Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Efektivitas vs Efisiensi: Mana yang Lebih Penting (+ Mengapa)?

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Nasruddin (you can also view the original English article)

Ketika menjadi produktif, banyak orang dan organisasi berusaha menjadi lebih efisien. Mereka ingin mencentang lebih banyak daftar item kegiatan per hari, menjangkau lebih banyak prospek per bulan, atau melakukan lebih dari satu hal dalam waktu yang lebih singkat.

effective vs efficient
Efisiensi dan efektivitas dapat menghasilkan hasil yang berbeda. Seorang pekerja bisa efisien tanpa efektif. Pelajari cara menyeimbangkan keduanya. (Sumber gambar: Envato Elements)

Sementara efisiensi bisa menjadi hal yang baik, itu juga bisa menjadi pengalih perhatian dari tujuan Anda yang sebenarnya. Sangat baik untuk melakukan sesuatu secara efisien, tetapi jika itu tidak mendorong Anda atau tujuan organisasi Anda, maka itu tidak terlalu penting. Efisiensi dan efektivitas bukanlah hal yang sama.

Mari gali dan jelajahi perbedaan antara menjadi efisien dan efektif — dan perhatikan kapan harus berjuang untuk masing-masing. Anda akan menemukan mengapa keefektifan itu penting.

Efisiensi vs. Efektivitas

Jika Anda berpikir tentang apakah akan efektif vs efisien, penting untuk melihat apa arti efisiensi dan efektivitas serta hasil menjadi efisien dibandingkan hasil menjadi efektif.

Menurut kamus, efisiensi adalah tentang melakukan tugas-tugas tertentu dengan cara yang dioptimalkan. Anda lebih efisien jika Anda menemukan cara untuk melakukan sesuatu dua kali atau lima kali atau sepuluh kali dalam waktu yang digunakan untuk membawa Anda melakukannya sekali.

Mari kita lihat contoh efisiensi: pembuatan prospek. Cara yang sangat efisien untuk menjangkau banyak prospek adalah mengirim email massal, semua dengan teks pemasaran yang sama. Anda dapat menjangkau ratusan atau ribuan prospek per hari dengan cara ini. Pada pertemuan tim Anda berikutnya, Anda akan dapat berdiri dan mengatakan Anda menghubungi 5.000 calon pelanggan dalam satu sore. Itu sekitar 30 prospek yang dihubungi per menit — cukup efisien, bukan?

Sekarang mari kita lihat apa itu keefektifan. Memeriksa kamus lagi kita akan menemukan bahwa keefektifan adalah semua tentang melakukan tugas yang benar terlepas dari waktu yang diperlukan. Melanjutkan contoh pembuatan prospek kita di atas, jika tujuan Anda yang sebenarnya adalah menghasilkan penjualan, ledakan email massal biasanya benar-benar tidak efektif. Tentu, Anda menghubungi banyak orang sekaligus, tetapi seberapa sering mereka benar-benar membuka dan membaca email pemasaran umum Anda, apalagi mengeklik dan membeli apa pun yang Anda jual?

Cara yang jauh lebih efektif untuk melakukan penjualan nyata adalah meluangkan waktu untuk meneliti klien atau pelanggan potensial dan mengirimi mereka email khusus yang menjelaskan bagaimana produk Anda dapat membantu situasi khusus mereka dengan beberapa ide tentang bagaimana mereka dapat menerapkannya. Mereka jauh lebih mungkin menanggapi pesan seperti ini dengan langkah yang sangat jelas daripada pesan generik. Bumm! Anda punya satu yang terjual, bahkan jika itu telah membuat Anda sepanjang sore — atau bahkan lebih lama lagi — untuk membuatnya.

Ini, bagaimanapun, adalah dua ekstrem. Meskipun Anda harus berusaha menjadi yang efektif terlebih dahulu, Anda juga harus mempertimbangkan apakah Anda menghabiskan waktu dan sumber daya secara efisien. Saat membuat email khusus yang diteliti dengan baik akan menjadi cara yang sangat efektif untuk mengubah prospek menjadi penjualan, mereka sangat menghabiskan waktu. Jika Anda menjual layanan berlangganan multi-ribuan dolar per bulan, maka itu mungkin layak dilakukan. Di sisi lain, jika Anda menjual aplikasi seharga $ 0,99, email khusus sangat tidak efisien sehingga Anda mungkin menghabiskan 100x potensi keuntungan dari salah satu prospek jika Anda menelitinya untuk membuat email yang disesuaikan.

Di sinilah efektivitas dan efisiensi penyeimbangan masuk. Bagaimanapun, melakukan tugas yang salah secara efisien adalah buang-buang waktu, tetapi melakukan yang benar secara efisien adalah bagaimana Anda akan berhasil.

Mari kita lihat suatu proses yang dapat Anda gunakan untuk menyeimbangkan efisiensi dan efektivitas.

1. Lakukan Hal yang Benar

Kami telah melihat lebih dalam pada penetapan tujuan sebelumnya, tetapi untuk menyegarkan ingatan Anda, Anda ingin sasaran menjadi SMART atau Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Constrained (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terkendali waktu). Untuk informasi lebih lanjut, tinjau tutorial ini:

Langkah pertama untuk mencapai tujuan apa pun — atau apa pun yang benar — adalah memastikan Anda menuju ke arah yang benar, atau tindakan Anda Relevan. Jika Anda mencoba menurunkan berat badan, Anda harus berhenti makan makanan yang tidak sehat sebelum Anda melakukan hal lain! Pergi ke gym tidak akan melakukan apa pun tentang pizza besar atau semangkuk es krim yang Anda miliki untuk makan malam tadi malam.

2. Seringlah Lakukan Hal yang Tepat

Tidak masalah, setidaknya pada awalnya, berapa lama Anda melakukan sesuatu yang membuat Anda lebih dekat dengan tujuan Anda, selama hal itu menggerakkan Anda ke arah yang benar. Mulailah dengan hal yang paling efektif yang dapat Anda lakukan, seperti langsung menjangkau pelanggan. Pengoptimalan datang kemudian. Sebelum Anda bahkan dapat mulai mengoptimalkan, Anda harus terlebih dahulu melakukan tindakan yang efektif cukup banyak sehingga Anda tahu bit apa yang dapat diotomatiskan, dikelompokkan, dipercepat, disederhanakan, atau bahkan dilewati.

Kembali untuk pembuatan prospek dan mengubah prospek penjualan, terlepas dari apakah Anda menjual layanan perangkat lunak yang mahal atau aplikasi yang murah, langkah pertama Anda harus menjangkau calon pelanggan dan mencoba melakukan penjualan secara langsung. Ini adalah tindakan paling efektif yang dapat Anda lakukan untuk menjual produk Anda.

Berbicaralah dengan pelanggan Anda dan, yang lebih penting, dengarkan mereka. Cari tahu apa masalah mereka dan bekerja bersama mereka untuk menemukan cara agar produk Anda dapat membantu mereka menyelesaikannya. Pada tahap ini, semuanya akan sangat tidak efisien. Dan jika satu-satunya tujuan Anda adalah membuat penjualan tunggal itu akan menjadi masalah. Namun, karena sasaran Anda adalah membuat lebih dari satu penjualan, Anda benar-benar belajar tentang pelanggan Anda secara efisien. Terkadang Anda perlu bergerak ke samping untuk beberapa saat untuk bergerak maju. Untuk beberapa kiat tentang cara mendapatkan umpan balik dari klien Anda, pelajari ini:

Setelah Anda membuat beberapa lusin penjualan dengan berusaha seefektif mungkin, tanpa memperhatikan biaya, Anda sekarang memiliki cukup informasi untuk mulai mencoba membuat proses yang efektif menjadi lebih efisien.

3. Lakukan Hal yang Benar dengan Baik

Setelah Anda mengidentifikasi tugas yang tepat untuk Anda atau organisasi Anda, saatnya untuk melihat melakukannya secara efisien. Efektivitas mengalahkan efisiensi, tetapi menjadi efektif efisien jelas yang terbaik. Melakukan hal yang benar lebih penting daripada melakukan hal-hal acak dengan baik, tetapi melakukan hal yang benar dengan baik adalah apa yang menciptakan bisnis yang menguntungkan.

Lihatlah tindakan apa yang Anda ambil untuk menjadi efektif dan bagi mereka menjadi langkah yang berbeda. Kemudian, mulailah mencari cara untuk mempercepat dan mengoptimalkan setiap langkah. Mari terus menggunakan prospek kontak dan mengonversinya menjadi penjualan sebagai contoh.

Katakanlah Anda telah menjual aplikasi atau layanan Anda secara langsung ke 20 pelanggan yang berbeda. Anda sekarang memiliki sejumlah besar informasi tentang apa yang mereka cari dan teknik penjualan apa yang berhasil. Jika, misalnya, Anda menemukan bahwa ada tiga kategori besar perusahaan yang tertarik dengan produk Anda dan masing-masing kelompok memiliki alasan yang berbeda untuk tertarik dengannya. Itu lebih dari cukup informasi untuk mulai melakukan pemasaran email yang lebih bertarget.

Alih-alih meneliti setiap prospek secara detail, Anda bisa meneliti mereka cukup hanya untuk mengetahui apakah mereka adalah klien potensial Kategori A, B, atau C. Kemudian, Anda dapat mengirimi mereka email semi-pribadi dengan teks yang ditulis untuk memenuhi kebutuhan dari perusahaan kategori mana mereka berada. Anda benar-benar hanya memiliki tiga email berbeda dengan beberapa celah tempat Anda dapat mengisi beberapa hal spesifik tentang calon klien.

Meskipun pendekatan semi-pribadi ini mungkin tidak seefektif sepenuhnya dalam meneliti setiap prospek potensial, Anda akan dapat menjangkau lebih banyak dari mereka dalam waktu yang bersamaan. Meskipun penurunan efektivitas yang kecil akan ada (semoga) lebih dari imbang oleh peningkatan efisiensi.

Ketika Anda mulai mengoptimalkan tindakan Anda, penting untuk memiliki baseline untuk membandingkan berbagai hal. Anda harus memilih metrik bisnis. Untuk perolehan prospek, saya merekomendasikan Biaya Akuisisi Pelanggan — dan analisis nilainya saat Anda bekerja untuk menjadi sangat efektif. Setelah Anda menerapkan rencana Anda untuk menjadi lebih efisien, Anda dapat menganalisis ulang metrik untuk melihat apakah apa yang telah Anda lakukan berhasil. Pelajari lebih lanjut tentang metrik bisnis dalam tutorial ini:

Dengan contoh yang kita gunakan, kami ingin Biaya Akuisisi Pelanggan kita turun dan kita mungkin akan melihat peningkatan penjualan secara keseluruhan. Itu akan memberi tahu kita bahwa kita menjangkau lebih banyak pelanggan dengan sumber daya yang lebih sedikit dan dengan demikian, kita dapat menjangkau lebih banyak pelanggan sehingga peningkatan efisiensi baik untuk garis bawah.

4. Menilai, Menilai, Menilai

Kunci dengan strategi semacam ini adalah selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas, dan, di setiap langkah, untuk melihat ke belakang dan menilai dampak setiap perubahan yang Anda lakukan.

Seperti yang saya sebutkan di atas, menetapkan nilai dasar untuk metrik utama dan kemudian membandingkannya setelah Anda menerapkan beberapa perubahan sangat penting. Ini benar-benar memungkinkan Anda melihat bagaimana hal yang Anda lakukan memengaruhi organisasi. Di setiap langkah Anda harus siap untuk memutar kembali perubahan Anda jika mereka tidak memberi Anda hasil yang Anda cari. Berjuang untuk menjadi terlalu efisien dapat secara serius menghambat efektivitas. Anda tidak pernah ingin berada dalam situasi di mana kesehatan keseluruhan bisnis Anda menderita.

Dengan begitu, penting untuk tidak menaruh terlalu banyak modal untuk mendapat angka. Metrik utama berfungsi sebagai pedoman yang baik, tetapi mereka tidak menjadi semua dan mengakhiri semua. Seperti yang dikatakan Ted Coiné, “Jika itu bisa diukur, itu bisa dimanipulasi.” Anda ingin metrik membantu kinerja Anda, bukan menjadi target tak beralasan bagi orang-orang berusaha untuk mendapatkan biarpun mereka bisa.

Selain itu, ingatlah tujuan organisasi yang tidak diukur lainnya seperti menjaga staf tetap senang. Jika dorongan Anda untuk efisiensi mulai memengaruhi kebahagiaan staf, dalam jangka panjang Anda kemungkinan akan melihat pergantian staf yang lebih tinggi, yang akan memiliki dampak negatif yang serius. Efektivitas dan efisiensi selalu seimbang.

Sekali lagi, untuk melanjutkan contoh pembuatan prospek kita. Mungkin ternyata orang-orang penjualan suka menjalin hubungan dengan klien masing-masing. Meskipun hubungan tersebut mungkin tidak seefisien seluruh tim penjualan yang mencakup setiap klien, sedikit prestasi kinerja mungkin sebanding dengan kebahagiaan staf tambahan (meskipun sulit diukur).

Terapkan Prinsip-Prinsip Ini Secara Lebih Luas

Meskipun saya telah menggunakan contoh sederhana dalam artikel ini, proses yang sama berlaku jauh lebih luas untuk setiap sasaran organisasi (dan bahkan pribadi) yang Anda miliki. Inilah prosesnya:

  1. Ambil langkah dan tindakan yang paling efektif, terlepas dari biayanya, buat Anda mendekati tujuan Anda.
  2. Lakukan tindakan tersebut cukup sering sehingga Anda tahu mana yang berhasil dan mana yang tidak.
  3. Analisis tindakan untuk cara mengotomatiskan, percepat, hapus, kelompokkan, kurangi biaya, atau lakukan hal lain dengan lebih cepat tanpa mengorbankan (terlalu banyak) efektivitas.
  4. Analisis hasilnya dan ulangi prosesnya.

Berikut contoh lainnya: Saya adalah seorang penulis lepas. Jika saya ingin mendapatkan lebih banyak klien, tugas pertama saya adalah meluangkan waktu untuk menyusun surat keterangan individu ke beberapa situs yang prospektif.

Begitu mendapat tanggapan — positif atau negatif — kembali, saya bisa menilai apa yang berhasil dan yang tidak untuk berbagai jenis situs.

Kemudian, saatnya mengirimkan satu lagi pitches, kali ini menggabungkan apa yang saya pelajari dari ronde pertama dan terutama mencoba mencari cara untuk mengirim lebih banyak pitch dalam waktu yang sama.

Setelah itu, itu penilaian lain. Apakah perubahan yang saya buat mengarah ke lebih banyak pekerjaan? Atau apakah mereka menyebabkan lebih sedikit pekerjaan? Bagi saya, saya benar-benar perlu melakukan surat pitch yang sangat individual untuk mendapatkan pekerjaan. Bagi Anda, itu mungkin berbeda.

Mulai Menyeimbangkan Efisiensi dan Efektivitas

Sekarang setelah Anda membandingkan menjadi efektif dan efisien, Anda akan ingin menerapkannya dalam praktik. Proses ini berfungsi apa pun yang Anda coba lakukan. Lakukan dengan efektif, buatlah efisien, uji, ulangi. Cobalah, Anda tidak akan kecewa.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.