Cómo Manejar el Flujo de Caja Más Eficientemente

Manejar el flujo de caja es como tener el swing de béisbol perfecto: todo se trata de ritmo.

El dinero fluye dentro y fuera de su negocio diariamente, a medida que recibe pagos de clientes y liquida cuentas con proveedores y personal. Luego están los gastos generales, los impuestos y otros miles de pagos que debe rastrear.

El ritmo es importante porque incluso si su negocio es rentable, usted puede tener problemas si los pagos de los clientes llegan demasiado lentamente y usted tiene demasiadas salidas mientras está esperando el cheque que le prometieron que está en el correo.

Esto es particularmente crítico para pequeñas empresas, que a menudo tienen pequeñas reservas de efectivo y crédito a las que pueden recurrir. Según Dun & Bradstreet, el 90% de los fracasos de las pequeñas empresas son causados ​​por un pobre flujo de caja.

Así que en este tutorial, exploraremos el flujo de efectivo en detalle y le proporcionaremos algunas herramientas que le ayudarán a pronosticar los flujos de efectivo con precisión durante los próximos 90 días. Luego le daremos algunos consejos prácticos sobre cómo mejorar el flujo de caja de su empresa, ya sea acelerando los flujos de entrada o disminuyendo los flujos de salida.

Al final de este tutorial, comprenderá por qué el ritmo de los flujos de efectivo es tan importante para un negocio. Usted será capaz de administrar y pronosticar el flujo de efectivo de manera efectiva, y sabrá qué pasos tomar si empieza a quedarse corto de dinero.

1. ¿Qué es el Flujo de Efectivo?

En primer lugar, vamos a aclarar qué es el flujo de caja.

Flujo de caja simplemente se refiere a la forma en que una empresa recibe dinero y lo paga. Mientras que la ganancia aparece cuando se hizo una venta o se incurrió en un gasto, el flujo de caja aparece cuándo la empresa realmente recibió el dinero o lo pagó. Los dos pueden ser muy diferentes, como veremos más adelante.

En un tutorial anterior, examinamos el estado de flujo de efectivo y vimos que era un resumen de todos los flujos de efectivo a lo largo de un año.

Pero un año es mucho tiempo en los negocios. Incluso si una empresa tiene un flujo de caja positivo durante el año, podría enfrentar el equivalente de negocios de los meses en que la nevera necesita reemplazarse, la hipoteca está vencida, y hay un retraso recibiendo su cheque de pago. Así que en este tutorial, vamos a ver más detalladamente las mareas altas y bajas de efectivo en períodos más cortos.

2. Cómo Pronosticar Flujos de Efectivo

Si usted quiere entender algo y administrarlo eficazmente, primero tiene que medirlo. En el mundo del flujo de efectivo, eso significa mantener un registro de su saldo de efectivo actual y pronosticar todo el dinero que espera recibir y todo lo que tendrá que pagar en las próximas semanas y meses.

De acuerdo con este documento del Banco de América, las empresas que hacen la planificación de flujo de efectivo mensual tienen una tasa de supervivencia del 80%, en comparación con el 36% de aquellas que sólo planean una vez al año. No tener un pronóstico de flujo de efectivo regularmente actualizado es el equivalente comercial de volara a ciegas.

Afortunadamente, mantener un registro de sus flujos de efectivo no es difícil. Es muy similar a lo que usted hace con sus propias finanzas personales cada mes, elaborar cuando su salario llegará y cuando el pago de la tarjeta de crédito se vence y asegurarse de que tiene suficiente en su cuenta en todo momento. Las cuentas de negocios tienden a ser más complicadas, y los flujos de efectivo pueden ser más impredecibles, pero el principio básico es el mismo.

Hay herramientas para ayudarle también. El software de contabilidad para pequeñas empresas como QuickBooks incorpora previsión de flujo de efectivo o puede utilizar aplicaciones especializadas de gestión de flujo de efectivo como Pulse, Float o PlanGuru.

Si usted no desea invertir en software dedicado, una hoja de cálculo de Excel también hará el trabajo. Microsoft Excel ha incluido una plantilla de previsión de flujo de efectivo en todas las versiones a partir de 2007. Otras plantillas están disponibles en línea, por ejemplo, esta plantilla de Excel de la organización sin fines de lucro para la educación en negocios SCORE.

He aquí un pronóstico de flujo de caja para una compañía ficticia, CoolGadget Corp., adaptada de la plantilla que viene incluida con Excel. También puede descargar este ejemplo como una hoja de cálculo.

Como usted puede ver, CoolGadget planea comenzar el mes de febrero con $5,000 en su cuenta, pero tendrá un saldo positivo reducido de sólo $1,000 al final del mes. A medida que leemos los detalles, podemos ver por qué. La compañía espera recibir $ 15,000 durante el mes, pero pagará $ 19,000.

Luego tomamos ese saldo de $ 1.000 y vemos qué le sucederá en marzo, y luego en abril. En marzo, los ingresos en efectivo son ligeramente más altos que el dinero pagado, por lo que el saldo en efectivo aumenta hasta $1.250. Pero en abril, la compañía caerá en saldo rojo. Sus ventas están aumentando, pero un gasto publicitario planeado de $5,000 es más de lo que la compañía puede permitirse en este momento.

Es por eso que la previsión de flujo de efectivo es importante. Las empresas pueden tener problemas incluso cuando las ventas están aumentando, simplemente porque no pueden permitirse las inversiones. CoolGadget necesita retrasar parte de ese gasto, o intentar conseguir que el dinero llegue más rápido.

También podría ser necesario para la empresa comenzar a pronosticar sobre una base semanal o incluso diaria, porque incluso en febrero y marzo está navegando muy cerca del viento. Finaliza el mes con un pequeño saldo positivo, pero si el calendario de los pagos no es favorable, podría sumergirse en rojo durante el curso del mes.

Si usted se encuentra a sí mismo en la necesidad de pronosticar con más frecuencia, puede utilizar la misma plantilla básica y sólo cambiar los encabezados en la parte superior de meses a semanas. La plantilla que hemos utilizado permite la planificación mensual para los próximos 12 meses, pero se puede cambiar fácilmente a la planificación semanal para las próximas 12 semanas. También puede cambiar las categorías hacia el lado que tenga más sentido para su negocio.

Generalmente, cuanto más precaria sea su posición de efectivo, más detalladas deberían ser sus previsiones. Es lo mismo que con las finanzas personales: si usted está luchando para llegar a fin de mes, tiene que presupuestar cada viaje al supermercado, mientras que cuando usted tiene un saldo de banco más saludable que puede permitirse ser un poco más libre.

3. Consejos para Mejorar el Flujo de Caja

Entonces, ¿qué puede hacer si, como CoolGadget, ve esa temida mancha de tinta roja sobre el pronóstico del flujo de caja?

Recuerde, todo se trata de ritmo. Si un negocio tiene ventas y beneficios saludables pero un flujo de caja pobre, generalmente es porque el ritmo está apagado, y el dinero está saliendo más rápido de lo que está entrando. Para mejorar el flujo de caja, usted necesita recibir los pagos que ingresan más rápidamente o retrasar los pagos de dinero que salen.

Veamos algunas maneras prácticas de hacer eso.

Acelere los Flujos de Entrada

Las empresas hacen ventas de diferentes maneras, así que cómo usted maneje esto depende de su modelo de negocios. Un negocio orientado al consumidor como un restaurante o una cafetería toma el pago de los clientes de inmediato, por lo que para tomar el dinero que entra más rápido tiene que aumentar las ventas, tal vez ofreciendo una promoción especial de tiempo limitado.

Pero muchas empresas no reciben el pago inmediato de sus clientes. Este es el caso particular de las transacciones de empresa a empresa. CoolGadget, por ejemplo, no vende directamente a los consumidores. En su lugar, envía una caja de aparatos a un mayorista de electrónica, y esa empresa enviará el pago dentro de una cantidad acordada de tiempo, como 30 días.

Y ahí es donde el problema empieza para muchas empresas. Una encuesta de 2012 por la Federación Nacional de Empresas Independientes mostró que el 64% de las pequeñas empresas tenían facturas que no habían sido pagadas por lo menos 60 días. Estos retrasos pueden realmente dañar el flujo de efectivo de una empresa.

En este caso, la manera más efectiva de mejorar el flujo de caja es recolectando dinero más rápido. Puede hacer esto de varias maneras:

A. Mejor Facturación

Muchas pequeñas empresas ven la facturación como una tediosa tarea administrativa, pero hacerla bien es un componente clave del éxito. Usted necesita enviar una factura inmediatamente después de haber suministrado la mercancía e incluir toda la información necesaria, especialmente las condiciones de pago, tales como los cargos e intereses atrasados ​​que cobrará y una fecha de vencimiento que se vea claramentre.

Una encuesta encontró que el 25% de las pequeñas empresas tenían al menos $ 5,000 al mes en ingresos retrasados ​​debido a errores de facturación. Esto realmente es algo que se puede alcanzar fácilmente. El envío de facturas precisas lo antes posible es una manera sencilla de mejorar el flujo de efectivo de una empresa. QuickBooks, el software de contabilidad mencionado anteriormente, incluye una función de facturación, o puede probar un servicio en línea como FreshBooks o Invoiceable.

B. Contacte los Clientes que Pagan Tarde

Esto puede ser complicado porque usted quiere tener buenas relaciones con sus clientes. Pero si un pago está vencido, la Administración de Pequeñas Empresas aconseja ser educado pero firme. Envíe una nueva factura, incluyendo cargos e intereses por mora. Llame y compruebe que la factura fue recibida, y pregunte si algo no está claro. Mantenga un tono amistoso, pero no cuelgue hasta que obtenga una fecha de pago acordada, la cual puede confirmar por correo electrónico o por escrito.

C. Renegocie Condiciones de Pago

Idealmente, desea negociar condiciones de pago con sus clientes que sean al menos iguales y preferiblemente más cortas que las que tiene con sus proveedores. Por ejemplo, si tiene que pagar sus cuentas en un plazo de 30 días, también desea que sus clientes paguen dentro de 30 días o incluso menos. Usted ciertamente no quiere hacer pagos dentro de 30 días, y recibirlos en 45 días.

Puede ser difícil para pequeñas empresas, especialmente cuando se negocia con grandes empresas que tienen una posición de negociación más fuerte. Pero usted puede comenzar por ser claro sobre lo que son sus términos y prestar atención a la redacción de los contratos y facturas. Hay algunos útiles consejos sobre las condiciones de pago en esta hoja informativa del gobierno del Reino Unido.

Reduzca la Velocidad de las Salidas

Además de hacer que los pagos lleguen más rápido, otra forma de maximizar su flujo de caja es ralentizar los flujos de salida. Estas son algunas opciones:

A. Retrase las Inversiones

Si su negocio lo está haciendo bien, es tentador invertir en nuevos equipos o marketing en un intento de aumentar aún más el crecimiento. Pero a veces incluso una inversión que sería rentable en el largo plazo puede paralizar un negocio en el corto plazo.

Con nuestro ejemplo de CoolGadget, fue un pago publicitario de $5,000 que envió la compañía hacia el saldo rojo. Aunque ese anuncio traería probablemente más ventas y sería bueno para la salud a largo plazo de la compañía, necesita ser retrasado por un mes o dos, hasta que la compañía tenga suficiente efectivo para cubrir el gasto.

B. Renegocie los Términos

Al igual que renegoció con sus clientes, también puede probarlo con proveedores. Vea si puede lograr que acepten un umbral de pago más largo, digamos 45 días en lugar de 30. Eso podría ser sólo el cojín de efectivo que su negocio necesita.

Incluso si no puede obtener una extensión, puede asegurarse de que está tomando el mayor tiempo posible para pagar. Usted tiene que tener cuidado aquí, porque no quieres infringir los plazos que ha acordado con los proveedores. Eso los pone en dificultades de flujo de efectivo propias y es malo para su reputación. Y ciertamente quiere asegurarse de que siempre le pague a su personal a tiempo.

Pero si le han dado 30 días para pagar algunos bienes, tome los 30 días completos. Permita que el dinero se asiente en su cuenta durante el mayor tiempo posible, lo que le dará una red de seguridad en caso de que tenga otros gastos inesperados.

C. Minimice Inventario

Con nuestra empresa ficticia CoolGadget, descubrimos en su balance general que tenía $100,000 en inventario. Eso es $100,000 - valor de artículos no vendidos sólo esperando en su bodega.

Una forma más eficiente de administrar el flujo de caja es mantener el inventario al mínimo. Usted quiere lo suficiente para satisfacer la demanda, pero no más. Si CoolGadget hubiera acumulado un inventario más razonable de $ 20,000, habría quedado con $ 80,000 adicionales para cubrir sus otros gastos y su flujo de caja sería más saludable.

D. Pida Prestado

Las empresas con dificultades de flujo de efectivo pueden tener dificultades para pedir dinero prestado, pero vale la pena explorar cualquier posibilidad. Incluso si no puede pedir prestado más, podría ser posible refinanciar la deuda existente a plazos más largos con pagos más bajos.

Si usted puede negociar una línea de crédito o incluso un sobregiro bancario con tasas de interés razonables, puede darle cierta flexibilidad extra en los meses en que sufre un gasto inesperado o su cliente principal retrasa el pago.

4. Lograr el Equilibrio Correcto

Con todas estas técnicas de gestión de flujo de efectivo, es importante equilibrar las necesidades a corto y largo plazo de su empresa.

Para garantizar la salud a corto plazo, el mejor truco sería tener un saldo de efectivo enorme asentado en su cuenta, junto con préstamos y líneas de crédito por si acaso.

Pero eso podría ser un obstáculo a largo plazo en el crecimiento de su negocio. El exceso de efectivo a menudo podría utilizarse mejor, por ejemplo al invertir en nuevos equipos para su negocio, gastando dinero en publicidad y marketing o pagando la deuda.

Aprender a pronosticar los flujos de efectivo de forma precisa y gestionarlos eficientemente le ayuda a mantener la cantidad correcta de dinero en efectivo en todo momento. Utilizando las herramientas de previsión que ha aprendido en este tutorial, puede ver cuándo puede darse el lujo de invertir en su negocio y cuándo necesita ser más cauteloso. Usted puede jugar con los supuestos, viendo lo que sucedería en un escenario del "peor caso". Más importante aún, usted puede tomar medidas para evitar un posible problema de flujo de efectivo, antes de que se convierta en una crisis que amenace el futuro de su negocio.

Mediante la gestión eficiente del flujo de caja, puede encontrar el equilibrio adecuado entre el corto plazo y el largo plazo. Puede sentirse seguro de invertir dinero en el futuro, porque usted sabe que también ha mantenido suficiente dinero en efectivo a la mano para gestionar los altibajos a corto plazo.

Referencias

Crédito Gráfico: Desembocadura diseñado por Luis Prado del Proyecto Noun.