7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Word

Cómo crear rápidamente macros de Microsoft Word (que ahorran tiempo)

Scroll to top
Read Time: 10 mins

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)

Microsoft Word tiene muchas características que te permiten ahorrar tiempo al trabajar en tus proyectos. Una de ellas es el uso de macros. Si nunca antes habías escuchado de las macros en Word ni las has usado, entonces sigue leyendo.

Microsoft Word Macros Save TimeMicrosoft Word Macros Save TimeMicrosoft Word Macros Save Time
Usar macros en Word te permitirá ahorrar tiempo. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Una macro es una serie de comandos que se graban y se ejecutan con un atajo de teclado. Son útiles para automatizar los pasos que esperas repetir en un documento o en una serie de documentos.

Por ejemplo, usa una macro para automatizar lo siguiente:

  • Establecer un formato personalizado (tamaño, márgenes, etc.) para un documento.
  • Crear tablas con el mismo formato, además de etiquetas de filas y columnas.
  • Insertar un grupo de objetos en un documento.
  • Encontrar y reemplazar palabras o frases específicas.

Este artículo te muestra, paso a paso, cómo escribir una macro en Microsoft Word.

Nota: en este artículo estoy usando Microsoft Word para Mac, versión 16. Si estás usando una versión diferente de Word, tu interfaz y tu flujo de trabajo podrían ser diferentes.

Cómo crear una macro

¿Estás buscando formas de ahorrar tiempo al usar MS Word? Aprende cómo crear macros en Word:

1. Graba macros en Word

Puedes crear una macro en Microsoft Word usando la grabadora de macros. Esta graba una serie de pasos y les asigna un atajo de teclado. Para grabar una macro, sigue estos pasos.

Ve a View > Macros > Record Macro… (Vista > Macros > Grabar macro...).

Macros in Word - View macrosMacros in Word - View macrosMacros in Word - View macros

El cuadro de diálogo Record Macro (Grabar macro) se abre.

Macros in Word - Record macro panelMacros in Word - Record macro panelMacros in Word - Record macro panel

Dale un nombre a la macro. Observa que no puedes usar espacios ni símbolos especiales para el nombre de la macro.

Macros in Word - Macro nameMacros in Word - Macro nameMacros in Word - Macro name

Dentro de Store macro in: (Guardar macro en:), elige si quieres guardar la macro en All Documents (Todos los documentos) o solamente en el documento en el que estés trabajando actualmente. De forma predeterminada, las macros se almacenan en All Documents (Todos los documentos), lo que significa que puedes ejecutar la macro en cualquier documento en el que estés trabajando. Si quieres que la macro esté disponible solamente en el documento actual, entonces selecciona el nombre de archivo del documento actual, que debería aparecer en la lista.

Macros in Word - Store macro in all documentsMacros in Word - Store macro in all documentsMacros in Word - Store macro in all documents

Escribe una descripción para la macro, para que recuerdes lo que hace.

Macros in Word - Macro descriptionMacros in Word - Macro descriptionMacros in Word - Macro description

Dentro de Assign macro to (Asignar macro a), haz clic en Keyboard (Teclado).

(Nota: en otras versiones de Microsoft Word, es posible que puedas asignar la macro a un botón en lugar de asignarla a un atajo de teclado.)

Macros in Word - Assign macro to keyboardMacros in Word - Assign macro to keyboardMacros in Word - Assign macro to keyboard

El panel Customize Keyboard (Personalizar teclado) se abre. Aquí es en donde asignas un atajo de teclado a tu macro.

En el campo Press new keyboard shortcut (Presionar nuevo atajo de teclado), escribe el atajo de teclado que desees asignar a tu macro.

Microsoft Word macros - Assign keyboard shortcutMicrosoft Word macros - Assign keyboard shortcutMicrosoft Word macros - Assign keyboard shortcut

Word te informará si el atajo de teclado que escribiste ya está asignado a una macro diferente.

Microsoft Word macros - Keyboard shortcut is already assignedMicrosoft Word macros - Keyboard shortcut is already assignedMicrosoft Word macros - Keyboard shortcut is already assigned

Al hacer clic en el botón Assign (Asignar), se sobrescribirá este atajo de teclado existente con la macro que estás a punto de crear. Es muy recomendable que no uses atajos de teclado que ya se hayan asignado en Word. En su lugar, sigue intentando con un atajo diferente hasta que encuentres uno que aún no se haya asignado.

Microsoft Word macros - Use an unassigned keyboard shortcutMicrosoft Word macros - Use an unassigned keyboard shortcutMicrosoft Word macros - Use an unassigned keyboard shortcut

Toma nota de este atajo de teclado, en caso de que se te olvide más tarde. Luego haz clic en Assign (Asignar).

En este punto, puedes elegir cambiar el lugar en el que se guardan estas configuraciones de macros. De forma predeterminada, las macros se guardan en Normal.dotm. Esto significa que la macro estará disponible en todos los documentos que crees en Word.

Microsoft Word macros - Save in normaldotmMicrosoft Word macros - Save in normaldotmMicrosoft Word macros - Save in normaldotm

Pero si seleccionas tu archivo de proyecto actual, la macro solamente estará disponible en el documento en el que estés trabajando.

Después de hacer tu selección, haz clic en OK. Lleva a cabo los pasos que desees incluir en la macro. Para este ejemplo, yo le daré formato a una tabla.

Create macro in WordCreate macro in WordCreate macro in Word

Cuando hayas terminado de realizar los pasos para tu macro, haz clic en el icono en la parte inferior de la pantalla para detener la grabación de la macro (es pequeño, pero ahí está).

Macros in WordMacros in WordMacros in Word

¡Eso es todo lo que hay que hacer! Ahora es momento de ver si lo hiciste correctamente.

2. Prueba la macro

Parece como si nada hubiera pasado... hasta que pruebas tu nueva macro.

Para este ejemplo, probaré la macro creando primero una tabla simple y sin formato. A continuación, selecciona la tabla.

Macros in Word - Testing the macroMacros in Word - Testing the macroMacros in Word - Testing the macro

Después pulsa las teclas del atajo de teclado de la nueva macro. O ve a View > Macros > View Macros (Vista > Macros > Ver macros).

Macros in Word - Select macroMacros in Word - Select macroMacros in Word - Select macro

Selecciona el nombre de la macro que quieras probar, y luego haz clic en Run (Ejecutar). Se le ha dado formato a la tabla, lo que significa que la macro funciona.

Macros in Word - How to run a macroMacros in Word - How to run a macroMacros in Word - How to run a macro

3. Edita macros en Word

En ocasiones, la macro no se ejecuta como deseas. Cuando esto ocurre puedes editar una macro existente.

Ve a View > Macros > View Macros (Vista > Macros > Ver macros).

Macros in Word - Macro commandsMacros in Word - Macro commandsMacros in Word - Macro commands

Esto abre el panel Macros. Selecciona el nombre de la macro que desees editar, y luego haz clic en Edit (Editar).

How to add a macro in Word - Run macroHow to add a macro in Word - Run macroHow to add a macro in Word - Run macro

La ventana Microsoft Visual Basic se abre.

Macros in Word - Microsoft Visual BasicMacros in Word - Microsoft Visual BasicMacros in Word - Microsoft Visual Basic

Como puedes observar, tendrás que saber cómo usar Visual Basic for Applications (Visual Basic para aplicaciones) para editar la macro en este nivel. Pero quizá puedas deducir cómo hacer ediciones simples.

Para este ejemplo, yo quiero que la macro no cambie la fuente a Times New Roman. Y, por lo tanto, eliminaré las líneas relacionadas con las fuentes.

Macros in Word - Editing with Microsoft Visual BasicMacros in Word - Editing with Microsoft Visual BasicMacros in Word - Editing with Microsoft Visual Basic

Haz clic en el botón Save (Guardar), luego cierra la ventana Microsoft Visual Basic.

Ahora, cuando ejecutamos la macro de nuevo, todas las otras configuraciones de formato se aplican, pero la fuente no cambia a Times New Roman.

4. Elimina una macro

Para eliminar una macro, ve a View > Macros > View Macros (Vista > Macros > Ver macros).

Macros in Word - Deleting a macroMacros in Word - Deleting a macroMacros in Word - Deleting a macro

En el panel Macros, selecciona el nombre de la macro que quieras eliminar. Haz clic en el signo menos para eliminarla.

Macros in Word - How to delete a macroMacros in Word - How to delete a macroMacros in Word - How to delete a macro

Cuando se te solicite, confirma que quieres eliminar la macro haciendo clic en el botón Yes (Sí).

Macros in Word - Confirm deleteMacros in Word - Confirm deleteMacros in Word - Confirm delete

Verás que la macro ha sido eliminada y ya no está en la lista de macros. Haz clic en el botón Close (Cerrar).

Macros in Word - Macro deletedMacros in Word - Macro deletedMacros in Word - Macro deleted
En el aviso, haz clic en Save (Guardar)...
Macros in Word - Save normaldotmMacros in Word - Save normaldotmMacros in Word - Save normaldotm

... y en Replace (Reemplazar).

Macros in Word - Replace normal templateMacros in Word - Replace normal templateMacros in Word - Replace normal template

Cómo planificar tus macros para lograr eficiencia y efectividad

La grabación de macros puede ser estresante, ya que no deja lugar para las equivocaciones. Si cometes un error, tendrás que editar la macro (suponiendo que sabes Visual Basic) o crearla de nuevo.

Pero con los siguientes consejos, es menos probable que cometas errores y más probable que tengas éxito con las macros en Word:

  1. Primero asegúrate de que la macro o el atajo no existan. ¿Por qué reinventar la rueda? Primero verifica si ya existe una macro o un atajo de teclado para la tarea que quieras completar antes de crear una macro en Word para ella. Este artículo tiene una lista de los atajos más comunes en Microsoft Word.
  2. Planifica cada movimiento cuidadosamente. Antes de grabar la macro, vale la pena planificar cada uno de los pasos que llevarás a cabo. Quizá incluso quieras escribir los pasos, para asegurarte de recordarlos y hacerlos en el orden correcto. Mientras una macro se encuentre en grabación, puedes tomar todo el tiempo que necesites para llevar a cabo los pasos.
  3. Practica/prueba antes de grabar. Haz un par de ensayos de los pasos para asegurarte de que el resultado final sea exactamente lo que quieres.
  4. Usa el teclado y los atajos de teclado. En la medida de lo posible, usa el teclado y los atajos de teclado para navegar y llevar a cabo tareas mientras grabas la macro. Esto se debe a que es posible que algunos movimientos del ratón no se registren como una macro. Nuevamente, consulta la lista de atajos de teclado para ver qué puedes usar.
  5. Mantén los pasos al mínimo. Mantén la macro tan simple como sea posible realizando solo los pasos que sean necesarios. Planificar y practicar los pasos te ayudará a lograrlo.

Respuestas a preguntas comunes de Microsoft Word (preguntas frecuentes)

Si eres nuevo en el uso de Microsoft Word, probablemente tengas muchas preguntas. He reunido algunas de las preguntas (y respuestas) más comunes de MS Word a continuación:

1. ¿Qué es Microsoft Word?

Microsoft Word es un software de procesamiento de textos. También es parte de la suite de Microsoft Office. Úsalo para crear la mayoría de los tipos de documentos. Aprende más en este tutorial:

2. ¿Puedo cambiar la fuente en Word?

Si bien Word viene con una fuente predeterminada, es posible que quieras usar una fuente diferente para tu documento. Afortunadamente, puedes cambiar la fuente de un bloque de texto o el estilo de un párrafo completo. También puedes agregar fuentes a Microsoft Word.

Aquí tienes un tutorial para ayudarte a cambiar las fuentes en Word:

3. ¿Cómo agrego un salto de página en Word?

Los saltos de página se usan para finalizar una página manualmente. Son especialmente útiles si estás terminando una sección, pero la página no está llena. Para aprender a usar saltos de página en Microsoft Word, revisa esto:

4. ¿Puedo dibujar con MS Word?

Si bien es posible que normalmente no pienses en MS Word como una herramienta de dibujo, quizá te sorprenda saber que cuenta con algunas herramientas de dibujo. Aprende cómo dibujar con Microsoft Word en el siguiente tutorial:

5. ¿Cuál es la diferencia entre Word y Google Docs?

Si bien tanto Word como Google Docs son herramientas de procesamiento de textos, existen algunas diferencias importantes. Si solamente estás eligiendo un procesador de textos, debes comprender en qué aspectos son diferentes estas herramientas. Estudia el siguiente artículo para aprender más:

Aprende más acerca de Microsoft Word

Ya sea que recién estés aprendiendo Microsoft Word o que estés poniendo al día tus habilidades, consulta nuestra guía para el aprendizaje de Microsoft Word para descubrir más formas de usar Word. Estos son algunos tutoriales para que comiences:

Incrementa la productividad en Word con plantillas

Otra manera de optimizar tu productividad en Microsoft Word es mediante el uso de plantillas. Estas son herramientas útiles que puedes usar en tu flujo de trabajo de MS Word, para que no tengas que empezar desde cero.

Envato Elements y GraphicRiver son buenas fuentes de plantillas diseñadas profesionalmente y otras herramientas creativas. Elements proporciona miles de creativas plantillas de impresión de Word, fuentes, fotografías de archivo y otros ingredientes creativos para tu proyecto. Obtienes descargas ilimitadas por una suscripción mensual baja. Esta es una opción rentable si tienes muchos proyectos de Word.

Word templates - Envato ElementsWord templates - Envato ElementsWord templates - Envato Elements
Las plantillas de Word ofrecen otra manera de optimizar tu flujo de trabajo y, al mismo tiempo, producen documentos impresionantes.

Para proyectos de Word de una sola ocasión, quizá quieras conseguir tus plantillas de Microsoft Word a través de GraphicRiver. También ofrece una amplia selección de recursos creativos diseñados profesionalmente para tu proyecto de Word, pero sobre una base de pago por uso.

Domina las macros en Word y maximiza tu flujo de trabajo

La próxima vez que te encuentres realizando las mismas tareas en Microsoft Word una y otra vez, recuerda que no es necesario. En lugar de eso, puedes usar macros. Ahórrate tiempo y esfuerzo valiosos. En vez de hacer tareas repetitivas tú mismo, graba una macro y ejecútala con un simple atajo de teclado.

Y usa plantillas de Word de Elements o GraphicRiver para maximizar aún más tu productividad en Word. Consulta Elements para obtener descargas ilimitadas de plantillas de Word y otros componentes creativos diseñados profesionalmente por una tarifa mensual fija. O ve a GraphicRiver para obtener plantillas para Word si prefieres pagar por cada uso.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.