Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Video Conferencing
Business

Cara Menggunakan Panggilan Video untuk Konferensi Bisnis

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Dian Sapta Priambogo (you can also view the original English article)

Apakah bisnis Anda membutuhkan cara yang efektif untuk dapat terhubung dengan pekerja jarak jauh (remote)? Panggilan Video Online adalah cara penting untuk untuk tetap terhubung dengan tim yang jauh. Tetapi beberapa orang dan pebisnis masih belum terbiasa dengan cara melakukan panggilan konferensi video yang efektif

Bahkan jika bisnis Anda tidak bergantung pada tim jarak jauh hari ini, kemungkinannya adalah mereka akan terhubung dalam waktu dekat. Pekerjaan jarak jauh adalah bagian penting dari kebanyakan bisnis yang perlu dijalankan. Pekerja jarak jauh dapat menghemat biaya bisnis karena umumnya mengurangi sedikit pengeluaran oleh pekerja jarak jauh. Mempekerjakan pekerja jarak jauh juga dapat memberikan akses ke tenaga kerja yang lebih luas dan lebih beragam untuk perusahaan. Berdasarkan data dari Biro Sensus Amerika Serikat Survei Komunitas Amerika menunjukkan bahwa 13,4 juta orang di AS bekerja dari rumah. Di Inggris, Kantor Statistik Nasional menunjukkan bahwa lebih dari 4,2 juta orang bekerja dari rumah atau setidaknya beberapa kali mereka melakukan hal tersebut.

face call
Panggilan Video Online adalah cara penting bagi tim jarak jauh untuk tetap berhubungan. (Sumber gambar: Envato Elements)

Komunikasi yang baik sangat penting untuk setiap bisnis yang sukses. Namun, ada sebuah studi yang menemukan bahwa pekerja jarak jauh seringkali merasa ditinggalkan (Ulasan dari Bisnis Harvard). Panggilan video merupakan suatu cara untuk dapat membantu memecahkan masalah komunikasi tersebut. Konferensi video online juga dapat menjadi sarana bagi tim-tim jarak jauh untuk tetap berhubungan dan memastikan bahwa tim berada di jalur untuk mencapai tujuan sesuai dengan batas waktu.

Dalam tutorial ini, kami akan membagikan apa yang perlu Anda ketahui dalam memulai video-call untuk konferensi bisnis. Kami akan memulai dengan perangkat yang Anda butuhkan untuk berpartisipasi dalam video-call. Kemudian kita akan membahas cara mempersiapkan panggilan konferensi video serta apa yang harus dilakukan saat Anda berpartisipasi dalam konferensi video yang sedang berlangsung. Setelah itu, kami akan membahas mengenai apa yang harus Anda lakukan setelah panggilan video Anda berakhir.

Cara Memilih Perlengkapan yang Tepat untuk Panggilan Video Anda

Ada beragam perlengkapan yang Anda butuhkan untuk melakukan panggilan video, tetapi kemungkinan besar Anda akan mulai dengan perangkat lunak konferensi video web. Berikut beberapa ulasan untuk memilih berbagai perangkat lunak konferensi video terbaik yang ada, pelajari artikel ini:

Sebagian besar perangkat lunak untuk panggilan konferensi video bergantung pada internet, jadi pastikan Anda memiliki koneksi yang terhubung. Selain itu, Anda juga memerlukan beberapa perangakt keras untuk panggilan video Anda, termasuk:

  • Kamera. Meskipun beberapa perangkat lunak konferensi video memungkinkan untuk Anda berpartisipasi tanpa kamera, Anda akan memerlukan kamera web (Webcam) yang baik jika Anda ingin melakukan panggilan video. Bagi kebanyakan orang, akan memilih untuk menggunakan kamera web meskipun Anda mungkin bisa tetap menggunakan kamera pada smartphone atau tablet Anda. Untuk mendapatkan kualitas gambar terbaik, diperlukan kamera web dengan resolusi dan frame rate yang lebih tinggi untuk menjaga gambar dari pembekuan(freeze) sesaat.
  • Mikrofon. Beberapa perangkat lunak konferensi web memungkinkan Anda untuk berpartisipasi menggunakan perangkat pintar, tetapi jika Anda menjadi penyelenggara pada panggilan konferensi video, Anda akan menginginkan mikrofon yang lebih baik sehingga peserta konferensi dapat mendengar Anda dengan jelas.

Pastikan untuk memeriksa rekomendasi perangkat keras untuk perangkat lunak konferensi video yang Anda pilih. Dalam artikel ini, Anda juga dapat menemukan beberapa panduan untuk memilih perangkat keras yang baik seperti cara menyiapkan webinar secara profesional:

Anda juga dapat menemukan kursus bermanfaat ini:

Setelah Anda memilih peralatan dan perlengkapan yang tepat, saatnya untuk Anda mulai mempersiapkan panggilan video.

Cara Mempersiapkan Panggilan Video

Jika Anda ingin melakukan konferensi tatap muka melalui video atau panggilan video beralangsung dengan sukses, Anda harus mempersiapkan beberapa hal. Di bagian ini kita akan membahas empat area yang harus Anda perhatikan:

  1. Penampilan
  2. Lingkungan
  3. Perencanaan
  4. Menggunakan Presentasi

Mari kita lihat masing-masing area secara terpisah.

1. Masalah Penampilan

Area pertama yang ingin Anda perhatikan adalah bagaimana penampilan Anda. Anda mungkin bekerja dari rumah, tetapi jika Anda berpartisipasi dalam panggilan konferensi video, Anda tetap harus terlihat rapi. Itu berarti untuk video konferensi, Anda perlu mengenakan jenis pakaian yang sama saat Anda ke kantor, tetapi pilihkan pakaian yang nyaman. Berikut adalah video singkat yang membahas tentang penampilan di depan kamera.

Beberapa pedoman dalam tutorial ini juga berlaku untuk panggilan konferensi:

Pertimbangkan juga apa yang akan muncul tepat di belakang Anda saat Anda melakukan panggilan konferensi. Apakah ini kantor yang berantakan? Papan buletin yang berantakan? Dinding yang dipenuhi poster? Semua ini berpotensi memengaruhi cara pandang Anda. Luangkan sedikit waktu untuk merapikan bagian mana pun dari kantor yang mungkin terlihat oleh para peserta konferensi video Anda.

2. Menciptakan Lingkungan yang Tepat

Ada lebih banyak hal untuk mempersiapkan panggilan konferensi video yang sukses daripada hanya memilih pakaian yang tepat. Anda juga perlu memastikan bahwa lingkungan yang tepat sebelum melakukan konferensi.

Pastikan ruangan yang akan Anda gunakan untuk panggilan konferensi memiliki pencahayaan yang baik. Cahaya yang alami adalah yang terbaik. Tapi hindari backlighting, seperti yang terjadi jika Anda duduk di depan jendela. Idealnya, sumber cahaya akan diposisikan di belakang layar komputer Anda.

Anda juga harus memastikan bahwa ruangan yang Anda gunakan bebas dari gangguan. Anda perlu memastikan anggota keluarga tahu bahwa Anda akan melakukan panggilan sehingga mereka tidak mengganggu. Selain itu, pastikan nada dering di ponsel Anda dibisukan selama durasi panggilan dan matikan semua notifikasi yang Anda buat di komputer atau perangkat pintar Anda.

3. Memiliki Rencana

Jika Anda memiliki jadwal panggilan konferensi secara teratur dengan team Anda, mereka mungkin bisa lebih atau kurang informal. Sayangnya, panggilan yang tidak terencana ini terkadang dapat menjadikan pembicaraan bertele-tele dan menghabiskan waktu, yang memakan produktivitas Anda dan tim Anda.

Anda dapat menghemat waktu dengan merencanakan apa yang akan dibahas sebelumnya. Jika Anda menerima panggilan konferensi, kirimkan sebuah agenda. Tetapi bahkan jika Anda tidak menyelenggarakan rapat, Anda masih dapat membuat daftar topik pribadi yang ingin Anda bahas oleh anggota tim. Memiliki daftar seperti itu dapat membuat rapat tetap pada jalurnya.

4. Membuat Presentasi

Presentasi, seperti presentasi PowerPoint, juga merupakan cara yang baik untuk menyajikan informasi kepada anggota tim dengan cepat dan efisien. Dan banyak alat konferensi web yang memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan presentasi ke dalam panggilan video Anda. Kelebihan dari menggunakan presentasi adalah Anda dapat mengirimkan kepada anggota tim yang tertinggal saat melakukan panggilan konferensi juga kepada peserta setelah rapat selesai.

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan presentasi, Anda harus memastikannya terlihat profesional. Cara tercepat untuk melakukannya adalah dengan menggunakan template presentasi yang telah dibuat sebelumnya seperti yang tersedia melalui Envato Elements atau GraphicRiver.

Envato Elements
Menggunakan salah satu dari ratusan template presentasi yang tersedia melalui Envato Elements dapat membuat panggilan video Anda tampak lebih profesional.

Envato Elements adalah sebuah layanan yang memberi Anda semua akses unduhan ke aset kreatif premium seperti  template presentasi, tema WordPress, stok foto, dan lainnya. GraphicRiver memungkinkan Anda membayar untuk setiap aset sesuai dengan kebutuhan.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara membuat presentasi yang hebat, anda dapat mengunduh eBook kami di presentasi: Panduan Lengkap untuk Membuat Presentasi yang Hebat. Ini gratis ketika Anda berlangganan Envato Tuts+ Business Newsletter.

make the perfect presentation

Apa yang Harus Dilakukan saat Panggilan Video Berlangsung

Setelah Anda memiliki peralatan dan merencanakan konferensi web Anda, saatnya melakukan panggilan konferensi. Berikut adalah beberapa panduan untuk diikuti saat melakukan panggilan:

  • Tepat waktu. Tidak ada yang suka menunggu hal yang tidak perlu. Jika peserta rapat Anda berada di zona waktu yang berbeda, periksa kembali untuk memastikan bahwa Anda memahami zona waktu mana undangan rapat didasarkan. Jika Anda menjadi penyelenggara rapat, buat jalur konferensi tersedia sedikit lebih awal.
  • Perhatian. Hanya karena Anda jauh (dan mungkin duduk dalam kenyamanan rumah Anda sendiri), bukan berarti pertemuan itu tidaklah penting. Jangan mencoba melakukan banyak hal dengan mendengarkan rapat dan melakukan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan atau yang tidak terkait dengan pekerjaan pada saat yang bersamaan. Berikan perhatian penuh pada pertemuan Anda.
  • Mencatat. Saat Anda mendengarkan, catat poin-poin penting dari panggilan konferensi web serta setiap hal yang memerlukan tindakan dari bagian Anda. Jika informasi rinci seperti diagram dan grafik disajikan, tanyakan kepada presenter apakah mereka dapat mengirim email kepada Anda setelah pertemuan untuk catatan Anda sendiri.
  • Rekam panggilan konferensi. Banyak alat konferensi video web memungkinkan panggilan konferensi web untuk direkam. Jika Anda sebagai penyelenggara, pertimbangkan untuk mengatur perangkat lunak Anda agar merekam pertemuan online tersebut. Anda dapat menyediakannya nanti untuk anggota tim yang tidak dapat berpartisipasi dalam konferensi video.

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Melakukan Panggilan Video

Anda baru saja belajar bagaimana memilih perangkat lunak dan perangkat keras yang Anda butuhkan untuk berpartisipasi didalamnya atau menyelenggarakan panggilan video secara langsung serta bagaimana merencanakan panggilan tersebut dan bagaimana berpartisipasi di dalamnya. Tetapi setelah panggilan selesai, Anda belumlah selesai. Ada beberapa tugas lanjutan yang harus Anda lakukan. Berikut beberapa di antaranya:

1. Mengirim Email Terima Kasih

Jika pertemuan Anda bukanlah pertemuan rutin, pertimbangkan untuk mengirim ucapan terima kasih setelahnya. Ucapan terima kasih sangat penting setelah wawancara, bahkan panggilan wawancara melalui web. Menurut sebuah penelitian dari Robert Half, kurang dari seperempat dari semua peserta wawancara mengirim ucapan terima kasih setelah wawancara. Namun, penelitian yang sama menemukan bahwa lebih dari setengah profesional HR merasa menerima ucapan terima kasih sangatlah membantu.

Tetapi bahkan jika panggilan video Anda bukanlah wawancara, ucapan terima kasih mungkin masih merupakan cara yang baik untuk membuat kesan positif jika panggilan tersebut melibatkan seseorang yang melakukan upaya ekstra atas nama Anda. Untuk panduan tentang cara menulis email ucapan terima kasih yang baik, pelajari tutorial ini:

2. Pelajari Catatan Pertemuan Anda

Setelah panggilan video Anda berakhir, luangkan waktu untuk benar-benar mempelajari catatan rapat Anda. Perhatikan setiap hal yang tidak Anda pahami serta hal apa pun yang memerlukan tindakan dari bagian Anda. Untuk hal yang tidak Anda pahami, hubungi presenter atau penyelenggara rapat sesegera mungkin untuk mendapatkan klarifikasi. Gunakan tips dalam tutorial ini untuk menulis email profesional:

3. Ikuti Melalui Penugasan

Untuk semua tugas yang mengharuskan Anda bertindak, pastikan untuk melakukan tindak lanjut atas tindakan yang diperlukan tersebut. Jika Anda adalah penyelenggara rapat dan Anda menemukan bahwa peserta rapat tidak menyelesaikan tugas yang ditetapkan, tutorial di bawah ini akan membantu Anda menulis email pengingat:

Lanjutkan & Tahan Panggilan Video Langsung Anda

Kami telah membahas perangkat keras dan perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk panggilan video secara langsung. Kami juga membahas cara mempersiapkan panggilan konferensi video. Selain itu, kami telah membicarakan tentang apa yang harus dilakukan selama melakukan panggilan dan bagaimana cara menindaklanjutinya setelah itu.

Dengan panduan yang Anda pelajari dalam tutorial ini, Anda tahu cara mengatur panggilan video. Mengapa tidak memulai perencanaan satu hari ini? (Dan jangan lupa mengunduh template presentasi premium dari Envato Elements atau GraphicRiver untuk menghemat waktu.)

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.