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Cómo Insertar Segmentación de Datos en Tablas Dinámicas de Microsoft Excel

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This post is part of a series called How to Do Your Excel PivotTables Right (Mastery Guide).
How To Make Use of 5 Advanced Excel Pivot Table Techniques

Spanish (Español) translation by Adriana Obregón (you can also view the original English article)

Las tablas dinámicas pueden transformar tu carrera. Si trabajas en un entorno de oficina y sabes cómo usar Excel, puedes crear informes y archivos para ayudar a los demás a comprender sus datos. 

Una segmentación de datos es una función de tabla dinámica que hace que los informes sean interactivos. En lugar de usar los botones de filtro dentro de la tabla dinámica, una segmentación agrega opciones de apuntar y hacer clic para filtrar sus datos. 

Excel Slicer Example
Este simple ejemplo de segmentación de datos en Excel utiliza una segmentación para filtrar datos para un solo año, 2017. Observa los cambios de datos en la tabla. 

Imagina usar una segmentación de datos para filtrar los datos de un año específico. Tienes un cuadro de segmentación con cada año que está en los datos, como "2016" y "2017". Para ver solo los datos de 2016, puedes hacer clic en él en un cuadro de segmentación de datos para filtrar esos datos en la tabla dinámica. 

Esto hace que los informes sean interactivos y fáciles de usar. Entrega una tabla dinámica con segmentadores a un compañero de trabajo y verás como ya no tendrá que volver a ti cada vez que necesite un informe diferente. 

En este tutorial, aprenderás cómo insertar segmentadores de Excel y personalizarlos para facilitar el trabajo con tablas dinámicas. 

Antecedentes: ¿Qué es una tabla dinámica? 

Básicamente, una tabla dinámica es una herramienta de arrastrar y soltar para crear informes en Excel. Puedes tomar una gran hoja de cálculo de datos y convertirla en resúmenes significativos en solo unos minutos con una tabla dinámica bien construida.

Pivot Summary
Esta captura de pantalla es un gran ejemplo de cómo puedes usar una tabla dinámica para dar sentido a una gran hoja de cálculo de datos. 

¿Qué es segmentación en Excel? 

La segmentación hace que sea aún más fácil trabajar con tablas dinámicas. Puedes crear botones simples para que el usuario haga clic para filtrar los datos. Hace que sea mucho más fácil de usar para trabajar con tablas dinámicas. 

Si deseas comenzar con las tablas dinámicas, consulta algunos de los tutoriales a continuación antes de sumergirte en el resto de este tutorial. 

Ahora, profundicemos en la creación y personalización de segmentaciones en Excel. 

Cómo insertar rápidamente segmentación en tablas dinámicas de Excel (mira y aprende) 

En este screencast rápido, te mostraré cómo agregar segmentación de datos en tu tabla dinámica y luego personalizarlos. Estas segmentaciones de datos te ayudarán a filtrar y refinar los datos que se muestran en tu tabla dinámica. 

Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo usar las segmentaciones de datos en Excel para tu ventaja: 

Agrega tu primer segmentador en Excel 

Para comenzar con la segmentación, comienza haciendo clic dentro de una tabla dinámica. En la cinta de Excel, busca la sección Herramientas de tabla dinámica y haz clic en Analizar

Ahora, busca la opción de menú llamada Insertar segmentación. Haz clic en ella para abrir un nuevo menú para seleccionar tu segmentación. 

Excel Insert Slicer
Con una tabla dinámica seleccionada, ve a la opción Analizar> Insertar segmentación de datos para comenzar a agregar nuevas ventanas de segmentación a tu libro de trabajo.

En el nuevo menú que aparece, tendrás casillas de verificación para cada uno de los campos que se encuentran en tu tabla dinámica. Marca las casillas de la segmentación que deseas agregar. 

Una vez que presiones OK, verás un cuadro para cada uno de los filtros. Puedes arrastrar y soltar estas ventanas de segmentación a otras áreas de la hoja de cálculo. 

Three slicers
Seleccioné tres opciones para agregar segmentaciones de datos, y cada una de ellas ahora está disponible para señalar, hacer clic y filtrar los datos. 

¡Listo! Has insertado una segmentación para campos. Ahora puedes seleccionar y hacer clic para filtrar tus datos. Aprendamos más sobre cómo usar y personalizar los filtros. 

Como Usar Segmentaciones en Excel

Esta parte del tutorial se centrará en cómo usar las segmentaciones de datos para analizar tus datos. Recuerda: las segmentaciones son simplemente botones de filtro fáciles de usar. 

Una vez que tengas una segmentación de datos dentro de tu hoja de cálculo, simplemente puedes hacer clic en uno de los cuadros dentro de la segmentación de datos para filtrar tus datos. Verás los datos en el cambio de tabla dinámica al hacer clic en una segmentación de datos. 

Sliced data in Excel
Yo he elegido dividir mis datos tanto para "Tutoriales" como para datos en 2017 usando dos segmentaciones, lo que cambia los datos en la tabla dinámica original. 

Al hacer clic en los botones de segmentación de datos, la tabla dinámica se actualiza para mostrar solo los datos que coinciden con la configuración del filtro. 

Puedes usar una segmentación de datos para filtrar datos que no se muestran en la tabla. Básicamente, lo que eso significa es que incluso si no ves "año" como una fila o columna en la tabla dinámica, aún puedes tener una segmentación de "año" que cambia los datos que se muestran en la tabla dinámica. 

Digamos que quieres seleccionar varios elementos en una segmentación. Puedes mantener presionada la tecla Control en el teclado y hacer clic en varios elementos de la segmentación para que la tabla dinámica filtre todos los elementos seleccionados. 

Multi select in slicer
En esta captura de pantalla, seleccioné varios tipos de proyectos manteniendo presionada la tecla Control y haciendo clic en varios tipos de proyectos. 

Finalmente, las segmentaciones se apilan. Después de hacer clic en un botón dentro de una segmentación, podrás ver otras opciones de segmentación en gris. Esto significa que el primer filtro que aplicaste ha "eliminado" otras opciones, lo que hace que no estén disponibles para hacer clic. 

2017 greyed out
Después de filtrar por Contabilidad, notarás que el botón "2017" en el año está atenuado; Esto significa que no hay datos para los servicios de contabilidad en 2017, por lo que la segmentación lo muestra como una no-opción. 

Para borrar la configuración de tu segmentación, siempre puedes hacer clic en el pequeño icono en la esquina superior derecha, que es un botón de filtro con una pequeña X roja. Esto deshace todos los filtros que hayas aplicado con la segmentación. 

Opciones avanzadas de segmentación de Excel 

Aprendamos algunas técnicas más para mejorar realmente cómo puedes trabajar con segmentaciones. Para trabajar con la mayoría de estas opciones, asegúrate de tener una segmentación seleccionada y haz clic en el menú Herramienta segmentación > Opciones en la barra de opciones para que estos ajustes sean visibles. 

Slicer settings in Excel
Asegúrate de haber seleccionado la segmentación de datos y haver accedido a la sección Herramientas de segmentación > Opciones de la barra. 

Dar estilo a las Segmentaciones en Excel

Puedes cambiar fácilmente el color de las segmentaciones para que destaquen. En la sección Estilos de Segmentación de la barra, simplemente puedes hacer clic en una de las otras miniaturas de color para cambiar el estilo de la segmentación. 

Excel Slicer color
Haz clic en una opción diferente para cambiar el estilo de segmentación y cambiar el color de tu segmentación. 

Selección Múltiple

¿Recuerdas cómo aprendiste a mantener el control presionado en el teclado para seleccionar múltiples elementos en una segmentación? Hay otra forma de hacer que esta opción funcione. 

Cerca de la esquina superior derecha de cada segmentación, hay un botón de casilla de verificación en el que puedes hacer clic. Cuando esta opción está activada, puedes hacer una selección múltiple y activar o desactivar las opciones haciendo clic en ellas. 

Mutli-select in Microsoft Excel
Haga clic en el botón de selección múltiple para cambiar cómo funcionan los botones; en lugar de mantener el control para seleccionar varios elementos, haz clic en cada uno de ellos para activarlos o desactivarlos. 

Esta es una gran opción si estás enviando la tabla dinámica a otros usuarios para trabajar. 

Columnas Múltiples en las Segmentaciones

Si tienes muchas opciones dentro de la segmentación, es posible que no todas encajen dentro de la ventana. Excel agregará una barra de desplazamiento. Sin embargo, puede ser engorroso desplazarse hacia arriba y hacia abajo dentro de esa ventana. 

La solución es tener múltiples columnas de botones en la segmentación. Con la segmentación seleccionada, busca la sección de Botones en las opciones en el menú Herramientas de Segmentación > Opciones En el menú de columnas, cambia el número para que se muestren más columnas dentro de la segmentación. 

Multiple columns in the slicer
La opción Columnas te permite cambiar el número de columnas de botones que se muestran en una segmentación. 

Segmentaciones de Excel Conectadas a Varias Tablas 

Este es uno de mis trucos favoritos para usar segmentación en varias tablas dinámicas de Excel.  Si tienes varias tablas dinámicas conectadas a los mismos datos, es útil conectar una segmentación de datos para controlar varias tablas. Haz clic en un filtro en una segmentación de datos y todas las tablas dinámicas se actualizarán al mismo tiempo. 

Para conectar una segmentación a varios pivotes, haz clic en un cuadro de segmentación y elige Herramientas de segmentación > Opciones en la barra de Excel. Luego, haz clic en Conexiones de Informe para abrir la configuración. 

Esta ventana controla las tablas dinámicas que controla la segmentación de datos. Simplemente marca las casillas de las tablas dinámicas a las que quieres que se conecte la segmentación y presiona OK

Multipel Connections slicer
Conecta una segmentación a varias tablas dinámicas para mantenerlas sincronizadas mientras haces clic en los filtros. 

Ahora, la segmentación controlará varias tablas dinámicas. No tienes que hacer clic en varias segmentaciones de datos para mantener esas tablas dinámicas sincronizadas.  Imagina usar la primera hoja de tu libro de Excel con todas las segmentaciones para configurar tu próximo informe, con todas las tablas actualizándose juntas. 

Recapitula y Aprende Más Herramientas de Datos de Excel 

No puedo decir lo suficiente sobre el poder de las segmentaciones. Las tablas dinámicas son un excelente comienzo para analizar mejor sus datos, y las segmentaciones de datos hacen que sean fáciles de entregar a otros usuarios para facilitar el filtrado.  En lugar de generar múltiples informes, deja que el visualizador cree diferentes vistas utilizando segmentaciones de datos. 

Aquí hay algunos recursos adicionales para ayudarte a trabajar con segmentaciones y tablas dinámicas en Microsoft Excel: 

¿Alguna pregunta? No dudes en hacerme saber en la sección de comentarios a continuación, si necesitas alguna idea sobre cómo usar las segmentaciones en tablas dinámicas de Excel

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