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Cómo reducir bastante el tamaño de un archivo de PowerPoint (PPT)

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Spanish (Español) translation by Marsel Toussaint (you can also view the original English article)

Las presentaciones de PowerPoint pueden aumentar en tamaño fácilmente con el tiempo. A medida que agregas más vídeos, imágenes, audios y diapositivas, el tamaño del archivo también aumentará.

En muchos casos, me he encontrado alcanzando mi límite de archivos adjuntos en el correo electrónico al enviar presentaciones de PowerPoint a otros. Podría ponerlo en una carpeta compartida de Dropbox o subirlo en línea, pero el verdadero problema es que la presentación debe reducirse primero.

Por suerte, hay algunas buenas técnicas que te ayudarán a reducir el tamaño de tus archivos de presentación. En este tutorial, te guiaré a través de varios consejos y trucos para reducir el tamaño de tu archivo de PowerPoint.

Aprende estas habilidades para ayudar a reducir el tamaño de tus archivos de PowerPoint: tus clientes y colaboradores podrían agradecerte por ello.

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Formas rápidas de reducir el tamaño de tu archivo de PowerPoint (Ve y aprende)

En este video rápido, te enseñaré mis técnicas para reducir el tamaño de los archivos de PowerPoint. Te guiaré paso a paso en varios consejos que te ayudarán a comprimir y optimizar tus presentaciones de PowerPoint. Estos consejos te ayudarán a recortar un archivo antes de compartirlo con otros.

Cómo reducir el tamaño de tu archivo de PowerPoint

¿Te perdiste alguno de los consejos del video o prefieres una versión escrita de estos pasos? Consulta las instrucciones a continuación para obtener más información sobre cómo reducir el tamaño de tu archivo PowerPoint. Aprende todo sobre las técnicas de compresión y otras formas de reducir rápidamente el tamaño de tu archivo de PowerPoint:

1. Comprime ciertas imágenes en el archivo PPT

Las imágenes son fácilmente de las partes más grandes de la mayoría de las presentaciones de PowerPoint. Comprimirlas puede disminuir el tamaño total del archivo de PowerPoint.

A menudo, me encuentro pegando imágenes de toda la web en una presentación, en mi computadora y usando gráficos incorporados. Mientras hago esto, estoy trayendo archivos de imagen grandes a mi PowerPoint sin pensar en las implicaciones del tamaño en mi archivo de PowerPoint. Eso puede hacer un proceso de diseño rápido y fluido, pero te dejará con un poco de limpieza necesaria.

Para comenzar con la compresión de imágenes, selecciona una imagen dentro de tu archivo de PowerPoint. En la cinta de opciones, verás una pestaña Herramientas de imagen > Formato. Haz clic en esta pestaña y, después, busca la opción Comprimir imágenes.

Compress image in PowerPointCompress image in PowerPointCompress image in PowerPoint
Elige la opción Herramientas de imagen > Formato > Comprimir imágenes para empezar a comprimir una imagen en PowerPoint.

Después de seleccionar la opción Comprimir imágenes en PowerPoint, verás un nuevo menú emergente para ajustar la configuración de compresión de la imagen seleccionada.

En este menú, hay dos ajustes clave para comprobar dos veces:

  • Siempre me aseguro de que eliminar las áreas recortadas de imágenes esté marcada; esto elimina los píxeles que ya hemos recortado de una imagen. Ten en cuenta que esto te impedirá volver a recortar la imagen para incluir esos píxeles más adelante.
  • Pon una resolución en el extremo bajo de las opciones, como 96 ppi para reducir realmente la fidelidad de las imágenes y reducir el tamaño del archivo de PowerPoint.
Compress pictures in PowerPoint settingsCompress pictures in PowerPoint settingsCompress pictures in PowerPoint settings
Usa mi configuración recomendada para reducir realmente el tamaño que ocupará la imagen en el archivo de PowerPoint.

Si tienes varias imágenes grandes clave que quieres comprimir, usa esta función como punto de partida para reducir el tamaño del archivo de presentación.

2. Comprime todas las imágenes en tu PowerPoint

Ahora que hemos aprendido el valor de comprimir imágenes, aprendamos a comprimir por lotes cada imagen en una presentación.

En Windows, la función es bastante simple: simplemente desactiva la opción Aplicar solo a esta imagen en la ventana emergente de Comprimir imágenes. PowerPoint reducirá automáticamente todas las imágenes del archivo de tu presentación.

Para los usuarios de Mac PowerPoint, la característica aparece ligeramente diferente en el menú Comprimir imágenes.

Sigue las mismas instrucciones para acceder al menú Comprimir imágenes; con una imagen seleccionada, ve a Formato de imagen > Comprimir imágenes. En este menú, la opción dice Aplicar a: Todas las imágenes de este archivo. Esto tiene el mismo efecto, y reducirá el tamaño de tus imágenes.

Compress all your pictures in PowerPoint Compress all your pictures in PowerPoint Compress all your pictures in PowerPoint
Comprime todas tus imágenes en PowerPoint con esta configuración.

¡Ten cuidado al usar esta función! Aunque sin duda reducirá el tamaño de las imágenes de tu archivo de PowerPoint, asegúrate de que no va a eliminar permanentemente las áreas recortadas de imágenes que quieras volver a usar en algún momento.

3. Guarda una copia con bajo PPI

En el consejo comprime imágenes, redujimos la resolución de las imágenes dentro de la presentación de PowerPoint. Este consejo tendrá muchos de los mismos efectos, pero para toda la presentación de PowerPoint.

Por ejemplo, muchos de los increíbles temas de PowerPoint en GraphicRiver vienen en versiones de ultra alta resolución. Estos archivos se ven muy bien en laptops y tabletas modernas y de alta resolución.

Sin embargo, la mayoría de mis presentaciones se dan en proyectores o en línea donde estas altas resoluciones son exageradas. Es mucho mejor guardar una versión con PPI más bajo para descartar esa resolución innecesaria en el interés de comprimir mi presentación de PowerPoint a un archivo más pequeño.

Para hacer eso, elige Archivo > Guardar como cuando estés listo para completar la presentación. En las opciones de guardado, haz clic en la flecha desplegable del botón Herramientas y elige Guardar opciones.

En la pestaña Avanzadas, activa la opción Descartar datos de edición, que eliminará el historial de edición del archivo y reducirá el tamaño del archivo. Además, reduce la resolución predeterminada a un tamaño menor (como 96 ppi) para reducir realmente el archivo final.

Advanced Default ResolutionAdvanced Default ResolutionAdvanced Default Resolution
Configuración de resolución avanzada para reducir realmente el tamaño final de PowerPoint.

Estas opciones son una excelente manera de reducir el tamaño final del archivo de PowerPoint. Recuerda que siempre puedes guardar una copia del archivo original para que la copia original de resolución completa se conserve si es necesario.

4. Enlaces a vídeos en tu presentación

Muchas presentaciones incluirán archivos de vídeo para agregar algo de variedad a la presentación, pero la forma en que los agregues realmente afectará al tamaño de tu archivo de PowerPoint terminado. Otra opción para reducir el tamaño del archivo de PowerPoint es vincularlos a objetos multimedia, en lugar de incrustarlos dentro del archivo.

Para comenzar a insertar un vídeo en la computadora dentro del archivo de PowerPoint, ve a la pestaña Insertar de la cinta de opciones y haz clic en Vídeo > Vídeo en mi PC.

En PowerPoint, realmente hay dos maneras de incluir archivos de vídeo en tu presentación:

  1. Inserta el vídeo directamente en el propio archivo de PowerPoint.
  2. Enlace al archivo de vídeo.

Ambas opciones colocarán un vídeo en la diapositiva de PowerPoint, pero de maneras muy diferentes. La inserción del vídeo lo incluirá como parte del archivo de PowerPoint. En realidad está incluido dentro del archivo de PowerPoint, para que puedas enviarlo a cualquier persona y el video se reproducirá.

Para un enlace al vídeo, ve a dónde se almacena el archivo de vídeo. Haz clic en la flecha desplegable situada junto al botón Insertar y elige Vincular a archivo para insertar el vídeo dentro del archivo de PowerPoint.

Link to file inside of PowerPointLink to file inside of PowerPointLink to file inside of PowerPoint
Elige Insertar > Vincular a archivo para crear una referencia a un archivo de vídeo, en lugar de incrustarlo directamente dentro del paquete de archivos de PowerPoint.

Un enlace al vídeo hará referencia al archivo original y simplemente enlazará con él. Básicamente, estás creando una referencia al archivo de vídeo en lugar de agregarlo a tu archivo de presentación.

Inserted video into PowerPoint presentationInserted video into PowerPoint presentationInserted video into PowerPoint presentation
Un archivo de vídeo de PowerPoint vinculado aparecerá igual que uno que incrustas, pero no aumentará el tamaño de tu archivo de PowerPoint.

La desventaja de este enfoque es que si enlazas a tu video y envías tu presentación a otra persona, el video no se reproducirá correctamente. PowerPoint buscará el vídeo en el dispositivo local en lugar de dentro del archivo de PowerPoint.

Lo ideal es que tu video esté en algún lugar en línea, como YouTube, para que no tengas que incrustar el video en tu archivo de PowerPoint, ni vincularlo a él en tu computadora.

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Recapitula y sigue aprendiendo más sobre PowerPoint

En este tutorial, te mostré algunos pasos rápidos para reducir el tamaño de los archivos de PowerPoint. Seguir estos flujos de trabajo sencillos optimizará tus presentaciones y mantendrá el espacio de almacenamiento al mínimo.

No hay razón para dejar de aprender PowerPoint ahora. Estos son tutoriales para ayudarte a seguir creciendo tus habilidades de presentación y PowerPoint:

¿Cómo redujeron estos trucos tus archivos? Házmelo saber en los comentarios, o si tienes alguna pregunta sobre cómo reducir el tamaño de tu archivo de PowerPoint, no dudes en preguntar.

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