si no delegas a las personas adecuadas, podrías sufrir de lo que el artículo del Wall Street Journal llama "el efecto bumeran". Delegas muchas tareas, pero después las ves viniendo hacia ti de nuevo porque las personas a las que las asignaste no pudieron completarlas.

Para evitar esto, asegúrate que manejes tus recursos correctamente. Si las personas a las que delegas ya están llenas de trabajo por sí solas, la tarea no se hará - o al menos no se hará bien. Así que chequea su cantidad de trabajo, y contrata a ayuda extra si es necesario. Y considera las fortalezas y debilidades de las personas a las que estás delegando, para asegurarte de que están equipadas para hacer lo que les estás requiriendo que hagan.

Da Instrucciones Claras y Apoyo...

Un elemento crucial de la delegación exitosa es dar instrucciones claras. El consultante del estudio del tiempo, Mark Ellwood sugiere empezar por clarificar el desenlace deseado y la cantidad de autoridad de toma de decisiones que el empleado tendrá. Explica cuáles recursos están disponibles, y pregunta si hay algo más que necesiten.

Entonces establece fechas límite a lo largo del camino, y pregunta por reportes de progreso para asegurarte que todas las cosas se mantengan encaminadas. Asegúrate de alabar y retroalimentar mientras progrese el proyecto, y cuando esté terminado exitosamente.

...Pero Confía en el Empleado para que Maneje la Tarea

Aunque deberías involucrarte y ayudar a la persona a la que has delegado, no la administres. Eso derrota el objeto de delegación. "Delega el objetivo, no el procedimiento", dice Ellwood. "Esboza los resultados deseados, no la metodología. ¿Qué se necesita hacer y cuándo debería estar terminado?"

Después de eso, déjaselo al empleado para que alcance esos resultados. Podrías tener tu propia manera de trabajar, pero la delegación se tratar de renunciar al control sobre los detalles. Así que da un paso atrás y deja que sigan con ello.

5. Lo Que No Se Debe Delegar

Existen algunas tareas que un dueño de negocios nunca debería delegar a nadie más. Aquí hay un resumen de cosas en las que deberías mantener el control de ti mismo, o al menos monitorear de cerca.

Monitorear Salud Financiera

Como vimos en la parte 3, la contabilidad diaria puede ser delegada o externalizada de manera segura. Pero siempre deberías tener una imagen clara de la salud financiera de tu compañía, y un pronóstico de cómo las cosas están establecidas para que sucedan en el próximo año. Monitorear regularmente tus finanzas y saber en qué estado están es algo que simplemente no puedes delegar. Obtén ayuda con los detalles, por todos los medios, asegúrate de monitorear al menos los números de nivel alto. Aquí hay algunas métricas claves de beneficios para enfocarte, por ejemplo.

Contratar a Personal Clave

Un negocio vive o muere por las personas que lo operan. Mientras tu compañía se expande, probablemente delegarás algunas tareas de contratación a un gerente de Recursos Humanos. Pero cuando se trata del personal clave, es bueno mantenerse involucrado. Steve Jobs solía llevar a potenciales empleados de Apple a largas caminatas alrededor de Palo Alto para que los pudiera conocer mejor y ver si eran buenos para el puesto. Mark Zuckerberg más tarde adoptó el mismo mecanismo en Facebook.

Manejar Crisis

Así que la base de datos de los clientes acaba de ser hackeada, potencialmente comprometiendo sus contraseñas y datos financieros. La versión más reciente de tu producto de software insignia está llena de errores. Tu gerente de Recursos Humanos está siendo demandado por acoso sexual.

Estas son todas amenazas a la reputación de tu compañía, y necesitan tu completa atención. Puedes delegar algunas tareas individuales, como preparar los anuncios de prensa y lidiar con las quejas de los clientes, pero necesitarás toda tu atención en manejar la crisis por completo.

Solo recuerda que cada crisis es crítica para el negocio. Algunas cosas las puede manejar tu equipo por sí solos. Pero si es una amenaza seria para tu negocio, no lo delegues: involúcrate.

Próximos Pasos

En este tutorial, has visto como identificar las tareas para delegar, y tener algunos consejos de cómo hacerlo efectivamente. Ahora es momento de tomar acción. Haz esa lista de la parte 1, enseñándote cómo piensas que deberías gastar tu tiempo, y después rastrea tu tiempo por una semana. Compara las dos listas, y obtén una serie de tareas que puedas delegar, usando las directrices de este tutorial.

Quizás nunca alcances tu "estado ideal" - siempre hay compromisos que hacer, y eventos inesperados que te puedan llevar por otro camino. Pero como un poco de planeamiento y algo de delegación bien pensada, puedes librar tiempo de valor en tu calendario, ayudándote a pasar más tiempo en cosas que realmente harán que tu negocio avance.

Recursos

Crédito Gráfico: Jerarquía diseñado por Murali Krishna del Proyecto Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.