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¿Qué es Google Sheets? (herramienta gratuita de hojas de cálculo en línea)

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
Google Sheets vs. MS Excel: Which Spreadsheet Tool Is Better?
20 Awesome Google Sheets (Spreadsheet) Tips & Tricks

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Si estás buscando una aplicación de hojas de cálculo, ¿has considerado Google Sheets?. En este tutorial observamos más de cerca la herramienta de hojas de cálculo de Google. Además, responderemos algunas preguntas comunes sobre Google Sheets como:

  • ¿Qué es Google Sheets?
  • ¿Cómo funciona la hoja de cálculo de Google?
  • ¿Google Sheets es gratuito?

En el 2018, la manera en la que usamos y trabajamos con aplicaciones es totalmente diferente a como era hace cinco años. Personalmente, me parece que ahora descargo cada vez menos aplicaciones y uso más herramientas basadas en el navegador para realizar mi trabajo. Las aplicaciones web ahora son tan robustas que continúan desplazando a las aplicaciones de escritorio.

Existen pocos ejemplos de esto mejores que Google Docs, un grupo de herramientas de productividad basadas en el navegador. Si has usado aplicaciones como Microsoft Word, Excel y PowerPoint en el pasado, sabes cuán útil puede ser una suite de productividad. Google Sheets es la aplicación de hojas de cálculo de Google Docs.

Google innovó llevando este concepto al navegador con Docs, para que puedas usarlos donde quiera que vayas. La suite Docs mantiene tus archivos automáticamente respaldados y facilita la colaboración de todos.

Este tutorial se enfocará en mostrarte Google Sheets, la herramienta de hojas de cálculo que puedes usar en un navegador web. Veamos algunas de las características de Google Sheets. Vamos a aprender más sobre por qué Sheets es tan poderoso, y por qué incluso los usuarios de hojas de cálculo experimentados deberían probarlo.

What is Google Sheets Graphic

¿Por qué usar hojas de cálculo?

Quizá te preguntas ¿Google Sheets es como Excel?. La respuesta es: no precisamente.

Pero antes de que hablemos de características y herramientas que son específicas de Sheets, vamos a comenzar haciendo énfasis en por qué deberías considerar usar una hoja de cálculo. Soy un gran defensor de la idea de que más personas deberían usar hojas de cálculo para organizar y gestionar sus vidas.

Cuando necesitas tomar una nota o comenzar a organizar un proyecto, ¿en dónde lo haces? muchas personas quizá abran un documento en blanco en Google Docs o en Microsoft Word, por ejemplo. Una pizarra en blanco es una gran manera de comenzar a escribir ideas.

Para mi, una hoja de cálculo puede hacer eso también, pero con una gran cantidad de herramientas añadidas. Si empiezas a dar seguimiento a cualquier cosa que incluya números y necesitas hacer cálculos básicos, una hoja de cálculo siempre va a ser una mejor opción para trabajar con información. Puedes usar columnas y filas para organizar contenido sobre la marcha también.

Tutorial Planning
Para mi es más sencillo usar una hoja de cálculo que otras aplicaciones como Docs o Word para planificar mi horario de trabajo, gracias al formato estructurado de las filas y las columnas.

Ya que puedes usar fórmulas y funciones sobre los datos que hayas escrito, una hoja de cálculo puede ayudarte a comprender o transformar la información. En los últimos meses, estas son algunas cosas para las que he usado hojas de cálculo en mi vida personal:

  • Asignar palabras clave a mis imágenes digitales, dar seguimiento al progreso de la biblioteca de fotografías de cada año
  • Seguimiento de mi presupuesto mensual y objetivos de ahorro
  • Planificar nuevo contenido que escribo para Tuts+, establecer hitos y metas para marcar el progreso a medida que se logran

Además del hecho de que trabajo mucho con hojas de cálculo en mi labor diaria, estas tienen un lugar en la vida cotidiana. Piensa en una hoja de cálculo la próxima vez que comiences un proyecto o iniciativa.

¿Por qué usar Google Sheets?

¿Qué es Google Sheets, y por qué deberías considerar usar esta aplicación?

Incluso si quieres usar hojas de cálculo, quizá te preguntes ¿cómo funciona Google Sheets?. Hay mucha buena competencia en las aplicaciones Excel de Microsoft y Numbers de Apple. Ambas también han implementado versiones que trabajan en el navegador web.

A pesar de que Sheets ahora tiene más competencia basada en el navegador, aún creo que es la opción líder para hojas de cálculo simples. Es una aplicación ligera y es fácil comenzar con ella.

Excel tiene todas las herramientas que podrías necesitar en una hoja de cálculo, pero eso trae consigo complejidad. Numbers de Apple es fácil de usar, pero la manera en la que funcionan algunas características no es intuitiva y no es compatible con otros formatos de hojas de cálculo.

No dejes de lado el hecho de que Sheets tiene algunas características únicas que lo vuelven diferente de las otras opciones. Veamos las características que hacen que valga la pena considerar a Sheets como tu aplicación favorita de hojas de cálculo.

5 características de Google Sheets que vale la pena revisar

Con tantas opciones de aplicaciones para hojas de cálculo, ¿por qué es Google Sheets aquella a la que debes recurrir?

Brevemente, creo que Google Sheets brilla debido a que es una herramienta gratuita y fácil de usar. Solamente se requiere una cuenta de Google para iniciar sesión y comenzar a construir una hoja de cálculo de Google Docs. Es difícil competir con algo gratuito y, aunque otras aplicaciones tienen elementos sin costo, Sheets puede usarse totalmente gratis.

Pero no pienses en Sheets como un sustituto de presupuesto reducido de Microsoft Excel. Tiene muchas características que han sido implementadas tan bien como en Excel e incluso algunas herramientas que funcionan mejor en el navegador. Veamos cinco características de Google Sheets que hacen que valga la pena su uso.

1. Facilidad para la integración de formularios de entrada

¿Alguna vez has necesitado retroalimentación o comentarios de un visitante en tu sitio web? Sheets ofrece una manera sencilla de hacer eso y organizar las respuestas.

Ya sea que estés recibiendo pedidos para el almuerzo de tu equipo en el trabajo o detalles de un nuevo cliente, Google permite recibir entradas fácilmente desde un formulario y coloca la información directamente en una hoja de cálculo de Google Docs. En vez de recibir estos datos a través del correo electrónico o por texto y tener que volver a escribirlos y darles formato de nuevo.

Con un formulario de entrada, puedes configurar preguntas, opciones y cuadros de texto para que los visitantes llenen los campos. Cuando el usuario escriba sus respuestas, esa información será registrada automáticamente y capturada en tu hoja de Google para su revisión.

Para comenzar a usar esta herramienta, abre una hoja de cálculo de Google Docs y ve a Insert > Form (Insertar > Formulario) para configurar un nuevo formulario de entrada. A continuación puedes usar el asistente para añadir preguntas al formulario, como puedes ver en la siguiente captura de pantalla.

Google Forms to Sheets
Con Google Sheets puedes usar un formulario de entrada para obtener respuestas de un visitante o un cliente e insertar esos datos sin problemas en la hoja de cálculo.

Revisa el siguiente tutorial para ver una guía que te ayudará a implementar un formulario que imprime los resultados directamente en tu hoja de cálculo de Google:

2. Conecta hojas de cálculo entre sí

Una de las razones por las que he visto que las personas se resisten a usar Google Sheets es debido a que piensan que no tiene herramientas determinadas de Excel. En realidad, la mayoría de esas herramientas ya están implementadas en Sheets, solamente tienes que saber en dónde buscarlas.

Un ejemplo clásico de esto es la capacidad de obtener datos de otras hojas de cálculo. El uso de herramientas como =IMPORTRANGE hace posible el ir y obtener datos de libros de trabajo completamente separados.

Asegúrate de leer el tutorial mostrado a continuación para ver cómo usar múltiples hojas de cálculo en sincronización y recuperar datos de un lado al otro.

3. Aprende mientras usas el producto

A pesar de que adoro las hojas de cálculo, puedo ver por qué la gente se siente intimidada por ellas. Si bien es fácil comenzar con ellas, las fórmulas y las funciones pueden sentirse como si fueran demasiadas para aprenderlas.

Esto me lleva a otra de mis características favoritas de Google Sheets: la documentación que reside dentro de la aplicación. Cuando comienzas a escribir el nombre de una función, verás una muy útil opción desplegable que te ayuda a usar la función, como puedes ver en la siguiente imagen.

Formula Instructions
Al empezar a escribir una función, verás información que te ayuda a aprender a aplicarla.

Esta documentación incluye ejemplos sobre cómo aplicar cada función. Este enfoque de "documentación sobre la marcha" es una de las razones por las que creo que Sheets es perfecto para superar la curva de aprendizaje de las hojas de cálculo.

4. Complementos de Google Sheets

Google ha adoptado un enfoque bastante abierto para el desarrollo de Sheets, dando la bienvenida a complementos de otros desarrolladores para mejorar lo que Sheets puede hacer de forma nativa.

Yo clasifico los complementos en dos categorías principales:

  1. Complementos puros que agregan herramientas y funcionalidad adicional a Google Sheets
  2. Herramientas de conectividad como Zapier e IFTTT que te ayudan a vincular Sheets con prácticamente cualquier otro servicio

Un ejemplo de un complemento puro es AppStoreMetrix, un complemento que puedes usar para dar seguimiento al desempeño de tu aplicación en grandes tiendas de aplicaciones como Google play o la App Store de Apple. En vez de ir a esos paneles y copiar y pegar datos en una hoja de cálculo de Google Sheets, usa AppStoreMetrix para conectar ambas aplicaciones.

Por otro lado, tienes servicios como Zapier e IFTT. Estos son servicios que existen por una razón: ¡para conectar cosas entre sí! Por ejemplo, Twitter y Sheets no trabajan en conjunto por sí solos, así que necesitas una aplicación que sirva de intermediaria. Puedes usar uno de estos servicios para obtener tweets e insertarlos automáticamente en una hoja de cálculo.

Afortunadamente, tenemos un tutorial que puede ayudarte a configurar esto. Consúltalo para aprender más sobre la conexión de Google Sheets a diversos servicios.

5. El mejor soporte para la colaboración

Más que nunca, los proyectos y el trabajo que asumimos requiere la colaboración con otros. Mientras más dependemos de otros en nuestro trabajo, necesitamos maneras de incluirlos en nuestros documentos y trabajar juntos sin problemas.

Esta es otra característica que otras aplicaciones han intentado, pero Google Sheets está a la cabeza. En pocas palabras, tiene la mejor implementación para invitar a otros a trabajar contigo en una hoja de cálculo de Google Sheets. Es la manera más sencilla de invitar a otros usuarios para trabajar en (o solamente ver) una hoja de cálculo en la que hayas estado trabajando.

Con Sheets, puedes crear URLs públicos para dejar que cualquiera vea una hoja de cálculo, o bien invitar colaboradores específicos. Ve al menú para compartir en cualquier momento haciendo clic en el botón Share (Compartir) de la esquina superior derecha.

Click the Share button
Haz clic en el botón Share (Compartir) de la esquina superior derecha para comenzar a invitar a otros colaboradores a tu hoja de Google.

Asegúrate de consultar el siguiente tutorial para obtener una guía completa sobre cómo llevar a la hoja de trabajo a los colaboradores y que trabajen contigo:

A dónde ir desde aquí

Ahora que sabes más acerca de Google Sheets, ¿cómo puedes comenzar a incorporarlo en tu trabajo y en tu vida?

En primer lugar, creo plenamente que la mejor manera de aprender sobre una aplicación es simplemente comenzar a usarla. Si estás de acuerdo, ve a Google Drive e inicia sesión con tu cuenta de Google. Si no tienes una cuenta, puedes crearla gratuitamente.

Una vez que estés en Drive, puedes hacer clic en New (Nuevo) y elegir crear una nueva hoja fácilmente. Comienza a escribir datos, y creo que verás rápidamente que una hoja de cálculo puede ser una gran manera de registrar y organizar datos.

New Google Sheets
Crea una nueva hoja de Google desde la página de inicio de Drive haciendo clic en New > Google Sheets > Blank spreadsheet (Nuevo > Google Sheets > Hoja de cálculo en blanco).

Otra opción es crear una nueva hoja de cálculo en base a una plantilla gratuita que puede ayudarte a ver la utilidad de Google Sheets. Una plantilla tiene muchas fórmulas prestablecidas y diseños que pueden ayudarte a añadir tus propios datos y facilitar su uso. Revisa el siguiente tutorial para ver un resumen de plantillas que van desde la elaboración de un presupuesto hasta el seguimiento de una rutina de ejercicios y el proceso de facturación.

La guía Comienza con Sheets de Google también es un gran lugar para obtener ayuda de Google Sheets, ya que cuenta con algunos consejos fáciles para migrar tus hojas de cálculo existentes a la plataforma Sheets.

Resumen y sigue aprendiendo

Este artículo te ayudó a comenzar con Google Sheets, una herramienta de hojas de cálculo para el navegador que puedes usar con diversos propósitos. Yo uso múltiples aplicaciones de hojas de cálculo y Sheets tiene un lugar en mi flujo de trabajo regular para gestionar y trabajar con datos.

Hay mucho que aprender sobre Google Sheets. Asegúrate de consultar cualquiera de los siguientes tutoriales si quieres seguir aprendiendo más:

¿Cómo empezaste con Google Sheets? ¿planeas probarlo después de este tutorial si aún no lo has hecho? cuéntame en la sección de comentarios a continuación si hay algo sobre lo que quieras aprender más.

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