Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Spreadsheets
Business

Cómo vincular hojas de cálculo y compartir información en Google Sheets

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
How to Protect Sheets & Lock Cells in Google Sheets
How to Quickly Collaborate on Edits in Google Sheets (Online)

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Las hojas de cálculo son una de las mejores maneras de registrar y organizar datos. Frecuentemente las uso para organizar proyectos o tomar notas de algo nuevo que esté aprendiendo. Es fácil usar una hoja de cálculo como un lienzo en blanco, y luego ordenar los datos en un formato estructurado posteriormente.

Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) facilita la captura y organización de esos datos justo dentro de un navegador web. Es una herramienta de hojas de cálculo gratuita que puedes ejecutar simplemente abriendo una nueva pestaña.

A medida que tu biblioteca de hojas de cálculo crece y se expande, es posible que quieras obtener datos de otros archivos. Es útil el poder vincular múltiples hojas de cálculo para que puedas usar datos de otros libros de trabajo. Google Sheets puede ayudarte a hacer eso justamente. Aprendamos cómo vincular hojas de cálculo en Google Sheets.

Link Google Sheets

Observa y aprende

Únete a mi en el screencast mostrado a continuación para explorar la técnica de vinculación en Google Sheets. Aprenderás más acerca de la vinculación entre libros de trabajo de hojas separadas, dentro de archivos individuales así como la manera de obtener datos de servicios externos.

Este tutorial va a cubrir cómo crear un vínculo de una hoja de cálculo de Google a otra hoja. Revisemos la guía para aprender varias maneras de hacer eso.

1. Cómo vincular dentro de hojas

Ya sea que estés usando una aplicación de hojas de cálculo como Excel, o una herramienta basada en el navegador como Sheets, es probable que generes archivos con muchas pestañas diferentes en el interior.

Generalmente hablamos de los libros de trabajo como "archivos" individuales para hojas de cálculo. Las pestañas individuales dentro del libro de trabajo se conocen como hojas. Los libros de trabajo por lo general tienen muchas hojas diferentes dentro de ellos.

Quizá uses algunas pestañas para capturar tus entradas, y otras pestañas para generar gráficos que las analicen. Es una buena idea mantener estas hojas separadas de alguna manera por simplicidad y organización.

Es común que necesites vincular datos entre pestañas (hojas) en un archivo de Google Sheets. Para hacer eso, vamos a comenzar a escribir una fórmula simplemente escribiendo un signo igual ("=") en una celda.

Digamos que simplemente quieres recuperar lo que hay en una celda de otra hoja. Con la fórmula aún abierta, cambiaré de pestaña haciendo clic en ella. Luego hagamos clic en esa celda para hacer referencia a ella, como puedes ver a continuación.

Linked to separate cell
En este ejemplo he vinculado una celda de la primera hoja con una celda de la pestaña Inputs (Entradas), de manera que siempre esté usando los datos más actualizados.

Una vez que presiones Enter, Sheets te regresará al lugar en el que iniciaste la fórmula y verás los datos de la celda vinculada. Ahora estás vinculado a la celda de la segunda hoja. Si la celda de origen cambia, la celda vinculada también lo hará.

Desde luego, también puedes aplicar funciones a la referencia de la celda. Cuando estás haciendo referencia a un valor numérico puedes multiplicarlo sobre la marcha, por ejemplo.

Calculate on the fly
En este caso estoy tomando la celda de entrada y multiplicándola por un 50% para ajustar una referencia de celda sobre la marcha.

Una configuración popular para libros de trabajo es usar una hoja individual para entradas o para establecer variables en una sola pestaña, y hacer que el resto de las pestañas lleven a cabo las transformaciones de datos y el análisis. Creo que esta es una gran configuración para mantener todo organizado y limpio.

2. Cómo vincular a otros archivos de Sheets en las hojas de cálculo de Google

¿Qué puedes hacer si quieres que dos archivos completamente separados se comuniquen entre sí y hagan referencias a datos de ida y vuelta entre ellos?

Para vincular Google Sheets necesitaremos aprender acerca de la función IMPORTRANGE. Esta es la mejor manera de recuperar datos de archivos separados en Sheets y usar dicha información dentro de la hoja activa.

Es útil tener ambas hojas de trabajo abiertas mientras estés trabajando con IMPORTRANGE, de manera que puedas revisar fácilmente qué celdas necesitas llevar a tu hoja de cálculo.

Para comenzar con esta función vamos a escribir =IMPORTRANGE. Después toma el URL de la hoja desde la que quieras obtener información y pégalo entre comillas en la primera parte de la función.

Después necesitarás añadir el nombre de la hoja seguido por un signo de exclamación. Luego especifica la celda desde la que quieras obtener los datos.

ImportRange Example Image
Empleando IMPORTRANGE, estoy usando datos de un archivo separado en el archivo activo de Sheets.

Una función terminada podría verse más o menos así:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xrGsOD-yXuORqd8cFg21XOo3ZIw9QbSiNDcnSEatlPM/edit#gid=0", "Sheet1!A:A")

La primera vez que generes un vínculo de Google Sheets a otra hoja, es posible que veas una advertencia como esta que te pedirá que otorgues el acceso entre estos dos archivos.

Allow Access to a cell
La primera vez que te conectes a una hoja externa, necesitarás hacer clic en Allow Access (Permitir acceso) para conectar las dos hojas.

Una opción que yo recomiendo es incluir columnas enteras cuando estés obteniendo datos entre hojas. Esto obtendrá automáticamente los datos nuevos que sean añadidos a la hoja de cálculo de origen.

Esa es una manera sencilla de juntar datos de múltiples hojas de cálculo. Usando la función IMPORTRANGE, no hay motivo por el que no puedas crear sistemas de hojas de cálculo interconectados que funcionen juntos.

3. Cómo obtener datos de servicios de Google

Uno de mis detalles favoritos de Sheets es que puedes insertar datos que ni siquiera estén almacenados dentro de una hoja de cálculo. Dado que la aplicación Sheets de Google está conectada a otros servicios operados por Google, puedes obtener información almacenada en línea o en los servicios de dicha compañía. Con este paso puedes omitir el trabajo de vincular una hoja de Google a otra hoja.

Básicamente, estas funciones en realidad son un método para omitir totalmente el trabajo de tener que colocar datos en una hoja de cálculo. Sin embargo la idea es la misma; simplemente usa estas funciones y recupera datos de otras fuentes en el interior de la hoja activa. Echemos un vistazo.

1. GOOGLEFINANCE

Para los profesionales de las finanzas, la función =GOOGLEFINANCE es toda una innovación. Puedes obtener datos actuales e históricos de Google Finance.

En Excel, para hacer un análisis de las acciones se requiere encontrar una fuente de datos, descargar la información, limpiarla para que sea útil y luego escribir fórmulas sobre ella. Sheets omite ese trabajo obteniendo automáticamente la información del servicio de Google Finance.

Este es un ejemplo de cómo puedes usar la función GOOGLEFINANCE para obtener el precio de las acciones durante un período de tiempo para las acciones de Amazon:

=GOOGLEFINANCE("AMZN","price","1/1/2018","3/15/2018","Daily")

Estos son los resultados, justo dentro de una hoja de cálculo. Sheets generó un arreglo de días y precios de cierre para las acciones:

Google Finance function example
La función GOOGLEFINANCE puede obtener datos de acciones facilmente, por ejemplo el precio de cierre.

Apenas he tocado la superficie sobre la función GOOGLEFINANCE. Revisa el tutorial completo mostrado a continuación para obtener más ideas sobre cómo puedes aplicar esta función para conseguir datos financieros actualizados.

2. GOOGLETRANSLATE

Otra función increíble contenida en Sheets es la función GOOGLETRANSLATE, que puedes usar para traducir a y desde cualquier lenguaje compatible con Google Translate. Es mucho más sencillo llevar a cabo esas traducciones dentro de una hoja de cálculo en vez de ir de una pestaña a otra.

Para usar esta función intenta la sintaxis sugerida que muestro a continuación:

=GOOGLETRANSLATE("je ne sais quoi","fr","en")

Google Translate Example
Puedes escribir una cadena de texto a traducir justo en el interior de la función GOOGLETRANSLATE.

Esta sintaxis tomará el texto que he escrito entre comillas y lo traducirá de francés ("fr") a inglés ("en"). Esta parte de la fórmula es opcional (Sheets automáticamente adivinará el lenguaje origen a traducir), pero hace que sea fácil recordar otras opciones para traducir.

También puedes usar esta función para traducir datos que ya estén escritos en una celda. En vez de escribir el texto entre comillas usa una referencia a una celda, de esta manera:

=GOOGLETRANSLATE(A2,"en","es")

Esta función traduciría el texto de la celda A2 de inglés a español.

Google Translate Reference
También puedes especificar celdas a traducir usando la función GOOGLETRANSLATE.

Sea cual sea la manera en la que apliques la función, es como extraer datos de otra fuente, ya que estás alimentando datos a través del servicio de Google Translate.

3. IMAGE

Esta función puede ayudarte a insertar una imagen directamente en una hoja de cálculo, usando la función IMAGE.

Primero asegúrate de obtener la dirección URL de la imagen. Como recordatorio, la imagen tiene que estar hospedada en línea para recuperarla directamente en una hoja de Google.

Este es un ejemplo del uso de la función para obtener el Google doodle actual que fue publicado:

=IMAGE("https://www.google.com/logos/doodles/2018/celebrating-george-peabody-4943849993535488-l.png")

Google Doodle Example
La función IMAGE puede transformar un URL a una imagen fácilmente, y colocarla justo en el interior de tu hoja de cálculo.

Un uso útil de esta herramienta es si la imagen será actualizada, pero el URL no cambiará. Siempre puedes obtener la versión más reciente de una imagen en esa dirección.

Recapitula y sigue aprendiendo

¡No te detengas aquí! hay mucho más por aprender cuando se trata del uso de Google Sheets para almacenar y trabajar con datos. Una hoja de cálculo es una de mis maneras favoritas de registrar datos de manera estructurada y analizarlos para encontrarles un sentido.

Aquí en Envato Tuts+ hemos construido una profunda biblioteca para ayudarte a aprender Google Sheets de pies a cabeza. Revisa los tutoriales mostrados a continuación para aprender más:

¿Cómo te gusta interconectar tus documentos de Google Sheets y compartir datos entre ellos? cuéntame en la sección de comentarios más adelante.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.