Bagaimana Mengelola Arus Kas Secara Lebih Efisien

Mengelola arus kas seperti ayunan bisbol yang sempurna: ini adalah masalah waktu.

Uang mengalir masuk dan keluar bisnis Anda setiap harinya, seiring Anda mendapat pembayaran dan pelanggan dan membayar tagihan kepada pemasok dan staf. Lalu ada pengeluaran tambahan dan pajak, dan ribuan pembayaran lainnya yang harus dilacak.

Memilih waktu yang tepat itu penting karena meskipun bisnis Anda menghasilkan keuntungan, Anda bisa mendapatkan masalah jika pembayaran dari pelanggan terlalu lambat, dan Anda punya terlalu banyak aliran kas keluar ketika Anda menunggu cek yang telah dijanjikan pada Anda melalui email.

Ini adalah hal yang kritis, khususnya bagi usaha-usaha kecil, yang seringkali cadangan kas dan kreditnya tidak terlalu besar untuk diandalkan. Menurut Dun & Bradstreet, 90% usaha kecil gagal dikarenakan buruknya arus kas.

Jadi di tutorial ini, kami akan mengeksplorasi aliran kas secara detail, dan memberikan Anda beberapa sarana untuk membantu meramalkan arus kas Anda secara akurat 90 hari ke depan. Lalu kami akan memberikan sejumlah tips praktis dalam meningkatkan arus kas perusahaan Anda, baik dengan mempercepat aliran masuk maupun memperlambat aliran keluar.

Di akhir tutorial ini, Anda akan memahami mengapa pengaturan waktu dalam arus kas sangatlah penting bagi suatu bisnis. Anda akan mampu mengelola dan meramalkan arus kas secara efektif, dan akan mengetahui langkah-langkah apa yang harus diambil jika kas mulai menipis.

1. Apa Itu Arus Kas?

Pertama-tama, mari memperjelas apa itu arus kas.

Sederhananya, arus kas menunjukkan bagaimana suatu bisnis menerima uang dan mengeluarkannya. Jika laba melihat pada kapan suatu penjualan dilaksanakan atau suatu pengeluaran terjadi, arus kas melihat kapan perusahaan benar-benar menerima uang atau mengeluarkannya. Dua hal ini bisa sangat berbeda, akan kita lihat ini di bagian berikutnya.

Di tutorial sebelumnya, kita belajar tentang laporan arus kas, dan mengetahui bahwa itu adalah ringkasan semua aliran kas dalam waktu satu tahun.

Tetapi satu tahun adalah waktu yang lama dalam suatu bisnis. Bahkan jika suatu perusahaan punya arus kas yang positif dalam satu tahun, bisa saja perusahaan itu menghadapi bulan-bulan di mana dibutuhkan penggantian kulkas, hipotek jatuh tempo, dan ada penundaan dalam penerimaan pembayaran. Jadi di tutorial ini, kita akan melihat lebih terperinci pada pasang surut kas dalam periode waktu yang lebih pendek.

2. Bagaimana Meramalkan Arus Kas

Jika Anda ingin memahami sesuatu dan mengelolanya secara efektif, pertama Anda harus mengukurnya. Dalam dunia arus kas, itu berarti terus melacak saldo kas berjalan Anda, dan meramalkan semua uang yang Anda harapkan akan diterima dan semua yang harus Anda bayar di pekan dan bulan yang akan datang.

Menurut makalah oleh Bank of America ini, berbagai usaha yang melakukan perencanaan arus kas bulanan memiliki 80% tingkat kelangsungan hidup, dibandingkan dengan 36% yang hanya merencanakan sekali dalam setahun. Tidak memiliki peramalan arus kas yang diperbarui secara berkala bagi suatu bisnis setara dengan berjalan dalam kegelapan.

Untungnya, melacak arus kas Anda tidaklah sulit. Hal ini serupa dengan apa yang Anda lakukan pada keuangan pribadi Anda setiap bulannya, mengerjakan kapan gaji Anda diterima dan kapan pembayaran kartu kredit jatuh tempo, dan memastikan Anda punya cukup uang di rekening Anda sepanjang waktu. Akun-akun bisnis cenderung lebih kompleks, dan arus kas bisa lebih sulit diprediksi, tetapi prinsip dasarnya sama.

Ada juga berbagai sarana untuk membantu Anda. Software akuntansi usaha kecil seperti QuickBooks punya peramalan arus kas internal, atau Anda bisa menggunakan aplikasi manajemen arus kas yang lebih spesialis seperti Pulse, Float, atau PlanGuru.

Jika Anda tidak ingin berinvestasi untuk perangkat lunak khusus, spreadsheet di Excel juga bisa melakukan hal serupa. Microsoft Excel telah menyertakan templat peramalan arus kas di semua versi dari 2007 ke atas. Berbagai templat lainnya tersedia secara online, misalnya templat Excel dari lembaga nirlaba pendidikan bisnis SCORE.

Berikut adalah ramalan arus kas perusahaan fiktif CoolGadget Corp., yang diadaptasi dari templat yang sepaket dengan Excel. Anda bisa mengunduh contoh ini sebagai suatu spreadsheet.

Sebagaimana bisa Anda lihat, CoolGadget merencanakan untuk memulai bulan Februari dengan USD 5.000 di rekeningnya, tetapi di akhir bulan memiliki saldo positif tipis sebanyak USD 1.000 saja. Seiring kita membaca perinciannya, kita bisa tahu alasannya. Perusahaan ini mengekspektasikan akan menerima USD 15.000 sepanjang bulan tetapi mengeluarkan uang sampai USD 19.000.

Lalu kita lihat saldo USD 1.000 dan menyaksikan apa yang akan terjadi di bulan Maret, lalu bulan April. Di bulan Maret, penerimaan kas sedikit lebih tinggi daripada uang yang dikeluakan, jadi saldo kas mencapai USD 1.250. Tetapi di bulan April, perusahaan akan masuk ke zona merah. Penjualannya meningkat, tetapi rencana pengeluaran untuk iklan adalah USD 5.000, lebih besar daripada yang bisa dijangkau perusahaan saat ini.

Itulah mengapa ramalan arus kas begitu penting. Perusahaan bisa bermasalah meskipun penjualannya mengalami kenaikan karena mereka tidak bisa mampu menutupi biaya investasi. CoolGadget harus menunda beberapa pengeluaran, atau mencoba agar uang masuk lebih cepat.

Mungkin juga penting bagi perusahaan untuk mulai melakukan ramalan pekanan atau bahkan harian, karena di bulan Februari dan Maret sekalipun posisinya sudah sangat tipis. Di akhir bulan perusahaan memiliki saldo positif yang tipis, tetapi jika waktu pembayarannya tidak menguntungkan, perusahaan bisa masuk ke zona merah sepanjang bulan.

Jika Anda mendapati diri Anda harus melakukan ramalan lebih sering, Anda bisa menggunakan templat dasar yang sama, dan tinggal mengganti kepala teks dari bulan menjadi pekan. Templat yang telah kami gunakan memungkinkan pengguna untuk merencanakan secara bulanan bagi 12 bulan ke depannya, tetapi Anda bisa dengan mudah mengubahnya ke perencanaan pekanan untuk 12 pekan ke depan. Anda juga bisa mengubah kategorinya ke apa saja yang paling masuk akal bagi bisnis Anda.

Secara umum, semakin genting posisi kas Anda, ramalannya harus semakin terperinci. Sama dengan keuangan pribadi Anda: jika Anda tengah berjuang untuk memenuhi beragam kebutuhan, Anda harus membuat anggaran untuk setiap kunjungan ke supermarket, tetapi jika Anda punya saldo bank yang lebih sehat Anda bisa sedikit lebih santai.

3. Tips Untuk Meningkatkan Arus Kas

Jadi apa yang bisa Anda lakukan jika, seperti CoolGadget, Anda melihat percikan warna merah di ramalan arus kas?

Ingat, ini semua tentang penentuan waktu. Jika bisnis memiliki penjualan yang sehat dan laba tetapi arus kasnya buruk, biasanya karena pengaturan waktunya kurang bagus, dan uang keluar lebih cepat daripada masuknya. Untuk meningkatkan arus kas dengan cepat, Anda harus membuat pembayaran masuk lebih cepat, atau menunda keluarnya uang.

Mari melihat beberapa cara praktis untuk melakukannya.

Mempercepat Masuknya Uang

Berbagai perusahaan melakukan penjualan dengan cara yang berbeda-beda, jadi cara menangani ini tergantung model bisnis Anda. Bisnis yang berhadapan langsung dengan konsumen seperti restoran atau kafe mendapatkan pembayaran dari pelanggan secara langsung, jadi dalam rangka mendapat uang lebih cepat bisnis tersebut harus meningkatkan penjualan, mungkin dengan menawarkan promosi khusus berbatas waktu.

Tetapi banyak bisnis yang tidak mendapatkan pembayaran langsung dari para pelanggannya. Terutama dalam hal transaksi bisnis ke bisnis. CoolGadget, sebagai contoh, tidak menjual langsung ke konsumen. Perusahaan tersebut mengirim satu kontainer gadget ke grosir barang-barang elektronik dan grosir akan mengirimkan pembayaran dalam selang waktu yang disepakati, misalnya 30 hari.

Dan di situlah sumber masalahnya bagi banyak bisnis. Suatu survey tahun 2012 oleh National Federation of Independent Business menunjukkan bahwa 64% usaha kecil memiliki penagihan yang belum dibayar minimal selama 60 hari. Penundaan semacam itu bisa sangat membebani arus kas perusahaan.

Dalam hal ini, cara paling efektif untuk meningkatkan arus kas adalah dengan mengumpulkan uang lebih cepat. Anda bisa melakukan ini dalam beberapa cara:

A. Penagihan yang Lebih Baik

Banyak usaha kecil yang memandang penagihan sebagai tugas administratif yang tidak menantang, tetapi melakukannya dengan benar adalah komponen kunci kesuksesan. Anda harus mengirimkan penagihan secepatnya setelah Anda mengirimkan barang, dan memasukkan semua informasi yang penting, terutama ketentuan pembayaran seperti biaya keterlambatan dan denda yang akan dikenakan, serta tanggal jatuh tempo yang tegas.

Satu survey menemukan bahwa 25% usaha kecil memiliki setidaknya USD 5.000 pemasukan tiap bulan yang tertunda karena kesalahan penagihan. Ini benar-benar target yang mudah dicapai. Mengirimkan tagihan yang akurat sedini mungkin sebagai cara yang tepat sasaran untuk meningkatkan arus kas bisnis. QuickBooks, perangkat lunak  akuntansi yang disebutkan sebelumnya, memiliki fungsi penagihan, atau Anda juga bisa mencoba layanan onlne seperti FreshBooks atau Invoiceable.

B. Menghubungi Pelanggan yang Terlambat Membayar

Yang ini boleh jadi agak rumit karena Anda ingin memiliki hubungan yang baik dengan para klien Anda. Tetapi jika pembayarannya jatuh tempo, Small Business Administration menyarankan untuk bersikap sopan tetapi tegas. Kirimkan tagihan baru, termasuk denda keterlambatan dan bunga. Lihat dan periksa tagihan yang diterima, dan tanyakan apakah ada yang tidak jelas. Pertahankan nada yang bersahabat, tetapi jangan menutup pembicaraan sampai ada kesepakatan tanggal pembayaran, yang selanjutnya Anda konfirmasi melalui email atau secara tertulis.

C. Negosiasi Ulang Ketentuan Pembayaran

Secara ideal, Anda ingin negosiasi ketentuan pembayaran dengan para pelanggan Anda yang setidaknya setara dengan, atau lebih baik lagi lebih singkat daripada kesepakatan dengan para pemasok Anda. Sebagai contoh, jika Anda harus menyelesaikan tagihan Anda dalam 30 hari, Anda ingin pelanggan Anda membayar juga dalam 30 hari, atau kurang. Anda pasti tidak ingin melakukan pembayaran dalam 30 hari dan menerima pembayaran dalam 45 hari.

Hal ini bisa cukup rumit bagi usaha kecil, terutama ketika berurusan dengan perusahaan-perusahaan yang lebih besar yang memiliki posisi tawar yang lebih kuat. Tetapi Anda bisa mulai lebih jelas tentang apa saja ketentuannya, dan menaruh perhatian pada redaksional kontrak dan penagihan. Ada beberapa saran yang bermanfaat dalam hal ketentuan pembayaran di lembar fakta pemerintah Inggris ini.

Perlambat Aliran Uang Keluar

Selain mengatur agar pembayaran masuk lebih cepat, cara lain untuk memaksimalkan arus kas Anda adalah dengan memperlambat aliran uang keluar. Berikut adalah beberapa osi untuk melakukannya:

A. Menunda Investasi

Jika bisnis Anda bekerja dengan baik, cukup menggoda untuk berinvestasi pada pembelian peralatan baru atau pemasaran dalam upaya lebih meningkatkan pertumbuhan. Tetapi kadang-kadang suatu investasi yang menguntungkan secara jangka panjang dapat menghambat bisnis dalam jangka pendek.

Misalnya CoolGadget kita, ini adalah pembayaran iklan sebesar USD 5.000 yang menyeret perusahaan ke zona merah. Meskipun iklan mungkin akan membawa lebih banyak penjualan dan bagus untuk kesehatan jangka panjang perusahaan, pengeluaran itu harus ditunda dulu satu atau dua bulan, sampai perusahaan punya cukup uang kas untuk menutup pengeluaran.

B. Negosiasi Ulang Ketentuan-Ketentuan

Seiring Anda melakukan negosiasi ulan dengan pelanggan, Anda juga bisa mencobanya dengan para pemasok. Coba lihat apakah Anda bisa membuat mereka menyetujui waktu pembayaran yang lebih panjang, misalkan 45 hari, bukannya 30 hari. Mungkin itu adalah pelindung kas yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.

Bahkan jika Anda tidak bisa mendapat perpanjangan waktu, pastikan Anda bisa membayarnya selama mungkin. Anad harus berhati-hati di sini, karena Anda tidak ingin melanggar tenggat waktu apa saja yang telah disepakati dengan pemasok. Jika dilakukan maka Anda akan menempatkan mereka dalam kesulitan arus kas, dan itu buruk bagi reputasi Anda. Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda selalu membayar para staf tepat waktu.

Tetapi jika Anda diberi waktu 30 hari untuk membayar sejumlah barang, gunakan waktu sepenuhnya 30 hari. Izinkan uang itu tinggal di rekening Anda selama mungkin, memberikan Anda lebih banyak jaring keamanan jikalau Anda ada pengeluaran yang tak terduga.

C. Meminimalkan Stok

Di perusahaan fiktif kita, CoolGadget, ditemukan di neraca keuangannya bahwa perusahaan itu memiliki USD 100.000 di stok barang. Itu senilai dengan gadget yang belum terjual senilai USD 100.000 yang tersimpan manis di gudang.

Cara yang lebih efisien untuk mengelola arus kas adalah mempertahankan stok barang seminimal mungkin. Anda ingin bisa memenuhi permintaan, tetapi tidak lagi. Jika CoolGadget telah menyimpan jumlah stok yang lebih masuk akal sebesar USD 20.000, akan ada tambahan USD 80.000 untuk menutupi pengeluaran lainnya, dan arus kasnya akan lebih sehat.

D. Meminjam

Perusahaan dengan kesulitan arus kas mungkin akan kesulitan untuk meminjam uang, tetapi semua kemungkinan layak untuk ditelusuri. Bahkan meskipun Anda tidak bisa meminjam lagi, mungkin bisa dilakukan pembiayaan kembali utang yang ada ke utang yang jangka waktunya lebih panjang dengan pembayaran yang lebih rendah.

Jika Anda bisa menegosiasikan lini kredit atau pinjaman rekening korang dengan tingkat bunga yang masuk akal, yang bisa memberi Anda lebih banyak fleksibilitas di bulan-bulan yang Anda menderita pengeluaran tak terduga, atau ada pelanggan besar yang menunda pembayaran.

4. Mencapai Keseimbangan yang Tepat

Dengan semua teknik manajemen arus kas yang ada, penting untuk menyeimbangkan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan Anda.

Untuk memastikan kesehatan jangka pendek, cara terbaik adalah dengan memiliki kas yang sangat besar di rekening Anda, dengan pinjaman dan lini kredit untuk berjaga-jaga.

Tetapi itu bisa menjadi masalah jangka panjang dalam pertumbuhan bisnis Anda. Kelebihan kas seringkali bisa lebih bermanfaat, misalnya dengan berinvestasi untuk peralatan baru bagi bisnis Anda, menggunakan uang pada periklanan dan pemasaran, atau membayar utang.

Belajar meramalkan arus kas secara akurat dan mengelolanya secara efisien membantu Anda dalam menjaga jumlah kas tetap sesuai setiap waktu. Dengan menggunakan sarana-sarana peramalan yang sudah Anda pelajari tentangnya dalam tutorial ini, Anda dapat melihat apakah Anda mampu berinvestasi di bisnis Anda, dan kapan Anda harus lebih berhati-hati. Anda bisa bermain dengan berbagai asumsi, melihat apa yang akan terjadi dengan skenario "kondisi terburuk". Lebih penting lagi, Anda bisa mengambil langkah-langkah untuk menghindari masalah arus kas yang mungkin terjadi, sebelum menjadi krisis yang mengancam masa depan bisnis Anda.

Dengan mengelola arus kas secara efisien, Anda bisa mencapai keseimbangan yang tepat antara jangka pendek dengan jangka panjang. Anda bisa merasa percaya diri menginvestasikan uang di masa depan karena Anda tahu bahwa kas yang disimpan cukup untuk mengelola naik turunnya bisnis jangka pendek.

Referensi

Kredit Grafis: Outfall didesain oleh Luis Prado dari Noun Project.