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Cómo Usar Formato Condicional en Microsoft Excel

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

Las hojas de cálculo tienen una mala reputación de ser difíciles de leer. Hacer hojas de cálculo amigables con el usuario se trata de agregar un poco de formato---tomar pasos básicos como agregar encabezados de columna, ajustar tu alineación y usar el color correcto en tus hojas de cálculo.

El formato es una obligación, pero el formato condicional es incluso más poderoso. El formato condicional cambia cómo aparece la celda, basado en lo que hay dentro de la celda.

Conditional Formating Excel
El formato condicional básico puede cambiar el color de fondo de una celda basado en el valor de la celda.

En la captura de pantalla de arriba, puedes ver el poder del formato condicional. He establecido una regla muy básica que vuelve verde el formato de una ceda con un valor positivo, mientras que un valor negativo la volverá roja. La única cosa que cambia es el color de fondo basado en el valor.

Otros ejemplo de formato condicional podrían incluir:

  • Poner todos los números negativos en una lista de datos en rojo.
  • Crear barras de datos para dar una representación visual de los elementos más grandes y más pequeños en tu conjunto de datos.
  • Usar iconos para indicar los valores más altos y más bajos en una lista de datos.
Sales Team Review conditional formatting in Excel
Las banderas fáciles de leer son útiles para marcar los valores más altos en verde, los valores de rango medio en amarillo, y las cantidades bajas en rojo.

Cuando escribes formato condicional, el formato se ajusta a lo que está en la celda. En este tutorial, verás lo fácil que es usar formato condicional en Excel.

Cómo Aplicar Formato Condicional en Excel (Mira y Aprende)

En este video, te guiaré a través de algunas de las maneras más fáciles de aplicar formato condicional. Tendrás un vistazo por encima del hombro sobre cómo usar formato condicional en Excel para resaltar datos importantes.

El resto de este tutorial se centrará en agregar formatos condicionales a tus hojas de cálculo. Continua leyendo para descubrir cómo usarlos es tus propias hojas de cálculo.

1. Usando Formato Condicional Integrado

Este tutorial incluye una hoja de cálculo de ejemplo que puedes descargar de manera gratuita y usar para los pasos de abajo.

Las hojas de cálculo pueden ser abrumadoras a veces. La buena noticia es que el formato condicional en Excel es sencillo para comenzar gracias a los estilos integrados de Excel.

Vamos a echar un vistazo a los estilos integrados de Excel para formato condicional. Para cada uno de estos estilos, puedes aplicarlos resaltando la lista de datos que quieres formatear, y después encontrar el botón de Formato Condicional en la pestaña Inicio del listón.

Conditional Formatting menu
Aplica formato condicional resaltando una lista de datos, y después elige Formato Condicional desde el listón de Excel en la pestaña Inicio.

Una vez que has abierto el menú de formato condicional de Excel, elige una de las opciones para comenzar a aplicar formato condicional.

Resalta Celdas

Elegir la opción de resaltar celdas te permite formatear celdas condicionalmente sobre una variedad de factores. Da clic en Formato Condicional y elige una de las opciones desde el menú Reglas de Resalte de Celdas para comenzar con el formato condicional.

Highlight cells
Resalta celdas para aplicar ajustes preestablecidos.

Piensa en estas opciones como ajustes preestablecidos para formato condicional. Aquí está como trabaja cada uno:

  • Mayor Qué - Formatea celdas mayores que un valor que estableces.
  • Menor Qué - Formatea celdas menores que un valor que establezcas.
  • Entre - Da formato condicional a un rango de valores, y resalta celdas entre esos valores.
  • Igual A - Formatea una celda cuando es exactamente igual al valor que estableces.
  • Texto que Contiene - Formatea celdas que contienen cadenas de texto.
  • Una Fecha que Ocurre - Formato Condicional basado en la fecha en una celda.
  • Valores Duplicados - Formatos condicionales rápidos para una lista de información con duplicados.

Veamos un ejemplo. Elegiré Mayor Qué para mi ejemplo. Después, estableceré un valor en la ventana emergente. En la captura de pantalla de abajo, establezco mi valor para ser $22,000, y usé la opción "Relleno verde...".

Format Cells greater than
Formatea celdas Mayores Qué en Excel.

Como puedes ver, Excel aplicó formato condicional en la vista previa, y todos los valores mayores que $22,000 fueron resaltados en verde.

Este menú es una gran manera de personalizar tus reglas de formato condicional. Puedes construir reglas fácilmente para cómo formateas tus celdas comenzando con la opción "Resaltar Celdas".

Aplica Reglas Superior/Inferior

Otra gran manera de establecer formato condicional de Excel es con la opción Reglas Superior/Inferior. Puedes elegir fácilmente resaltar los 10 elementos superiores e inferiores en una lista, o aplicar otra opción.

Da clic a la opción Formato Condicional, elige el panel Reglas Superior/Inferior, y después elige una de las  opciones en las opciones de formato mostradas.

TopBottom Rules
Reglas Superior/Inferior en Excel.

En mi caso, elegiré la opción Encima del Promedio para resaltar todas las cantidades de ventas que están encima del promedio en el conjunto.

La ventana emergente es muy similar al ejemplo anterior, y seleccionaremos Relleno Verde... del menú desplegable.

Above Average highlight in Excel
He seleccionado la opción Relleno Verde para resaltar en verde cualquier celda que esté encima del promedio en la lista.

Nota en la captura de pantalla de arriba que Excel resalta automáticamente en verde cualquiera de las celdas en verde.

2. Usa Estilos Integrados en Excel

Las opciones que hemos visto hasta ahora requieren dar a Excel algunas reglas. Si quieres la manera más rápida de agregar formato condicional, prueba algunas de las opciones de abajo.

Trabaja Con Barras de Datos

Una de las maneras más rápidas de agregar significado a tu hoja de cálculo es elegir la opción barras de datos. Las barras de datos reemplazarán barras dentro de celdas que representan el "tamaño" de los datos en tu lista.

Data bars option in Excel
Elige de un degradado o sólido desde el relleno de barras de datos.

Para aplicar un formato condicional de barra de datos, primero resalta tus datos. Después, encuentra la opción Barras de Datos y elige una de las opciones de degradado o relleno sólido.

La captura de pantalla de arriba muestra el poder de las barras de datos para ilustrar datos. En la columna Enero 2017, las barras verdes degradadas corresponden en longitud a la cantidad. Las cantidades más bajas tienen las barras más cortas, mientras que cantidades más grandes tienen barras más largas.

Data bar example in Excel
La opción de formato condicional de barra de datos realmente ilustra tus datos, justo dentro de la celda.

Las barras de datos son una gran ilustración del poder del formato condicional en Excel. Nota que es más fácil encontrar las cantidades más grandes que en la Febrero, solo escaneando las longitudes de las  barras.

Aplica Escalas de Colores

Las escalas de color realmente llaman la atención a los valores más altos y más bajos en una lista de datos. Después de que resaltaste tus datos, regresa a la opción Formato Condicional, y elige una de las opciones desde el menú Escalas de Color.

Color Scales conditional formatting
Formato condicional de Escalas de Color en Excel.

Las escalas de color en las viñetas representan los colores que serán aplicados a tus datos. Elegiré el primer icono en la lista, y puedes revisar los resultados abajo:

Color Conditional formatting in Excel
El formato condicional de color resalta celdas con colores de fondo basados en sus valores.

En el ejemplo de arriba, el resultado de mejores ventas tiene un color de fondo verde oscuro, mientras que el valor más bajo está en rojo. Todos los otros valores están en sombras de amarillo y verde, para representar el desempeño de la persona de ventas.

La opción de escalas de color tiene una variedad de reglas de formato condicional de Excel. Prueba varias de las otras viñetas para aplicar otros colores a tus datos.

Agrega Conjuntos de Iconos

Los conjuntos de iconos son otra gran manera de agregar estilo extra a tu hoja de cálculo. En mi ejemplo, voy a resaltar mis datos, y elegir algunas flechas desde las opciones de formato condicional.

Los conjuntos de iconos incluyen flechas para mostrar cambios en datos, así como otros iconos como banderas y barras para mostrar datos justo dentro de la celda.

Icon Set conditional formatting in Excel
Formato condicional de Conjunto de Iconos en Excel.

En los datos de abajo, tengo una columna de cambio de porcentaje para mostrar como se desempeñó el vendedor contra el mes anterior. Esta es una gran forma de representar tus datos de manera visual.

Icon to show change in Excel
Los iconos de cambio de porcentaje pueden ayudarte a revisar tus datos rápidamente, y se adapta automáticamente si los datos cambian.

Cada uno de estos estilos integrados de iconos están diseñados para ayudarte a hacer juicios sobre tus datos echando un vistazo rápidamente a estos.

Todos estos formatos condicionales se adaptan cuando los datos cambian. Si las ventas cambiaron, Excel cambiaría automáticamente el icono de manera acorde.

Usualmente, comienzo con uno de los estilos integrados y lo modifico a mi gusto. Es mucho más fácil usar una opción integrada de formato condicional y modificarla, en vez de escribir tu propia opción desde cero.

Recapitula y Sigue Aprendiendo

Este tutorial cubrió el formato condicional de Excel. Aprendiste cómo agregar estilos a tus celdas que cambian dinámicamente basados en lo que hay dentro de la celda.

Aquí está la cosa: usar formato condicional hace a tus hojas de estilo más fáciles de leer. Pero usar formato condicional en Excel te ayuda a agregar visión directamente a tus celdas. Te permite echar un vistazo a través de tus datos y entenderlos rápidamente.

Aquí hay más tutoriales grandiosos para ayudarte a subir de nivel tus habilidades de Excel:

¿Cómo estás usando el formato condicional? ¿Cuáles son tus estilos favoritos para aplicar a una celda y cómo los usas? Déjame saber en los comentarios.

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