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Microsoft Word tiene muchas características que te permiten ahorrar tiempo al trabajar en tus proyectos. Una de ellas es el uso de macros. Si nunca antes habías escuchado de las macros en Word ni las has usado, entonces sigue leyendo.
Una macro es una serie de comandos que se graban y se ejecutan con un atajo de teclado. Son útiles para automatizar los pasos que esperas repetir en un documento o en una serie de documentos.
Por ejemplo, usa una macro para automatizar lo siguiente:
- Establecer un formato personalizado (tamaño, márgenes, etc.) para un documento.
- Crear tablas con el mismo formato, además de etiquetas de filas y columnas.
- Insertar un grupo de objetos en un documento.
- Encontrar y reemplazar palabras o frases específicas.
Este artículo te muestra, paso a paso, cómo escribir una macro en Microsoft Word.
Nota: en este artículo estoy usando Microsoft Word para Mac, versión 16. Si estás usando una versión diferente de Word, tu interfaz y tu flujo de trabajo podrían ser diferentes.
Cómo crear una macro
¿Estás buscando formas de ahorrar tiempo al usar MS Word? Aprende cómo crear macros en Word:
1. Graba macros en Word
Puedes crear una macro en Microsoft Word usando la grabadora de macros. Esta graba una serie de pasos y les asigna un atajo de teclado. Para grabar una macro, sigue estos pasos.
Ve a View > Macros > Record Macro… (Vista > Macros > Grabar macro...).
El cuadro de diálogo Record Macro (Grabar macro) se abre.
Dale un nombre a la macro. Observa que no puedes usar espacios ni símbolos especiales para el nombre de la macro.
Dentro de Store macro in: (Guardar macro en:), elige si quieres guardar la macro en All Documents (Todos los documentos) o solamente en el documento en el que estés trabajando actualmente. De forma predeterminada, las macros se almacenan en All Documents (Todos los documentos), lo que significa que puedes ejecutar la macro en cualquier documento en el que estés trabajando. Si quieres que la macro esté disponible solamente en el documento actual, entonces selecciona el nombre de archivo del documento actual, que debería aparecer en la lista.
Escribe una descripción para la macro, para que recuerdes lo que hace.
Dentro de Assign macro to (Asignar macro a), haz clic en Keyboard (Teclado).
(Nota: en otras versiones de Microsoft Word, es posible que puedas asignar la macro a un botón en lugar de asignarla a un atajo de teclado.)
El panel Customize Keyboard (Personalizar teclado) se abre. Aquí es en donde asignas un atajo de teclado a tu macro.
En el campo Press new keyboard shortcut (Presionar nuevo atajo de teclado), escribe el atajo de teclado que desees asignar a tu macro.
Word te informará si el atajo de teclado que escribiste ya está asignado a una macro diferente.
Al hacer clic en el botón Assign (Asignar), se sobrescribirá este atajo de teclado existente con la macro que estás a punto de crear. Es muy recomendable que no uses atajos de teclado que ya se hayan asignado en Word. En su lugar, sigue intentando con un atajo diferente hasta que encuentres uno que aún no se haya asignado.
Toma nota de este atajo de teclado, en caso de que se te olvide más tarde. Luego haz clic en Assign (Asignar).
En este punto, puedes elegir cambiar el lugar en el que se guardan estas configuraciones de macros. De forma predeterminada, las macros se guardan en Normal.dotm. Esto significa que la macro estará disponible en todos los documentos que crees en Word.
Pero si seleccionas tu archivo de proyecto actual, la macro solamente estará disponible en el documento en el que estés trabajando.
Después de hacer tu selección, haz clic en OK. Lleva a cabo los pasos que desees incluir en la macro. Para este ejemplo, yo le daré formato a una tabla.
Cuando hayas terminado de realizar los pasos para tu macro, haz clic en el icono en la parte inferior de la pantalla para detener la grabación de la macro (es pequeño, pero ahí está).
¡Eso es todo lo que hay que hacer! Ahora es momento de ver si lo hiciste correctamente.
2. Prueba la macro
Parece como si nada hubiera pasado... hasta que pruebas tu nueva macro.
Para este ejemplo, probaré la macro creando primero una tabla simple y sin formato. A continuación, selecciona la tabla.
Después pulsa las teclas del atajo de teclado de la nueva macro. O ve a View > Macros > View Macros (Vista > Macros > Ver macros).
Selecciona el nombre de la macro que quieras probar, y luego haz clic en Run (Ejecutar). Se le ha dado formato a la tabla, lo que significa que la macro funciona.
3. Edita macros en Word
En ocasiones, la macro no se ejecuta como deseas. Cuando esto ocurre puedes editar una macro existente.
Ve a View > Macros > View Macros (Vista > Macros > Ver macros).
Esto abre el panel Macros. Selecciona el nombre de la macro que desees editar, y luego haz clic en Edit (Editar).
La ventana Microsoft Visual Basic se abre.
Como puedes observar, tendrás que saber cómo usar Visual Basic for Applications (Visual Basic para aplicaciones) para editar la macro en este nivel. Pero quizá puedas deducir cómo hacer ediciones simples.
Para este ejemplo, yo quiero que la macro no cambie la fuente a Times New Roman. Y, por lo tanto, eliminaré las líneas relacionadas con las fuentes.
Haz clic en el botón Save (Guardar), luego cierra la ventana Microsoft Visual Basic.
Ahora, cuando ejecutamos la macro de nuevo, todas las otras configuraciones de formato se aplican, pero la fuente no cambia a Times New Roman.
4. Elimina una macro
Para eliminar una macro, ve a View > Macros > View Macros (Vista > Macros > Ver macros).
En el panel Macros, selecciona el nombre de la macro que quieras eliminar. Haz clic en el signo menos para eliminarla.
Cuando se te solicite, confirma que quieres eliminar la macro haciendo clic en el botón Yes (Sí).
Verás que la macro ha sido eliminada y ya no está en la lista de macros. Haz clic en el botón Close (Cerrar).
... y en Replace (Reemplazar).
Cómo planificar tus macros para lograr eficiencia y efectividad
La grabación de macros puede ser estresante, ya que no deja lugar para las equivocaciones. Si cometes un error, tendrás que editar la macro (suponiendo que sabes Visual Basic) o crearla de nuevo.
Pero con los siguientes consejos, es menos probable que cometas errores y más probable que tengas éxito con las macros en Word:
- Primero asegúrate de que la macro o el atajo no existan. ¿Por qué reinventar la rueda? Primero verifica si ya existe una macro o un atajo de teclado para la tarea que quieras completar antes de crear una macro en Word para ella. Este artículo tiene una lista de los atajos más comunes en Microsoft Word.
- Planifica cada movimiento cuidadosamente. Antes de grabar la macro, vale la pena planificar cada uno de los pasos que llevarás a cabo. Quizá incluso quieras escribir los pasos, para asegurarte de recordarlos y hacerlos en el orden correcto. Mientras una macro se encuentre en grabación, puedes tomar todo el tiempo que necesites para llevar a cabo los pasos.
- Practica/prueba antes de grabar. Haz un par de ensayos de los pasos para asegurarte de que el resultado final sea exactamente lo que quieres.
- Usa el teclado y los atajos de teclado. En la medida de lo posible, usa el teclado y los atajos de teclado para navegar y llevar a cabo tareas mientras grabas la macro. Esto se debe a que es posible que algunos movimientos del ratón no se registren como una macro. Nuevamente, consulta la lista de atajos de teclado para ver qué puedes usar.
- Mantén los pasos al mínimo. Mantén la macro tan simple como sea posible realizando solo los pasos que sean necesarios. Planificar y practicar los pasos te ayudará a lograrlo.
Respuestas a preguntas comunes de Microsoft Word (preguntas frecuentes)
Si eres nuevo en el uso de Microsoft Word, probablemente tengas muchas preguntas. He reunido algunas de las preguntas (y respuestas) más comunes de MS Word a continuación:
1. ¿Qué es Microsoft Word?
Microsoft Word es un software de procesamiento de textos. También es parte de la suite de Microsoft Office. Úsalo para crear la mayoría de los tipos de documentos. Aprende más en este tutorial:
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2. ¿Puedo cambiar la fuente en Word?
Si bien Word viene con una fuente predeterminada, es posible que quieras usar una fuente diferente para tu documento. Afortunadamente, puedes cambiar la fuente de un bloque de texto o el estilo de un párrafo completo. También puedes agregar fuentes a Microsoft Word.
Aquí tienes un tutorial para ayudarte a cambiar las fuentes en Word:
3. ¿Cómo agrego un salto de página en Word?
Los saltos de página se usan para finalizar una página manualmente. Son especialmente útiles si estás terminando una sección, pero la página no está llena. Para aprender a usar saltos de página en Microsoft Word, revisa esto:
4. ¿Puedo dibujar con MS Word?
Si bien es posible que normalmente no pienses en MS Word como una herramienta de dibujo, quizá te sorprenda saber que cuenta con algunas herramientas de dibujo. Aprende cómo dibujar con Microsoft Word en el siguiente tutorial:
5. ¿Cuál es la diferencia entre Word y Google Docs?
Si bien tanto Word como Google Docs son herramientas de procesamiento de textos, existen algunas diferencias importantes. Si solamente estás eligiendo un procesador de textos, debes comprender en qué aspectos son diferentes estas herramientas. Estudia el siguiente artículo para aprender más:
Aprende más acerca de Microsoft Word
Ya sea que recién estés aprendiendo Microsoft Word o que estés poniendo al día tus habilidades, consulta nuestra guía para el aprendizaje de Microsoft Word para descubrir más formas de usar Word. Estos son algunos tutoriales para que comiences:
Microsoft WordCómo dar formato rápidamente con los estilos de texto básicos en documentos de Microsoft Word
Microsoft WordCómo crear, abrir y guardar nuevos archivos de documentos de Microsoft Word.jpeg)
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Microsoft WordCómo comparar y combinar dos documentos de Microsoft Word
Incrementa la productividad en Word con plantillas
Otra manera de optimizar tu productividad en Microsoft Word es mediante el uso de plantillas. Estas son herramientas útiles que puedes usar en tu flujo de trabajo de MS Word, para que no tengas que empezar desde cero.
Envato Elements y GraphicRiver son buenas fuentes de plantillas diseñadas profesionalmente y otras herramientas creativas. Elements proporciona miles de creativas plantillas de impresión de Word, fuentes, fotografías de archivo y otros ingredientes creativos para tu proyecto. Obtienes descargas ilimitadas por una suscripción mensual baja. Esta es una opción rentable si tienes muchos proyectos de Word.
Para proyectos de Word de una sola ocasión, quizá quieras conseguir tus plantillas de Microsoft Word a través de GraphicRiver. También ofrece una amplia selección de recursos creativos diseñados profesionalmente para tu proyecto de Word, pero sobre una base de pago por uso.
Domina las macros en Word y maximiza tu flujo de trabajo
La próxima vez que te encuentres realizando las mismas tareas en Microsoft Word una y otra vez, recuerda que no es necesario. En lugar de eso, puedes usar macros. Ahórrate tiempo y esfuerzo valiosos. En vez de hacer tareas repetitivas tú mismo, graba una macro y ejecútala con un simple atajo de teclado.
Y usa plantillas de Word de Elements o GraphicRiver para maximizar aún más tu productividad en Word. Consulta Elements para obtener descargas ilimitadas de plantillas de Word y otros componentes creativos diseñados profesionalmente por una tarifa mensual fija. O ve a GraphicRiver para obtener plantillas para Word si prefieres pagar por cada uso.
