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¿Qué es Inteligencia de Negocios?

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Spanish (Español) translation by Eva Collados Pascual (you can also view the original English article)

En un tutorial reciente miramos los beneficios del big data para los negocios pequeños. Pero incluso si tu empresa no maneja esos volúmenes de datos, aún te puedes beneficiar de un enfoque analítico.

Como con el big data, los sistemas de inteligencia de negocios fueron una vez la reserva de grandes compañías con abundantes presupuestos en IT. Pero gracias a la extra competencia y el avance de tecnologías como la computación en la nube y el softaware como servicio (SAAS), más y más firmas pequeñas están tomando ventaja de las opciones asequibles que se ofrecen hoy en día.

Un Estudio Económico de Oxford en 2013 encontró que más de la mitad de las firmas con ventas por debajo de $100.000 planearon usar la inteligencia de negocios dentro de los próximos tres años - un salto de 43%.

Pero sé cuidadoso antes de sumergirte. Entre el 70% y el 80% de los proyectos de inteligencia de negocios en empresas fallan, de acuerdo a la investigación de Gartner citada en el artículo de Computer World.

Así que en este tutorial te ayudaremos a tomar una posición para hacer un uso astuto de la inteligencia de negocios. Tendrás un sólido entendimiento de lo que significa la inteligencia de negocios, qué beneficios puede traerle a tu negocio y cómo puedes implementarlo exitosamente. También miraremos algunos ejemplos de cómo las compañías están usando los sistemas de inteligencia de negocios ahora mismo para ayudarlos a obtener información sobre sus operaciones y a tomar mejores decisiones.

Data Sharing Graphic
Trabajando con sistemas de inteligencia de negocios. (Ilustración)

1.¿Qué es Inteligencia de Negocios?

Primero lo primero. ¿Qué queremos decir con Inteligencia de Negocios?

De acuerdo a la firma de investigación tecnológica Gartner:

La Inteligencia de Negocios (BI) es un término sombrilla que incluye las aplicaciones, la infraestructura y las herramientas, y las mejores prácticas que posibilitan el acceso y el análisis de la información para mejorar y optimizar las decisiones y el desempeño.

En términos simples, es sobre tomar mejores decisiones en tu negocio para analizar la información. Usualmente toma la forma de una base de datos u otro software que hala la tanto los hechos como las cifras de varias partes de tu negocio y produce gráficas, reportes y otros hallazgos.

Puedes usar las soluciones de inteligencia de negocios para analizar cualquier aspecto de tu empresa. Puedes monitorear la efectividad de tus esfuerzos de ventas, por ejemplo, o la eficiencia de las operaciones de tu negocio, el desempeño de los diferentes miembros del equipo, y mucho más.

2. Beneficios de la Inteligencia de Negocios para Negocios Pequeños.

Los sistemas de Inteligencia de Negocios pueden ser costosos y pueden tomar tiempo para que sean puestos en marcha. ¿Así que cuál es el beneficio de hacerlo? ¿Qué puede hacer la Inteligencia de Negocios para tu pequeño negocio?

Un reporte del 2014 por Dresner Advisory Services encontró que la razón principal de que las pequeñas empresas usen la Inteligencia de Negocios es para "hacer una mejor toma de decisiones". Otras razones importantes incluyen:

  • Crecimiento en los ingresos
  • Incremento de la ventaja competitiva
  • mejoras en la eficiencia de la operación
  • mejoramiento del servicio al cliente

Miraremos algunos ejemplos específicos de cómo las empresas obtienen esos beneficios en la próxima sección, pero esa es una lista impresionante. Toca la mayoría de los factores clave que determinan el éxito de una compañía.

La mayoría de las compañías ya analizan sus datos de alguna manera, pero a menudo es en la forma de hojas de cálculo con Microsoft Excel. Pero eso puede ser muy desgastante y los resultados no son siempre los que estás buscando. Excel es genial para muchas cosas, pero algunas veces necesitas una herramienta diferente para solucionar un problema diferente.

"Cuando se hace de manera correcta, las analíticas pueden proveer ideas en un análisis de tendencias que de otra manera no podrían ser vistas", dice Dan Linstedt, presidente de Empowered Holdings en Saint Albans, Vermont, en un artículo de Inc Magazine. "La Inteligencia de Negocios provee ideas sobre el costo de adquirir nuevos clientes en el tiempo, y cómo esos costos están relacionados a la ganancia o pérdida de clientes."

3. Ejemplos

¿Entonces cómo las empresas usan la Inteligencia de Negocios en este momento? Aquí hay algunos ejemplos.

Para Impulsar las Ventas

Los clientes son la sangre vital de cualquier negocio, claro, y los sistemas de inteligencia de negocios pueden ayudarte a entenderlos mejor.

La tienda minorista de artículos de lujo para mujer Gilt Groupe es un primer ejemplo. Cada día envía un correo a sus clientes a las 11:45 am, previendo las ventas diarias y luego los clientes hacen clic para comprar (o no) de su sitio web. Claramente, con un modelo de negocios como este, la tasa de conversión de cada correo es absolutamente crítica.

La compañía estaba recogiendo datos de las búsquedas, el historial de compras y más de sus consumidores, pero estaba buscando una mejor manera de analizar todos los datos y producir resultados accionables.

Glit implementó un sistema de inteligencia de negocio de SAS, habilitando a la firma a combinar información de diferentes fuentes y producir informes que ayudaron a dirigir sus emails de forma más inteligente. Los datos producidos permitieron a Glit predecir con mucha más precisión qué clientes se sentirían atraídos por cada tipo de oferta, y personalizar sus emails para maximizar las ventas.

Los resultados

  • Más volumen de clientes fueron atraídos por categorías promocionales en las que no habían realizado ninguna adquisición anterior.
  • Un aumento de un 100% en la conversión en mujeres que fueron definidas como posibles clientas para el sitio de hombres, pero que todavía no lo había hecho.
  • Un incremento significativo en el porcentaje de conversión de nuevos miembros (i.e. el número de miembros realizando una adquisición en lugar de simplemente navegar).

El Control del Inventario

Tal y como hemos visto en los tutoriales previos, controlar el inventario es una forma importante de hacer más eficiente tu negocio, mejorando el flujo de liquidez y los beneficios. Los sistemas de inteligencia empresarial pueden ayudarte a conseguirlo.

"Recortar el exceso de inventario - y de esta manera el costo de mantenerlo - es uno de los cambios más fáciles que una compañía puede hacer para afectar inmediatamente sus resultados finales." le dijo Dwight deVera, vicepresidente senior en el proveedor de BI Arcplan, a CIO.com. Y una solución de BI con un buen cuadro de mando, "que le ofrece a los minoristas una mejor visibilidad en el inventario, les permite tomar mejores decisiones sobre qué pedir y cuando la mercancía no se queda quieta en la estantería de los almacenes."

Puedes encontrar un número de soluciones de analíticas con las cuales trabajar en nuestro marketplace de CodeCanyon Tales como Tablero de Mando de Analíticas para Wordpress. O toma nuestra Plantilla de Administrador de Sitio con un tablero de mando fácil de trabajar de ThemeForest, así como el más vendido Metronic - Plantilla Responsiva de Cuadro de Mando de Administrador con un tablero realmente atractivo - listo para conectarlo a las analíticas de tus sitios. 

El minorista de vinos The Wine House puso todo esto en práctica, liberando $400,000 en capital mediante el empleo de su nuevo software de analítica SAS para identificar los elementos del inventario que no se habían movido desde hace más de un año.

El buen vino no se desperdicia, por supuesto, pero ocupa espacio y su almacenaje cuesta dinero. The Wine House lanzó una venta para eliminar excedentes, y ha estado empleando este software desde entonces para localizar botellas que no tienen mucha salida y así realizar promociones para darles salida. 

La compañía también usa esta información para tomar decisiones sobre el futuro con mejor información. Por ejemplo, los datos mostraron que los clientes estaban comprando muchas botellas de vino de $20, pero no tantas de $100. Así que The Wine House pivotó para ofrecer más mercancía del precio inferior, que es la que desean sus clientes. 

Otras compañías han seguido un enfoque similar, como la compañía de telecomunicaciones Asurion Asia Pacific, que usó QlikView software para analizar y mejorar la gestión de su inventario, consiguiendo amortizar la inversión en tan sólo seis meses.

Analizar el Tráfico Web

Algunos sistemas de análisis empresarial inteligente son simples y bastante conocido, y es posible que ya estés usando alguno de ellos.

Google te ofrece muchas analíticas sobre los visitantes de tu sitio web a través de servicios como Google Analytics y Webmaster Tools, y si te tomas el tiempo necesario para hacer un uso eficaz de estas, te ayudará a atraer más clientes y a optimizar tu web para animarles a realizar más adquisiciones.

Bob Shirilla inició un pequeño negocio tras dedicarse durante dos décadas en una compañía de IT que usaba software de análisis de datos de forma habitual. Comentó en Inc Magazine que su sitio web, Keepsakes-etc.com y Simply-bags.com, "están funcionando muy bien dentro de un sector con un producto muy competitivo. Atribuyo su éxito a las decisiones empresariales realizadas mediante el uso de las herramientas de Google Analytics."

Aprende más sobre el trabajo con Google Analytics a escala, la realización de split tests experimentales y variables personalizadas:  

Para Proporcionar una Mejor Servicio al Cliente 

La empresa británica SureFlap ya tenía una gran idea: una compuerta para gatos que usa la tecnología de los microchips para permitir el paso de tu querida mascota y mantener al resto de los gatos lejos. Pero tal y como su fundador Dr Nick Hill dice, "Tener un estupendo producto no es suficiente; necesitas envolverlo además con una excelente atención al cliente."

Así que la firma usa una herramienta llamada Service Cloud de Salesforce.com para enviar cientos de encuestas sobre la satisfacción cada semana y analiza los resultados constantemente. Esto le permite a SureFlap identificar y solucionar los problemas, dando como resultado porcentajes de satisfacción de alrededor del 90%,

El sistema también alerta al equipo de atención al cliente sobre cualquier encuesta individual que obtenga un bajo resultado, de forma que puedan hacer un seguimiento del caso con el cliente e intentar solucionar incidencia pendiente.

4. Implementación de la Inteligencia Empresarial

Así que ahora ya has visto los beneficios de la inteligencia empresarial, y algunos ejemplos de como pueden aprovecharla los pequeños negocios. Si estás convencido de su valor, es el momento de que la implementes en tu compañía. En esta sección veremos un sencillo proceso que puedes seguir, y algunos ejemplos de proveedores populares que puedes investigar.

¿Cuál es tu objetivo?

La primera pregunta que debes hacerte es qué esperas conseguir.

Como hemos visto, la inteligencia empresarial es como un término paraguas en el que caben un amplio rango de soluciones, desde cualquier área de la gestión de la relación con le cliente hasta la eficiencia operativa. ¿Cuál es tu prioridad?

¿Quieres impulsar las ventas, por ejemplo, o mejorar la satisfacción de tus actuales clientes? ¿Quieres exprimir la eficiencia de tus operaciones o de tu fuerza de trabajo? Sé claro respecto a las prioridades globales y a los planes a largo plazo para tu negocio, y después considera cómo los sistemas de inteligencia empresarial pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos.

¿Qué Tienes?

Una vez tengas una idea acerca de sobre qué área quieres trabajar, considera qué datos tienes ya a tu disposición.   ¿Qué información estás recogiendo ahora mismo, y qué podrías recoger fácilmente con el sistema adecuado en su sitio? Una de las funciones principales de la inteligencia empresarial es colocar junta información de diferentes partes de tu negocio y analizarla. Así que considera qué tipo de información tienes disponible para alimentar el análisis, ya que esto impulsará los resultados.

Considera también las soluciones existentes que estés usando, como una sencilla hoja de cálculo o una base de datos. En algunos casos, con estas puedes tener suficiente.

"Tiene que haber suficientes datos disponibles de forma que no se pueda comprender fácilmente sin ayuda," dice Paul Massie, director senior de operaciones e IT en YouSendIt. "No tiene sentido implementar BI si el volumen de datos es tan pequeño que una persona puede observarlos y sacar conclusiones aproximadas."

¿Qué Necesitas?

Una vez hayas te hayas decidido por un área en la que centrarte y hayas identificado tu objetivo, es el momento de tomar decisiones más específicas sobre lo que necesitas.

Si has optado por centrarte en la eficiencia de la fuerza de trabajo, por ejemplo, y ya tienes información sobre los registros de asistencia de los empleados, horas de trabajo, evaluaciones del rendimiento y uso de ordenadores, considera lo qué el sistema que quieres implementar hará idealmente.

¿Quieres algo que integre toda la información disponible y que produzca gráficos e informes mostrándote quién ofrece el mejor rendimiento? ¿O quieres identificar nuevas fuentes de datos y mejores métodos de medir el rendimiento de los empleados?

¿Quieres comprar un sencillo programa de software, o disponer de una solución personalizada especialmente para ti? ¿Prefieres un sistema basado en la nube, software como servicio, o una paquete de software que puedas instalar y ejecutar tu mismo? ¿Quieres algo que sea compatible con tus actuales sistemas, o algo que los sustituya?

Una vez tengas respuestas claras a todas estas preguntas, podrás comenzar a comprar por ahí.

Algunas Soluciones de Ejemplo

Existen muchos proveedores, pero aquí tienes algunos que podrías revisar. Los nombres y las categorías están tomadas de un reciente informe realizado por Dresner Advisory Services.

Titans

  • IBM
  • Microsoft
  • SAP

Proveedores Pure-Play Ampliamente Establecidos

  • Actuate
  • Information Builders
  • Qlik

Proveedores Emergentes

  • Logi Analytics
  • Pentaho
  • Tableau
  • Tibco

Proveedores Especializados

  • Dimensional Insight
  • Dundas
  • Jinfonet
  • Klipfolio
  • Phocas
  • Targit

Proveedores Emergentes

  • Adaptative Insights
  • Birst
  • GoodData
  • Jaspersoft
  • Jedox

Este no es un listado exhaustivo, por supuesto, y existen muchísimos otros por ahí. Pero navegar a través de las ofertas de estas compañías te aportará una idea sobre los diferentes sistemas de inteligencia empresarial disponibles entre los que puedes elegir.

También puede generar tus propias soluciones. Aprende a trabajar con servidores y crea un panel de análisis con nuestro curso End-To-End Analytics sobre cómo iniciar un propio alojamiento para tus analíticas en este tutorial:

Siguientes Pasos

En este tutorial, hemos llegado a una sencilla definición de inteligencia empresarial, hemos debatido sus beneficios, y hemos visto algunos ejemplos sobre cómo otras compañías la están aplicando para mejorar su rendimiento.

El siguiente paso para ti es decidir si es lo adecuado para tu compañía, y empezar la búsqueda de soluciones. Sigue los pasos que hemos resaltado en la última sección del tutorial para obtener una idea clara de lo que buscas, y después empieza a buscar entre las diferentes ofertas de los proveedores.

Existen multitud de opciones entre las que elegir, así que puede resultar confuso al principio, pero ahora estás más preparado para encontrar lo más adecuado para ti y que te pueda ayudar a impulsar tu negocio.

Recursos

Créditos Gráficos: Icono de Datos diseñado por Christopher Holm-Hansen para Noun Project.

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