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Comment partager des documents dans Google Docs : tout ce que vous devez savoir

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French (Français) translation by Syméon Smith (you can also view the original English article)

L'un des aspects les plus puissants de Google Docs est la possibilité de partager des documents, des feuilles de calculs et des présentations avec d'autres, permettant ainsi d'éditer collaborativement ces documents en temps réel depuis n'importe où dans le monde.

Les collaborateurs d'un document peuvent voir, commenter et même éditer le document, selon les permissions que vous leur donnez. Il n'y a aucune raison d'envoyer par email vos documents, ou de fusionner les rajouts de différentes copies du même document.

Dans ce tutoriel, je vous montrerai comment utiliser les options de partage de Google Docs pour partager vos documents, feuilles de calculs et présentations à vos collaborateurs pour qu'ils puissent les voir ou les éditer. C'est assez simple de partager un document, mais ce tutoriel vous montrera comment utiliser toutes les options de Google Docs pour partager vos documents comme vous le souhaitez.

Pour en apprendre encore plus au sujet de Google Docs, faites un tour sur ces tutoriels :

Maintenant, découvrons comment partager vos documents dans Google Docs, inviter des collaborateurs, contrôler les permissions de vos documents, discuter de vos documents grâce aux commentaires, gérer correctement les notifications, et plus encore. Découvrez ce qui arrive quand vous partagez un Google Doc, comment cela marche, et comment contrôler de nombreuses options utiles.

1. Les options de visibilité

La première chose que vous devez savoir à propos de Google Docs sont les Options de Visibilité, qui contrôle l'accès aux documents. Vos nouveaux documents, feuilles de calculs et présentations sont par défaut privés dans Google Drive, mais avec le bouton Partager, vous pouvez choisir de rendre vos documents visibles soit par certaines personnes, soit par ceux qui possèdent le lien du document, soit par tout le monde sur le web.

Étape 1. Comment partager un document dans Google Docs

Pour connaître vos paramètres de partage actuels quand vous avez un document ouvert dans Google Docs, vous n'avez qu'à passer sur le bouton Partager en haut à droite du document. Là, vous verrez une pop-up qui vous montrera le degré d'intimité du document, par défaut privé.

Sharing in Google DocsSharing in Google DocsSharing in Google Docs
Survolez le bouton Partager pour voir vos paramètres actuels.

Pour changer les paramètres, cliquez sur le bouton Partager. L'écran Partager avec d'autres utilisateurs apparaît alors.

The Share with others screenThe Share with others screenThe Share with others screen
Depuis cet écran, vous pouvez entrer les noms ou adresses mails de ceux avec qui vous souhaitez partager votre document dans Google Docs.

Entrez les noms des personnes de votre liste de contact ou les adresses mail des gens avec qui vous voulez partager votre document.

The names or email addresses you wish to share withThe names or email addresses you wish to share withThe names or email addresses you wish to share with
Cliquez sur le bouton Envoyer après que vous ayez entré les noms ou les adresses mail.

Continuez à ajouter les noms et les adresses mail de toutes les personnes avec lesquelles vous voulez partager le document. Vous pouvez aussi ajouter une note à vos collaborateurs dans le champ Ajouter une note.

Cliquez sur le bouton Envoyer en bas à gauche de l'écran lorsque vous avez ajouté tous vos collaborateurs.

Étape 2. Comment activer l'option de lien de partage

Vous pouvez aussi utiliser l'écran Google Docs Partager avec d'autres utilisateurs pour obtenir un lien de partage. Si le lien de partage est activé, tous ceux qui ont accès à ce lien auront accès à votre document.

Get shareable linkGet shareable linkGet shareable link
Cliquez sur le lien dans le coin supérieur gauche pour obtenir le lien de partage.

Pour activer l'option de Partage par lien, cliquez sur l'icône de lien dans le coin supérieur droit de l'écran. Un écran avec un lien apparaît alors.

Link sharing in Google docs is onLink sharing in Google docs is onLink sharing in Google docs is on
Partagez le lien pour partager le document.

Le système vous procure un lien que vous pouvez partager à d'autres utilisateurs.

Note : il est important de se rappeler qu'activer l'option de partage par lien réduit le contrôle que vous avez sur les personnes qui peuvent accéder au document. L'un de vos collaborateurs pourrait partager lui aussi le lien à d'autres personnes qui seraient alors en mesure d'accéder au document.

Étape 3. Utiliser les options de partage avancées dans Google Docs

Vous pouvez avoir encore plus de contrôle sur ceux qui peuvent voir votre document. Commencez par l'écran Partager avec d'autres utilisateurs.

Advanced link on Share with others screenAdvanced link on Share with others screenAdvanced link on Share with others screen
Cliquez sur le lien Avancé pour ouvrir le menu Paramètres de partage.

Puis sélectionnez Avancé. Dans le menu des Paramètres de partage, vous pourrez changer ceux qui peuvent voir le document.

Who has access list in Google DocsWho has access list in Google DocsWho has access list in Google Docs
Liste des utilisateurs qui peuvent accéder au document.

Remarquez qu'il est écrit « Paramètres réservés au propriétaire » en bas de la page Ces paramètres ne sont accessibles qu'au propriétaire du document. Ils vous permettent de limiter les actions de vos collaborateurs sur votre document.

Étape 4. Définir les options du lien de partage

Depuis le menu des Paramètres de partage, sélectionnez Modifier pour voir les options de partage par lien.

Changing view options in Google DocsChanging view options in Google DocsChanging view options in Google Docs
Dans le menu des Paramètres de partage, sélectionnez Modifier pour voir d'autres options.

Voici une description de chacune de ces options :

1. Personnes spécifiques

Pour permettre à des personnes spécifiques de voir votre document, sélectionnez Enregistrer, ce qui vous emmènera dans le menu des Paramètres de partage. Entrez les adresses mail des personnes qui auront accès au document en bas du menu, sous Inviter des utilisateurs.

Enter email address in Google DocsEnter email address in Google DocsEnter email address in Google Docs
Depuis le menu Paramètres de partage dans Google Docs, entrez simplement les adresses mail des personnes qui peuvent accéder au document.

2. Toutes les personnes disposant du lien

Pour garantir l'accès à un grand groupe de personnes spécifiques, choisissez Toutes les personnes disposant du lien dans les options de Partage par lien. Sélectionnez Enregistrer pour retourner dans les Paramètres de partage. Dans le menu des Paramètres de partage, vous pouvez sélectionner le lien du document et le partager par le moyen que vous voulez, email, réseau social ou message texte.

Highlight link to shareHighlight link to shareHighlight link to share
Depuis le menu Paramètres de Partage, sélectionnez le lien à partager. Copiez et collez le lien pour le distribuer à ceux qui en ont besoin.

3. Public sur le web

Vous voulez savoir comment partager un Google Doc publiquement sur le web ? C'est simple dans Google Docs. Pour donner accès à n'importe qui ou pour importer un Google Doc sur une page web, choisissez Public dans les options de visibilité Sélectionnez Enregistrer pour retourner au menu des Paramètres de partage. Depuis le menu des Paramètres de partage, vous pouvez sélectionner le lien du document et le partager via les réseaux sociaux pour en donner l'accès à n'importe quel utilisateur.

2. Les options des collaborateurs

Dans cette section, apprenez comment partager des Google Docs avec plus de contrôle en paramétrant vos collaborateurs. Il y a quatre possibilités de collaboration pour les personnes avec lesquelles vous partagez votre document, qui donne chacune un différent niveau d'accès au document. Le propriétaire du document peut autoriser les autres participants à voir, commenter, éditer ou devenir propriétaire du document.

Pour voir les options de collaboration, sélectionnez le bouton Partager en haut à droite de votre document. Cliquez sur Avancé. Dans le menu Paramètres de partage, invitez des personnes ou des groupes en utilisant des adresses mails ou des contacts groupés.

En entrant ces adresses, les options de collaboration deviennent visibles. En cliquant sur la flèche à côté de l'icône de crayon sur chaque nom. Ici, vous pouvez sélectionner parmi les options suivantes : Modification, Commentaire ou Lecture.

Change collaborator options while inviting people in Google DocsChange collaborator options while inviting people in Google DocsChange collaborator options while inviting people in Google Docs
Après avoir cliqué sur la flèche à côté du crayon, vous pouvez changer les options de collaboration depuis le menu qui s'affiche.

Voici une description de chaque option :

1. Modification

Cette option de Collaboration permet les autres individus d'éditer le document. Les collaborateurs peuvent travailler dans un document simultanément en temps réel, ce qui enlève la charge des allers et retours d'emails.

Chaque éditeur qui travaille dans le document sera visible par des icônes en haut à droite de l'écran, à côté du bouton Commentaires. Chaque collaborateur aura une couleur différente autour de leur icône, et la section du document qu'ils seront en train d'éditer portera un curseur de la même couleur que l'icône.

2. Commentaire

Avec cette option de collaboration, un individu avec lequel le document sera partagé dans Google Docs pourra voir le document et y faire des retours via les commentaires, mais ne pourra en aucun cas l'éditer. Cette option est utile si vous cherchez un avis sur un projet, mais ne voulez pas que des informations soient altérées sans votre validation.

Pour commenter sur un document, sélectionnez la partie du texte que vous souhaitez commenter, faites un clic droit et sélectionnez Commentaire. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl-Alt-M ou le bouton Commentaires en haut à droite de l'écran, à côté de Partager. Le propriétaire du document verra les sections surlignées commentées sur la droite de leur écran.

3. Lecture

Pour autoriser les autres à ne seulement pouvoir voir un document, choisissez l'option Lecture. Cette option est spécialement utile pour distribuer un modèle qui doit être utilisé par d'autres. En paramétrant les options de Collaboration à Lecture, les collaborateurs seront forcés de Faire une copie du document pour faire des changements, ce qui assure la protection du document original de changements inopportuns.

Une dernière option de Collaboration, Propriétaire, est seulement disponible une fois que vous avez déjà partagé un document dans Google Docs avec quelqu'un d'autre. Après que le document soit partagé, le nom du propriétaire apparaîtra dans la liste Qui a accès dans le menu des Paramètres de partage.

The owners name appears to the rightThe owners name appears to the rightThe owners name appears to the right
Vous pouvez transférer la désignation Propriétaire à un autre collaborateur dans Google Docs.

Cette dernière option vous permet de transférer la possession du document à quelqu'un d'autre. La personne qui possède le document apparaît dans le menu déroulant à côté des noms des collaborateurs.

Change document ownership in Google DocsChange document ownership in Google DocsChange document ownership in Google Docs
Choisissez l'option Propriétaire pour changer la possession d'un document dans Google Docs.

Le créateur du document est le propriétaire par défaut. Si la possession du document est transférée à quelqu'un d'autre, le créateur ne sera plus en mesure d'effectuer certaines actions, telles que :

  • supprimer des collaborateurs
  • partager avec autant de personnes qu'il veut
  • changer les options de visibilité
  • permettre aux collaborateurs de changer les privilèges d'accès pour d'autres
  • supprimer de manière permanente quelque chose de Google Drive. Après que cela soit supprimé, personne ne peut y accéder, même ceux avec qui il était partagé.

3. Ajouter des commentaires

Les collaborateurs avec la capacité de Commentaire ou de Modification peuvent laisser des commentaires sur un document partagé dans Google Docs. Un commentaire peut donner des indications au propriétaire du document sur comment bien orthographier un mot, ou ouvrir une discussion sur une certaine partie d'un document.

Étape 1. Ajouter un commentaire

Pour ajouter un commentaire sur un document Google partagé, sélectionnez la partie du document que vous voulez commenter. Ça peut être un mot, une phrase ou un paragraphe entier. Après avoir sélectionné une section, faites un clic droit et sélectionnez Commentaire.

Add comment in shared Google docAdd comment in shared Google docAdd comment in shared Google doc
Quand vous avez sélectionné la bonne partie du texte, faites un clic droit et choisissez Commentaire.

Une zone de texte avec votre nom va alors apparaître à droite de l'écran pour que vous puissiez y entrer votre commentaire.

Enter comment in your shared Google documentEnter comment in your shared Google documentEnter comment in your shared Google document
Une zone de texte comme celle-ci va apparaître à droite du document. Écrivez dans cette zone et cliquez sur Commenter.

Si quelqu'un écrit un commentaire sur votre document, vous pouvez commencer une discussion en répondant au commentaire. Sous le commentaire, une zone de texte va apparaître, indiquant Répondre. Ici, vous pouvez écrire votre réponse.

Reply to comment in Google DocsReply to comment in Google DocsReply to comment in Google Docs
Pour répondre à un commentaire, cliquez sur le commentaire et écrivez dans la zone en dessous.

Si le commentaire parle d'une erreur simple qui ne nécessite aucune réponse, vous pouvez effectuer les ajustements nécessaires sur le document et marquer le commentaire comme résolu en cliquant sur le bouton Fermer à droite du commentaire. En marquant un commentaire comme résolu, il est caché. Pour rouvrir le commentaire, cliquez sur le bouton Commentaire en haut à droite du document.

Étape 2. Ouvrir un commentaire fermé

Même après qu'un commentaire ait été résolu, vous pouvez encore le voir. Cliquez sur le bouton Commentaire en haut à droite du document.

Reopen resolved comment in your Google documentReopen resolved comment in your Google documentReopen resolved comment in your Google document
Utilisez le lien Rouvrir pour rouvrir les commentaires fermés dans Google Docs.

Pour rouvrir les commentaires résolus, cliquez sur le lien rouvrir bleu à côté du commentaire. Les commentaires sont replacés dans le document.

Notifier les collaborateurs

Dans cette section nous verrons comment partager un Google Doc avec de bonnes notifications. Vous pouvez notifier automatiquement vos collaborateurs par email lorsqu'un changement est effectué au document. Cette fonctionnalité est pratique si vous travaillez sur un document et avez besoin que vos collaborateurs prennent connaissance de vos changements.

Étape 1. Activer les notifications

Ouvrez votre document. Assurez-vous que votre document est partagé avec au moins une personne.

Cliquez sur le bouton Commentaires en haut à droite de votre document. Cliquez sur le bouton Notifications.

How to change notifications in your shared Google docHow to change notifications in your shared Google docHow to change notifications in your shared Google doc
Cliquez sur le bouton Notifications pour voir un menu déroulant des options de notification.

Après que vous ayez cliqué sur le bouton Notifications, un menu déroulant s'affiche avec les options de notification.

Notifications drop-down menu in Google docs documentNotifications drop-down menu in Google docs documentNotifications drop-down menu in Google docs document
Sélectionnez vos options de notifications depuis le menu déroulant.

Vous pouvez changer les options de notifications depuis le menu déroulant dans votre Google Doc partagé, avec ces paramètres :

1. Tous les évènements

Pour envoyer des notifications par email à tous vos collaborateurs, sélectionnez l'option Tous les évènements. C'est un bon choix lorsqu'un document est écrit par une équipe.

2. Seulement les vôtres

Pour n'envoyer un mail de notification qu'à vous lorsqu'un commentaire est posté ou lorsque le document est modifié, sélectionnez l'option Seulement les vôtres. C'est un bon choix lorsque vous êtes le contributeur le plus important et que vous avez besoin d'avis sur votre travail, mais que vos commentateurs n'ont pas besoin de voir les commentaires des autres.

3. Désactivées

Pour désactiver les notifications par email, sélectionnez l'option Désactivées. C'est un bon choix lorsque vous n'avez pas besoin de voir rapidement les commentaires et les éditions.

Étape 2. Voir la notification par email

Si vous activez les notifications par email, vous recevrez un email résumant les notifications lorsqu'elles sont faites. Allez dans votre boîte de réception pour voir la notification. Ci-dessous un exemple de mail :

View the Notification email in shared Google docsView the Notification email in shared Google docsView the Notification email in shared Google docs
Allez dans votre boîte de réception pour voir vos notifications par email de votre Google Doc partagé.

5. Supprimer un collaborateur

Parfois, vous pouvez avoir besoin de retirer à un collaborateur l'accès à un document. Cela pourrait arriver si un membre de votre équipe la quitte et n'a donc plus besoin d'accéder au document. Voilà comment retirer un collaborateur d'un document partagé dans Google Docs.

Note : seul le propriétaire d'un document peut ajouter ou supprimer des collaborateurs sur un document.

D'abord, vous devez travailler sur un document qui a des collaborateurs.

Commencez par le menu Paramètres de partage accessible depuis votre document. Vous voyez un x à côté de chaque nom dans la liste Qui a accès.

Remove a collaborator in your Google docRemove a collaborator in your Google docRemove a collaborator in your Google doc
Cliquez sur le x pour retirer un collaborateur de votre document partagé.

Pour retirer un collaborateur de votre document partagé, cliquez sur le x à côté du nom de la personne. Le nom de cette personne disparaît alors de la liste.

6. Exemples de collaboration

L'édition en temps réel dans Google Docs vous permet de collaborer avec n'importe qui sans confusion ou inquiétude. Prenez cette exemple d'une école. Ils utilisent Google Docs pour leurs Annonces Matinales.

Les professeurs peuvent ajouter des annonces sur la page des évènements, et tous les autres professeurs peuvent utiliser leur projecteur pour afficher les annonces au même moment durant leur classe. Cela fait gagner du temps et empêche des problèmes d'arriver. En haut de la page, vous voyez les autres professeurs en train d'éditer ou de visionner les annonces, et même voir quelle partie du document ils éditent, en temps réel.

Les annonces matinales ressemblent à peu près à ça lorsqu'ils travaillent dessus.

Collaborating in real-time in a shared Google documentCollaborating in real-time in a shared Google documentCollaborating in real-time in a shared Google document
Ici, vous voyez à quoi cela ressemble lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document en même temps sur Google Docs.

Une icône apparaît en haut du document pour chaque personne présente. Les curseurs dans le document correspondent à la couleur de la personne qui édite le document.

Quand partager vos documents dans Google Docs

Google Docs vous permet de partager facilement sur des documents, des feuilles de calculs, et des présentations, et il y a beaucoup de manières d'utiliser ces fonctionnalités. Maintenant que vous savez comment partager des documents dans Google Docs, et que vous pouvez contrôler de nombreux paramètres utiles, il est temps de les utiliser.

Même si vous n'avez pas besoin de l'aide d'autres personnes pour éditer tous vos documents, partager des documents dans Google Docs peut s'avérer très pratique. Voici quelques exemples de moment où vous pourriez utiliser le partage de document pour vous aider :

  • garder les notes de réunion dans un document collaboratif
  • réunir des idées pour un projet à venir dans un groupe
  • créer une liste pour votre fête, et inviter les invités à ajouter ce qu'ils vont ramener
  • permettre à vos amis de commenter sur un discours que vous écrivez pour l'anniversaire de votre meilleur(e) ami(e)
  • attribuer différentes parties d'un projet à différents individus, et avoir chacun pour témoigner de leurs avancements sur le même document
  • partager la liste de course avec votre conjoint, ou la liste des corvées avec vos enfants ou vos colocataires.

Si vous avez des questions, ou que vous voulez partager un exemple de comment vous utilisez Google Docs pour partager et collaborer, laissez un commentaire ci-dessous.

Et si vous voulez monter en niveau et importer vos documents Google Docs directement dans WordPress pour en faire des posts ou des pages, essayez le plugin Wordpress Google Docs!

Note Éditoriale : ce post a été originellement publié en 2014. Il a été révisé pour l'actualiser et le rendre plus précis par notre équipe—avec une assistance spéciale de Laura Spencer.

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