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Excel es una de las herramientas más poderosas y fáciles de usar para trabajar con datos. Una hoja de cálculo es realmente solo una herramienta con la que organizar, calcular y revisar tus datos.
¿Qué pasa cuando necesitamos construir opciones en nuestra hoja de cálculo? Aquí es donde realmente entran en juego las declaraciones if.
Imagina que tenemos una hoja de cálculo con una lista de puntuaciones de nuestros cursos escolares. Quiere recordarme a mi mismo si estoy pasando o reprobando una clase con un simple texto "pasando" o "reprobando". Puedo escribir una formula de declaración IF para buscar la calificación final, y después imprimir "pasando" o "reprobando" basado en la puntuación.
Una formula IF de Excel hace a tus hojas de cálculo mucho más inteligentes. Podemos darle a una celda diferentes opciones para lo que muestra basado en una condición. Un fórmula IF nos deja construir lógica en nuestra hoja de cálculo. En este tutorial, te enseñaré como usarlas.
Cómo Usar Declaraciones IF de Excel (Video Tutorial)
En este video, verás como uso declaraciones IF en Excel para hacer a una hoja de cálculo más inteligente. Mira este video para recorrer la construcción de declaraciones IF y después revisar el tutorial debajo para instrucciones escritas.
Antes de continuar con el tutorial, recomendaría descargar el libro de trabajo de ejemplo gratuito que he creado para este tutorial.
¿Cómo Funciona una Declaración IF de Excel?
Hay tres partes claves para una declaración IF exitosa:
- Algo que Revisar - Básicamente, ¿qué debería revisar la declaración IF? Podríamos revisar para ver si una celda es igual a cierto número, o si contiene cierta cadena de texto, por ejemplo.
- Qué Mostrar Si Es Verdadero - Si la declaración contiene lo que estamos revisando, ¿qué debería mostrar la celda?
- Qué Mostrar Si Es Falso - Si la declaración no contiene lo que estamos buscando, ¿cuál debería ser el retroceso?
Una declaración IF de Excel comienza con =IF(. La documentación oficial de Excel muestra la estructura de una declaración IF de Excel:
=IF(prueba_logica,[valor_si_verdadero],[valor_si_falso])
En Español, aquí está lo que pienso de usar una declaración IF:
=IF(qué revisar, qué mostrar si es verdadero, qué mostrar si es falso)
¿Suficientemente simple? Si aún parece un poco vago, continuemos a nuestro primero ejemplo de cómo usar una declaración IF, para ver como funciona.
Escribiendo Tu Primera Declaración IF
Para este ejemplo, usa la pestaña llamada "Check for Blank" en el libro de trabajo de ejemplo.
Comenzaremos con el ejemplo de declaración IF más simple posible. En este caso, solo vamos a revisar para ver si una celda está vacía e imprimir un mensaje.
Digamos que estamos creando una lista de registro para nuestra fiesta de fin de año de la oficina. Necesitamos escribir una fórmula para determinar a quién recordarle registrarse para un cubierto. Al inicio, nuestros datos son una simple lista de nombres y a lo que se registraron para traer:
Aunque puedo ver que algunas celdas están en blanco, escribamos una fórmula IF para imprimir quién necesita un recordatorio en la columna D. Mi fórmula IF debería revisar si las celdas en la columna C están en blanco e imprimir un recordatorio a la persona si no se han registrado aún.
Aquí está lo que escribí:
=IF(C2="","¡recuérdales!","Ya se registraron.")
Separemos esta fórmula en cuatro partes:
- Cada declaración IF abre con =IF(
- Después, voy a revisar si los valores en la columna C están vacíos, así que escribí
C2="",Escribir dos comillas sin texto en medio revisará si una celda está vacía. La coma al final nos ayuda a movernos a la siguiente parte de la fórmula. - La siguiente parte de la fórmula es lo que mostraré siempre que la fórmula sea verdadera. Ya que estamos revisando si la celda está en blanco, vamos a imprimir "¡recuérdales!" cuando esté en blanco.
- Si C2 contiene algún texto, imprimiremos que la persona ya se ha registrado.
Y finalmente, aquí están los resultados cuando terminamos la fórmula y la jalamos hacia abajo:
¡Perfecto! Nota que cuando la columna adyacente en C está en blanco, Excel imprime que necesitamos recordar a esa persona registrarse. Podríamos filtrar por Columna D ahora y después enviar un recordatorio vía email.
Este es un ejemplo simple de cómo podemos usar fórmulas de declaración if en Excel para dar a las hojas de cálculo un poco de lógica. Veamos algunos otros.
Probando los Valores
Usa la pestaña de Valores de Prueba en el libro de trabajo de ejemplo para este ejercicio.
Hasta ahora, usamos una declaración IF para ver si una celda no contenía texto. Ahora, usemos una declaración IF para probar un valor numérico.
En este primer ejemplo, revisamos si las celdas en la columna C contenían una parte específica de texto. Nota que hemos usado el símbolo igual para ver si una celda es igual a vacío. Podemos usar cualquiera de los operadores matemáticos para probar valores, tales como:
- = - revisa si una celda es igual a un valor específico
- <> - revisa si una celda no es igual a un valor específico.
- > - revisa si una celda es mayor que el valor en la fórmula
- < - revisa si la celda es menor que el valor en la fórmula
- >= - revisa si una celda es mayor que o igual al valor en la fórmula
- <= - revisa si una celda es menor que o igual al valor en la fórmuma
Digamos que necesitamos tomar un inventario de nuestro almacén. Vendemos nuestro producto en lotes de 10, así que cada lote que contamos debería ser exactamente esa cantidad. Escribamos la fórmula para revisarlo.
En los datos de abajo, he tomado productos en existencia en mi almacén. necesito escribir una fórmula en la columna E para revisar y asegurarme de que tengo exactamente 10 de cada producto. Deberíamos imprimir un mensaje de advertencia si no tenemos 10 de cada artículo.
En la columna E, aquí está la fórmula que escribiré:
=IF(D4<>10,"necesita atención","")
Separemos la fórmula:
- Primero, uso el operador <> para revisar si el valor en la celda D4 no es igual a 10, lo cuál indica un problema.
- Después, obtengo un mensaje en comillas de "necesita atención" el cuál se mostrará en cualquier momento que la celda adyacente no sea 10.
- Finalmente, agrego una coma y dos comillas con nada en medio de manera que si la cuenta fuera 10, mi fórmula simplemente no imprime nada.
En la captura de arriba, verás como he usado la fórmula para agregar mensajes de advertencia para cada uno de los conteos de mi inventario. Si el valor en la columna D no es exactamente 10, Excel imprimirá "necesita atención" en la columna E.
Cómo Usar IFERROR
Hay una fórmula de declaración IF especial integrada en Excel para arreglar errores en tus fórmulas. La fórmula IFERROR es similar a una declaración IF, pero atrapa un amplio arreglo de errores y los reemplaza con datos más útiles.
De acuerdo con la documentación de Microsoft, aquí hay errores en tu hoja de cálculo que IFERROR puede atrapar y revisar:
- #N/A
- #VALUE!
- #REF!
- #DIV/0!
- #NUM!
- #NAME?
- #NULL!
Para usar IFERROR, encierra una fórmula existente con una fórmula IFERROR y después proporciona el valor de retroceso.
Así es como pienso el uso de IFERROR:
=IFERROR([tu fórmula existente],[con qué reemplazar el error])
Recorramos un caso extremadamente útil para IFERROR.
Un ejemplo IFERROR
Usa la pestaña IFERROR en el libro de trabajo de ejemplo para esta sección.
Un lugar en el que te encontrarás con errores es la fórmula VLOOKUP. Si estás usando un VLOOKPUP para empatar valores, hay una posibilidad de que tu tabla de búsqueda no contenga una coincidencia. Cuando eso sucede, vas a obtener un error "N/A" en tus hojas de cálculo.
En la hoja de cálculo de abajo, tengo una lista de independientes trabajando para mí en un trabajo. Tengo sus compañías listadas y quiero saber lo que cada persona está haciendo. Para la mayoría de los independientes, tengo una tabla de búsqueda a la derecha que está jalando sus roles.
Ya he escrito un VLOOKUP para jalar el rol de trabajo, el cuál empata las compañías en la columna B con mi tabla de búsqueda:
=VLOOKUP(B2,$E$4:$F$6,2,FALSE)
Aquí está el problema: varias compañías no están en mi tabla de búsqueda, por lo cuál tenemos estos desagradables errores N/A. Reemplacemos estos con algo más elegante. El IFERROR que vamos a querer escribir seguirá esta estructura:
=IFERROR(la fórmula existente, con lo qué reemplazar el error)
En mi caso, voy a reemplazar los errores con un recordatorio de contactar a mi administrador de RH para revisar en qué está trabajando el independiente. Aquí está mi fórmula propuesta:
=IFERROR(VLOOKUP(B3,$E$4:$F$6,2,FALSE),"Contactar RH")
Esta fórmula se ve compleja, pero solo recuerda, todo lo que estamos haciendo es encerrando un VLOOKUP existente con un valor de reemplazo. Simplemente encerramos nuestra fórmula actual con un IFERROR y damos a Excel un valor de retroceso.
En corto, IFERROR es una declaración IF especial que Microsoft diseño para nuestra conveniencia. Esta atrapa automáticamente errores de fórmula y muestra un valor de reemplazo.
Recapitulación y Retención de Conocimiento
Las declaraciones IF son un método para agregar lógica adicional a tus hojas de cálculo. En este tutorial, aprendiste a usar la fórmula y algunos posibles usos para esta en tus hojas de cálculo.
Sin importar por cuánto tiempo use Excel, me sigo encontrando con que tengo más que aprender. Si quieres seguir aprendiendo como pueden ser usadas las hojas de cálculo, aquí hay algunos turoriales de seguimiento:
- La documentación oficial de Microsoft es siempre mi primer parada cuando aprendo una nueva fórmula y su página sobre declaraciones IF no es la excepción.
- Si estás pensando en declaraciones IF, probablemente estás en el lado avanzado de los usuarios de Excel. Una habilidad complementaria es usar VLOOKUP para empatar elementos de listas.
- Si quieres volverte avanzado, prueba este tutorial de funciones IF Anidadas de Exceljet. En vez de una simple declaración IF que tiene solo dos posibles salidas, anidar una combinación de estas fórmulas te da más opciones.
Si tienes un problema de declaración IF de excel, házmelo saber en los comentarios. O, si tienes ideas de cómo usar estas fórmulas para compartir con otros lectores, los comentarios están abiertos.
