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Efficacité vs efficience : Qu'est-ce qui est plus important (+ pourquoi) ?

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French (Français) translation by Henri Lotin (you can also view the original English article)

Quand il s'agit d'être productifs, beaucoup de personnes et d’organisations s’efforcent d’être plus efficient. Ils veulent cocher plus de cases sur leur liste de choses à faire par jour, toucher plus de prospects par mois ou sinon faire plus de quelque chose en moins de temps.

effective vs efficient
Efficience et efficacité peuvent conduire à des résultats différents. Un travailleur peut être efficient sans être efficace. Apprenez à équilibrer les deux. (Source image : Envato Elements)

Alors que l’efficience peut être une bonne chose, elle peut aussi être une distraction de vos vrais objectifs. C’est très bien d’agir de manière efficiente, mais si ça ne fait pas avancer votre but ou celui de votre organisation, alors cela n'importe vraiment pas. Efficience et efficacité ne sont pas la même chose.

Nous allons creuser et découvrir les différences entre être efficient et être efficace — et regarder quand s’efforcer pour chacun. Vous découvrirez pourquoi l’efficacité est importante.

Efficience vs efficacité

Si vous songez à savoir quand il faut être efficace ou efficient, il est important d’examiner ce que signifie efficience et efficacité ainsi que le fait d’être efficient contre le fait d’être efficace.

Selon le dictionnaire, l’efficience est tout au sujet de faire des tâches spécifiques de manière optimisée. Vous êtes plus efficient si vous trouver un moyen de faire quelque chose deux fois ou cinq fois ou dix fois dans le temps que cela vous prend d'habitude pour le faire une fois.

Examinons un exemple d’efficience : génération de prospects. Un moyen très efficient d’atteindre un grand nombre de prospects est d’envoyer des courriels de masse, tous avec le même texte marketing. Vous pouvez atteindre des centaines ou des milliers de prospects par jour de cette façon. Lors de votre prochaine réunion d’équipe, vous serez en mesure de vous lever et dire que vous avez contacté 5 000 clients potentiels en une seule après-midi. C’est environ 30 prospects contactés par minute — plutôt efficient, non ?

Maintenant regardons ce qu'est l’efficacité. En vérifiant le dictionnaire encore une fois, nous constatons que l’efficacité est tout au sujet de faire les tâches appropriées quel que soit le temps que cela prend. En reprenant notre exemple de génération de prospects ci-dessus, si votre objectif réel est de générer une vente, une explosion massive de courriel est normalement très inefficace. Bien sûr, vous contactez un grand nombre de personnes à la fois, mais combien d'entre elles réellement ouvrent et lisent votre e-mail marketing générique, sans parler de cliquer pour accéder et acheter tout ce que vous vendez ?

Un moyen beaucoup plus efficace de faire une vente réelle est de prendre le temps de rechercher un client ou un client potentiel et de lui envoyer un email personnalisé détaillant comment votre produit pourrait contribuer à sa situation spécifique avec quelques idées sur comment il pourrait le mettre en œuvre. Ils sont beaucoup plus susceptibles de répondre à un message comme celui-ci avec des indications très claires par rapport à un message générique. Boom ! Vous avez une seule vente, même si il vous a fallu une après-midi entière – voire plus – pour y arriver.

Ces exemples, cependant, sont les deux extrêmes. Alors que vous devriez essayer d’être efficace tout d’abord, vous devez également considérer si vous dépensez votre temps et vos ressources de manière efficiente. Alors que créer un e-mail personnalisé bien documenté va être un moyen très efficace pour convertir les prospects en ventes, c'est une activité vraiment chronophage. Si vous vendez plusieurs milliers dollars par service d’abonnement mois, alors ça vaut probablement le coup. En revanche, si vous vendez une app de 0,99 $, alors un e-mail personnalisé est si inefficace que vous passeriez probablement 100 x le bénéfice potentiel d'un prospect si vous faites des recherches pour créer un e-mail personnalisé.

C’est là que l’équilibrage entre l’efficacité et l’efficience intervient. Après tout, faire avec efficience les tâches non appropriées est une perte de temps, mais de faire avec efficience celles appropriées est la manière dont vous réussissez.

Nous allons jeter un oeil à un processus qui vous permettra d’équilibrer l’efficacité et l’efficience.

1. Faites les choses appropriées

Nous avons jeté un regard profond à l’établissement d’objectifs plus tôt, mais pour vous rafraîchir votre mémoire, vous voulez des buts SMART ou Spécifiques, Mesurables, Réalisables, Pertinents et Contraints dans le temps. Pour plus d’informations, veuillez consulter ce tutoriel :

La première étape vers la réalisation de n’importe quel objectif – ou quoi que ce soit vraiment – est de s’assurer que vous allez dans la bonne direction, ou que vos actions sont Pertinentes. Si vous essayez de perdre du poids, vous devez arrêter de manger des aliments malsains avant de faire quoi que ce soit d’autre ! Aller à la gym ne fera rien sur l’énorme pizza ou le bol de glace que vous avez pris au dîner hier soir.

2. Faites les choses appropriées souvent

Peu importe, au moins dans un premier temps, combien de temps cela vous prend de faire quelque chose qui permet de vous approcher de votre but, tant que cela vous a déplacé dans la bonne direction. Commencez par la chose la plus efficace possible que vous pourriez faire, comme aller directement vers les clients. L'optimisation vient plus tard. Avant que vous puissiez même commencer à optimiser, vous devez avoir accompli l’action efficace suffisamment de fois pour que vous sachiez quelles actions peuvent être automatisées, traitées par lot, accélérées, simplifiées ou même ignorées.

Revenons à la génération de prospects et à la conversion des prospects au chiffre d’affaires, indépendamment de savoir si vous vendez un service de logiciels coûteux ou un soft pas cher, votre première étape devrait être de tendre la main à des clients potentiels et d'essayer de faire une vente directement. C’est la seule action plus efficace que vous pouvez pouvez pour vendre votre produit.

Parlez à vos clients et, plus important encore, écoutez-les. Découvrez ce qu'est leurs problèmes et travaillez avec eux pour trouver les moyens par lesquels votre produit peut aider à les résoudre. À ce stade, les choses seront incroyablement non efficientes. Et si votre seul objectif était de réaliser une vente unique qui serait un problème. Mais, puisque votre objectif est de réaliser plus d’une vente, alors vous apprenez réellement avec efficience sur vos clients. Il faut parfois se déplacer latéralement pendant un petit moment comme vous allez de l’avant. Pour obtenir quelques conseils sur la façon d’obtenir les avis de vos clients, étudiez ceci :

Une fois que vous avez fait quelques douzaines ventes en essayant d’être aussi efficace que possible, indépendamment du coût, vous avez maintenant suffisamment d’informations pour commencer à essayer de rendre le processus efficace plus efficient.

3. Faites bien les choses appropriées

Une fois que vous avez identifié les tâches appropriées à faire pour vous ou votre organisation, il est temps de penser à les faire avec efficience. L’efficacité l’emporte sur l’efficience, mais étant efficace avec efficience est évidemment le meilleur. S'assurer de faire les choses appropriées est plus important que de faire des choses au hasard bien faites, mais faire bien les choses appropriées, c’est ce qui crée une entreprise rentable.

Jetez un oeil aux actions que vous avez posées pour être efficaces et décomposez-les en différentes étapes. Ensuite, commencez à trouver des moyens d’accélérer et d’optimiser chaque étape. Nous allons continuer à utiliser notre exemple de contacter les prospects et de les convertir en ventes.

Disons que vous avez vendu votre application ou service directement à 20 différents clients. Vous avez maintenant une énorme quantité d’informations sur ce qu’ils cherchaient et quelles techniques de vente ont fonctionné. Si, par exemple, vous avez trouvé qu’il y a trois grandes catégories d’entreprises qui s'intéressent à votre produit et que chaque groupe avait des raisons différentes pour s'y intéresser. C’est plus que suffisamment d’informations pour commencer à faire beaucoup plus de marketing par courriel ciblé.

Au lieu de la recherche sur chaque prospect individuel en détail, vous pourriez les rechercher juste assez pour savoir s’il s’agissait d’un client potentiel de la catégorie A, B ou C. Ensuite, vous pourriez leur envoyer un email semi-personnalisé avec un texte écrit pour répondre aux besoins de n’importe quelle catégorie de compagnie dans laquelle ils se trouvent. Vous n'auriez vraiment que trois différents types de courriels avec quelques écarts où vous pourriez remplir quelques détails sur le client potentiel.

Bien que cette approche semi-personnalisée ne sera probablement pas aussi efficace que la recherche complète sur chaque prospect potentiel, vous serez en mesure d’atteindre beaucoup plus d'entre eux en même temps. Quelque soit petite la goutte en termes d’efficacité elle sera (on l’espère) plus que compensée par l’augmentation de l’efficience.

Lorsque vous commencez à optimiser vos actions, il est important de disposer d’une base de référence pour comparer les choses. Vous devriez prendre un indicateur d'activité. Pour la génération de prospects, je recommanderais le coût d’acquisition client – et d’analyser sa valeur lorsque vous travailliez à être purement efficace. Une fois que vous implémentez vos plans pour devenir plus efficient, vous pouvez ensuite analyser de nouveau l'indicateur pour voir si ce que vous avez fait a fonctionné. En savoir plus sur les indicateurs d'activité dans ce tutoriel :

Avec l’exemple que nous utilisons, nous voulons que notre coût d’acquisition client baisse et nous chercherions probablement à voir une augmentation des ventes globales de même. Ce qui nous dirait que nous atteignons plus de clients avec moins de ressources et que ce faisant, nous avons été capables d’atteindre assez de clients du fait que l’augmentation de l’efficience était bonne pour le résultat net.

4. Évaluez, évaluez, évaluez

La clé avec une telle stratégie est de toujours être à la recherche des moyens d’accroître l’efficience et l’efficacité et, à chaque étape, de regarder en arrière et d’évaluer les incidences de toute modification apportée.

Comme mentionné ci-dessus, définissez une valeur de référence pour les indicateurs clés et ensuite comparez-les une fois que vous avez mis en oeuvre certaines modifications qui sont vraiment importantes. Cela vous permet vraiment de voir comment ce que vous faites affecte l’organisation. À chaque étape, vous devriez être prêt à faire reculer vos modifications si elles ne vous donnent pas les résultats que vous recherchez. Faire l'effort d’être trop efficient peut entamer sérieusement l’efficacité. Vous souhaitez ne jamais être dans une situation où la santé globale de votre entreprise souffre.

Cela dit, il est important de ne pas mettre trop de ressources sur l'atteinte de chiffres. Les indicateurs clés ne donnent qu’une bonne indication, mais ils ne sont pas une fin en soi. Comme le dit Ted Coiné, « Si ça peut être mesuré, ça peut être manipulé ». Vous voulez des indicateurs pour aider vos performances, pas qu'ils deviennent des cibles stupides que les gens s’efforcent d'atteindre toutefois qu’ils peuvent.

Aussi, n’oubliez pas d’autres objectifs organisationnels non mesurés comme le fait de garder le personnel heureux. Si votre direction pour l’efficience commence à toucher le bonheur personnel, à long terme, vous êtes susceptible de voir un roulement de personnel plus élevé, ce qui aura des effets néfastes graves. L’efficacité et l’efficience sont toujours un équilibre.

Encore une fois, pour continuer notre exemple de génération de prospects. Il pourrait s’avérer que les commerciaux apprécient d'avoir une relation avec leurs clients individuels. Bien que ces relations ne sont peut-être pas aussi efficientes que l’équipe de vente entière couvrant tous les clients, la baisse de performance légère peut valoir le bonheur supplémentaire (bien que difficile à mesurer) du personnel.

Appliquez ces principes plus largement

Alors que je me sers d'un exemple simple dans cet article, le même processus s’applique beaucoup plus largement, à n’importe quels objectifs organisationnels (et même personnels) que vous avez. Voici le processus :

  1. Prendre des mesures plus efficaces et les dispositions qui, indépendamment du coût, vous rapprochent de votre but.
  2. Effectuez ces actions suffisamment de fois de sorte que vous savez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
  3. Analysez les actions des possibilités d’automatiser, d'accélérer, de supprimer, de traiter par lot, de réduire les coûts ou de faire autrement les choses plus rapidement sans sacrifier (trop) d'efficience.
  4. Analysez les résultats et répétez le processus.

Voici un autre exemple : je suis un rédacteur indépendant. Si je veux obtenir plus de clients, ma première tâche devrait être de passer du temps à façonner des lettres de pitch individuelles à quelques sites potentiels.

Une fois que j’ai eu les réponses – positives ou négatives , je peux évaluer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné pour les différents types de sites.

Ensuite, il est temps d’envoyer une nouvelle série de pitches, cette fois en incorporant ce que j’ai appris dès le 1er tour et surtout en essayant de chercher des moyens d’envoyer plus de pitches dans le même laps de temps.

Ensuite, c’est une autre évaluation. Avoir fait les modifications a-t-il conduit à plus de boulot ? Ou cela n’a entraîné que moins de boulot ? Pour moi, je dois effectivement faire en sorte que les lettres de pitch hautement individualisées fonctionnent. Pour vous, cela peut être différent.

Commencez à équilibrer efficience et efficacité

Maintenant que vous avez comparé être efficace vs être efficient, vous aurez envie de mettre le processus en pratique. Le processus fonctionne pour tout ce que vous essayez de faire. Le faire efficacement, le rendre efficient, tester, répéter. Essayez-le, vous ne serez pas déçu.

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