() translation by (you can also view the original English article)
Las tablas dinámicas son una de las características favoritas de los usuarios de Excel. Claro, Excel es el campeón de peso pesado de las hojas de cálculo. Pero las hojas de cálculo de Google son una herramienta gratuita en la web que es perfecta para colaboraciones y tiene mucha fuerza por sí misma.
Una hoja de cálculo es en realidad sólo un conjunto de filas y columnas. Cuando las filas y las columnas se encuentran, se forman celdas. Ahí es donde se pueden registrar los datos usando fórmulas. A medida que una hoja de cálculo crece y tiene más y más registros, necesitarás herramientas para entender los datos que contiene.
Eso incluye la opción de crear tablas dinámicas, las cuales te ayudan a tomar tus hojas de cálculo y a encontrar el significado en ellas. Con una tabla dinámica, puedes construir informes que te ayuden a entender mejor tus datos originales.
Construir una tabla dinámica en las hojas de cálculo de Google es más fácil de lo que crees. En este tutorial, te enseñaré a utilizar las hojas de cálculo de Google para crear potentes tablas dinámicas que ordenan tus datos, directamente en tu navegador web.
Cómo utilizar rápidamente tablas dinámicas en las hojas de cálculo de Google (Mira y aprende)
En el siguiente vídeo, te ayudaré a empezar a utilizar las hojas de cálculo de Google para analizar tus datos. Al final del vídeo, aprenderás a utilizar la versión de tablas dinámicas para revisar un gran conjunto de datos y comprenderlos en profundidad.
Sigue leyendo para ver una guía ilustrada paso a paso sobre el uso de las tablas dinámicas en las hojas de cálculo de Google. Sigue leyendo para verla:
¿Por qué tablas dinámicas?
El problema no suele ser que carezcamos de datos. El problema es que todos tenemos tantos datos que tenemos que encontrar formas efectivas para verlos en conjunto.
Las tablas dinámicas son sólo una herramienta que podemos usar para analizar nuestros datos. Nos ayudan a tomar un gran conjunto de datos y construir informes para responder preguntas derivadas de ellos.
Revisa la siguiente captura de pantalla para ver el poder de las tablas dinámicas. Todas ellas están vinculadas al mismo conjunto de datos, pero tienen diferentes puntos de vista sobre el resumen de los datos. He resumido mi trabajo independiente mostrando las facturas de mis clientes, los principales tipos de proyectos y las facturas de los clientes por año.
Las tablas dinámicas toman tus datos originales y te ayudan a comprenderlos mejor agrupándolos y resumiendolos. Aprendamos a usar las tablas dinámicas en las hojas de cálculo de Google.
1. Carga los datos de la muestra
Como parte de este tutorial, he incluido un conjunto de datos de muestra para que los uses a medida que avances. He creado datos falsos de "cobro a clientes", o cantidades que hemos cobrado a nuestros clientes por un negocio independiente ficticio.
Estos datos son un archivo CSV (valor separado por comas) de datos en bruto que importarás a las hojas de cálculo. Descarga y extrae este archivo, luego busca el archivo "sample-data.csv".
Aquí está cómo importarlo a las hojas de cálculo de Google:
Paso 1. Inicia una nueva hoja
Ve a Google Drive, y empieza por crear un nuevo archivo de hojas de cálculo. Es más fácil empezar con una tabla en blanco para importar datos.
Paso 2. Importa los datos a las hojas de cálculo de Google
Encuentra la opción de menú datos > importar. Selecciona las hojas del archivo sample-data.csv para importarlo.
Paso 3. Elige los ajustes
Dejo los ajustes en las opciones predeterminadas. Prefiero crear una nueva hoja de cálculo para hacer un archivo de tabla dinámica separado, y detectar automáticamente los separadores. Haz clic en importar para terminar.
Cuando hayas terminado la importación, verás los datos cargados dentro de tu hoja de cálculo de Google. Podemos empezar a pivotar nuestros datos ahora.
2. Inserta una tabla dinámica en las hojas de cálculo de Google
Ahora, hemos preparado nuestra hoja con datos en bruto. Resalta las columnas donde se almacenan los datos, y ve a la opción datos > tabla dinámica para insertar tu tabla dinámica.
Aprende a usar el editor de informes
Ahora, estamos listos para empezar a pivotar nuestros datos. Esto significa que usaremos el editor de informes de las hojas de cálculo de Google para construir diferentes vistas de nuestros datos para entenderlos mejor.
Las tablas dinámicas consisten en tomar grandes conjuntos de datos originales y ponerlos en un informe que puedas entender. El editor de informes es la herramienta de las hojas de cálculo para construir tu tabla dinámica y entender tus datos con más detalle.
Familiaricémonos con el editor de informes. Las hojas de cálculo de Google tienen cuatro opciones en el lado izquierdo para poner los datos en una tabla dinámica: filas, columnas, valores y filtro.
Cuando hagamos clic en agregar campo para cualquiera de las opciones, verás las columnas de tus datos originales. Haz clic en uno de los nombres de las columnas para agregar los datos en el formato dado.
Esta es la magia de una tabla dinámica. Puedes tomar cualquiera de las columnas de tus datos originales y construir un informe, colocando los campos de tus datos originales en la tabla dinámica.
Por ejemplo, si hago clic en agregar campo junto a filas y luego en cliente, esta es la vista que tendré:
La tabla dinámica muestra a cada uno de mis clientes en su propia fila. Es decir, la tabla toma los datos originales y los muestra en un informe. Podríamos seguir añadiendo las facturas de cada cliente al constructor de informes.
Esto es lo que hace cada una de las cuatro opciones del constructor de informes cuando le añades un campo:
- Filas: Añade una columna como una fila para ver cada uno de los valores en el lado izquierdo de tu tabla dinámica.
- Columnas: Cuando añades un campo como una columna, cada uno de los elementos se mostrará en una columna independiente.
- Valores: Introduce cantidades numéricas en la sección de valores para mostrar
- Filtro: puedes colocar un campo en el cuadro de filtro para permitirle filtrar tus datos, como por ejemplo filtrar los datos de un año específico.
Echa un vistazo a la siguiente captura de pantalla para ver un informe completo que he creado con las hojas de cálculo de Google. He puesto a mis clientes en filas, y los tipos de proyectos en columnas. También he arrastrado los cobros al cuadro de valores para ver los importes de esas combinaciones.
Pasa unos minutos probando diferentes columnas de datos en diferentes áreas del constructor de informes.
3. Análisis de datos con tablas dinámicas
Todo está preparado, y ahora es el momento de usar la tabla dinámica para saber más sobre nuestro conjunto de datos. Echemos otro vistazo a una sola fila de nuestra hoja de cálculo original:
Cada fila tiene varios datos clave sobre un proyecto que hicimos para un cliente:
- El cliente para el que hicimos el trabajo.
- El tipo de proyecto que hicimos cada vez.
- La fecha de finalización del proyecto.
- Las horas empleadas, la cantidad facturada y una "tarifa horaria" calculada.
Debido a que cada línea es una combinación cliente-proyecto independiente, es difícil hacer generalizaciones sobre nuestros datos.
Una tabla dinámica puede ayudarnos a responder rápidamente las preguntas con estos datos:
- ¿A cuál de los clientes le cobramos más por los servicios?
- ¿Qué tipo de proyecto tenía la tarifa horaria más alta?
- ¿Cuánto facturamos en 2016, en comparación con 2017?
Echemos un vistazo a cómo construir esas tablas dinámicas de abajo:
¿A qué cliente cobramos más?
La idea de las tablas dinámicas es que podemos usarlas para entender nuestras hojas de cálculo. Ciertamente no tenemos tiempo para calcular cosas manualmente, así que las tablas dinámicas son la solución.
Para nuestro primer ejemplo de esto, tratemos de encontrar cuánto le cobramos a cada cliente. Tenemos que empezar por el cliente, y luego ver las cantidades de cada uno.
Pongamos a cada cliente en su propia fila, y la cantidad cobrada en el cuadro de valores:
Este es un ejemplo simple, pero es suficiente. Los datos originales habrían dificultado el subtotal por cliente, pero las tablas dinámicas lo hacen muy fácil.
¿Qué tipo de proyecto tenía la tasa horaria más alta?
Esta vez, cambiemos los clientes por los tipos de proyectos. Ya que queremos ver la tarifa por hora según el tipo de proyecto, eliminemos los campos que añadimos en el primer ejemplo. Puedes hacerlo haciendo clic en la X del editor de informes en cada uno de los campos.
Ahora, agreguemos el tipo de proyecto como nuestras filas, y luego pongamos la tarifa por hora en la sección de valores del informe:
Sin embargo, no queremos ver la suma de las tarifas por hora. Preferimos ver los promedios de nuestras tarifas por hora.
Haz clic en la flecha desplegable junto a resumir por, y elige PROMEDIO. Esto modifica la forma en que se muestran las cantidades; ahora, estamos viendo el promedio por hora del cliente.
Este ejemplo es una gran demostración de que se pueden ver las cantidades de diferentes maneras. Prueba otros valores en ese menú desplegable como cuenta, máximo, mínimo y más.
Facturación por año
Ahora, vamos a desglosar nuestros datos y dividirlos por años.
Esta vez, es tu elección: puedes poner el cliente o el tipo de proyecto en las filas de la tabla dinámica. De cualquier manera, pon el año en la sección de columnas. Esto divide la facturación de cada cliente por año, y pone a cada cliente en su propia fila.
Todas estas tablas dinámicas están conectadas a la misma fuente de datos. La construcción de estos informes no cambia o altera los datos originales en absoluto. Sólo nos da una forma de analizar y revisar mejor nuestros datos.
Recapitula y sigue aprendiendo más sobre las hojas de cálculo de Google
Las hojas de cálculo de Google son un elemento básico en mi práctica independiente. Lo utilizo para organizar mi trabajo creativo, planificar proyectos y comprobar los ingresos que espero cobrar a los clientes.
Lo mejor de estas hojas de cálculo es que son un híbrido especial entre una aplicación de hoja de cálculo tradicional y una herramienta conectada a la web. Tienes el poder de una aplicación de hoja de cálculo para registrar tus datos y usar fórmulas. Pero también tienes una herramienta que se conecta a los servicios web y puede tomar datos fácilmente.
Aquí hay otros tutoriales para ayudarte a ver el increíble potencial que ofrece esta herramienta. Revisa al menos uno de ellos para averiguar más:
Hojas de cálculo de GoogleCómo realizar un seguimiento de datos de inventario en las hojas de cálculo de Google: con la función GOOGLEFINANCE
Hojas de cálculo de GoogleCómo usar IFTTT (SIEEE) con las hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de GoogleCómo crear formularios de entrada web con las hojas de cálculo de Google
¿Cómo estás usando las tablas dinámicas en las hojas de cálculo de Google? O, ¿hay otras herramientas que usas para hacer análisis de los datos de tu hoja de cálculo? Házmelo saber en los comentarios de abajo.
