Calendario MS Outlook: ¿Cómo Añadir, Compartir y Usarlo Correctamente?

Las reuniones, tareas y otros elementos que tienen impacto en nuestro horario—todos tienen algo en común. A veces se nos notifica de ellos a través de correo electrónico.

Puede ser inconveniente cerrar tu correo de Microsoft Outlook y abrir otra aplicación para encontrar tus reuniones y trabajar. Y entonces volver abrir Outlook una vez que tienes la información del horario que necesitas. Es inconveniente y también innecesario.

Muchas personas no se dan cuenta de que MS Outlook tiene un calendario pre-establecido. Si sabes qué hacer, puedes cambiar fácilmente entre tu bandeja de entrada y el calendario de MS Outlook.

En este tutorial, aprenderás cómo usar el calendario de Outlook. Explicaré cómo añadir tareas y reuniones a tu calendario. También exploraremos cómo compartir un calendario de Outlook.

¿Cómo Usar tu Calendario de Microsoft Outlook—Un Resumen Rápido (VIDEO)?

Outlook tiene la herramienta perfecta para ayudarte a crear y mantener tu horario, la cual es la herramienta de calendario de Microsoft Outlook.

Si quieres usar Outlook para hacer seguimiento de tus citas y reuniones, así como tus tareas, el calendario de Outlook puede ayudar. Aquí hay una guía rápida de video sobre cómo usar el Calendario de MS Outlook.

Aprende incluso más acerca del calendario de Microsoft Outlook, siguiendo las instrucciones paso a paso.

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¿Cómo Acceder al Calendario de MS Outlook?

Tu calendario de Outlook es una herramienta útil que puedes abrir desde tu correo, dando clic en un solo icono si sabes cómo.

Paso 1. Ver una Miniatura del Calendario

Comienza con tu bandeja de entrada de Outlook abierta:

Encuentra el icono del Calendario en la parte inferior izquierda de tu interfaz de correo (debajo del panel Navegación). Si tu pasas el mouse sobre el icono, verás una miniatura de tu calendario con tus próximas citas.

Paso 2. Abre tu Vista de Calendario

Para abrir tu calendario, da clic en el icono del Calendario. Tu calendario de Outlook aparece:

Nota que la vista por defecto está en un mes. Esto es llamado Vista de Mes. La fecha actual está resaltada, aunque puedes seleccionar varios días de calendario con el cual trabajar.

El calendario de Outlook también incluye algunas características:

• Hay un reporte local del clima encima del calendario. Personaliza esta información colocando el nombre de tu ciudad o el código postal.
• Hay miniaturas del mes antes y después del mes actual en la izquierda de la pantalla. Para ocultar estas miniaturas, toma el lado derecho del panel que contiene las miniaturas y arrastra a la izquierda.
• Hay una barra de búsqueda en la parte superior derecha del calendario. Puedes buscar a través de los eventos del calendario con palabras claves o frases.
  

Ahora hemos explorado la vista del mes, podemos echar un vistazo a algunas de las vistas disponibles.

Paso 3. Cambia tu Vista de Calendario

Puedes cambiar la vista de Calendario. En la parte superior del calendario de Outlook, da clic desde el menú Vista:

En la pestaña de Vista, verás varias configuraciones que te permitirán personalizar la apariencia de tu calendario. Los cinco en los cuales nos queremos enfocar en este tutorial son:

1. Día. La vista del Día te permite ver los eventos del día. La vista del Día se mira como una página de planificador. Usa la barra de desplazamiento en el lado derecho de la vista de Día para moverse arriba y abajo de la página.
2. Días Laborales. La vista de Días Laborales te permite ver cinco días de tu programa (de lunes a viernes) al mismo tiempo.
3. Semana. La vista Semanal es como una vista de días laborales, excepto que incluye los fines de semana. Esta vista puede ser útil si trabajas fuera de las horas tradicionales o si incluyes reuniones personales en tu calendario.
4. Mes. Hemos examinado la vista Mensual, que te permite ver un mes completo.
5. Vista de Horario. Esta vista te permite ver la cita de un día en una forma como de barra de gráfico. Este te permite identificar conflictos y compromisos que pueden encontrarse en tu horario.

Para abrir una vista, da clic en el icono para la vista de calendario de vista que quieras abrir. Para este ejemplo, da clic en la Vista Horario. Esta vista se muestra:

Nota que este ejemplo tiene dos clases de citas superpuestas. Saber acerca del conflicto de horario te permite administrar tu tiempo eficientemente. Puedes planear ir solo a una de las reuniones y re-programar la otra. O, podrías ir a una parte de cada reunión.

También, esta Vista de Horario ilustra que hay una reunión de desayuno a las 7:00 — antes de comenzar el día de trabajo.

Nota: Varias vistas también aparecen en la pestaña de Inicio de tu calendario de Outlook, y puedes acceder a ellos desde ahí.

¿Cómo Crear una Cita o Tarea?

Puedes añadir varios tipos de elementos a tu calendario de Microsoft, incluyendo:

• Citas: Una cita típicamente solo envuelve a una persona y a ti. Por ejemplo, puedes poner las citas con tu doctor o contador. A veces (pero no siempre) una cita está puesta con alguien fuera de tu organización.
• Reuniones: Una reunión usualmente envuelve un grupo de personas. Si eres el organizador de la reunión, serías responsable de no solo programar la reunión, pero también de enviar las invitaciones.
• Tareas: Una tarea es tomar algo de tiempo en tu calendario para alcanzar ciertas metas.
  

Puedes también poner cualquier elemento para que sea un elemento recurrente o un elemento de día múltiple.

Paso 1. Preparar una Nueva Cita

Comienza desde cualquier vista de calendario, pero asegúrate de que estás en la pestaña de Inicio. Para este ejemplo, comenzaremos con la vista de Mes abierta:

Da clic en el icono de Nueva Cita. Una pantalla de Cita en blanco se muestra:

Pon la información de tu cita en los campos apropiados. Aquí hay una breve descripción de cada campo y cómo rellenar cada uno:

• Asunto: Pon una descripción breve de tu cita.
• Lugar: Pon el lugar donde tu cita ocurrirá.
• Hora de Comienzo: Pon la fecha y la hora en la cual tu cita comenzará. Da clic en la miniatura del calendario para seleccionar un mes y día. Da clic en la flecha abajo a la derecha del tiempo para escoger una hora. Marca la casilla a la derecha de este campo si el evento durará todo el día.
• Fecha de Finalización: Pon la fecha y la hora en la cual tu cita termina. Usa la miniatura del calendario y las flechas abajo.

Para hacer que las citas duren más de un día, selecciona una fecha para "Termina" que esté luego de la fecha de "Comienza".

Precaución: Si tus fechas y horas seleccionadas se superponen con otras reuniones o citas, puedes ver una advertencia en la parte superior izquierda de la pantalla. Sin embargo, Outlook aún te permitirá añadir, aunque tenga conflicto.

En el cuadrado grande debajo de la información de reunión, pon cualquier nota que tengas acerca de la cita. En el ejemplo debajo, he llenado la pantalla de Cita con información acerca de la conferencia de padres y maestros.

Para programar una cita recurrente, da clic en el icono de Recurrencia en la cinta (que parece como un círculo). El cuadro de dialogo de Recurrencia aparece:

Selecciona un Patrón de Recurrencia para la reunión. Puedes también definir cuánto tiempo continuará. En el ejemplo de arriba, he puesto una conferencia de padres y maestros mensual. Cuando termines, da clic en OK para regresar a la pantalla de Cita.

Cuando hallas terminado de poner la información de la cita, da clic en el icono de Guardar y Cerrar en la parte superior izquierda de la pantalla de Cita. La cita está añadida a tu calendario.

Paso 2. Preparar una Nueva Reunión

Ya sea que necesitas reunir un grupo para un proyecto de negocio o una reunión social, encontrarás la herramienta de Nueva Reunión. Comienza con el calendario de Outlook abierto:

Da clic en Inicio > Nueva Reunión. La pantalla respectiva se abre:

Usa esta pantalla para programar una reunión e invitar a los participantes. Aquí hay una vista sobre cómo llenar la invitación:

• El campo De por defecto es tu correo por defecto.
• Da clic en el campo Para para seleccionar a los participantes para tu reunión desde tu Libro de Contactos.
• Pon una breve descripción de tu reunión en el campo de Asunto.
• Pon el lugar de la reunión en el campo de lugar o usa la flecha abajo en la derecha del campo para seleccionar lugares usados recientemente.
• Selecciona una fecha y hora inicio y una de fin. Si la reunión durará muchos días, haz la fecha de comienzo luego de la fecha de fin.
• Si la reunión durará todo el día, marca la casilla a la par Todo el Día.

Una vez que has llenado la información de la reunión, usa la casilla debajo del encabezado del mensaje para escribir una nota breve para enviar un mensaje a los participantes. Aquí hay un ejemplo de lo que una reunión completada se mira:

Si esto es una reunión recurrente, usa el icono de Recurrencia en la Cinta para definir qué tan a menudo esta reunión ocurrirá.

Cuando tu invitación está lista para ser enviada, da clic en el botón Enviar en la parte superior izquierda de la ventana. Tu reunión está añadida al calendario. Todos los destinatarios incluidos en el campo Para recibirán la invitación adjunta para la reunión.

Aprende más acerca de enviar mensajes de reuniones en MS Outlook en este tutorial:

• 
  Microsoft Outlook
  ¿Cómo Componer y Enviar Mensajes Nuevos con Microsoft Outlook?
  Laura Spencer

Este artículo puede ayudarte a escribir un correo efectivo para enviar la invitación de tu reunión:

• 
  Correo
  ¿Cómo Escribir un Correo Más Efectivo?
  Laura Spencer

Paso 3. Preparar una Nueva Tarea

Las tareas difieren de las reuniones y las cita en que típicamente solo te envuelven a ti. Puedes preparar las tareas en tu calendario para preparar una especie de lista de quehaceres en línea. Puedes también usar la función de tarea en el calendario de Outlook para asignar una tarea a otra persona o enviar un reporte de estado.

Para preparar una nueva tarea, de nuevo comienza con el calendario abierto. Da clic en Inicio > Nuevos Elementos. Y un menú desplegable aparece:

Selecciona la opción Tarea. La ventana de Nueva Tarea aparece:

Pon el nombre de la tarea en la línea de Asunto. Escoge una Fecha de Comienzo y una Fecha de Entrega para la tarea. Si quieres, puedes también asignar valores a los siguientes campos, dando clic en la flecha de abajo a cada campo y hacer una selección:

• Estado
• Normal
• % Completado

Si quieres que el sistema de envíe un recordatorio, marca la casilla de Recordatorio. Puedes también usar el icono de Recurrencia en la Cinta para hacer la tarea recurrente. O define la tarea para que dure más de un día escogiendo una fecha diferente para el comienzo y el fin.

Pon más información o instrucciones acerca de la tarea en la casilla debajo de la información del encabezado.

Cuando hallas terminado de llenar la ventana de Nueva Tarea, da clic en Tarea > Guardar y Cerrar. Tu tarea es añadida a la lista de quehaceres de tu calendario, pero no aparecerá en tu calendario a menos que estés en la vista de Tareas.

Para ver la lista de tareas de tu calendario, ve a Vista > Barra de Lista de Quehaceres. Un menú desplegable aparece:

Da clic en la opción Herramientas. Un panel se abre en la derecha de tu calendario. Tu lista de tarea aparece en la parte inferior derecha de tu calendario de Microsoft Outlook, debajo de la miniatura del calendario del mes:

Para abrir una tarea y ver más detalles o actualizarla, da doble clic en la tarea. Puedes también marcar una tarea como urgente dando clic en la casilla a la derecha. La vista de Barra de Quehaceres permanece abierta hasta que la cierras. Si vas a tu bandeja de entrada, la lista de tareas permanece visible en la esquina inferior derecha de tu ventana de MS Outlook:

Para cerrar la lista de tarea, da clic en la X en la esquina superior derecha.

Paso 4. ¿Cómo Borrar un Elemento del Calendario?

Borra una reunión o una cita de tu calendario rápidamente. Desplázate a la vista del calendario que contiene el elemento del calendario que quieres borrar. Da clic en el elemento del calendario a seleccionar (en este caso, una cita); entonces da clic derecho y un menú desplegable aparece:

Nota: En la ilustración de arriba he seleccionado una cita con un participante más. Si hubiera seleccionado una reunión con más de un participante, la opción del menú desplegable sería Cancelar Reunión. Luego de seleccionar la opción Cancelar Reunión, se te daría la oportunidad de enviar una nota de cancelación a todos los participantes de la reunión.

Selecciona la opción Borrar desde el menú desplegable. Si el elemento es recurrente, tendrás la oportunidad de escoger si quieres borrar todas las instancias del elemento del calendario (Borrar Serie) o solo una ocurrencia (Borrar Ocurrencia) que hallas seleccionado. El elemento del calendario es removido. La opción de Borrar Ocurrencia es buena para usar si tienes una reunión regular, pero necesitas cancelar una instancia debido a la vacación o un conflicto de horario.

El proceso para borrar una tarea de tu lista de tarea es incluso más simple. Simplemente da clic en la tarea de tu Lista de Quehaceres, entonces da clic derecho. Selecciona la opción Borrar desde el menú despegable.

¿Cómo Añadir una Reunión o Tarea a Partir de un Mensaje de Correo?

Una de las cosas convenientes por hacer es que tu calendario no tiene que estar abierto para añadir un elemento del calendario. Añade un elemento de calendario directamente desde un mensaje de correo. Aquí lo que hay que hacer:

Paso 1. Selecciona un Mensaje de Correo

Comienza con tu bandeja de entrada abierta. Da clic en un mensaje para seleccionarlo. Entonces da doble-clic en el mensaje para abrirlo:

En el ejemplo de arriba, se me ha enviado una invitación a una reunión. El correo no fue enviado como una invitación de calendario, pero quiero añadir el evento a mi calendario de Outlook. Una manera de hacer esto es usar el icono de Contestar con Reunión en la Cinta. (Parece como un calendario con una flecha.)

Cuando das clic en el icono de Responder con Reunión, una ventana de contestar se abre—pero más importante es en el formato de una reunión:

Nota que la información del lugar está en blanco y que la fecha y la hora por defecto a la fecha y hora actual. Necesitarás corregir esta información usando los detalles encontrados en el correo original. Luego, pon la respuesta de tu correo al remitente original. Cuando estás lista, da clic en el botón Enviar a la izquierda.

Haz enviado un correo de respuesta a la persona a quien te envió la notificación de reunión y añadido la reunión a tu calendario en un solo paso.

Paso 2. Añade una Tarea a tu Lista de Tarea de Calendario y Correo.

También es fácil de añadir una tarea a tu tarea de Outlook si tienes abierta tu vista de Barra de Quehaceres. Comienza con tu bandeja de entrada abierta. Da clic en un mensaje para seleccionarlo; luego arrastra el mensaje seleccionado a la lista de tareas en la derecha de tu bandeja de entrada:

Verás una línea roja en la lista de tareas donde la nueva tarea está cerca de estar insertada. Una vez el correo está insertado en tu lista de tareas, da doble clic en él para ver los detalles del mensaje.

Nota: aunque Outlook insertará el correo en tu lista de tareas, el mensaje también permanecerá en tu bandeja de entrada.

¿Cómo Hacer que el Calendario de Outlook te Envíe Recordatorios?

Otra característica conveniente de Outlook es la habilidad de tener el sistema de recordatorio a medida que preparas una nueva reunión o una cita, da clic en la flecha de abajo en el icono de Recordatorio en la Cinta (parece como una campana):

Selecciona que tan de antemano quieres que el recordatorio aparezca. Luego, da clic en el icono de Sonido, en la parte inferior del menú desplegable para seleccionar un sonido de recordatorio.

Una vez que tu recordatorio ha sido preparado, un recordatorio aparecerá cada vez que abras tu correo o calendario:

Para hacer que un recordatorio deje de aparecer, da clic en el botón de Descartar. Si la ventana está recordándote de muchos elementos del calendario, necesitarás dar clic en el botón Descartar Todos.

¿Cómo Compartir un Calendario de Outlook?

Comparte tu calendario a través de correo o dando acceso a otros. Esto podría ser útil si quieres compartir partes de tu calendario con un miembro del equipo o si tratas de programar un tiempo para reunirte con alguien. Hay tres maneras de que puedes compartir un calendario:

1. Correo: Comparte parte de tu calendario a través de correo.
2. Característica de Compartir. Si tu instalación de Outlook corre a través de Microsoft Exchange Server, puedes darle a alguien más acceso a tu calendario. Puedes también usar el icono de Poner Permisos del Calendario para definir quién tiene acceso a tu calendario y qué nivel de acceso tienen.
3. Publicar en línea: Publica tu calendario a un servidor en línea para proveer acceso a otros.

Ya que mi instalación de Outlook no corre en Microsoft Exchange Server, nos enfocaremos en el primer y tercer método de compartir tu calendario de Microsoft en este tutorial.

1. Compartir un Calendario a través de Correo

Con tu calendario abierto, ve a Inicio > Enviar Calendario. Un mensaje en blanco aparece con el cuadro de dialogo de Enviar un Calendario a Través de Correo.

Si tienes más de un calendario, da clic en la flecha de abajo del campo del calendario para seleccionar qué calendario quieres compartir. Luego da clic en la flecha de abajo, a la par del campo de Rango de Fecha para especificar qué fechas compartir. Entonces, da clic en la flecha de abajo del campo Detalle para escoger un nivel de detalle para compartir—escoge entre los siguientes niveles:

• Disponibilidad: El recipiente verá cuándo estás disponible y cuando estás libre. Ellos no verán qué reuniones y citas son.
• Detalles Limitados: El recipiente verá solo el asunto de tus reuniones y citas y cuándo estás programadas.
• Todos los Detalles: El recipiente verá tus reuniones y citas, y el lugar de cada una de ellas. Verán más detalles acerca de cada reunión o cita.

Marca la casilla si solo quieres compartir el calendario para mostrar horas de trabajo. Si tus horas de trabajo no están definidas, da clic en Especificar Horas de Trabajo. Cuando hallas terminado, da clic en el botón OK en el cuadro de dialogo de Enviar un Correo a través de Correo. Luego da clic en el botón Enviar para enviar el correo.

El recipiente de correo recibe un correo con tu horario en el texto de correo y un calendario adjunto mostrando dicho horario.

2. Comparte un Calendario Publicándolo en Línea

Puedes también compartir tu calendario en línea a un servidor compartido. Con tu calendario abierto, ve a Inicio > Publicar en Línea. El cuadro de dialogo de Publicar Calendario a Servidor Personalizado aparece:

Comienza poniendo la URL del servidor donde publicarás tu calendario. Luego, define el rango de fechas que quieres compartir. Para la opción de Detalle escoge entre: Solo Disponibilidad, Detalles Limitados, Detalles Completos. Si solo quieres publicar tu calendario entre horas de trabajo, da clic en la casilla.

Cuando hallas terminado, da clic en el botón OK. Sigue cualquier notificación que aparezca.

Conclusión

Has aprendido cómo usar el calendario de Outlook correctamente. Hacer que el calendario de Outlook te ayuda a ser más organizado y ser más productivo.

Ahora que tienes tu horario en orden, puedes querer dominar tu bandeja de entrada. Para una guía gratuita de administrar tu bandeja de entrada, toma una copia de nuestro libro gratuito. La Guía Definitiva al Dominio de Bandeja de Entrada. Está lleno con técnicas avanzadas de administración de bandeja de entrada.

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