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Cómo imprimir áreas, rangos u hojas de cálculo completas de Google

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
How to Quickly Collaborate on Edits in Google Sheets (Online)
How to Use Google Sheets to Make Your First Spreadsheet

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Las hojas de cálculo se usan a menudo para el análisis y la presentación de datos. Esto incluye la preparación de reportes con cálculos y datos que puedes imprimir y presentar a la administración y a los miembros del equipo.

Cuando llega el momento de imprimir una hoja de cálculo, se requiere algo de trabajo para hacerlo correctamente. SI no sabes cómo configurar las opciones, es probable que imprimas demasiados datos y que desperdicies papel y tinta. Es importante establecer el rango de impresión y ajustar las configuraciones para hacerlo correctamente desde la primera vez.

En este tutorial voy a ayudarte a aprender cómo imprimir hojas de cálculo de Google generadas en Google Sheets. Vamos a comenzar.

How to Print in Google Sheets

Observa y aprende

Consulta el siguiente screencast para seguir mi guía completa para la impresión en Google Sheets. Vamos a ver tres habilidades clave que te ayudarán a imprimir datos en Google Sheets:

  1. Cómo imprimir hojas de cálculo y libros de trabajo de Google completos.
  2. Cómo imprimir rangos específicos o conjuntos de datos en una hoja.
  3. Cómo ajustar las configuraciones de impresión para incluir configuraciones específicas como el tamaño de página, márgenes y más.

Ahora vamos a adentrarnos en un tutorial guiado para imprimir en Google Docs (incluyendo Sheets). Puedes usar estos consejos incluso si estás preparando una versión en PDF de la hoja de cálculo. Te mostraré todas estas habilidades a través de una guía ilustrada.

Cómo imprimir una hoja de cálculo de Google completa

Vamos a comenzar aprendiendo a imprimir el libro de trabajo o la hoja de cálculo completa. Con Google Sheet abierto, ve al menú File > Print (Archivo > Imprimir) para abrir el menú de impresión de Sheets.

Al elegir esa opción, Sheets abrirá una nueva ventana encima de tu hoja de cálculo activa para configurar las opciones de impresión.

En primer lugar, establece la parte de la hoja de cálculo que quieras imprimir. Para esta parte del tutorial, vamos a enfocarnos en dos alternativas: imprimir la hoja completa o imprimir el libro de trabajo completo.

Recuerda que todas las aplicaciones de hojas de cálculo agrupan múltiples hojas de cálculo en un libro de trabajo, y puedes elegir entre imprimir ambos en el menú, como puedes ver a continuación en el menú desplegable Print (Imprimir).

Printing options for Google Sheets
Después de ir al menú File > Print (Archivo > Imprimir), puedes elegir entre imprimir la hoja actual o el libro de trabajo completo desde el menú desplegable Print (Imprimir).

A la derecha, comienza eligiendo la opción del menú desplegable para seleccionar entre imprimir la hoja de cálculo activa y el libro de trabajo completo. Asegúrate de configurar esta opción antes de continuar con la impresión.

Choose what to print
Haz clic en el menú desplegable Print (Imprimir) y elige entre Current Sheet (Hoja de cálculo actual) o Workbook (Libro de trabajo) para esta sección del tutorial.

Si únicamente quieres imprimir una sola hoja de cálculo, comienza seleccionando la hoja que quieras imprimir y elige File > Print (Archivo > Imprimir). A continuación, cambia la configuración del menú desplegable a Current Sheet (Hoja de cálculo actual) en vez de Workbook (Libro de trabajo).

Por cada hoja de cálculo que imprimas, es importante configurar algunas opciones clave para asegurarte de no terminar con malas copias en papel de tu hoja de cálculo.

La primera de estas es landscape (horizontal) contra portrait (vertical), que controla la orientación en la que se imprimirá tu hoja de cálculo. La configuración horizontal configurará tu hoja de cálculo para imprimir en papel en formato "ancho", con la hoja de cálculo más larga que alta. Esto funciona bien a menudo para las hojas de cálculo, ya que los datos aparecen de izquierda a derecha en columnas.

La orientación portrait (Vertical) quizá sea la opción adecuada si tu información tiene muchas filas y menos columnas.

Landscape and portrait mode in Google Docs
A la izquierda puedes ver que caben más columnas en la página gracias a la orientación horizontal (landscape), mientras que la orientación vertical (portrait) a la derecha muestra más filas.

Una de mis configuraciones favoritas para ajustar en el menú de impresión es la opción Fit to Width (Ajustar al ancho). Esto garantizará que todos tus datos quepan en el ancho de tu hoja de cálculo, sin exceder el ancho del papel.

A continuación, simplemente envía tu información terminada a la impresora haciendo clic en Next (Siguiente) y eligiendo la impresora.

Fit to width
Activar la opción Fit to width (Ajustar al ancho) en el menú desplegable Scale (Escala) garantizará que todas las columnas quepan en una sola hoja de cálculo.

¿No quieres imprimir toda la hoja de cálculo o el libro completo? sigue leyendo para descubrir cómo imprimir áreas específicas.

Cómo establecer el área de impresión en Google Sheets

Es más probable que no quieras imprimir toda la hoja de cálculo o el libro de trabajo completo en cada ocasión, particularmente con hojas de cálculo complejas. En ese caso, quizá quieras imprimir un área de la hoja de cálculo para que puedas enfocarte en datos específicos.

Establecer un rango como área de impresión en Google Sheets es bastante simple. Comienza seleccionando las partes específicas de la hoja de cálculo que quieras imprimir, y luego regresa al menú File > Print (Archivo > Imprimir).

La opción clave a cambiar aquí es el menú desplegable Print (Imprimir), que querrás configurar con el valor Selected Cells (Celdas seleccionadas). Sheets también te muestra las referencias a celdas para la parte que imprimirás, así que verifica que hayas seleccionado exactamente las celdas que quieras imprimir.

Print Selected Cells Example
Comienza seleccionando las celdas que quieras imprimir, y luego eligiendo Selected cells (Celdas seleccionadas) desde el menú desplegable.

Muchas de las configuraciones que cubrimos anteriormente aplicarán para la impresión de un área también. Asegúrate de decidir entre orientación horizontal y vertical, por ejemplo, cuando quieras cambiar la orientación de tus datos.

¡Eso es todo! aquí puedes ver lo fácil que es enviar tus hojas de cálculo a la impresora. Aprendamos sobre algunas otras opciones avanzadas para imprimir.

Cómo cambiar las opciones de impresión en Sheets

Si bien ya hemos cubierto algunas configuraciones de impresión básicas como la orientación y el área de impresión en Google Sheets, existen otros ajustes que puedes hacer para controlar la manera en la que se imprime tu hoja de cálculo. Echemos un vistazo a esas opciones clave.

1. Ajuste de márgenes

Los márgenes del papel controlan la cantidad de espacio que hay entre tus datos y la orilla del papel. Puedes incrementar el ancho de los márgenes para tener más espacio entre los datos y la orilla, o reducirlos para colocar los datos más cerca de la orilla.

Esta herramienta es muy útil cuando los datos casi caben en una sola hoja impresa, con la excepción de una sola columna.

En el menú desplegable Margins (Márgenes), elige una opción como Narrow (Estrecho) para establecer márgenes más estrechos, o Wide (Amplio) para márgenes más amplios. Esto puede ser de gran ayuda para crear espacio suficiente para tus datos cuando más lo necesitas.

Adjust margins for printing
Cambia el menú desplegable Margins (Márgenes) para crear más espacio para imprimir datos, más cerca de la orilla del papel.

2. Cambia el tamaño del papel

El tamaño de papel más común es el tamaño carta, que es de 8.5 x 11 pulgadas. No es de sorprender que Sheets imprima en ese tamaño de manera predeterminada, pero hay muchas opciones.

Al imprimir grandes hojas de cálculo, quizá sea una buena idea cambiar a un formato de papel más grande. Puedes elegir otros tamaños comunes de papel como Legal (Oficio) desde el menú desplegable Paper Size (Tamaño de papel) del lado derecho. ¡Solo asegúrate de que tu impresora tenga el papel del tamaño adecuado antes de enviar el trabajo de impresión!.

Standard versus Legal Paper Sizes
En esta captura de pantalla puedes ver la diferencia entre imprimir en papel de tamaño estándar y papel oficio, que ofrece más espacio para los datos.

3. Agrega encabezados y pies de página

Un encabezado o pie de página es el texto que se imprime en cada una de las páginas. Si usas Sheets para compilar reportes que entregas a una audiencia, tener datos clave que se repiten en el encabezado y pie de página puede ayudar a facilitar la navegación en tu versión impresa.

Abre la opción Headers & Footers (Encabezados y pies de página) del lado derecho en Sheets para abrir esta sección, en donde puedes añadir datos al encabezado y pie de página de cada hoja de cálculo.

La parte útil de estas opciones es que puedes aplicarlas fácilmente a cada una de las hojas de cálculo con tan solo un clic.

Adding Headers and Footers
En las opciones Headers & footers (Encabezados y pies de página), puedes habilitar opciones para imprimir en cada página, como los números de página, el título del libro de trabajo, el nombre de la hoja así como la fecha y hora actuales.

4. Imprime las líneas de división

Si bien las líneas de división usualmente están reservadas para ver una hoja de cálculo en la pantalla, puedes imprimirlas fácilmente. En las mismas opciones de impresión, abre la sección Formatting (Formato) y marca o desmarca la opción Show Gridlines (Mostrar líneas de división).

Ten en cuenta que, si imprimes líneas de división, vas a usar una cantidad de tinta significativamente mayor al imprimir tu hoja de cálculo de Google. Quizá sea una mejor idea colocar bordes solamente alrededor de los datos que quieras mostrar con líneas de límite, en vez de imprimir todas las líneas de división de la hoja de cálculo

Printing Gridlines in Sheets
Imprime líneas de división activando la opción desde el menú desplegable Formatting (Formato).

Resumen y sigue aprendiendo

En este tutorial cubrimos una habilidad clave: imprimir tus hojas de cálculo en Google Docs. Preparar esos reportes para compartirlos con tus colegas imprimiendo la versión terminada de una hoja de cálculo puede ayudarte a presentar tus datos a la perfección.

Para aprender más sobre cómo usar Google Sheets para analizar y trabajar con datos, consulta los siguientes tutoriales:

¿Cómo abordas la impresión de tus documentos de Google Sheets? comparte un consejo favorito en la sección de comentarios debajo de esta publicación, o avísame si tienes preguntas sobre cómo imprimir.

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