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Come impostare una email di risposta automatica di assenza dall'ufficio su Gmail

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Quickly Start Using Gmail Offline (With Chrome)
How to Quickly Delete Your Gmail Account Permanently

Italian (Italiano) translation by Mirko Pizii (you can also view the original English article)

Prendersi del tempo per una vacanza è importante se si vuole rimanere rilassati e concentrati. Questo è particolarmente vero per i piccoli imprenditori che può avere molti ruoli da svolgere nel loro business.

Purtroppo, in questi tempi così connessi, l'email può far sembrare che si lavora sempre, anche quando si sta cercando di prendersi una pausa. Puoi probabilmente portare con te il telefono o un dispositivo mobile, anche in vacanza. Dove c'è un dispositivo mobile, c'è una email. Dove c'è una email, c'è il lavoro.

Controllare costantemente la posta elettronica aziendale non è assolutamente un modo per avere un corretto riposo durante la vostra vacanza. C'è una via migliore. Impostare una risposta automatica su Gmail. Un risponditore automatico di Gmail, invia una email dove spiega a chiunque ti invii una email in un tempo definito, che non sei in ufficio.

Utilizza la funzione di risposta fuori ufficio per impostare le aspettative dei tuoi colleghi e clienti. Usarlo per le vacanze, oppure, per qualsiasi altra cosa che ti porterà ad essere lontano dall'ufficio. Ricorda, ricevere un messaggio di fuori ufficio è molto meglio che non ricevere nessuna risposta.

Gmail Out of Office Reminder
Imposta l'email di fuori ufficio su Gmail (grafica).

Questo tutorial ti spiega passo passo le istruzioni per impostare una risposta di vacanza su Gmail. Inoltre ti fornisce anche i migliori consigli per le email di risposta. Infine, ti spiegherò come potrai tornare operativo al lavoro quando la tua vacanza è finita.

Come impostare un risponditore automatico usando Gmail

Nel video presente sopra, potrai vedere come impostare velocemente un risponditore automatico di Gmail. Oppure, continua a leggere le istruzioni scritte che ti aiuterà ad impostare il messaggio di fuori ufficio, seguire i migliori consigli e così via:

1. Attiva il risponditore automatico

Cominciamo ad impostare il tuo risponditore automatico su Gmail. Ecco come farlo passo passo:

Step 1

All'interno di Gmail, clicca sul simbolo Impostazioni. Lo troverai in alto a destra nella tua schermata Gmail.

Gmail Vacation Responder - Settings Buttton
Bottone impostazioni.

Step 2

Dal menu a tendina, clicca l'opzione Impostazioni.

Gmail Vacation Responder - Settings
Seleziona impostazioni.

Step 3

La pagina Impostazioni viene mostrata. Scorri in fondo alla pagina Impostazioni per trovare le opzioni del risponditore automatico.

Gmail Vacation Responder - Toggle
Attiva e imposta la data di inizio.

Il valore predefinito del risponditore è off (ndr. disattivato). Per cambiare la selezione, clicca sul bottone Attiva risponditore automatico.

Inserisci la data di inizio vacanza sul campo Primo giorno. Puoi anche cliccare al centro del campo data per far apparire un piccolo calendario. Dal calendario, seleziona la data o le date.

Step 4

Almeno che tu non sappia quando ritornerai, raccomando di riempire il campo Ultimo giorno. Il campo Ultimo giorno determina l'ultimo giorno che il risponditore automatico invierà le email. Per riempire il campo, clicca sulla casella per attivare il campo Ultimo giorno. Poi, digita la data o usa il calendario per inserire la data.

Alcuni esperti raccomandano di aggiungere qualche giorno extra sulla data di ritorno. Questo perché potrebbe darti una chance in più per ritornare prima che la gente provi a contattarti. Questa tattica può ritorcerti contro se qualcuno sa però la data del tuo effettivo ritorno. Quindi, stai attento.

Gmail Vacation Responder - Last Day
Aggiungi data ultimo giorno.

Step 5

Ora è tempo di creare il tuo messaggio personalizzato. Comincia scrivendo un oggetto del tuo messaggio.

Ricorda, la linea dell'oggetto è una delle parti più importanti di una email. Alcuni destinatari non leggeranno oltre la linea dell'oggetto. Quindi, cerca di trasmettere qui più informazioni che puoi. Io qui scrivo "Accesso limitato alle email fino al 8/18" perché dice al destinatario quello che deve sapere.

Gmail Vacation Responder - Subject
Compila l'oggetto della tua email.

Step 6

Non potendo sapere chi riceverà il tuo messaggio automatico, non puoi indirizzare la tua risposta di vacanza ad una singola persona o ad un gruppo. E' preferibile scrivere soltanto il contenuto della tua email.

Successivamente, scrivi il corpo dell'email. E' sempre una buona idea includere un contatto alternativo in caso ci sia un problema urgente e deve essere affrontato velocemente. Se hai diversi progetti, è preferibile nominare un contatto diverso per ogni progetto. Fate sapere ai vostri contatti che faranno da referenza che potrebbero ricevere messaggi extra mentre non ci sei.

Gmail Vacation Responder - Message Body
Scrivi il contenuto della tua email.

Se usi un modello di firma di Gmail, la tua firma verrà inserita nella tua email di risposta automatica. Per altre informazioni per i modelli delle firme, dai una occhiata a:

Step 7

Infine, potrai notare una casella in fondo che ti permette di limitare la risposta automatica soltanto alle persone presenti nella tua lista contatti. Io raccomando di selezionare questa opzione. Se non vuoi che la tua risposta automatica vada anche alle email delle newsletter che hai sottoscritto oppure alle email di SPAM che ricevi.

Gmail Vacation Responder - Limit Auto Response
Seleziona l'opzione per limitare la risposta automatica.

Una volta che sei soddisfatto della tua email di risposta di Gmail, clicca su Salva Modifiche.

Nota che Gmail invia la tua risposta automatica al destinatario soltanto una volta ogni quattro giorni. Se un destinatario ignora la tua risposta e ti invia più di una email in un giorno, non riceverà più volte il tuo messaggio di fuori ufficio.

2. Verifica il messaggio di risposta automatica

Una volta che hai impostato la risposta automatica di Gmail, potresti chiedere ad un amico di aiutarti a provare questa funzione. Per provare il tuo messaggio, chiedi al tuo amico di inviarti una email il primo giorno che sei fuori.

Se il risponditore automatico funziona, il tuo amico dovrà ricevere il tuo messaggio che hai impostato. Se invece non ricevono il tuo messaggio, ripeti gli step descritti sopra fino a quando il risponditore automatico è configurato correttamente.

3. Disattiva il risponditore automatico

Se non hai impostato l'ultimo giorno nel tuo risponditore automatico, dovrai disattivare l'email di risposta automatica manualmente non appena tornerai dalla vacanza. Ritorna sulla schermata delle Impostazioni e scorri in fondo. Clicca sul bottone Disattiva risposta automatica.

Per saperne di più su Gmail, guarda anche le nostre altre guide tra cui:

Migliori consigli per il risponditore automatico

Come qualsiasi altra email che invii, il tuo risponditore automatico Gmail rappresenta la tua piccola impresa. Dovrai mantenere un aspetto professionale e trasmettere una immagine positiva.

Sebbene questo tutorial vale in particolare per Gmail, è possibile utilizzare molte di queste migliori pratiche con altri sistemi di posta elettronica.

Questi sono le migliori pratiche da seguire per essere sicuro che il tuo messaggio di risposta per Gmail, lasci una giusta impressione:

  • Umorismo. Puoi tentare di scrivere un messaggio simpatico e potrai trovare degli esempi nella lista di risposte automatiche scritte in questo articolo di HubSpot da Lindsey Kolowich. A meno che sei davvero sicuro che questa risposta che sarà ricevuta dai tuoi clienti e colleghi, non lasciare una email simpatica. È davvero facile ritorcersi contro per l'umorismo.
  • Cosa includere. Il tuo messaggio di autorisposta dovrà includere queste informazioni: le date in cui non ci sarai, quando tornerai, e cosa il destinatario può fare in caso di emergenza. E' anche una buona idea includere una stima approssimativa di quando possono aspettarsi una risposta.
  • Formato. Usa un formato corretto per la tua email di risposta automatica. Per saperne di più sul corretto formato di una email, dai uno sguardo alla nostra guida pubblicata su Tuts+, come evitare disastri e come padroneggiare in maniera professionale e corretta un formato email. Considerando che non puoi sapere in anticipo chi riceve il tuo messaggio di risposta automatica, non puoi indirizzarla ad un singolo individuo o ad un gruppo.
  • Modello. Se hai un modello di firma configurato per le tue email, usarlo qui è una parte importante del tuo brand. Questo è soprattutto vero se sei proprietario di una piccola impresa o sei un libero professionista.
  • Contatto secondario. E' buona idea indirizzare l'email del tuo destinatario a qualcuno che potrà rispondere alle domande. Scegli qualcuno come contatto secondario che conosce i tuoi progetti come ad esempio un tuo collega o un tuo assistente virtuale (VA). Non dimenticare di chiedere al tuo contatto se può gestire le tue chiamate mentre non sei reperibile.
  • Altri sistemi. Una volta che hai completato il risponditore automatico di Gmail, non dimenticare di segnalare la tua assenza in altri strumenti come ad esempio sul tuo Calendario o su qualsiasi strumenti di pianificazione dei progetti in cui sei inserito come risorsa. Questo step riuscirà a prevenire l'assegnazione per le conferenze durante il tempo in cui non ci sarai.
  • Resistere alla tentazione. Quando sei in vacanza, potrai essere tentato di accedere alla tua casella email in remoto e rispondere ad alcuni messaggi. Non farlo. Se i tuoi contatti sapranno che stai rispondendo ai messaggi, penseranno che tu sei disponibile. Gli altri non rispetteranno il tempo in cui non ci sarai al lavoro se non lo rispetti tu stesso.

Una volta che hai impostato l'email di risposta automatica, sarai pronto per goderti la tua vacanza. Ma, come tutte le cose buone, la tua vacanza deve avere una fine.

Ecco alcune idee per aiutarti nel ritorno al lavoro.

Una lista utile per quando la vacanza è finita

Con l'email configurata per la vacanza che notifica ai tuoi contatti che non sei disponibile, puoi rilassarti e goderti la vacanza.

Una volta che la vacanza finisce, devi essere sicuro che ritorni al lavoro rinfrescato e pronto per partire. Sfortunatamente, quei primi giorni di ritorno, possono essere sofferenti a meno che tu hai un piano.

Ecco una lista che può aiutarti a ritornare al lavoro dopo essere stato fuori dall'ufficio:

  1. Disattiva il messaggio fuori ufficio di Gmail. Non c'è niente di più noioso rispetto al continuare a ricevere l'email di vacanza dopo che la persona è ritornata. Se possibile, questo dovrebbe essere una delle prime cose da fare quando torni in ufficio.
  2. Scorri i messaggi prima di rispondere. Un rapido controllo dei messaggi consente di sapere cosa aspettarsi. Può anche ridurre il tuo carico di lavoro se scopri che il mittente ha già ricevuto risposta alla sua domanda.
  3. Prioritizzare i messaggi di ritorno e le attività. Non provare a farlo nel tuo primo giorno di ritorno. Prendi nota delle vere emergenze o dei messaggi indesiderati. Dopo che hai risolto con le emergenze e eliminato i messaggi indesiderati, rispondi agli altri messaggi nell'ordine in cui sono stati ricevuti.
  4. Controlla il calendario per le conferenze in arrivo. Organizza il tempo per prepararti alle conferenze pianificate. Potresti essere tentato a concentrarti solo a cancellare la tua posta in arrivo quando ritorni al lavoro ma, questo può lasciarti impreparato per altri aspetti del tuo lavoro.
  5. Niente panico. Possono volerci diversi giorni per recuperare. E' normale. Se hai a che fare prima con una emergenza, molti dei tuoi clienti e colleghi capiranno che dovranno aspettare uno o due giorni prima che li sentirai.
  6. Lascia il lavoro in tempo. Troppo spesso torniamo dalle vacanze e annulliamo tutti i benefici a causa di un sovraccarico di cose che si vuole fare nella prima settimana di ritorno. Non importa quanto arretrato sembra il carico di lavoro, lascia il lavoro in un ragionevole orario e prova a non stressarti per quanto riguarda la casella di posta in arrivo.

Anche se questa guida è stata scritta per gli utenti di Gmail, molti di questi punti nella lista possono essere usati anche per gli altri sistemi di email.

Che cosa significa per te configurare un risponditore automatico per Gmail?

Con un risponditore automatico per Gmail, non devi essere sempre connesso tutto il tempo. Il tuo business sopravviverà dal tempo in cui non sarai al lavoro. Impostato correttamente una email di risposta automatica in Gmail, puoi essere sicuro che la tua vacanza sarà una vera interruzione dal lavoro e permetterà di far sapere ai tuoi clienti e colleghi cosa si aspetteranno mentre tu sarai via.

Tieni a mente che le tue email, inclusi i messaggi di fuori ufficio, sono parte del tuo brand. Seguirai le migliori pratiche per la risposta automatica in modo che il messaggio sia il più professionale possibile.

Una volta che ritornerai al lavoro, ci saranno alcuni step che puoi fare per rendere la transizione di ritorno dalla vacanza molto più facile. Inizia a disattivare il messaggio automatico di risposta e imposta una priorità ai messaggi a cui devi rispondere.

Vuoi rispondere alle email durante l'intervallo di tempo che non sei in ufficio? Perché, o perché no?

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