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Usar Atajos de Google Sheets (para Ahorrar Tiempo)

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This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
20 Free Google Sheets Business Templates to Use in 2018
How to Add Formulas & Functions in Google Spreadsheets

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Una vez tomé un curso de hojas de cálculo, en el cual, el primer paso fue desconectar mi teclado. Fue doloroso aprender a cómo usar la aplicación sin un mouse, pero aprendí rápidamente que la mejor manera de usar una hoja de cálculo es usar tus manos en el teclado. Cualquier cosa que puedes hacer con un mouse puede ser más rápido en con el teclado.

Aunque la aplicación se basa en la web, Google Sheets no escasea en los atajos del teclado que hacen el trabajo más eficiente. Serás capas de maniobrar y trabajar los datos fácil y rápidamente.

En este tutorial, vamos a mostrar algunos de las hojas de cálculo de Google Sheets que te ayudarán a pensar a cómo usarlas. Si escoges incluso algunos en este tutorial, te ahorrarás mucho tiempo mientras trabajas.

Google Sheets Keyboard shortcuts

Porque cada uno de estos atajos de Google Sheets toman lugar dentro de un buscador web, los atajos varían basados en el Sistema Operativo que uses. He hecho una lista de atajos para Windows y Mac.

1. ¿Cómo Moverte en la Hoja de Cálculo?

Solo en caso de que no estés familiarizado en cómo las hojas de cálculo funcionan, la clave del formato son los set de interminables filas y columnas Cuando las filas y las columnas se juntan, celdas son formadas, y esto es donde los datos se guardan.

A medida que te mueves alrededor en una hoja de cálculo, es a veces muy fácil de usar las flechas en tu teclado para moverte entre celdas.

No es exactamente un atajo, pero un consejo para moverte dentro de las celdas en una hoja de cálculo es simplemente usar las flechas del teclado. Presiona arriba, izquierda, derecha, o abajo para moverte entre las celdas activas.

En vez de apuntar y dar clic entre otra celda a otra, la posición natural para usar una hoja de cálculo es mantener tus manos en las teclas de flecha.

Salta los Bordes

Aquí está uno de los atajos más importantes de Google Sheets que conozco: saltar al final de una fila o columna. Cuando estés trabajando en una hoja de cálculo grande, ayuda si puedes saltar todos los datos hasta el final.

Para hacerlo, presiona Control en Windows, o Comando en Mac, y presiona una de las flechas para moverte en la dirección seleccionada. Esto te toma al borde de los datos en la dirección de la tecla que presiones.

En el ejemplo de abajo, tengo una lista grande de datos que casi tiene 2000 filas. En vez de tomar mi mouse y desplazarme a través de ello, simplemente presiono Comando en Mac y presiono la flecha de abajo para llegar a la parte inferior del texto.

Jump to Edge of Data
Salta a la última celda en la lista presionando la flecha abajo mientras presionas la tecla control  o comando.

Para saltar a la parta inferior de un grupo de datos, puedes presionar Control/Comando en tu teclado, y presionar la flecha de abajo. Las hojas te tomarán hasta la parte de abajo. Puedes saltar a la última celda de la derecha presionando Control/Comando y presionando la tecla derecha.

Este es uno de los atajos más importantes de Google Sheets, porque es significativamente más rápido desplazarte a través del grupo de datos. Usando este atajo, no tienes que ir a través de los datos para encontrar el borde del bloque.

2. ¿Cómo Formatear Celdas?

El formato de celdas cambia la manera en que la celda aparece. Esto puede significar aplicar estilo al texto de la celda, o estilos como sombreados y bordes para destacar una celda de la otra.

No puedes aplicar cada tipo de formato en el teclado, pero puedes aplicar algunos formatos de los cuales estés familiarizado, como negrita, cursiva, y subrayado. Aquí están los atajos que puedes usar para cada uno de ellos:

Formato Atajo en Windows Atajo en Mac
Negrita Control + N Cmd + N
Cursiva Control + K Cmd + K
Subrayado Control + S Comando + S

Estos atajos pueden parecer familiar, porque funcionan en cualquier aplicación con la cual puedes editar texto.

Como siempre, aplicar formato es acerca de añadir significado a las celdas. Aquí hay algunos ejemplos de cómo podrías usar estos formatos para añadir significado a la hoja de cálculo, y luego un ejemplo de hoja de cálculo con estilo.

  • Negrita: Una celda en negrita implica que la celda tiene significado de alguna manera, y debe destacar del resto de datos.
  • Cursiva: Una celda en cursiva es a veces subestimada, y son ideales para dejar notas en tu hoja de cálculo.
  • Subrayado: una celda con subrayado es perfecta para un encabezado o un subtotal.
Styled spreadsheet
No tienes que añadir tonelada de sombras y bordes para añadir significado a la hoja de cálculo; retoques como negrita, cursiva y subrayado pueden ser añadidos con un simple atajo.

Estos no son solo el atajo de formato al cual puedes acceder desde el teclado. Mira estos atajos de alineado que pueden ayudarte a cambiar la apariencia de la hoja de cálculo sin usar el mouse.

Alinear al Centro Atajo en Windows Atajo en Mac
Centrado Control + Mayus + E Comando + Mayus + E
Alineado a la Izquierda Control + Mayus + L Comando + Mayus + L
Alineado a la Derecha Control + Mayus + R Comando + Mayus + R

Cell alignment shortcuts
Usa estos atajos para alinear los datos dentro de una celda.

Estos atajos son algunos de mis favoritos porque son fácil de recordar. El alineado a la Izquierda y derecha van con su correspondiente tecla (L y R), y solo necesitas recordar que E hace el texto en el centro.

3. ¿Cómo Usar Atajos de Fechas y Tiempo en Google Sheets?

Aquí hay un set divertido de atajos de Google Sheets que son útiles cuando estás trabajando en una hoja de cálculo. Si quieres insertar el fecha o la hora actual, estos atajos son la manera perfecta de hacerlo.

En el pasado, he usado estos atajos para dejar "migas de pan" en mi hoja de cálculo para recordarme de cuando he hecho una actualización en el documento. Rápidamente solo presiona los botones para recordarte de cuándo hiciste el último cambio.

Dato a Insertar Atajo en Windows Atajo de Mac
Insertar Hora Control + Mayus + ; Comando + Mayus + ;
Insertar Fecha Control + ; Comando + ;
Insertar Fecha y Hora Control + Alt + Mayus + ; Comando + Opción + Mayus + ;

Keyboard shortcuts for dates and times
Usa estos atajos de teclado para dejar notas sobre cuándo y dónde actualizaste la hoja de cálculo.

Luego de haber usado estos atajos algunas veces, todo se sentirá natural. Puedes incluso usar esto como una página de horas trabajadas para recordarte de cuándo estarás fuera del trabajo.

4. ¿Cómo Usar Atajos de Selección?

Antes de ir por el mouse para dar clic o resaltar una celda, mantén en mente que puedes usar tu teclado para seleccionar las celdas.

Para seleccionar las celdas mientras te mueves alrededor en la hoja de cálculo, mantén presionada la tecla Mayus mientras usas las teclas de flechas. Seleccionarás todas las celdas en el rango mientras presionas abajo.

Selecciona el Rango Mientras Saltas

Aquí hay un consejo extra para ti: ¿Recuerdas cuando usamos Control o Comando para saltar al borde de la fila o columna? Digamos que quieres seleccionar todas las celdas en ese rango mientras saltamos.

Para hacerlo, asegúrate de que presiones la tecla Mayus al mismo tiempo. Básicamente los comandos son:

  • Windows: Control + Mayus + Flecha - para seleccionar todas las celdas continuas en la dirección dada
  • Mac: Comando + Mayus + Flecha - para seleccionar todas las celdas continuas en la dirección dada
Select Entire range
Manteniendo presionado Mayus en este comando, seleccionarás todas las celdas en el rango.

La ventaja de esto es que a medida que saltas en la hoja de cálculo, obtendrás todas las celdas seleccionadas en el rango en el cual has saltado.

Una vez que tengas ese rango de celdas seleccionados, puedes aplicar transformaciones a todas las celdas en la selección, tales como negrita, cursiva o subrayado.

Efectivamente, esto es lo mismo como dar clic y arrastrar y resaltar una secuencia de celdas. Como siempre, el atajo de teclado es mucho más rápido que la alternativa de dar clic.

5. ¿Cómo Mostrar Todas las Formulas?

Aquí hay un atajo simple, pero es extremadamente útil cuando tratas de entender una hoja de cálculo. ¿Alguna vez te han dado una hoja de cálculo y has querido entenderla rápidamente? ¿O quizás te olvidaste de cómo la realizaste?

Me ayuda ver todas las formulas en una hoja de cálculo cuando este es el caso. Puedes presionar un a tecla para ver todas las formulas.

Activa esta característica presionando Control + ` en tu teclado. Ese carácter que parece como un punto de tierra en tu pantalla es llamado Acento Grave, y típicamente lo encontrarás en la parte superior izquierda de tu teclado. Este atajo es el mismo para Windows y Mac.

SHow all formulas in Spreadsheet in Sheets
Activa todas las formulas con Control + ` para ayudarte a entender la estructura de una hoja de cálculo.

Una de las partes más importantes de trabajar en una hoja de cálculo es auditarla para asegurar que todas las formulas son consistentes y correctas. Ver esta vista es esencial para los auditores.

6. Consejo Extra: ¿Cómo Mostrar los Atajos de Google Spreadsheet?

En este tutorial, solo me enfoqué en la combinación de teclas de Google Drive que son útiles y fáciles de recordar. En realidad, prácticamente todo en Google Sheets puede ser automatizado con un atajo.

Usa Control + / para activar esta ventana. Desde la ventana, puedes explorar todos los atajos disponibles.

Keyboard Shortcuts in Sheets
Activa la ventana de atajos para una guía completa para usar los atajos de Google Drive.

Activa esta ventana para referencia y encuentra nuevos atajos.

Recapitulación

Las hojas de cálculo son herramientas para productividad, así que solo tiene sentido encontrar muchas técnicas para ahorrar tiempo. Usar algunos atajos te ahorrarán tiempo y te ayudarán a trabajar sin cambiar constantemente del teclado al mouse.

Dediqué tiempo seleccionando y mostrando algunos de los atajos más útiles de Google Sheets, que son fáciles de recordar, pero esto está lejos de ser una lista completa. Revisa la lista completa de Google.

Si esta es tu primera exposición a Google Sheets, espero que veas el poder que vive dentro de un buscador web para una herramienta de hoja de cálculo. Revisa todos estos artículo debajo para seguir aprendiendo más acerca de lo que una Hoja de Cálculo puede hacer:

¿Cuál fue tu atajo favorito en este artículo? ¿Hay alguno que no mencioné que te gustaría compartir? Déjame saber en la sección de comentarios abajo.

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