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¿Cómo Reducir el Tamaño de tu Archivo de Power Point (PPT)?

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Las presentaciones de PowerPoint pueden fácilmente incrementar su tamaño al pasar del tiempo. A medida que añades más videos, imágenes, audio y diapositivas, el tamaño del archivo incrementa también.

En muchos casos, me he encontrado con el problema de límite de tamaño en mis archivos adjuntos de correo electrónico cuando envío presentaciones de PowerPoint a otros. Podría compartirlo a través de Dropbox o subirlo en linea, pero el problema real es que la presentación debería ser reducida en tamaño.

Afortunadamente, hay algunas buenas técnicas que te ayudarán a reducir el tamaño de tus archivos de presentación. En este tutorial, te encaminaré a través de varios consejos y trucos para reducir el tamaño de tu archivo de PowerPoint.

Aprende estas habilidades para ayudarte a reducir el tamaño de tus archivos de PowerPoint—tus clientes y colaboradores querrán agradecerte.

Maneras Rápidas de Reducir el Tamaño de tus Presentaciones de PowerPoint (Mira y Aprende)

En este video corto, te enseñaré mis técnicas de reducir el tamaño de tus archivos PowerPoint. Te encaminaré a través, paso a paso en varios consejos que te ayudarán a comprimir y optimizar tus presentaciones de PowerPoint. Estos consejos te ayudarán a cortar un archivo antes de compartir con otros.

¿Cómo Reducir el Tamaño de tus Archivos PowerPoint?

Te perdiste alguno de los consejos en el video, o prefieres la versión escrita de estos pasos? Chequea las instrucciones abajo para encontrar más acerca de cómo reducir tus archivos PowerPoint. Aprende todo acerca de técnicas de compresión y otras maneras de reducir el tamaño de tus archivos PowerPoint:

1. Comprimir las Imágenes Seleccionadas en un Archivo PPT

Las imágenes son fácilmente una de las partes más grandes (en cuanto a tamaño de archivo) en las presentaciones PowerPoint. Comprimir las imágenes puede reducir el tamaño en general de tu archivo PowerPoint.

A veces, pego imágenes en las presentaciones desde la web, en mi computadora, y usando gráficos pre-diseñados. A medida que hago esto, traigo archivos largos en mi PowerPoint sin pensar en las implicaciones del tamaño en mi archivo PowerPoint. Eso puede generar un proceso rápido y fluido, pero te dejarán con una limpieza necesaria.

Para comenzar con la compresión de la imagen, selecciona la imagen dentro de tu archivo PPT. En la cinta, verás Herramientas de la Image > Formato, en la cinta. Da click en esa pestaña, y luego busca la opción Comprimir Imágenes.

Compress image in PowerPoint
Busca Herramientas de la Imagen > Formato > Comprimir Imágenes para comenzar a comprimir una imagen en PowerPoint.

Luego de haber seleccionado la opción de Comprimir Imágenes en PowerPoint, verás una nueva ventana emergente para retocar las configuraciones de compresión para la imagen seleccionada.

En este menú, hay dos configuraciones claves a las cuales prestar atención:

  • Siempre me aseguro que la casilla de Eliminar las áreas recortadas de las imágenes esté marcada; esto elimina cualquier pixel que hemos recortado de una image. Mantén en mente que esto impedirá que recortar de nuevo la imagen para incluir esos pixeles luego.
  • Pon una resolución en las opciones que están abajo, como 96 ppi para reducir la fidelidad de las imágenes y reducir el tamaño del archivo PPT.
Compress pictures in PowerPoint settings
Usa mis configuraciones recomendadas para reducir el tamaño de la imagen que estará en mi archivo PowerPoint.

Si tienes muchas imágenes importantes y grandes que quieres comprimir, usa esta característica como un punto de partida para reducir el tamaño del archivo.

2. Comprimir Todas las Imágenes en PowerPoint

Ahora que hemos aprendido el valor de comprimir imágenes, vamos a aprender cómo comprimir de una sola vez cada imagen en una presentación.

En Windows, la característica es suficientemente simple: simplemente desmarca la casilla Aplicar solo a esta imagen en la ventana emergente de Comprimir Imágenes. PowerPoint automáticamente reducirá todas las imágenes en tu archivo de presentación.

Para usuarios de PowerPoint en Mac, la característica aparece un poco diferente en el menú de Comprimir Imágenes.

Sigue la misma direcciones para accesar al menú de Comprimir Imágenes; con una imagen seleccionada, ve a Formato de Imagen > Comprimir Imágenes. En este menú, la opción se lee Aplicar a: Todas las imágenes en este archivo. Esto tiene el mismo efecto y reducirá el tamaño de tus imágenes.

Compress all your pictures in PowerPoint
Comprime todas tus imágenes en PowerPoint con estas configuraciones.

¡Se cuidadoso cuando usas esta característica! Mientras ciertamente reducirá el tamaño de la imagen en tu archivo PPT, asegúrate de que no estás permanente borrando cualquier área recortada de la imagen que quieras usar de nuevo en algún punto.

3. Guarda una Copia de Bajo PPI

En el consejo de Comprimir Imágenes, reducimos la resolución de las imágenes dentro de la presentación de PowerPoint. Este conejo tendrá mucho de los mismos efectos, pero no para presentación de PowerPoint entera.

Muchos de los temas más grandiosos de PowerPoint (PPT) en GraphicRiver, por ejemplo, vienen en versiones de ultra-alta definición. Estos archivos se ven geniales en laptops y tablets de alta resolución.

Sin embargo, muchas de mis presentaciones son dadas en proyectores o en linea donde estas resoluciones altas sobrecargan. Es mucho mejor guardar versiones PPI bajas para descartar la resolución que no es necesaria en el interés de comprimir mi presentación de PowerPoint en un archivo más pequeño.

Para hacer eso, escoge Archivo > Guardar como cuando estés listo de completar la presentación. En las opciones de guardado, da click en la flecha desplegable del botón de Herramientas y elige Opciones de Guardado.

En la pestaña de Avanzado, marca la casilla de Descartar datos de edición, que removerá el historial de edición para tu archivo y reducirá el tamaño del archivo. También, reduce la resolución por defecto a un tamaño más pequeño (como 96 ppi) para reducir el tamaño del archivo final.

Advanced Default Resolution
Configuraciones avanzadas de resolución reducirán el tamaño final del archivo PowerPoint.

Estas opciones son una gran manera de reducir el tamaño del archivo final. Recuerda que siempre puedes guardar una copia del original para que el archivo original, la copia de alta resolución sea preservada si se necesita.

4. Enlaza tus Videos en tu Presentación

Muchas presentaciones incluirán archivos de video para añadir variedad en la presentación, pero cómo añadirlas afectará el tamaño de tu archivo de PowerPoint. Otra opción para reducir el archivo de PowerPoint es enlazar los objetos multimedia, en vez de unirlos dentro del archivo.

Para comenzar a insertar un video en tu computadora en tu archivo PowerPoint, ve a la pestaña Insertar en en la cinta y da click en Video > Video en mi PC.

En PowerPoint, hay dos maneras de incluir archivos de video en tu presentación:

  1. Insertar el video directamente al archivo PowerPoint.
  2. Vincular el archivo de video.

Estas opciones pondrán un video en el lienzo de PowerPoint, pero en maneras diferentes. Insertando el video lo hará como parte del archivo. Es realmente un paquete dentro del archivo de PowerPoint, para poder enviarlo a alguien y que el video se vea.

Para vincular el video, busca donde el archivo de video está almacenado. Da click en la flecha desplegable a la par del botón Insertar, y elige Vincular a Archivo para insertar el video dentro de tu archivo PowerPoint.

Link to file inside of PowerPoint
Escoge Insertar > Vincular al Archivo para crear una referencia al archivo de video, en vez de unirlo directamente dentro del archivo PPT.

Vincular el video hará una referencia del archivo original y simplemente vincularlo. Básicamente crearás una referencia en ves de añadirlo a la presentación.

Inserted video into PowerPoint presentation
Un archivo de PowerPoint vinculado aparecerá de la misma manera que uno que has unido, pero no incrementará en tamaño de tu archivo PowerPoint.

La desventaja de este enfoque es que si vinculas tus video y envías tu presentación a alguien más, el video no correrá correctamente. PowerPoint estará buscando el video en el dispositivo local en vez dentro del archivo.

Idealmente, tu video está almacenado en algún lugar en linea, como YouTube, para que nadie tenga que unir el video en el archivo de PowerPoint o vincularlo en la computadora.

Recapitulación Y Mantener el Aprendizaje en PowerPoint

En este tutorial, te mostré algunos pasos rápidos para reducir el tamaño de tus archivos de PowerPoint. Siguiendo esta fluidez de trabaja optimizará tus presentaciones y mantendrá el espacio al mínimo.

No hay razón para parar de aprender PowerPoint. Aquí hay algunos tutoriales que te ayudarán a seguir creciendo en tus habilidades de presentación y PowerPoint:

¿De qué manera estos trucos reducieron el tamaño de tus archivos? Hazme saber en los comentarios, o si tienes alguna pregunta en cómo reducir tus archivos de PowerPoint, siéntete libre en preguntar.

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