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Ya sea que juegues a las cartas, al béisbol o a la saga de Candy Crush, no tendrás éxito a menos que entiendas cómo llevar la cuenta.
El juego de los negocios no es diferente. El único problema es que la forma de llevar la cuenta y la contabilidad puede ser bastante complicada. En un reciente tutorial, cubrimos los fundamentos de la contabilidad, pero hay una parte crucial que no mencionamos: la diferencia entre la contabilidad de caja y la de devengo.
Así que en este tutorial, aprenderás cómo funcionan tanto la contabilidad de caja como la de acumulación (basada en valores devengados). Verás ejemplos de cada técnica en acción, aprenderás sus ventajas y desventajas, y podrás decidir cuál de ellas deberías usar para tu negocio.
Puede sonar bastante esotérico, pero si posees un negocio, es algo que debes entender. Como verás en este tutorial, si no registras las transacciones de la manera correcta, podrías terminar tergiversando el verdadero estado de tu negocio. Esto hará que sea más difícil de planificar, podría afectar a la cantidad de impuestos que pagas y, en casos extremos, incluso podría sacarte del negocio por completo.
Paso 1: ¿Qué es la contabilidad de caja?
Digamos que diriges un negocio de consultoría, y en el mes de septiembre consigues un jugoso contrato de 50.000 dólares con una empresa de la lista Fortune 500. ¡Felicidades!
Pero no recibes el dinero de inmediato. Entregas los servicios de consultoría y presentas tu factura en octubre, y luego la compañía se toma su tiempo para pagar la cuenta, así que no recibes el cheque hasta diciembre.
Entonces, ¿cuándo registras esos 50.000 dólares como ingresos? ¿Cuándo haces la venta, cuándo entregas el servicio, o cuándo recibes el dinero?
Bajo el método de contabilidad de caja (efectivo), esperarías hasta que tengas el efectivo en tu cuenta bancaria en diciembre. Durante todo septiembre, octubre y noviembre, sabrías que tienes 50.000 dólares en camino, pero no aparecerían en ninguna parte de tu declaración de ingresos.
Suena prudente, ¿verdad? Después de todo, la mayoría de los propietarios de negocios tienen historias sobre clientes que retrasan el pago de sus facturas, o en algunos casos sin cancelarse. En la contabilidad de caja, solo reconoces los ingresos cuando tienes el dinero en el banco.
Pero la otra cara de la moneda es que si incurres en gastos, estos no se registran hasta que realmente pagas el efectivo. Para ayudarte a cumplir ese nuevo contrato, inviertes 10.000 dólares en un nuevo equipo informático, para el cual el vendedor te ofrece un trato de "compra ahora, paga después".
Ha gastado 10.000 dólares en octubre, pero no aparecen como un gasto hasta que realmente desembolsas el cheque dos meses después. No es tan prudente.
Paso 2: ¿Qué es la contabilidad de acumulación?
El método de contabilidad por acumulación tiene como objetivo registrar los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuando el dinero cambia de manos.
Aún tendrías que estar bastante seguro de recibir el dinero antes de que puedas registrarlo como ingresos. En septiembre, cuando tu equipo de ventas consiga el contrato, no lo anotarías como ingresos inmediatamente. Generalmente lo registrarías cuando el producto o servicio ha sido entregado y una factura ha sido enviada, así que en este caso, sería en octubre.
¿Qué hay del equipo de computación que compraste? Bueno, según el método de acumulación, la fecha en que el dinero cambia de manos es irrelevante. Lo registras como un gasto cuando haces la compra, así que en octubre.
Bajo este sistema, terminarás con una imagen mucho más precisa de lo que pasa en tu negocio. Hiciste el trabajo en octubre, y los ingresos se registran en octubre. Compraste el equipo de computación en octubre, y el gasto se registra en octubre.
Pero por otro lado, tus cuentas están ahora divorciadas del flujo de efectivo, lo que puede crear problemas, como veremos más adelante...
Paso 3: Pros y contras de la contabilidad de caja
Ahora que sabes cómo funciona cada método, es hora de ver sus pros y contras.
Ventajas de la contabilidad de caja
La principal ventaja del método del dinero en efectivo es su simplicidad. El método de acumulación puede llegar a ser bastante complicado cuando se tienen transacciones más complejas que las que hemos visto hasta ahora. Si tienes algunas facturas pagadas por adelantado, algunas en mora y otras a plazos, puedes terminar cambiando el dinero entre varias cuentas diferentes y rascándote la cabeza para saber exactamente cuándo está bien reconocer cada transacción en la cuenta de resultados.
Con la contabilidad de caja, no tienes que preocuparte por nada de eso. Cuando el dinero aparece en tu cuenta, es un ingreso. Cuando el dinero sale de tu cuenta, es un gasto. Es simple.
Otra ventaja del método de caja es que da una imagen exacta de cuánto dinero tienes a mano en un momento dado. Es cierto que ganaste ese dinero de consulta en octubre, pero el resultado final es que no tendrás el dinero sino hasta diciembre. Como vimos en un tutorial anterior, la gestión de tu flujo de caja es fundamental para las pequeñas empresas, y el uso de la contabilidad de caja puede ayudarte a asegurarte de que siempre tienes suficiente para mantenerte a flote.
Desventajas de la contabilidad de caja
Como vimos en la introducción, la contabilidad es esencialmente una forma de llevar la cuenta de tu negocio. Si confías en el método de caja, la puntuación puede ser a veces engañosa.
El método de caja de contabilidad muestra que octubre fue un mes terrible para nuestro negocio de consultoría, por ejemplo. No obtuvimos ningún ingreso, e incurrimos en un gasto de 10.000 dólares. Diciembre, por otro lado, fue un mes sobresaliente: 50.000 dólares de ingresos y ningún gasto.
Esto es claramente engañoso. Octubre fue en realidad el mes en el que trabajamos duro y obtuvimos esos 50.000 dólares de ingresos, y el hecho de que diciembre fuera el mes en el que el cheque llegó finalmente por correo no lo convierte en un gran mes.
Este tipo de errores son fáciles de detectar y de ajustar cuando se trata de una sola transacción, pero cuando tu negocio tiene muchos ingresos y gastos diferentes, es mucho más difícil. Cuanto más grande sea la diferencia entre el momento en que se ganan los ingresos y el momento en que se reciben, mayor será el problema.
Esencialmente, estás tratando de juzgar tu desempeño basado en un conjunto de cuentas que reflejan el hecho bastante arbitrario de cuándo se hicieron los pagos, y eso puede crear problemas. Por ejemplo, las empresas suelen mirar los períodos en que están relativamente ocupadas y tranquilas, y asignan el personal en consecuencia. Si tus ingresos se registran en un período diferente al de su obtención, puedes terminar con un exceso de personal en los momentos de tranquilidad y con una falta de personal en los momentos de mayor actividad.
Paso 4: Pros y contras de la contabilidad por acumulación
La contabilidad de acumulación resuelve algunos de los problemas creados por la contabilidad de caja, pero crea problemas propios. Aquí hay un resumen:
Ventajas de la contabilidad de acumulación
La contabilidad de devengo da una imagen mucho más clara de la rentabilidad del negocio, al reflejar con precisión cuándo se ganan los ingresos y cuándo se incurre en los gastos.
Esto puede ayudarte a ver qué meses, trimestres y años te fueron realmente exitosos. El cuadro no se distorsiona por ningún retraso en los pagos que se hacen o reciben.
También da una mejor imagen de tu "puntuación" general en cualquier momento. Es más fácil para ti planificar, porque has contabilizado todos tus ingresos y gastos, incluso si no has recibido los pagos todavía.
El método de acumulación es más eficaz para manejar transacciones complicadas, ya que se hace un seguimiento del dinero en diferentes cuentas dependiendo de si se recibe por adelantado o se espera pero aún no se ha recibido. También se contabilizan los gastos en los que se ha incurrido pero que aún no se han pagado, lo que ayuda a evitar gastos excesivos.
Desventajas de la contabilidad por acumulación
La contabilidad de acumulación es más complicada que la contabilidad de caja. Cualquiera puede rastrear el dinero que entra y sale de una cuenta; anticipar las transferencias que aún no han ocurrido es más difícil.
La complejidad también puede llevar a la confusión, e incluso al engaño. Hay un viejo dicho en los negocios: "El efectivo no miente". Las acumulaciones, por otro lado, pueden ser manipuladas.
Enron es un ejemplo famoso de una empresa que masajeó sus cuentas siendo muy agresiva en cuanto a la rapidez con la que reconocía los ingresos. Firmó contratos plurianuales de gas y electricidad, y registró todos los beneficios en sus libros el mismo día. Esto llevó a un enorme desajuste entre la cantidad de beneficios que la empresa mostraba y la cantidad de dinero que realmente tenía.
La mayoría de las empresas, por supuesto, no llegan tan lejos como Enron. Pero cuando se utiliza el método de acumulación, hay que recordar que se registran los ingresos antes de recibirlos. Si no tienes cuidado, puedes terminar quedándote sin dinero, incluso si tu negocio es rentable. Es necesario hacer un seguimiento del flujo de caja por separado cuando se utiliza el sistema de acumulación, y siempre hay que considerar la posibilidad de que los ingresos esperados no lleguen.
Paso 5: Decide qué método utilizar
Entonces, ¿cuál es el adecuado para tu negocio: la contabilidad de caja o la contabilidad de acumulación?
Las grandes empresas no tienen elección: tienen que optar por la contabilidad de acumulación. Si tu empresa tiene ventas de más de 5 millones de dólares al año o mantiene un inventario de los artículos que vende al público y tiene ingresos brutos de más de 1 millón de dólares al año, debes utilizar el método de acumulación.
Para las empresas más pequeñas, es más complicado. Piensa en lo que mejor se ajuste a tus propias circunstancias. Si tienes una empresa muy pequeña, la simplicidad de la contabilidad de caja podría hacer que sea el mejor enfoque, en particular si generalmente se te paga con bastante rapidez. Pero a medida que tu empresa se complica, la información adicional registrada en el método de devengo comenzará a dar sus frutos, especialmente si a menudo hay una gran diferencia entre el momento en que se realiza una venta y el momento en que se recibe el pago.
También considera tu situación fiscal. No es que un método sea intrínsecamente "mejor" que el otro a efectos fiscales, pero el método que utilices puede afectar al año fiscal en el que se registran los ingresos y los gastos. Para determinados negocios, elegir un método sobre el otro puede darte una ventaja.
Por ejemplo, si haces muchos negocios durante las vacaciones de fin de año, pero no recibes los pagos hasta enero, entonces el método de caja puede servirte. Puedes retrasar el registro de los ingresos (y el pago de los impuestos sobre ellos) hasta el siguiente año fiscal, lo que te da un año extra para guardar ese dinero y usarlo para lo que quieras. En diferentes situaciones, el método de acumulación puede ser mejor, se trata de entender lo que benificiará a tu negocio en particular.
Organizándolo todo
Así que ahora has aprendido cuál es la diferencia entre la contabilidad de caja y la de devengo. Has visto por qué importa, cómo funciona cada sistema, y cuáles son los pros y los contras.
Has visto que las principales ventajas del método de caja son su simplicidad y la forma en que mantiene tus cuentas atadas al dinero real que tienes a mano. El método de acumulación, por otra parte, es más complicado, pero proporciona una imagen más precisa de la rentabilidad de tu negocio y de cuándo se obtuvieron esos beneficios.
Así que solo resta que decidas cuál es el adecuado para ti. Ten en cuenta el tamaño y la complejidad de tu negocio, y tu situación fiscal. Ambos métodos son válidos, pero tienes que elegir uno u otro, no cambiar de uno a otro como te convenga. Cuando te hayas decidido, sabrás el momento adecuado para registrar cada transacción, y cómo afecta a tu negocio.
A medida que avanzas y utilizas el método elegido, recuerda que cada enfoque tiene sus limitaciones. Si utilizas la contabilidad de caja, recuerda que los resultados pueden no reflejar tu verdadero desempeño en cada período. Y si utilizas la contabilidad de acumulación, recuerda que medirá tus ganancias, no tu efectivo, por lo que también deberás hacer un seguimiento cuidadoso de tu flujo de caja.
Fuentes
Crédito gráfico: Hoja de cálculo diseñada por Adam Mullin del Noun Project.
